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1、12会议管理 第十二章电子课件会议管理会议管理目录312745689101112会议概述会议的起源与发展秘书与会务工作会议策划与策划方案会前准备工作会间服务工作会议评估与会后落实工作会议规则与会议组织实例会议文书的准备会议财务管理会议产业国际社团组织会议的报批与审办第十二章国际社团组织会议的报批与申办国际社团国际社团组织组织会议会议的报批的报批国际社团组织国际社团组织会议会议申办申办报告的编制与提交报告的编制与提交国际社团国际社团组织组织会议会议申办的准备申办的准备国际社团组织国际社团组织会议的报批会议的报批一、要事先充分做好有关会议的调研工作，拟写会议在我国召开的可行性研究报告国际社团组织会
2、议的审批工作是一件非常严肃的外事工作，一定要事先做好会议的调研和论证工作，拟写可行性研究报告，在具有申办成功的把握时，再向上级主管部门申报，以免准备不充分，时机不成熟，使前期工作成为徒劳。二、办理报批手续在申办国际会议的报告没有批准前，任何机构和个人都不得擅自向国际会议组织申办和承诺举办会议，也不得承诺与外方合作，协助外方在我国举办国际会议。必须在履行报批手续并获批之后，方可向国际会议组织承诺。在我国举办任何规模的国际社团组织会议都属于外事活动，必须经有关政府主管部门批准方可进行申办。一、报批一、报批审批权限审批权限审批时限审批时限二、国际二、国际社团组织会议审批社团组织会议审批邀请国外代表在
3、150人以下的小型国际社团组织会议，可由各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委审批，省、部级以下部门无权批准举办国际会议；邀请国外代表在150人以上的大型国际社团组织会议，以及邀请外国政府现任部长级以上的官员和在国际上有重大影响的人士参加的高级别国际会议，均应先由各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委报送意见，经外交部同意，报国务院批准。凡申办需要国家财政经费支持的国际会议，必须先经财政部同意后方可办理会议的其他审批手续。国际社团组织会议审批的时限是：由省、部级审批的国际会议，一般应提前8-12个月申请报批；上报国务院批准的国际会议，应提前12个月提出申请报
4、批；需国家财政经费支持的会议，申请报告应在会议举办前一年的3月份之前上报，以便纳入年度预算。三、举办国际社团组织会议的机构三、举办国际社团组织会议的机构举办国际社团组织会议的机构必须具备一定的资质，必须是法人社团或单位。这些法人社团或单位能够制定国际社团组织会议的举办方案，负责会议的组织实施和财务管理等重要工作，能够承担举办会议的民事责任。四、申请举办国际社团组织会议的程序四、申请举办国际社团组织会议的程序拟举办国际社团组织会议的机构首先应向主管部门汇报，得到口头批准后再提出书面申请文件。申请文件包括申请报告和申请表。申请文件一式两份，递交后等待批准。申请举办国际社团组织会议的程序会议的申办者
5、通常是国际社团组织的国家会员或团体会员，有些国际社团组织还要求申办者要获得国家政府部门或者全国性机构的支持。会议的申办者通常应是会议的主办单位，应该具备举办国际社团组织会议的资质。可以由几个单位联合申办，但应有一个单位主要负责并提交报告。会议承办单位是指接受主办单位委托，负责会议筹办等具体工作的单位。承办单位可为一个或多个。国际上会议承办单位通常习惯聘用PCO帮助安排和组织。会议的会议的申办者申办者与与承办者承办者学术水平学术水平会议经费会议经费举办城市举办城市举办时间和会期举办时间和会期会议组织者在申办国际社团组织会议时，要考虑我国在该学科领域的研究水平，这是关系举办国的威信和影响地重要因素
