数据库及表的基本操作s.pptx

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1、内容提要v Access 2003的使用基础 v 创建数据库 v 创建数据表 v 表的基本操作 v 表的数据操作 v 建立索引和表间关系 第1页/共73页2.1 Access 2003的使用基础v Access的特点 v Access启动及退出 v Access 窗口组成 v Access的系统结构 第2页/共73页Access 窗口组成第6页/共73页Access系统结构AccessAccess通过对象管理信息：通过对象管理信息：.mdb文件第7页/共73页数据库对象之间的关系表是数据库中的所有对象的数据来源，一个数据库中可以建立多个表。查询的数据来源于表或其它查询。窗体和报表的数据来源可以

2、是表，也可以是查询。宏和模块是强化数据库功能的有力工具，可以在窗体或报表中被调用。这些对象都存放在同一个数据库文件（.mdb）中。页对象是一个独立的.htm文件，用于在浏览器中查看和处理数据。表窗体报表模块宏来源来源查询来源来源来源强化功能强化功能强化 功能Go第8页/共73页表 表是数据库的核心与基础，是数据库中其它对象的数据来源表与电子数据表格的区别？Back第9页/共73页查询查询是数据库中检索数据的对象，用于从一个或多个表中找出用户需要的记录或统计结果。查询必须建立在表或其它查询基础之上定 义 查 询 准则、控 制 结果Back第10页/共73页窗体窗体是用户和Access应用程序之间

3、的主要接口。用于查看、输入或更改表中的数据。窗体的数据来源是表或查询Back第11页/共73页报表报表用于数据的打印输出，它可以按用户要求的格式和内容打印数据库中的各种信息报表的数据来源是表或查询Back第12页/共73页宏 宏是一个或多个操作的集合，其中，每个操作 执行特定的功能。具有简单的逻辑判断功能在宏设计器窗口下创建“学生基本信息”宏 Back第13页/共73页模块模块就是将VBA声明和过程作为一个单元进行保存的集合。它是由声明和过程组成的，一个模块可能含有一个或多个过程。模块可以与窗体、报表等对象结合使用，完成宏无法实现的复杂功能，开发高性能、高质量的数据库应用系统。Back第14页

4、/共73页页（数据访问页）页对象是一个独立的.htm文件用于在浏览器中查看和处理Access数据库中数据，以支持数据库应用系统的Web访问方式。其功能类似于窗体。第15页/共73页2.2 创建数据库v 创建空数据库v 使用向导创建数据库v 数据库的基本操作第16页/共73页或者：在“新建文件”任务窗格中，单击“空数据库”选项，直接出现“文件新建数据库”对话框。创建空数据库第17页/共73页数据库窗口名为“成绩管理”的数据库第18页/共73页使用向导创建数据库步骤1：“文件”菜单 “新建”，出现“新建文件”任务 窗格，单击“模板”“本机上的模板”步骤2：“模板”对话框 “数据库”选项卡,任意选择

5、 一个数据库模板，单击“确定”按钮。步骤3：按照向导对话框的提示，完成数据库的创建。第19页/共73页使用向导创建“库存控制”数据库第20页/共73页数据库的基本操作打开数据库关闭数据库备份数据库压缩数据库修复数据库数据库的版本转换“工具”菜单“数据库实用工具”“转换数据库”数据被频繁修改数据库文件易产生碎片数 据库占用磁盘空间增大，响应时间变长。“工具”菜单“数据库实用工具”“压缩和修 复数据库”突然停电，异常关机会造成某些数据的破坏。“工具”菜单“数据库实用工具”“压缩和 修复数据库”第21页/共73页通过输入数据创建表通过输入数据创建表通过设计器创建表通过设计器创建表修改表结构修改表结构

6、输入、修改表记录输入、修改表记录字段属性设置字段属性设置 2.3 2.3 创建数据表创建数据表第22页/共73页 数据表由表结构和表记录两部分构成。数据表视图1.字段名称2.数据类型3.字段属性设计视图2.3 创建数据表第23页/共73页2.3 创建数据表第24页/共73页2.3.1 通过输入数据创建表第25页/共73页2.3.2 使用设计器创建表定义表字段、设置字段属性、定义主键第26页/共73页字段类型文本备注数字日期/时间货币自动编号是/否OLE对象超链接查阅向导字符、数字或字符和数字的组合。Max：255个Default：50个如“团员否”。只有两个取值：“是”或“否”、“真”或“假”

