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1、做中学学中做-办公自动化案例教程-模块05Word2010高级排版技术编排前台礼仪培训文档电子课件高教版模块05Word2010高级排版技术编排前台礼仪培训文档你知道吗？你知道吗？Word2010提供了一些高级的文档编辑和排版技术，例如可以应用样式快速格式化文档，为文档设置特殊的版面等。应用场景应用场景前台工作的表现直接影响着公司的形象，所以作为前台文员除了必须要了解前台文员的工作职责外，还要掌握公司前台接待礼仪。如图所示，就是利用Word2010制作的“前台工作人员礼仪培训”文档。请读者根据本模块所介绍的知识和技能，完成这一工作任务。背景知识背景知识公司前台是一个单位的脸面和名片，所以前台工
2、作人员必须掌握公司前台接待礼仪，这对于塑造公司形象有着非常重要的作用。公司前台接待礼仪包括仪容规范、电话接待礼仪和来访者接待礼仪。设计思路设计思路在编排“前台工作人员礼仪培训”文档版面的过程中，首先在文档中应用样式来快速设置文档标题，然后将目录提取出来。编排“前台工作人员礼仪培训”文档版面的基本步骤可分解为：（1）应用样式（2）制作目录（3）添加页眉页脚（4）设置特殊格式的版面项目任务5-1应用样式样式是指一组已经命名的字符样式或者段落样式。每个样式都有唯一确定的名称，用户可以将一种样式应用于一个段落，或段落中选定的部分字符之上，能够快速地完成段落或字符的格式编排，而不必逐个选择各种样式指令。
3、动手做动手做1 利用样式列表使用样式利用样式列表使用样式Word2010的样式列表提供了方便使用样式的用户界面，在“前台工作人员礼仪培训”文档中使用样式，具体操作步骤如下：（1）打开存放在“案例与素材模块05素材”文件夹中名称为“前台工作人员礼仪培训（初始）”的文件，在文档中选中要应用样式的段落，这里选中“前台工作人员礼仪培训”。（2）单击“开始”选项卡下“样式”组中的样式列表。（3）在样式列表中单击“标题1”。按照相同的方法为“前台工作人员礼仪培训”文档中“一、仪容规范”、“二、来访者接待礼仪”、“三、电话礼仪”以及“四、前台人员内部规范”应用“副标题”样式。动手做动手做2 创建新样式创建新
4、样式Word2010提供了许多常用的样式，如正文、脚注、各级标题、索引、目录等。对于一般的文档来说这些内置样式就能够满足工作需要，但在编辑一篇复杂的文档时这些内置的样式往往不能满足用户的要求，用户可以自己定义新的样式来满足特殊排版格式的需要。例如在“前台工作人员礼仪培训”文档中创建一个“小标题”的新样式，具体操作步骤如下：项目任务5-1应用样式（1）单击“开始”选项卡下的“样式”组中右下角的对话框启动器按钮，打开“样式”任务窗格，在任务窗格中底端单击“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框。（2）在“属性”区域的“名称”文本框中输入“小标题”；在“样式类型”的下拉列表框中选择“段
5、落”；在“样式基于”的下拉列表框中选择“正文”；在“后续段落样式”的下拉列表框中选择“正文”。（3）在“格式”区域的“字体”下拉列表中选择“黑体”，在“字号”下拉列表中选择“小三”。（4）单击“格式”按钮打开一个菜单，在菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，单击“缩进和间距”选项卡。（5）在“常规”区域的“大纲级别”下拉列表框中选择“3级”，在“间距”区域的“段前”文本框中选择或输入“0.5行”，在“段后”文本框中选择或输入“0.5行”。（6）单击“确定”按钮，返回到“根据格式设置创建新样式”对话框。（7）如果选中“添加到快速样式列表”复选框，则可将创建的样式添加到样式列表中。单击“确定
