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1、 如何提高公文处理工作的质量和效率？办公厅 田思维 2004.4.26一、公文处理工作的意义和要求q公文的含义：公文的含义：是管理过程中形成的具有法定效 力和规范体式的文书，是依法行 政和进行公务活动的重要工具。“虽艺文之末品，而政事之先务也。”（刘勰文心雕龙五卷第25篇）q适应国家职能转变的需要 精简文件；文件精炼与规范；加强协调。q适应国家依法行政的需要规范单位内部办事程序熟悉公文管理办法熟悉本单位各部门职责范围熟悉国家基本法规和规章制度 q适应院改革与发展的需要围绕中心，服务大局及时了解院的方针，政策二、公文格式q秘密等级和保密期限q紧急程度q发文字号q签发人q公文标题q主送机关q公文正
2、文q附件q成文时间q公文生效标识q附注q主题词q抄送q印发机关和印发时间q版记中的反线公文格式要素之一：秘密等级和保密期限 秘密保密1年 中国科学院文件 科发办字200325号 q涉及国家秘密的公文应当标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限。q保密期限：如不标保密期限，根据保密法规定，秘密保密10年，机密保密20年，绝密保密30年。q秘密等级标识：用3号黑体字，顶格标在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需标秘密等级和保密期限，标识位置同上，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。公文格式要素之二：紧急程度 急 件 中国科学院文件 科发办字200325号 q紧急公文应根据紧急程度标明“急件”或“特急
3、”。q紧急程度标识别：标紧急程度，用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字。q秘密等级和紧急程度同时标识：秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。公文格式要素之三：发文字号 中国科学院文件 科发办字200325号 q发文字号构成：发文机关代字+年份+顺序号q发文字号标识位置：发文机关标识下空两行，用3号仿宋体字，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），发文字号之下印一条与版心等宽的红线。公文格式要素之四：签发人 中国科学院文件 科发办字200325号 签发人：路甬祥 关于的请示 国务
4、院：q哪些文件标识签发人？上报的公文（请示或报告）需标识签发人姓名。q签发人标识位置：平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后列全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。q联合发文签发人标识位置：公文格式要素之五：公文标题 中国科学院文件 科发办字200325号 关于的通知 ：q公文标题的构成：发文机关+中心语+文种 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。q公文标题的标识位置：红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文格式要素之六：主送机关 中国科学院文件 科发
5、办字200325号 关于的通知 院属各单位、院机关各部门：q主送机关指公文受理机关，应当使用全称或者规范化简称。q主送机关的标识位：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。公文格式要素之七：公文正文 中国科学院文件 科发办字200325号 关于的通知 院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据根 据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据根据根据。附件：根据根据根据根据根据 q公文正文字体字号:3号仿宋体字。q公文正文打印规范：主送机关名称下一行，每自然段空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。公文格式要素之八：附件
6、中国科学院文件 科发办字200325号 关于的通知 院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据 据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根 根据根据根据根据根据根据根据。附件：1.根据根据根据根据根据根据根 据根据 2.根据根据根据根据根据根据 q附件标识规范:公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。公文格式要素之九：成文时间 中国科学院文件 科发办字200325号 关于的通知 院属
7、各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据 据根据根据根据根据根据根。二三年六月二十一日 q成文时间标识规范：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。成文时间以负责人签发日期为准。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。成文时间右空4字。联合发文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关在前；两个印章均压成文时间。公文格式要素之十：附注 中国科学院文件 科发办字200325号 签发人：路甬祥 关于的请示 国务院：根据根据根据根据根据根据根据根据根据 据根据根据根据根据根据根。二三年六月二十一日 （联系人：田思维 68597562）q附注的意义：需要说明的其他