6、。国际社团组织要求会议的承办国能够做到收支平衡，通常国际社团组织不会为会议提供任何资助，有些国际社团组织甚至还要求承办国在会议结束后上缴一部分会议收入。国际社团组织会议大都具有规模大和要求高的特点，选择的城市要能满足会议的各种要求，特别是应有条件优良的会议场所和配套宾馆。国际组织系列性国际会议的时间一般均安排在每年的5-10月，这一时间段包括了北半球国家的旅游黄金季节和大学假期。确定会议召开的时间还要注意避开我国的“五一”和“十一”长假，以免住宿和交通等的拥挤和干扰。（一）报批前的准备工作（一）报批前的准备工作良好的资金保障良好的资金保障会议的经费来源情况，有什么样的赞助，能否保障会议的一切支
7、出等。会议地点的吸引力会议地点的吸引力会议召开的地点必须对世界各国代表和当地代表及其随行人员具有吸引力。高质量的会议中心高质量的会议中心大型综合性会议需要足够大的和适应性强的多功能会议中心。请有实力的地方代表支持请有实力的地方代表支持主办委员会应当提供切实可靠的地方代表参加会议的信息，对于大型的国际社团组织会议，要求主办国或加上临近国家代表应当不少于500名参加大会。东道国组织大会的能力东道国组织大会的能力是否拥有良好的组织资源，是否具备举办大型综合性会议的先期经验，是否得到本行业或本领域科研机构、生产单位、公共事业单位以及政府的支持等。（二）解读国际社团组织的有关文件二）解读国际社团组织的有
8、关文件举办国际社团组织的会议首先应该研究国际社团组织的有关文件。通常有两个文件是最主要的：一是该国际社团组织的章程；二是举办该组织会议时对东道国的要求。入境没有障碍入境没有障碍主办委员会应就签证的要求进行一般性叙述，并列出所有需要特殊申请签证的国家，以及对其办签证的具体要求。提供从世界各地乘提供从世界各地乘飞机飞机到达到达会议地点的交通图会议地点的交通图费用支出费用支出大型综合性会议需要足够大的和适应性强的多功能会议中心。确定全部确定全部代表代表都都能承担得起费用能承担得起费用技术参观技术参观办委员会应列出10个左右可能的技术参观点，并标明其距会议城市的距离供选择。（二）解读国际社团组织的有关
9、文件二）解读国际社团组织的有关文件举办国际社团组织的会议首先应该研究国际社团组织的有关文件。通常有两个文件是最主要的：一是该国际社团组织的章程；二是举办该组织会议时对东道国的要求。（三）办理报批手续三）办理报批手续如果在国际社团组织章程中没有任何不利于我国的条款，而我国又能承担举办会议所要承担的财务义务，就可以开始按规定办理举办该国际社团组织会议的报批手续，向上级主管部门提交申请报告和申请表格。会议名称：要求规范地填写国际社团组织会议名称的中文全称和英文全称以及英文缩写。会议时间会议地点：应明确会议召开的地点，所在省和城市。会议组织者：要求填写会议主办单位、承办单位名称的中文全称和英文全称。预
10、计会议规模：这部分内容应包括与会总人数和国外代表人数。会议经费来源：我国财政部对举办国际会议的原则上要求是，一般能够在财务上做到以会养会，收支平衡，略有结余。会议附设的展览。会议联系人与联系方式。申请单位领导人签名，单位盖章。申请报告和表格的主要内容包括：（三）办理报批手续三）办理报批手续如果在国际社团组织章程中没有任何不利于我国的条款，而我国又能承担举办会议所要承担的财务义务，就可以开始按规定办理举办该国际社团组织会议的报批手续，向上级主管部门提交申请报告和申请表格。申请报告和表格的主要内容包括：会议宗旨、目的、背景介绍：要求分别用中、英文介绍。介绍的主要内容还包括该会议对我国国民经济建设或
