EXCEL基础培训讲义.pptx

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1、绪言Excel用途（数据分析）列出数据对数据执行计算对数据点进行比较展示数据（突出数据点之间关系的方式）熟悉Excel程序窗口三要素（工作薄、工作表、单元格）标题栏菜单栏状态栏第1页/共46页Excel三要素工作簿工作簿工作簿工作簿工作表工作表工作表工作表单元格和区单元格和区单元格和区单元格和区域域域域第2页/共46页【名称名称】框框插入函数插入函数程序和工作薄标题栏程序和工作薄标题栏【编辑编辑】栏栏程序窗口按钮程序窗口按钮菜单栏菜单栏【常用常用/格式格式】工具栏工具栏工作薄窗口工作薄窗口状态栏状态栏任任务务窗窗格格第3页/共46页讲解内容F常见操作及技巧F数据管理与分类（函数使用）F外部数据

2、导入F数据保护F宏和VBAVBA简介第4页/共46页第一部分常见操作及技巧输入技巧工作薄（表）操作技巧使用函数数据有效性第5页/共46页输入技巧快速输入相同内容选中输入CtrlEnter如何实现快速输入较多重复内容工具自动更正键入时更换如何输入超过11位的数字在输入数字时在前面加上一个单引号“”如何在单元格中硬换行AltEnter自动填充公式工具选项编辑（设置）扩展数据列表格式及公式第6页/共46页工作簿与工作表模板工作簿模板为特定的任务和项目创建自定义的工作簿模板工作簿默认的模板名为book.xlt工作簿模板的存储位置工作表模板在工作簿中创建特定的工作表工作表默认的模板名为sheet.xlt

3、工作表模板的存储位置 C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart 第7页/共46页轻松完成规范化的报表Office Office Office Office XPXPXPXP提提供供的的模模板板功功能能，让让您您轻轻松松完完成规范化的公文成规范化的公文模板和模板和MM上的模板上的模板 模模板板库库还还有有这这么么多多类类型型的的模模板板可可供供我我们们选选择择，而而且且微微软软公公司司随随时时更更新新内容以满足广大用户的需求内容以满足广大用户的需求 。第8页/共46页设置Excel模板的细节文本数据图形公式第9页/共46页格式的设置单元格和工作

4、表格式页面格式打印区域单元格样式工作簿中所含工作表的数量和类型隐藏和保护第10页/共46页Excel模板与窗体窗体的创建窗体和窗体控件窗体的保护使用窗体简化工作第11页/共46页案例演示房屋按揭计算表进销存管理表差旅费明细表费用报告表个人所得税计算表第12页/共46页工作薄（表）操作技巧共享工作薄“工具共享工作簿”命令，接着在出现的“共享工作簿”对话框中，选择“编辑”选项卡，然后选中“允许多用户同时编辑.”选项并单击确定按钮发送工作薄多个工作表之间切换按下“Ctrl”“TAB”在打开的工作薄间切换按下“Ctrl”“Page Down”可切换到工作薄的下一 个工作表。按下“Ctrl”“Page

5、Up”可切换到工作薄的上一 个 工作表。第13页/共46页Office XPOffice XP模板设计与应用模板设计与应用自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化 存储存储ExcelExcel模板模板 ExcelExcel模板与窗体的应用模板与窗体的应用第14页/共46页Excel函数及应用 一些常用的工作表函数SUM 求和MIN&MAX 在所选区域中找到最小（大）值AVERAGE 取所选趋于中值的平均值CUUNTIF 对满足条件的所有值进行计数SUMIF 对满足条件的所有值进行相加VLOOKUP&HLOOKUP 在表中查找一个值PMT 计算特定贷款项的支付值N

6、OW 以一个数字返回当前时间或日期TODAY 返回当前日期CONCATENATE 在单一单元格中将所有单元格值连接起来LEFT&RIGHT 从单元格值的最左（右）边返回一个字符 的特定数字第15页/共46页投资计算函数函数名称 函 数功 能 EFFECT 计算实际年利息率计算实际年利息率 FV 计算投资的未来值计算投资的未来值 FVSCHEDULE 计算原始本金经一系列复利率计算之后的未来值计算原始本金经一系列复利率计算之后的未来值 IPMT 计算某投资在给定期间内的支付利息计算某投资在给定期间内的支付利息 NOMINAL 计算名义年利率计算名义年利率 NPER 计算投资的周期数计算投资的周期

