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1、企业秘书的职业认知新第1页，共33页，编辑于2022年，星期四 导演张艺谋在陕北拍电影时见到一个孩童，夕阳西下骑在牛背上哼着陕北小调，张问：“娃，你在干啥？”孩童很悠闲的答：我在放牛！为啥放牛？放牛挣钱！为啥挣钱？挣钱娶媳妇！娶媳妇干嘛？娶媳妇生娃！生娃干嘛？生娃放牛！职业规划第2页，共33页，编辑于2022年，星期四秘书职业规划 社会的人可以分为四种：社会的人可以分为四种：第一类是人物第一类是人物 第二类是人才第二类是人才第三类是人手第三类是人手 最后一类是？秘书的发展前景，秘书人员的立志第3页，共33页，编辑于2022年，星期四秘书工作大致可分为abcd四个层次:a:主要是参与企业经营决策
2、、协调与各方面的关系、陪同上司出席各种商务活动和负责秘书部门的管理等工作；b：主要工作包括上司办公室的管理、负责文件起草、信息收集、日程管理、上司出差准备等工作；c：主要工作包括为上司接打电话、接待客人、收发邮件等工作；d：主要工作主要足负责办公用品管理、安检、卫生等行政后勤工作。有志之士立长志，无志之士常立志第4页，共33页，编辑于2022年，星期四秘书成长的故事看起来舒心，带在身边放心，用起来省心 老板对秘书的要求秘书岗位的重要性了解自己秘书领导公司内各部门外部客户第5页，共33页，编辑于2022年，星期四秘书的五种美好的发展前景一、行政类：这类秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任、综合
3、管理部主任等职位，常见于政府部门、大型企业等。二、助理类：可以进一步发展为总经理秘书，总经理助理。三、人事类：可以发展为人力资源主管。四、公关类：从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理，这种在餐饮业比较常见。五、业务类：他们平时跟着老板抓业务，可以进一步发展为商务主管，业务经理等。第6页，共33页，编辑于2022年，星期四秘书的性格要求1、开朗2、敏捷3、稳健4、坚毅5、幽默思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、办事干练、下笔千言、倚马可待办事干练、下笔千言、倚马可待 办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸然从事、不惊惶失措、待
4、人稳重然从事、不惊惶失措、待人稳重做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力,正确对待理解与不理解、并自信自重正确对待理解与不理解、并自信自重是智慧、机敏、学识、风趣的综合表现，是智慧、机敏、学识、风趣的综合表现，它能使自机智乐观，也能给人带来愉快它能使自机智乐观，也能给人带来愉快乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难6、自制能控制自己的情绪和行为，不为成功而冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心第7页，共33页，编辑于2022年，星期四秘书的才能特点 敏锐的观察能力良好的表达能
5、力 出众的记忆能力 自如的社交能力 良好的沟通能力 智能方面第8页，共33页，编辑于2022年，星期四 思维能力 组织能力 深刻的思考能力 全局的综合能力 快速的分析能力 巧妙的应变能力 八面玲珑的协调能力 点面兼顾的计划能力 运筹帷幄的调度能力 高效可靠的管理能力 第9页，共33页，编辑于2022年，星期四秘书的能力要求 耐心倾听并正确理解他人的发言耐心倾听并正确理解他人的发言 精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持善于发现矛盾，及时协调关系善于发现矛盾，及时协调关系 善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工作善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工
