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1、第第5章文档管理章文档管理本讲稿第一页，共二十八页5.1 文件、文档及公文文件、文档及公文1.文件在计算机中，文件是指存放在外部介质上的以文件名为标识的数据的集合。从文件的内容来区分，文件可以分为程序文件和数据文件两大类，前者存储的是程序运行时所用到的输入或输出的数据；从存储信息的形式来区分，文件可分为ASCII文件和二进制文件。文件名由主文件名和扩展名(属性)组成。本讲稿第二页，共二十八页2.文档文档是指应用软件创建的各种信息，其内容包括文字、图像、声音和视频等。3.公文公文，就是公文文书。公文又分为专用公文和通用公文。本讲稿第三页，共二十八页5.2 文档的电子化管理文档的电子化管理 所谓“
2、电子文档”，也就是作为档案保存的电子文件，它并非是文档的惟一形式。在进行文档的电子化时，可以采用数码相机将资料、单据拍下来后，对图像进行压缩、打包，存入单独的数据库。在进行文档的电子化时，音频文档的处理主要表现在数据采样和加工处理两个方面。本讲稿第四页，共二十八页随着存储技术的不断发展，文档的保存形式也趋于多样化，如：基于硬盘的存储方式中的单盘、双盘及磁盘阵列；磁带存储中的大、小数据流磁带及盒式磁带；光盘中的普通光盘及高密度大容量DVD光盘；基于半导体存储中的各种存储卡等。本讲稿第五页，共二十八页5.2.1 传统的文档管理方法在政府的各级机构中存有大量的历史档案，如银行、保险业等行业存有大量单
3、据。主要体现在以下几个方面：(1)登录的重复性。(2)查找不够及时有效。(3)文件办理的总体情况难以掌握。(4)文件流转效率低。本讲稿第六页，共二十八页5.2.2 文档电子化管理的特点1.电子文档管理的优势与手工管理相比，电子文档管理的优势如下：(1)采用共享存取文件减少工作量。(2)存取文件不受时间、地理位置的限制。(3)检索查询快捷。(4)文档管理一体化。(5)利用电子档案柜方便档案管理。本讲稿第七页，共二十八页2.电子文档管理存在的问题文档电子化管理也存在以下一些问题：(1)应用发展的阶段性。(2)设备依赖性。(3)信息与载体的分离性。(4)非实体归档的可能性。(5)对背景信息和元数据的
4、依赖性。本讲稿第八页，共二十八页3.电子文档归档及管理(1)电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。(2)应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。(3)应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境，相关软件、版本、数据类型、格式，被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。(4)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。本讲稿第九页，共二十八页(5)具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等；归档时，应同时保
5、存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。(6)应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。本讲稿第十页，共二十八页5.2.3 文档电子化存在的问题概括起来讲，目前我国在文档的电子化方面还存在以下的问题。(1)对电子公文的性质和作用认识不足。(2)系统功能单一，层次不高。(3)安全隐患不容忽视，保密观念还需加强。(4)资金投向失衡，开发与应用脱节。(5)规划滞后，标准不统一。(6)复合型人才缺乏，公务员知识结构亟待改善。(7)电子文件的法律效力尚不明确。本讲稿第十一页，共二十八页5.2.4 文档电子化中的几种关系(1)电子公文与纸质公文。(2)电子印章与电