7、数 NPV 在已知定期现金流量和贴现率的条件下计算某项投资的净现值在已知定期现金流量和贴现率的条件下计算某项投资的净现值 PMT 计算某项年金每期支付金额计算某项年金每期支付金额 PPMT 计算某项投资在给定期间里应支付的本金金额计算某项投资在给定期间里应支付的本金金额 PV 计算某项投资的净现值计算某项投资的净现值 XIRR 计算某一组不定期现金流量的内部报酬率计算某一组不定期现金流量的内部报酬率 XNPV 计算某一组不定期现金流量的净现值计算某一组不定期现金流量的净现值 第16页/共46页债券及其他金融函数函数名称 函 数功 能 ACCRINTM 计算到期付息证券的应计利息计算到期付息证券

8、的应计利息 COUPDAYB 计算从付息期间开始到结算日期的天数计算从付息期间开始到结算日期的天数 COUPDAYS 计算包括结算日期的付息期间的天数计算包括结算日期的付息期间的天数 COUPDAYSNC 计算从结算日期到下一个付息日期的天数计算从结算日期到下一个付息日期的天数 COUPNCD 计算结算日期后的下一个付息日期计算结算日期后的下一个付息日期 COUPNUM 计算从结算日期至到期日期之间的可支付息票数计算从结算日期至到期日期之间的可支付息票数 COUPPCD 计算结算日期前的上一个付息日期计算结算日期前的上一个付息日期 CUMIPMT 计算两期之间所支付的累计利息计算两期之间所支付

9、的累计利息 CUMPRINC 计算两期之间偿还的累计本金计算两期之间偿还的累计本金 DISC 计算证券的贴现率计算证券的贴现率 DOLLARDE 转换分数形式表示的货币为十进制表示的数值转换分数形式表示的货币为十进制表示的数值 DOLLARFR 转换十进制形式表示的货币分数表示的数值转换十进制形式表示的货币分数表示的数值 第17页/共46页Office ExcelOffice Excel函数与应用函数与应用利用自身集成的功能处理庞大而复杂的计算利用自身集成的功能处理庞大而复杂的计算 调用函数格式调用函数格式 函数在实际中的应用函数在实际中的应用第18页/共46页数据有效性定义数据验证定义有效数

10、据范围 设置输入信息 设置出错警告 设置自定义类型的有效数据 圈释无效数据 检查数据的有效性建立验证数据内容，即设置“有效数据”“有效数据”是用于规定某个单元格或单元格区域中的数据是否正确和能否满足要求的规则，并为不满足规则的数据设置报告的方法 对一些重要的数据最好为它规定有效性规则 第19页/共46页小技巧实现下拉菜单数据有效性序列如何将公式结果转换为数值编辑选择性粘贴“数值”行列互换如何将数据合并、分列第20页/共46页第二部分数据管理与分类自动筛选和高级筛选分类汇总数据透视表第21页/共46页自动筛选和高级筛选使复杂表格简单化自动筛选筛选不重复记录数据筛选高级筛选有效的展示数据组及分级显

11、示第22页/共46页数据的排序数据排序的规定按一列排序按多列排序自定义排序的方法第23页/共46页对数据进行分类汇总创建简单的分类汇总 单列自动分类汇总多列自动分类汇总 创建多级分类汇总 分级显示数据 清除分类汇总 第24页/共46页数据透视表数据透视表数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。轻易发挥个人生产力准确提供信息决策准确提供信息决策 第25页/共46页数据透视图在现有数据透视表的基础上创建数据透视图直接为工作表创建数据透视图调整与修改数据透视图 数据透视图的