6、”按钮，新创建的样式便出现在“样式”任务窗格中。（8）选中“1.1仪态礼仪”段落，然后在任务窗格中单击新创建的“小标题”样式。项目任务5-1应用样式动手做动手做3 修改修改 样式样式应用样式后如果对所应用的标题样式不满意，用户可以修改样式，在文档中不仅可以利用样式列表快速应用和修改样式，而且还可以利用“样式”任务窗格应用和修改样式，具体操作步骤如下：（1）单击“开始”选项卡下“样式”组中的样式列表。（2）在“样式”列表的“标题1”样式上单击鼠标右键，弹出一个快捷菜单。（3）在弹出的快捷菜单中选择“修改”按钮，打开“修改样式”对话框。在“格式”区域的“字体”下拉列表中选择“黑体”，单击“居中”按
7、钮，（4）选中“自动更新”对话框，单击“确定”按钮。项目任务5-2制作文档目录制作文档目录的首要前提是在文档中应用了一些标题样式，在编制目录时，Word2010将搜索带有指定样式的标题，按照标题级别排序，引用页码，然后在文档中显示目录。而且还具有自动编制目录的功能。编制目录后，可以利用它按住Ctrl键单击鼠标，即可跳转到文档中的相应标题。这里将“前台工作人员礼仪培训”文档的目录提取出来，具体操作步骤如下：（1）文档标题后新建一行，然后输入文本“目录”，设置“目录”文本“字体”为“黑体”，“字号”为“小二，居中”显示。将鼠标定位在“目录”下面的一个新段中。（2）单击“引用”选项卡下“目录”组中的
8、“目录”按钮，打开“内置目录”下拉列表。用户根据可以在列表中选择一种内置的目录样式即可。（3）在“内置目录”下拉列表中单击“插入目录”选项，打开“目录”对话框。（4）在“显示级别”文本框中选择或输入目录显示的级别为“3级”。（5）在“格式”下拉列表中选择一种目录格式，例如，选择“来自模板”选项，可以在“打印预览”框中看到该格式的目录效果。（6）选中“显示页码”复选框，在目录的每一个标题后面显示页码。（7）选中“页码右齐”复选框，使目录中的页码居右对齐。（8）在“制表符前导符”下拉列表框中指定标题与页码之间的分隔符为点下画线。（9）单击“确定”按钮。项目任务5-3添加页眉和页脚页眉和页脚是指在文
9、档页面的顶端和底端重复出现的文字或图片等信息。在草稿视图方式下用户无法看到页眉和页脚，在页面视图中看到的页眉和页脚会变淡。用户可以将首页的页眉和页脚设置成与其它页不同的样式。还可以将奇数页和偶数页的页眉和页脚设置成不同的样式。在页眉和页脚中还可以插入域，如在页眉和页脚中插入时间、页码，就是插入了一个提供时间和页码信息的域。当域的内容被更新时，页眉页脚中的相关内容就会发生变化。页眉和页脚与文档的正文处于不同的层次上，因此，在编辑页眉和页脚时不能编辑文档的正文，同样在编辑文档正文时也不能编辑页眉和页脚。例如，在“前台工作人员礼仪培训”文档中创建页眉和页脚，具体步骤如下：（1）将插入点定位在文档中的
10、任意位置。（2）单击“插入”选项卡下“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，打开一个下拉列表，在下拉列表中选择“编辑页眉”选项，进入页眉和页脚编辑模式。此时用户可以在页眉区和页脚区进行编辑，方法和在文档正文中的编辑方法相同。（3）首先在“设计”选项卡的“选项”组中选中“首页不同”和“奇偶页不同”复选框，这样在页眉区域会显示“首页页眉”、“奇数页页眉”、“偶数页页眉”、“首页页脚”、“奇数页页脚”、“偶数页页脚”字样。（4）将鼠标定位在“偶数页页眉”区域然后输入文本“公司形象的载体企业文化的传播”，在“奇数页页眉”区域中输入文本“前台工作人员礼仪培训课件”。项目任务5-3添加页眉和页脚（5）选中“奇数
11、页页眉”的“前台工作人员礼仪培训课件”段落，在“开始”选项卡下“段落”组中单击“下框线”按钮右侧的下三角箭头，打开一个列表，在列表中选择“下框线”。（6）选中“偶数页页眉”的“公司形象的载体企业文化的传播”段落，在“开始”选项卡下“段落”组中单击“下框线”按钮右侧的下三角箭头，打开一个列表，在列表中选择“下框线”。（7）将鼠标定位在“奇数页页脚”区域，单击“设计”选项卡下“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，打开一个下拉菜单。（8）在下拉菜单中选择“页面低端（B）”按钮，在打开的子菜单中选择合适的页码样式，这里选择“普通数字2”。（9）将鼠标定位在“偶数页页脚”区域，单击“设计”选项卡下“页眉和页