11、科学技术发展的促进意义、该国际社团组织的情况以及中国与该组织的关系，并附上国际组织或国外机构委托我国机构举办会议的委托书。按照国家有关规定，若参会的国外代表在150人以上，还应提交会议的可行性报告，着重分析举办该会议的必要性和权威性，说明会议的主题、议题的前瞻性及吸引国内外专家和征集高水平论文的条件，并简述国内外有关情况及会议的召开对国内外科技界的影响。国际社团组织会议申办的准备国际社团组织会议申办的准备一、成立申办机构申办国际社团组织会议，从最初的酝酿到申办工作结束，通常需要一年甚至更长时间。为了保证申办工作的顺利，需要建立一个专门负责申办活动的机构。会议的申办机构通常包括组织委员会、程序委
12、员会和秘书处。组织委员会是申办活动的最高组织，是会议最重要的领导机构。组织委员会的人员通常由主席、副主席和委员组成。其成员应由会议的主办单位和承办单位的领导组成，也有为工作方便，邀请主管单位的行政和外事部门负责人参加。组织委员会主要职责是：制定申办计划、编制申办预算和筹措申办资金，还要经常和国际社团组织保持联系，向他们通报会议筹备情况。组织委员会还要定期对大会秘书处的工作给以指导、监督、检查，保证申办活动顺利进行。组织委员会和程序委员会是平行机构，应妥善协调两者之间的关系，尽量满足程序委员会所提出的各种要求。组织委员会组织委员会程序委员会负责申办活动的全部专业问题。程序委员会的人员通常由主席、
13、副主席和若干委员组成。程序委员会是申报工作的实质性机构，其成员是与大会主题和各个专业会议的主题有关的学者、专家。程序委员会的人数可视会议的规模和需要而定，但不宜过多。程序委员会的职责是负责会议一切有关的专业活动，具体任务是拟订会议的专业主题和主要交流内容；编制会议专业交流日程。程序委员会程序委员会秘书处是申办活动的常设机构，在组织委员会领导下负责会议的全部申办工作。秘书长是整个会议申办活动的关键人物，应选择年富力强、熟悉专业、英语基础好，并具有一定的管理和组织工作能力的人。秘书处应该是一个精悍的工作班子，可以由组织委员会指定2-3名专职或者兼职工作人员组成秘书处，专门负责申办工作。秘书处的主要
14、职责是，定期将会议申办情况、工作进度、会议文件制作和其他有关活动以口头或简报形式向组委会报告。秘书处秘书处二、制订申办计划国际社团组织会议的申办通常需要一年左右时间，且有相当复杂的工作需要完成，因此，组织委员会要按国际社团组织的要求，作出一个简单的申办工作计划发给有关的机构和人员，以便大家围绕计划，按工作程序开展工作，确保申报工作顺利进行。在计划的制订和执行过程中，组织委员会至少要召开三次重要的工作会议，一是关于活动策划方案的制订；二是编制申办报告之前有关事项的研究；三是申办代表团出发之前有关事宜的通知。三、编制申办预算报告为全面掌握整个申办活动的财务收支情况，为下一步筹资做好准备，要求尽早制
15、定申办活动的预算报告。申办预算报告通常包括三部分内容：一是支出部分的预算；二是根据支出情况编制筹资预算；三是预算总结。主要支出部分：1.申办文件制作费用。申办文件制作费用是指会议申办报告和辅助申办报告的制作费用。2.出访差旅费。出访差旅费是指申办人员出国申办会议的交通、食宿等费用。3.礼仪费用。主要指出访申办人员前往国际社团组织拜访所需的花费。4.接待费用。是指接待国际社团组织人员来我国考察所需的费用。5.其他费用。除以上必要的开支外，申办工作中还涉及聘用人员的劳务费、办公费用和其他一些临时费用。四、筹措申办经费一些会议专家认为，会议产业是一个投资回报率很高的产业，但高利润总伴随着高风险。办国