6、子认证。(3)网络媒体与传统媒体。(4)电子公文与电子档案。(5)公文传输无纸化与文档一体化。(6)公文处理规范化与个性化。(7)公文处理自动化与标准化。(8)公文资源共享与安全保密。本讲稿第十二页，共二十八页5.3 电子文档管理系统电子文档管理系统 5.3.1 电子文档管理系统1.电子文档管理系统的主要信息电子文档管理系统至少应包含如下信息：(1)用户身份。如用户为发文人、收文人或兼俱收、发身份。(2)公文记录。如收/发文号、发/来机关、标题等目录信息以及主题词、分类号、份数等。(3)公文内容。主要指文摘乃至公文全文。本讲稿第十三页，共二十八页(4)公文状态及类别。如已/未阅、已/未发送、是
7、否保存、是否已入纸篓、销毁时间及销毁批准人、执行人等。(5)公文密级。(6)借阅记录。如借阅人姓名及其权限、借阅日期、归还否等。(7)阅读意见。(8)保存地点。如公文所存储的盘片号、缩微胶片号等。本讲稿第十四页，共二十八页2.电子文档管理系统的主要功能一个好的电子文档管理系统，在遵循常规的公文与档案办理要求及技术规则，符合国家的有关规定的基础上，至少还应具备如下功能：(1)创建。(2)登记。(3)处理。(4)发送。(5)跟踪与催办。本讲稿第十五页，共二十八页(6)转储。(7)查询。(8)统计。(9)安全控制。(10)管理。(11)其他。本讲稿第十六页，共二十八页3.电子文档管理系统的应用范围从
8、被管理档案的种类看，档案一般包括党群工作档案、行政工作档案、经营管理档案、技术管理档案、教学工作档案、科研工作档案、基本建设工作档案、仪器设备工作档案、产品生产与科技开发工作档案、出版工作档案、外事工作档案、财会工作档案、职工档案、声像档案、实物档案、日常管理档案等，此外，还有专利管理、获奖管理、收发文管理、原文存取、文件页数的计算和经费管理等。本讲稿第十七页，共二十八页4.电子文档管理系统解决方案在政府的各级机构中存有大量的历史档案，在银行、保险业等行业存有大量单据。这些历史档案和单据中有大量的不可以通过手工输入电脑的信息，比如图章、签名、照片等等，即使这些机构的计算机系统已经非常完善，它们
9、仍然不能抛掉类似于旧图书馆查阅资料的手工查阅模式，而且每天还不断有新的历史档案产生。一边是现代化的电脑系统，一边是一只只检索用的检索盒。显然由于这些历史档案的存在，降低了整个系统的工作效率。解决这一问题的方案如图5.1所示，系统基本结构如图5.2所示。本讲稿第十八页，共二十八页图5.1 电子文档管理系统解决方案本讲稿第十九页，共二十八页图5.2 电子文档管理系统的系统基本结构本讲稿第二十页，共二十八页5.3.2 几种文档管理系统1.影像文档管理系统医院、保险、证券、政府等行业每天都会产生、接收、传递和处理大量的纸张文件。影像文档管理系统的基本工作流程如图5.3所示，其系统拓扑图如图5.4所示。
10、本讲稿第二十一页，共二十八页图5.3 影像文档管理系统工作流程图 本讲稿第二十二页，共二十八页图5.4 影像文档管理系统拓扑图本讲稿第二十三页，共二十八页2.光盘文档管理系统银行每天都将产生大量需要处理、保存的各种票据，这些票据记录着银行业务往来的各种业务数据。光盘文档管理系统功能结构图如图5.5所示。本讲稿第二十四页，共二十八页图5.5 光盘文档管理系统功能结构图本讲稿第二十五页，共二十八页3.保密文档管理系统保密文档管理系统通过异构数据库接口，使得文档处理信息直接进入业务信息处理系统，不需定制文档流转机制。系统建立多种机制，保证文档安全准确传递，具有电子签名和盖章安全机制，支持领导电子签名
11、，并由办公室专人盖章后发文。电子印章对应有密码和密钥，在传递中对正确性予以认证。提取文件的验证信息与密钥进行验证，从而确保文件支持被修改文档修改前的保留副本，将批示过的文档作为副本，与修改完的正本一起流转，以便用户可随时查阅修改文和原文的情况。支持手写笔和扫描仪等设备，使文档输入方便。保密文档管理系统的电子印章认证流程如图5.6所示。本讲稿第二十六页，共二十八页图5.6 电子印章认证 本讲稿第二十七页，共二十八页思考题思考题1.阐述文件、文档和通用公文的概念。2.制作和保存电子文档的途径有哪些？3.电子文档有哪些特性？4.目前，文档的电子化存在哪些问题？5.你认为一个电子文档管理系统应该具备哪些基本功能？本讲稿第二十八页，共二十八页