8、事项。q上报公文（请示）必须告知联系人姓名、电话，以附注形式标识。q附注的位置：用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。公文格式要素之十一：主题词 关于的通知 院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据 据根据根据根据根据根据根。二三年六月二十一日 主题词：公文 培训 通知 抄送：各分院，院机关各部门。中国科学院办公厅 2003年6月22日印发 q标引主题词的意义：适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文。q主题词标识位置：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。公文格式要素之十二：抄送 关于的通知 院属各单位：根据
9、根据根据根据根据根据根据根据根据 据根据根据根据根据根据根。二三年六月二十一日 主题词：公文 培训 通知 抄送：各分院，院机关各部门。中国科学院办公厅 2003年6月22日印发 q抄送的规范：公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。公文格式要素之十三：印发机关和印发时间 关于的通知 院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据 据根据根据根据根据根据根。二三年六月二十一日 主题词：公文 培训 通知 抄送：各分院，院机关各部门。中国科学院办公厅 2003年6月22日印发 q
10、印发机关和印发时间标识规范：印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。公文格式要素之十四：版记中的反线 关于的通知 院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据 据根据根据根据根据根据根。二三年六月二十一日 主题词：公文 培训 通知 抄送：各分院，院机关各部门。中国科学院办公厅 2003年6月22日印发 q版记中反线的作用：隔开各相关要素，使各要素识清晰。q版记中反线的标识规范：主题词、抄送、印发机关和印时间作为版记各要素之间均加一条反线，宽度同版心。三、正确使
11、用公文种类三、正确使用公文种类q 决定 q 通知q 通报q 报告q 请示q 批复q 意见q 函q 会议纪要 公文种类的意义：表示行文关系 上行文：请示、报告、意见 平行文：函、意见 下行文：决定、批复、通知、通报、意见表示职权范围和隶属关系 表示事项的重要程度 公文种类之一：决定公文种类之一：决定q决定的适用范围：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。决定的一般结构：关于XXXXXX的决定 XXX：（依据、目的、意义、基本情况）XX XXXXXXXXXX。（决定事项）XXXXXX。（号召要求）XXXXXX。决定开头写法举例：-为认真贯彻
12、落实党的十六大精神，加快农村教育发展，深化农 村教育改革，促进农村经济社会和城乡协调发展，现就进一步 加强农村教育工作特作如下决定。国务院关于进一步加强农村教育工作的决定（国发200319号文件）-为表彰在推进民族团结进步事业中做出显著成绩的模范集体和 模范个人，促进我国民族团结进步事业，国务院决定：授予 公司等个集体为“模范集体”称号，授予 等名同志为“模范个人”称号。（国发199916号文件）公文种类之二：通知（公文种类之二：通知（转发性通知转发性通知）q通知的适用范围 适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度，传达要求下级机关（单位）办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免
13、和聘用人员。q通知一般包括转发性通知、一般性通知、会议通知、任免通知等。转发性通知的结构：关于转发XXXXXX的通知 XXX：为XXXXXXXXXX（目的），现 将X部XXXXX（X发2003 X号）转发给你们，请按照XX 要求贯彻落实（执行）。X年X月X日 公文种类之二：通知（公文种类之二：通知（一般性通知、会议通知一般性通知、会议通知）一般性通知的结构：关于转发XXXXXX的通知 XXX：为XXXXXXXXXX（目的），现 就XXXXX有关事项通知如下：一、XXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXX。X年X月X日 会议通知的结构：关于召开XX会议的通知 XXX：为XXX（目的），定于2
14、003年6月 2日上午9时在X会议室召开XX会议，研究落实XXX等问题，请你单位XX准时出席。X年X月X日 公文种类之二：通知（公文种类之二：通知（任免通知任免通知）任免通知的结构（1）：关于XXX任职的通知 XXX：经研究，决定：XXX同志任XX局局长（任期4年）。X年X月X日 任免通知的结构（2）：关于XXX等同志职务任免的通知 XXX：经研究，决定：XXX同志任XX局局长（任期4年）。免去XXX同志XX局局长职务。X年X月X日 公文种类之三：通报（公文种类之三：通报（表扬性通报表扬性通报）q通报的适用范围：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。q通报的类别：表扬性通报 批评性通