16、际会议的风险主要在于申办活动是否能够取得成功，如果申办活动失败，那么就预示着前期的投资将血本无归。因此，申办国际社团组织会议的先期投资，就完全属于风险投资。投资的高风险性使得筹集申办会议的资金并不容易。（一）申办资金属于风险投资（一）申办资金属于风险投资此外，由于大型国际社团组织会议从申办到召开需要几年时间，也就是说几年之后才有可能收回投资，在漫长的会议筹备期间，还可能会遇到各种突发事件，这更加大了投资的风险性。因此，筹集申办资金远比会议申办成功后筹集会议筹备资金困难得多。四、筹措申办经费行政事业费与PCO合作为了获得充足的申办国际社团组织会议的经费，会议组织者经常在申办阶段寻求与PCO的合作
17、，要求其提供一部分申办资金，并承诺如会议申办成功，该PCO为唯一的会议承办单位；会议申办未果，会议组织者不用偿还这部分费用。PCO会根据经验和科学论证来判断会议申办成功的概率，决定是否进行这笔风险投资。旅游机构随着会议产业在我国国民经济中的地位不断发展，我国的一些旅游机构开始逐渐关注和支持会议组织者申办国际社团组织会议。（二）申办经费筹措的主要渠道（二）申办经费筹措的主要渠道国际社团组织会议国际社团组织会议申办报告的编制与提交申办报告的编制与提交一、申办报告的内容构成一、申办报告的内容构成邀请信是写给国际社团组织的主席或理事长的信函，信的内容主要表示欢迎下届会议能够在我们这个国家和城市举办，保
18、证能够提供各种办会条件，使会议圆满召开。邀请信一般有以下几种：一是必须有以主办单位负责人的名义签发的邀请信；二是最好有以主办单位的上级主管单位负责人的名义签发的邀请信；三是应该有以会议举办城市市长的名义签发的邀请信；四是以会议承办单位负责人名义签发的邀请信。（一）拟写邀请信（一）拟写邀请信一、申办报告的内容构成一、申办报告的内容构成有关会议的学术内容在申办报告中占最大篇幅，是申办报告的主要内容之一。可主要围绕以下问题来写：一是介绍中国该学科领域的发展背景，包括中国在该学科领域的历史发展状况、何时起步、有何重大发现和重大成果；二是中国在该领域是否处于世界领先地位；三是介绍中国在该学科领域有多少研
19、究机构和有多少专业人员；四是陈述会议的学术研究主题及议题；五是拟订初步的会议学术活动安排，如会议期间安排几次体会议和分组会议、特邀报告人有哪些等；六是是否需要安排预备会和通过卫星通信、网络召开跨地区的电视、电话和网络视频会议以作好学术会议的前期沟通。（二）有关会议的学术内容（二）有关会议的学术内容一、申办报告的内容构成一、申办报告的内容构成内容一般包括：对中国的地理位置、国土面积、国家人口和民族情况作简单介绍；对中国五千年的文明历史和灿烂的民族文化做概要介绍；政治与经济发展状况，着重介绍中国改革开放以来国民经济高速发展的新形势；中国在科技、教育、文化、体育等方面取得的巨大成就。（三）主办国情况
20、介绍（三）主办国情况介绍一、申办报告的内容构成一、申办报告的内容构成该城市在中国的地理位置、人口以及历史地位；该城市的历史，介绍该城市著名的文化遗产、名胜古迹以及世界的影响力；改革开放以来该城市的发展状况以及对世界的贡献；该城市曾举办过哪些世界大型会议和活动，在人力和物力上是否具有相应的接待能力；提供能显示该城市举办国际会议能力的图片。（四）主办城市的介绍（四）主办城市的介绍一、申办报告的内容构成一、申办报告的内容构成1.会议场所在该城市的位置，距离市中心和机场的距离是多少，交通是否方便，是否有公共交通等；2.会场的最大容量，能否满足开幕式和大型报告会的要求；是否有足够多的分会场，要求容量与会