6、作善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键公文和事务应用文的写作能力公文和事务应用文的写作能力 观察分析能力观察分析能力 协调能力协调能力 社交活动能力社交活动能力阅读概括能力阅读概括能力听知能力听知能力 口头表达能力口头表达能力写作能力写作能力 应变能力应变能力 设备操作能力设备操作能力 面对突发事件要遇急不慌、临危不惧，冷静处理面对突发事件要遇急不慌、临危不惧，冷静处理电话、录音、扩音、照相录象、复印、传真、通讯电话、录音、扩音、照相录象、复印、传真、通讯标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要第10页，共33页，
7、编辑于2022年，星期四如何提高工作效益一、沟通合作 三、以领导为中心 四、养成好的职业习惯二、分清工作的轻重缓急 如何在工作简单、繁重、待遇较低、“清闲”的秘书工作中自我提升，提高工作的含金量。案例分析第11页，共33页，编辑于2022年，星期四案例分析：于雪是一家大型企业的总裁办公室秘书，一天，公司财务总监打电话来，询问总裁这几天是否抽得出时间，因为有北京证券公司的马总想拜见他，并请总裁吃个饭，总裁开完会后，于雪把财务总监的话转告了，总裁想了一会反问于雪，“你看我有必要见一个马总吗?”于雪当时一愣，不知道怎么回答？问题出在那里？第12页，共33页，编辑于2022年，星期四一、了解自己的沟通
8、能力测一测你的沟通能力怎么样。请仔细阅读每一条，根据你的实际情况，在右侧相对应的适当数字上划上一个，A表示：没有或很少时间是这样；B表示：偶尔如此；C表示：常常是这样。第13页，共33页，编辑于2022年，星期四1、如果我发现了别人的优点，我会称赞他/她 A B C 2、别人乐于向我述说 A B C 3、我情绪不好的时候，根本不想理任何人 A B C 4、与人交谈时，我会问：为什么 A B C 5、与人发生冲突后，我会主动言归于好 A B C 6、我觉得人心难测不可交 A B C 7、我会主动征求别人的意见 A B C 8、与别人看法不同时，我很想让对方听我的 A B C 9、我认为各人干各人
9、的事，关系好坏无所谓 A B C 10、别人说我说话口气咄咄逼人 A B C 11、我会打断别人的话 A B C 12、我会换个角度将心比心来看别人的做法 A B C 13、我能委婉地表达我的建议或反对的观点 A B C 14、交谈时，我会注视对方的眼睛 A B C 15、我很注意人们无意间身体姿态所流露的心情 A B C 16、别人跟我讲话时，我会东张西望 A B C 17、别人说我表情太严肃了 A B C 18、别人不听我的劝告，我并不生气 A B C 第14页，共33页，编辑于2022年，星期四 评分与评价：对于1、2、4、5、7、12、13、14、15、18题（共10题），如果选A则得
10、1分，选B得2分，选C得3分。对于3、6、8、9、10、11、16、17 题（共8题），如果选A则得3分，选B得2分，选C得1分。将18道题的得分相加，即得到你的人际沟通得分X。你的人际沟通得分X是：X分在40分以上，说明你的人际沟通能力较好。如果X分在30分以下，则说明人际沟通存在一些问题，需要改进。第15页，共33页，编辑于2022年，星期四一个保持和谐人际关系的秘书一定会有这么一些表现：1、对所有的人都和蔼可亲2、不孤芳自赏，非常合群3、为人谦逊，不摆架子4、主动肯干，任劳任怨5、不为一些小事而发火、6、不与同事斤斤计较7、不念旧恶更不记新仇白领成功因素结构图胆识知识常识第16页，共33
11、页，编辑于2022年，星期四二、分清事情的轻重缓急NTL分类法 第一类是NNow，即你现在必须马上处理的工作；第二类是TToday，即你应该今天完成的工作；第三类是LLater，即明天完成也可以的工作。第17页，共33页，编辑于2022年，星期四案例分析 于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就让她整理一份材料，明天下班之前交给他，说下个星期开会要用。她估摸了一下，差不多3万字，有20多页；刚从办公室主任的办公室出来，她还没来得及坐下，周总来电话，说今下午2点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让她通知他们几个；刚放下电话，机要室就送来一份传真；传真是一个代理商