12、调整修改数据透视图类型第26页/共46页组织图目标图循环图棱锥图射线图维恩图轻易发挥个人生产力轻易表达您的想法轻易表达您的想法提供更多的工具，让您表达想要的想法提供更多的工具，让您表达想要的想法:数据库图表数据库图表全全新新的的Office Office XP XP 加加入入的的数数据据库库图图表表功功能能更更方方便便我我们们制制作作像像是是：组组织织图图、目目标标图图、循循环环图图、棱棱锥锥图图、射射线线图图、维维恩恩图图等等等等，有有了了这这项项功功能能的的帮帮助助，相相信信我我们们在在传传达达讯讯息息上上将将会会更更加加容容易易 第27页/共46页第三部分数据的导入导入文本文件数据 在工

13、作表中导入Word表格 在工作表中导入Access文件导入HTML文件中的表格数据 从较简单的导入文本文件数据，导入Word文档数据，导入Access数据库数据到较复杂的导入HTML文件中的表格数据，再到复杂的导入OLAP多维数据等方法，可以说，Excel 2002可以使用绝大多数不同格式的数据，使处理数据方便快捷第28页/共46页从文本文件中获取数据从文本文件中获取数据选择“文件”菜单中的“打开命令，在“文件类型”下拉表中选择“文本文件”即可执行“数据”菜单中“获取外部数据”子菜单上的“导入文本文件”命令。第29页/共46页从Web导入表格数据数据导入方法在一个新的Excel文件中，选择菜单

14、栏的“数据导入外部数据新建Web查询”，打开“新建Web查询”窗口，图中可以看到凡是有表格的地方其左上角都会出现一个黑色的小箭头，只要单击就可以使其变成小勾，表示该箭头指的表格将被导入Excel中。全部选定后可以先通过“保存查询”按钮将该Web查询单独保存，这样可在以后其他工作簿中重复调用。现在单击“导入”按钮，选择保存在当前工作表中，还是新建一个工作表。当需要查询数据时，只要打开Excel文件，Excel会自动打开一个“查询刷新”对话框，选定“启用自动刷新”，Excel会自动连通网站对所有表格数据进行更新，您需要的更新数据就出现了。您也可以通过菜单中的“数据更新数据”命令进行更新。第30页/

15、共46页第四部分数据的保护单元格的保护工作表的保护工作簿的保护第31页/共46页坚如磐石的安全性设置文档保护设置文档保护为了防止文件被他人更改，为了防止文件被他人更改，我们可以使用我们可以使用Office XPOffice XP提供提供的的“文件保护文件保护”功能功能 文件打开保护文件打开保护 文件修改保护文件修改保护 建议只读方式保护建议只读方式保护第32页/共46页保护特殊单元格取消整个工作表锁定特殊单元格设定锁定对所在工作表进行保护设置取消保护密码坚如磐石的安全性单元格保护单元格保护第33页/共46页第五部分宏和VBA简介宏及宏的安全性VBA简介第34页/共46页什么是宏宏是一段定义好的

16、操作，它可以是一段程序代码，也可以是一连串的指令集合。宏的作用可以使频繁执行的动作自动化 节省时间，提高工作效率，又能减少失误 第35页/共46页宏的结构Sub 主界面()主界面 Macro Coren Lee 记录的宏 2002-11-5 Sheets(主界面).SelectEnd Sub宏名宏名批注批注宏程序宏程序第36页/共46页开始录制宏开始录制宏操作步骤操作步骤完成宏录制完成宏录制运行宏运行宏录制宏需要经常重复执行的某项任务，就可需要经常重复执行的某项任务，就可以把执行这些任务的步骤全部录制在以把执行这些任务的步骤全部录制在宏里，把宏变为可自动执行的任务宏里，把宏变为可自动执行的任务

17、执行宏的操作 执行宏的命令执行宏的命令 在工具栏上设置宏按钮在工具栏上设置宏按钮 使用窗体控件使用窗体控件 使用图形对象执行宏使用图形对象执行宏第37页/共46页小技巧Excel中用自动运行宏提高工作效率 在日常工作中，我们经常需要在每次打开同一个Excel文件时都进行一些例行的操作，如改变表格的格式、更新报表日期、打印文件、对工作表进行保护或取消保护等等。Excel的自动运行宏“AutoOpen”可在文件打开后立即完成这些例行的操作任务，既快速又准确。第38页/共46页坚如磐石的安全性宏的安全性宏的安全性宏宏，就就是是一一段段定定义义好好的的操操作作，它它可可以以是是一一段段程程序序代代码码