12、脚”组中的“页码”按钮，打开一个下拉菜单。在下拉菜单中选择“页面低端（B）”按钮，在打开的子菜单中选择合适的页码样式，这里选择“普通数字2”。（10）单击“设计”选项卡下“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，打开一个下拉菜单。在下拉菜单中选择“设置页码格式”命令，打开“页码格”式对话框。（11）切换到“设计”选项卡，在“关闭”组中的“关闭页眉和页脚”按钮，返回文档。（12）在“编号格式”列表中选中第二种选项，在“页码编号”区域选中“起始页码”选项，然后再后面的文本框中输入或选择“0”。单击“确定”按钮。项目任务5-4设置特殊格式的版面在编排文档版面时往往需要一些特殊的格式，例如用户可以利用分栏排版
13、技术来美化文档页面。动手做动手做1 设置首字下沉设置首字下沉首字下沉是文档中常用到的一种排版方式，就是将段落开头的第一个或若干个字母、文字变为大号字，从而使文档的版面出现跌宕起伏的变化使文档更具层次感。例如，将文档中正文第一段第一个文字“前”字设置首字下沉的效果，具体步骤如下：（1）将鼠标定位在正文第一段中。（2）单击“插入”选项卡下“文本”组中的“首字下沉”按钮，打开一个下拉列表。（3）在下拉列表中选择“首字下沉选项”按钮，打开“首字下沉”对话框。（4）在“字体”下拉列表中选择一种字体，这里选择“华文行楷”。（5）在“下沉行数”文本框中选择或输入下沉的行数，这里选择数值“3”。（6）单击“确
14、定”按钮。项目任务5-4设置特殊格式的版面动手做动手做2 分栏排版分栏排版分栏是经常使用的一种页面方式，在报刊杂志中被广泛使用。分栏排版可以使文本从一栏的底端连续接到下一栏的顶端，用户只有在页面视图方式和打印预览视图方式下才能看到分栏的效果，在普通视图方式下，只能看到按一栏宽度显示的文本。使用功能区中的“分栏”按钮可以快速创建分栏版面，如果用户要创建比较复杂的分栏可以在“分栏”对话框中进行设置。例如，将文档中“1.4如何化职业妆”中化妆的步骤设置分栏，具体步骤如下：（1）选中文档化妆的步骤八个段落。（2）单击“页面布局”选项卡下“页面设置”组中的分栏按钮，打开一个下拉列表。（3）在列表中用户可
15、以选择一种分栏方式，这里选择“更多分栏”选项，打开“分栏”对话框。（4）在“预设”选项区域选中一种分栏样式，这里选择“两栏”样式。（5）选中“栏宽相等”则被分栏的宽度保持相等，在“间距”文本框中选择或输入“2字符”。如果用户取消“栏宽相等”复选框，则用户还可以在“宽度和间距”区域对两栏的栏宽和栏间距进行设置。（6）选中“分隔线”复选框，则在栏之间添加分割线。（7）在“应用于”下拉列表中选择应用的范围，这里选择“所选文字”。（8）单击“确定”按钮。知识拓展动手做动手做1 删除样式删除样式对于那些用户不常用的样式是没必要保留的，在删除样式时系统内置的样式是不能被删除的，只有用户自己创建的样式才可以
16、被删除。删除样式的具体操作步骤如下：（1）单击“开始”选项卡下的“样式”组中右下角的“对话框启动器”按钮，打开“样式”任务窗格。（2）在“样式”任务窗格的列表中选中要删除的样式，单击鼠标右键，在下拉菜单中选择“删除”命令。（3）在出现的警告对话框中，单击“是”按钮，选中的样式将从样式列表中删除。动手做动手做2 更新目录更新目录用户在提取目录后，如果对文档进行了修改，比如改变了文档页码或文档标题，这样在按照目录中的页码进行查找，势必会存在误差，因此需要更新目录。具体操作步骤如下：（1）选中需要更新的目录，被选中的目录发暗。（2）单击“引用”选项卡下“目录”组中的“更新目录”按钮，打开“更新目录”对话框。（3）如果选中“只更新页码”单选按钮，则只更新目录中的页码，保留原目录格式；如果选中“更新整个目录”单选按钮，则重新编辑更新后的目录。这里只需选中“只更新页码”单选按钮。（4）单击“确定”按钮，系统将对目录进行更新。