12、发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下；她刚看完传真，主任又来电话，说田副总下个月初到电视台为一周财经观察做嘉宾的事，由于时间关系他不去了，让她给打个电话通知对方；她刚喘口气，人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。第18页，共33页，编辑于2022年，星期四结论：给主任写报告是T 类工作；通知几位总监开会是N类工作；把传真交给具体经办人是T类工作；给电视台打电话是L 类工作，而参加档案培训也是L类工作 首先到行政部门预订4人开会用的小会议室，之后与3位总监联系；周总下午开会的事落实好之后，就去办公室主任的办公室，将传真给
13、主任过目，听取主任对这份传真的指示，马上把它转给具体的经办人；把传真的事办妥了，就赶紧给主任写报告，争取在今天下班之前把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台打电话的事不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。第19页，共33页，编辑于2022年，星期四三、当好领导助手的守则有些事要想到领导前边 领导布置的工作要提前交卷 注意保密工作 负责做领导与他人的沟通工作 平时多给领导提供资料 插入“邮件门事件”史上最牛女秘书 讨 论第20页，共33页，编辑于2022年，星期四善于听取领导意见 不要轻易在领导面前告别人的状 不向领导提过高的有利于自己的要求 多到群众中去 要关心领导的生活 第2
14、1页，共33页，编辑于2022年，星期四服从老板六大守则服从老板六大守则1 1、老板绝对不会有错。、老板绝对不会有错。2 2、如果发现老板有错，一定是我看错。、如果发现老板有错，一定是我看错。3 3、如果我没有看错，一定是因为我的错，才害老板犯错。、如果我没有看错，一定是因为我的错，才害老板犯错。4 4、如果是他自己的错，只要他不认错，那就是我的错。、如果是他自己的错，只要他不认错，那就是我的错。5 5、如果老板不认错，我还坚持他有错，那还是我的错。、如果老板不认错，我还坚持他有错，那还是我的错。6 6、总之，老板绝对不会有错。、总之，老板绝对不会有错。这句话绝对不会错。这句话绝对不会错。第2
15、2页，共33页，编辑于2022年，星期四 老总闷闷不乐 这天早晨上班，平时和蔼可亲的老总眉头紧锁，一言不发地进了自己的办公室，秘书跟他打招呼“早上好！”他爱理不理。面对这种情况，秘书应该怎么处理？面对这种情况，秘书应该怎么处理？案例分析第23页，共33页，编辑于2022年，星期四现在秘书有这么几种选择：a、既然老板总烦，他肯定需要一个人独自呆一会，所以先不去管他。b、心烦归心烦，工作是工作。今天有一大堆事等 他决定，所以拿上文件夹去找老板签字。c、翻出老总的日程表，取消老总今天的一切约会安排。d、泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会。e、马上跟着老总进去，问老总出了什么事。对于秘书以上
16、几种选择，你认为哪种选择比较合适，请对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并请对其他几种选择进行评析。说明理由，并请对其他几种选择进行评析。第24页，共33页，编辑于2022年，星期四 秘书的忠告 这是美国辛辛那提大学乔治古纳教授在讲授秘书学时对学生提出的问题，是秘书学中最经典的案例。一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他自己起草了一封简短的回信，让秘书马上把信寄走。信的内容是这样的：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道
17、你的行为！对于老板的这种命令，秘书该怎么办？对于老板的这种命令，秘书该怎么办？第25页，共33页，编辑于2022年，星期四现在秘书有这么几种选择：现在秘书有这么几种选择：a、“好，我马上就办！”说完，秘书立即回到自己的办公室，将信寄走了。b、如果将信寄走，对公司和老板本人都非常不利。秘书想到自己是老板 的助手，有责任提醒老板，为了公司的利益，得罪了老板也值得，于 是对老板这样说：“老板，这封信不能发，别发算啦！”c、秘书不仅没有退下去寄信，反而前进一步向老板提出忠告：“老板，请 您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情 上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？”d、当天快下