15、报 阶段性工作通报表扬性通报的结构：关于表彰XXXXXX的通报 XXX：XXXX（表彰事实、背景），XX （意义）现决定对XXXX XXXX予以通 报表彰。XXXXX（号召）X年X月X日公文种类之三：通报（公文种类之三：通报（批评性通报、工作通报批评性通报、工作通报）批评性通报的结构：关于X单位擅自XXX的通报 XXX：XXX（错误事实）。XXXXXXXX XXXX（决定或措施措施）。XXXXX（要求）。X年X月X日工作通报的结构：关于2003年XXX工作的通报 XXX：XXX（基本情况）。XXXXXXXX XXXX（成绩和问题）。XXXXX（要求）。X年X月X日公文种类之四：报告（公文种类之
16、四：报告（综合报告综合报告）q报告的适用范围：适用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或有关主管部门的询问。q报告与请示的区别：q报告的类别：综合报告（情况问题全面，意见建议有 根据，以便上级了解和指 导）专题报告（反映某项工作和问题，新的 举措和设想，要求上级了解或 指导q综合报告的结构：关于XXX XXX的报告 XXX：XXX（情况或依据）。XXXXXXXX（说明）。XXXXX（结论或设想）。X年X月X日公文种类之四：报告（公文种类之四：报告（专题报告专题报告）q专题报告的结构（1）：关于XX事故的报告 XXX：XXX（事故经过）。XXXXX（事故后采取的措施）。XX
17、XXX（调查及事故原因）。XXXX（经验教训和措施）XXXX （请求处分）X年X月X日q专题报告的结构（2）：关于报送XX建议的报告 XXX：XXX（事实）。XXXXX（建议的依据）。XXXXX（建议的内容及说明）。现将XX建议报上，请审阅。X年X月X日公文种类之五：请示公文种类之五：请示q请示的适用范围：适用于向上级机关或有关主管部门请求请示、批准。q写请示应注意:标题不要写成请示报告。必须事先请示,不能“先斩后奏”。必须“一文一事”不能“一文数事”。要向主管部门请示，不能越级请示。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当协商一致后上报，如不一致，应当在“请示”中写明。q请示的结构：关于XX X
18、X XX的请示 XXX：XXX（请示问题的缘由及请示的问题）。XXXXX（提出意见供上级判断、决策）。妥否，请批复。X年X月X日 （联系人：电话：）公文种类之六：批复公文种类之六：批复q批复的适用范围：适用于答复下级机关的请示事项。q写批复应注意：批复是上级机关对下级机关请示的答复。批复意见要明确，如不同意，要写出不同意的理据，如部分同意，部分不同意，要分别写出意见。不要模棱两可，含混不清。q批复的结构：关于XX XX XX的批复 XXX：你XXX的请示（X20033号）收悉。（引述来文）现批复如下：XXXXX（答复问题）。X年X月X日 公文种类之七：意见公文种类之七：意见q意见的适用范围：适
19、用于对重要问题提出见解和处理办法。q意见的功能：先上呈然后批转下发（由主管部门对重要问题提出看法、主张、措施，要求上级批准实施或在更大范围内实行。上级机关向下级机关直接发意见。q意见的结构：关于XX XX XX的意见 XXX：XXXXX（提出问题或依据），现就XX问题提出以下意见：XXXXX（见解或办法）。XXXXX（注意事项、预测前景、补充说明、实施要求，此部分亦可省略）如无不妥，请转发各地施行。X年X月X日 公文种类之八：函（公文种类之八：函（商洽、询问、请求批准）商洽、询问、请求批准）q函的适用范围：适用于不相隶属机关（单位）之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。q函的类
20、别：商洽、询问、请求批准的函。知照性的函答复问题、回复请求的函件。（上述前两种为去函，后一种为复函）函的结构（1）：关于XXX XXX的函 XXX：XXX XXX（发函目的、原由）。XXX XXX（要求对方做什么）。妥否，请函复（望函告）。X年X月X日 公文种类之八：函（公文种类之八：函（知照、回复知照、回复）函的结构（2）：关于转送XXX XXX的函 XXX：现将 XXX XXX XXX XX 转送你部，供参考。X年X月X日 函的结构（3）：关于XXX XXX的复函 XXX：你单位X的函收悉（发文字号）。现答复如下：XXX XXX（答复意见）。X年X月X日 公文种类之八：函（公文种类之八：函
21、（便函形式便函形式）中国科学院 科发函字20032号 关于XXX XXX的函 财政部：现将 XXX XXX 转送你部，供参考。中国科学院声学研究所 声函20032号 关于XXX XXX的函 院办公厅：现将 XXX XXX 报送办公厅，供参考。公文种类之九：会议纪要公文种类之九：会议纪要（办公会议纪要办公会议纪要）q会议纪要的适用范围：适用于记载、传达会议情况和议定事项。w会议纪要类别:w例会、办公会议纪要。w专项工作会议纪要。办公会议纪要的结构：局办公会议纪要 XX局办公室 2003年6月21日 时间：地点：主持人：出席：列席：记录：（会议决定事项）公文种类之九：会议纪要公文种类之九：会议纪要（工作会议纪要工作会议纪要）工作会议纪要的结构：关于2003年办公室工作会议纪要 XX XX XX XX（交代会议背景包括会议目的、会议议题、参加人员情况、领导是否出席并讲话）XX XX（领导讲话重点）。XX XX（会议认为、会议决定）。XX XX（会议要求）。欢迎各位领导有机会到文书处指导工作。谢谢大家！