21、议规模相适应，分会场位置相对集中；3.是否有较大的空间，满足代表的注册和会间休息；4.是否有足够的小房间以满足国际组织开会期间办公所用；5.会场是否能提供会议所需设备，比如幻灯机、投影仪、计算机等；6.是否有商务中心，为代表提供复印、电子邮件、快递等服务；7.是否有足够的展厅，能够满足会议附设的中小型展览；8.会址周边是否有足够多的不同档次的宾馆和酒店，以满足会议的不同需求；9.按以上需求提供几幅会场的照片。（五）介绍会议地址（五）介绍会议地址一、申办报告的内容构成一、申办报告的内容构成该城市宾馆的总体介绍会议主宾馆介绍会议其他宾馆的情况介绍提供各宾馆全景、大堂以及各标准房间的照片（六）宾馆的
22、介绍（六）宾馆的介绍一、申办报告的内容构成一、申办报告的内容构成介绍该城市旅游景点介绍商业街等购物去处介绍特色社区和特色产业中国其他著名旅游城市的旅游景点（七）旅游景点、参观、购物点介绍（七）旅游景点、参观、购物点介绍一、申办报告的内容构成一、申办报告的内容构成重点介绍该城市的国际航线、国际铁路线和国际航运，说明各国代表来此参会的便捷介绍该城市的市内交通状况，如地铁、公交车、出租车等介绍该城市的通讯状况，如国际电话、传真、网络通信等（八）交通和通信（八）交通和通信一、申办报告的内容构成一、申办报告的内容构成会议的预算货币一般选择美元。预算内容由三部分组成：会议收入：注册费、会议附设展览的收入、
23、企业赞助和广告收入以及有的国际社团组织希望申办国政府对会议进行的资助。会议支出：筹备期间的费用、接待国际社团组织有关人员赴现场的考察费用、会议邀请特邀报告人的费用、学术筹备的支出、会议期间的支出、会场和设备的租金、招待会和宴会等支出、上缴国际社团组织的金额预算结果:是对会议收支情况的总结，会议的预算结果应当做到收支平衡、略有结余。这是在做初步预算时要特别注意的问题。（九）会议的初步预算（九）会议的初步预算一、申办报告的内容构成一、申办报告的内容构成会议的组织机构包括组织委员会、程序委员会和秘书处。组建机构时应当注意人员的组成，应将申请国在该领域中在世界范围有一定影响的人士都列在申办书中，以显示
24、国家在该领域力量的强大和团结。为清楚表示组成人员和机构的关系，制作申报书时，可用关系图来表示。（十）组织机构（十）组织机构二、申办辅助材料二、申办辅助材料申办活动中的申办辅助材料主要是光盘。通常光盘是由两部分内容组成。一是专业部分的内容介绍二是举办城市有关情况的介绍。立体直观的影像资料，会给理事会成员留下更深刻的印象，有助于他们做最后的选择。通常各个城市的旅游机构都会备有现成的影像资料，可以直接使用，或进行适当编辑加工。有时申办活动中还需要一些纪念性礼品。三、申办报告的提交三、申办报告的提交提交申办报告以满足国际社团组织的要求为准。决定一个国际社团组织会议在哪个国家举办，通常采用两种表决方式：第一种是仅由国际社团组织的理事会表决；另一种方式是先由理事会初选，然后再由全体代表大会表决。思考与练习一、什么是国际社团组织会议，报批国际社团组织会议依照怎样的程序？(ppt6-7、9-14)二、对会议举办的东道国的要求一般包括哪些内容？(ppt11-12)三、有关会议的学术内容在申办报告中占最大篇幅，是申办报告的主要内容之一。申办报告应当主要围绕哪些问题来写？(ppt23)四、申办报告介绍会议地址应从哪些方面介绍？请以你熟悉的会议举办地作为会议地址进行介绍。(ppt26)