18、班的时候，秘书对已经心平气和的老板说：“老板，可以将信 寄走了吗？”对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。其中，你认为哪种选择最为恶劣。对其他几种选择进行评析。其中，你认为哪种选择最为恶劣。第26页，共33页，编辑于2022年，星期四 客户的牢骚客户的牢骚 公司老板与供货商刘经理就进货问题谈了几个回合了。这公司老板与供货商刘经理就进货问题谈了几个回合了。这天刘经理来公司准备签合同，但公司老板又提出了供货中的问题，天刘经理来公司准备签合同，但公司老板又提出了供货中的问题，一个上午又无果而终。
19、刘经理回去的时候，秘书送他到电梯口。一个上午又无果而终。刘经理回去的时候，秘书送他到电梯口。在电梯口，刘经理苦笑着对秘书说：在电梯口，刘经理苦笑着对秘书说：“你们老板今天怎么变得这么你们老板今天怎么变得这么婆婆妈妈的，没有一点男子汉大丈夫的气魄？婆婆妈妈的，没有一点男子汉大丈夫的气魄？”面对这种情况，秘书应该如何处理？面对这种情况，秘书应该如何处理？第27页，共33页，编辑于2022年，星期四现在秘书有这么几种选择：a、我们也经常不太知道他是怎么想的。、我们也经常不太知道他是怎么想的。b、最近他确实有些婆婆妈妈，我们也有这样的感觉。、最近他确实有些婆婆妈妈，我们也有这样的感觉。c、真的吗？哈哈
20、，刘经理您说的真有意思。、真的吗？哈哈，刘经理您说的真有意思。d、刘经理，看来你还是不了解我们老板！、刘经理，看来你还是不了解我们老板！e、刘经理，这你不能怪我们老板，你们不也老是变来变去吗？、刘经理，这你不能怪我们老板，你们不也老是变来变去吗？对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。请说明理由，并对其他几种选择进行评析。第28页，共33页，编辑于2022年，星期四四：高级秘书必须培养的“职业习惯”1、养成不说、养成不说“不知道不知道”和和“与我无关与我无关”的习惯的习惯2、养成每天早晨第一个到办公室的习
21、惯、养成每天早晨第一个到办公室的习惯3、养成请示之前做好腹案的习惯、养成请示之前做好腹案的习惯4、养成体谅上司的习惯、养成体谅上司的习惯5、养成做事留有余地的习惯、养成做事留有余地的习惯6、养成自已积累资料的习惯、养成自已积累资料的习惯第29页，共33页，编辑于2022年，星期四7、养成自已找事做的习惯、养成自已找事做的习惯8、养成失误后马上道歉的习惯、养成失误后马上道歉的习惯9、养成记住客人的相貌和名字的习惯、养成记住客人的相貌和名字的习惯10、养成全面了解公司业务的习惯、养成全面了解公司业务的习惯11、养成喜怒哀乐不形于色的习惯、养成喜怒哀乐不形于色的习惯第30页，共33页，编辑于2022
22、年，星期四如何接受任务？如何接受任务？当领导叫您时：当领导叫您时：用有朝气的声音立刻回答；不要闷不作声的走向主管；不要使用用有朝气的声音立刻回答；不要闷不作声的走向主管；不要使用“干什么干什么”，“什么事什么事”等同级用语回答。带上记事本，以便随等同级用语回答。带上记事本，以便随时记下领导的指示。时记下领导的指示。记录领导交代事项的重点记录领导交代事项的重点.使用使用6W6W、2H2H（why when where what why when where what who which how to do how much/manywho which how to do how much/man
23、y）。）。正确理解命令：不清楚就问清楚，但切忌使用反问句。尽量具体化正确理解命令：不清楚就问清楚，但切忌使用反问句。尽量具体化地向领导确认；让领导把话说完后，再提意见和疑问；地向领导确认；让领导把话说完后，再提意见和疑问；第31页，共33页，编辑于2022年，星期四让上司满意的七个诀窍让上司满意的七个诀窍1 1、自动报告你的工作进度、自动报告你的工作进度-让上司知道让上司知道2 2、对上司的询问有问必答，而且清楚、对上司的询问有问必答，而且清楚 -让上司放心让上司放心3 3、充实自己，努力学习，了解上司的言语、充实自己，努力学习，了解上司的言语-让上司轻松让上司轻松4 4、接受批评，不犯两次过错、接受批评，不犯两次过错-让上司省事让上司省事5 5、不忙的时侯主动帮助他人、不忙的时侯主动帮助他人-让上司有效让上司有效6 6、毫无怨言的接受任务、毫无怨言的接受任务-让上司圆满让上司圆满7 7、对自己的业务，主动提出改善计划、对自己的业务，主动提出改善计划-让上司进步让上司进步 第32页，共33页，编辑于2022年，星期四路在自己脚下，谁都不可能替你走，祝愿大家能找到适合自己的路谢谢！第33页，共33页，编辑于2022年，星期四