18、，它它也也可可以以是是一一连连串串的的指指令令集集合合。宏宏的的作作用用可可以以使使频频繁繁执执行行的的动动作作自自动动化化，它它执执行行一一组组动动作作比比用用户户一一步步一一步步执执行行要要快快得得多多，而而且且是是完完全全按按用用户户所所设设定定好好的的要要求求，准准确确无无误误地地执执行行。这这样，既能节省时间，提高工作效率，又能减少失误，起到事半功倍的作用。样，既能节省时间，提高工作效率，又能减少失误，起到事半功倍的作用。你你可可能能听听说说过过由由计计算算机机病病毒毒引引起起的的潜潜在在威威胁胁。“病病毒毒”是是一一种种在在后后台台工工作作的的隐隐藏藏宏宏或或者者软软件件程程序序，

19、经经常常骚骚扰扰计计算算机机用用户户，并并且且毁毁坏坏重重要要的的数数据据文文件件以以及及应应用用软件。软件。宏的保护方法：宏的保护方法：安全级安全级【高高】通常适用于用户没有安装防病毒软件的时候通常适用于用户没有安装防病毒软件的时候 选择安全级为选择安全级为【中中】时，用户可以确保所使用的宏命令是安全的时，用户可以确保所使用的宏命令是安全的 安全级安全级【低低】的情况下，的情况下，Office XPOffice XP将不对宏作出任何检查将不对宏作出任何检查 第39页/共46页认识VBAVBA是一个通用程序语言，可共享Microsoft各种相关的重要软件。以VBA编写的程序允许用户将其复制到V

20、isual Basic中加以调试，用Visual Basic宏来控制Excel。当记录宏不能满足用户需要或用记录宏无法记录命令时，可以用VBA语言创造宏来控制工作簿的各项操作。创建用户对话框、工具按钮或自定义命令，把Excel提供的多个工具按钮连接起来，作为一个工具按钮。利用重复语句控制循环宏内操作，利用不同参数执行某个相关功能模块，使宏指令完成一系列复杂操作。来连接多个宏。VBA提供了许多内部函数，还允许用户自定义函数来简化对工作簿、工作表、图表等复杂操作。第40页/共46页Visual Basic编辑器用来编辑宏程序或制作更高阶的整合性应用程序附属于Office之下，使用较少的系统资源，达

21、到编辑应用程序的目的。第41页/共46页示例：在Excel中打印工资表Sub InsertTitle()Selection.CurrentRegion.Select Cells(Selection.Row,Selection.Column).Select Range(Selection,Selection.End(xlToRight).Select Selection.Copy ActiveCell.Offset(2,0).Range(A1).Select Do Until ActiveCell=Selection.Insert Shift:=xlDown Range(Selection,Se

22、lection.End(xlToRight).Select Selection.Copy ActiveCell.Offset(2,0).Range(A1).Select Loop Application.CutCopyMode=False End Sub第42页/共46页示例：保存并关闭系统Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)On Error Resume Next Dim abc abc=MsgBox(您确认要关闭本系统吗？,vbQuestion+vbYesNo+vbDefaultButton2,确认)If abc=vbYes

23、 Then Worksheets(股票收益计算器).Unprotect Password:=1 Worksheets(股票收益计算器).Range(G13).FormulaR1C1=0 Worksheets(股票收益计算器).Protect DrawingObjects:=True,Contents:=True,Scenarios:=True,Password:=1 Sheets(说明).Select ActiveWorkbook.Save Else Cancel=True End If End Sub第43页/共46页VBAVBA帮助你完成从必然王国到自由王国的飞跃帮助你完成从必然王国到自由王国的飞跃充分发挥充分发挥Office XPOffice XP的强大功能，成为的强大功能，成为OfficeOffice应用的真正高手应用的真正高手第44页/共46页END第45页/共46页感谢您的欣赏！第46页/共46页