7、等 在其他应用程序中创建的、可链接或嵌入到Access数据库中的对象 保存超链接地址，可以是某个文件的路径或URL，如Email、网页 用来创建一个“查阅”字段，允许用户使用列表框或组合框从另一个表或值列表中选择值 内容为数字的流水号,长度为4个字节。第27页/共73页主键定义主键/主关键字（Primary Key）：唯一标识表中每条记录值的一个或多个字段。特点不能重复、不为空，唯一；主键不是必需，但应尽量定义。作用在表中添加新记录时，Access会自动检查新记录的主键值，不允许该值与其他记录的主键值重复。Access自动按主键值的顺序显示表中的记录，提高查询和排序的速度。主键用来将表与其他表

8、中的外键相关联。第28页/共73页2.3.3 修改表结构增加字段中间；末尾“插入”菜单 “插入行”；或者工具栏上 ；或快捷菜单。删除字段步骤1：将光标置于要删除字段所在行的任意单元格上，或者将鼠标移到字段左边的行选定器上（可以选一行或多个相邻行）步骤2：“编辑”菜单 “删除行”，或工具栏上 ，或者按Delete键。注：若字段中已有数据，修改字段类型或字段长度，注：若字段中已有数据，修改字段类型或字段长度，可能会造成数据丢失。可能会造成数据丢失。第29页/共73页2.3.3 修改表结构（Cont.）移动字段 设计视图模式 数据输入视图模式 删除主键 删除主键时，需要确定与此主键相关的关系已 经被

9、删除。删除主键的方法：选定主键字段，单击工具 栏上的“主键”按钮。第30页/共73页2.3.4 表记录的输入“学生”表的“照片”字段为OLE对象类型学生的照片字段内容为BMP格式的图像文件，则数据表视图下显示“位图图像”字样，双击后打开该图像文件。OLE OLE对象对象第31页/共73页插入OLE对象的方法 例：在“学生”表的“照片”字段中插入每个学生的照片，具体步骤如下：1）在“学生”表的数据表视图下，光标定位于第一条记录的“照片”字段值的空白处。2）“插入”菜单 “对象”命令。弹出插入OLE对象的对话框。第32页/共73页3）选择“由文件创建”选项，在“文件”框中输入或点击“浏览”按钮，确

10、定照片所在的位置，这里选择该选项，并指定一张BMP格式的照片文件所在的位置。4）选中“链接”复选框，则照片是以链接方式插入。5）单击“确定”按钮，则第一条记录的照片字段插入了一个图像对象。嵌入：在表中插入OLE对象的副本，源对象和副本各自单独存储。链接：在表中存储指向源对象的指针，使用时根据指针来找到源对象。第33页/共73页2.3.4 表记录的编辑记录选定器和字段选定器常见的状态符号：定位记录添加记录“插入”菜单 “新记录”命令 修改记录 自动编号类型不能修改；OLE对象修改 “插入 对象”删除记录“编辑”菜单 “删除记录”命令，或按Delete键 选择多条记录的方法：按Shift+()键或

11、直接用鼠标移到最后一条记录再同时按下鼠标左键和Shift键第34页/共73页2.3.5 字段的属性设置属性选项决定了该字段的工作方式和显示形式在表的设计视图的上方窗格中选定该字段，然后在下方的“字段属性”窗格中对该字段的属性进行设置。第35页/共73页2.3.5 字段的属性设置常用字段属性设置常规属性：用于对已指定数据类型的字段作进一 步说明。字段大小文本、数字、自动编号型数据 格式决定数据的显示及打印方式 输入掩码设置字段输入数据时的格式(文本、数字、日期、货币)标题、默认值、有效性规则与有效性文本、必填 字段、允许空字符串等查阅属性：用于改变数据输入的方式，如将字段 的显示由文本框改为列表

12、框或组合框 第36页/共73页表的外观定制表的外观定制表的复制、删除、重命名表的复制、删除、重命名数据的导入导出数据的导入导出 2.4 2.4 表的基本操作表的基本操作第37页/共73页2.4 表的基本操作在数据表视图下，选择“格式”菜单下的命令作相应设置改变数据表文本的字体及颜色改变数据表格式调整行高和列宽 隐藏/取消隐藏列 冻结和解冻列移动列步骤1：选定要移动的一列或多列后，释放鼠标步骤2：再按住鼠标左键拖至合适位置，选定列的位置便会作移动 注意：不要选定列后直接拖动，要分两步完成2.4.1 表的外观定制第38页/共73页2.4.2 表的复制、删除和重命名1.数据表的复制 右击表对象“复制

13、”，右击窗口空白处“粘贴”同一个数据库下复制表：Ctrl+左拖“剪切”+“粘贴”可实现数据表的移动 数据表可复制到另一数据库中第39页/共73页2.删除数据表常用方法：选定数据表按Del键如果待删表与其他表建立了表间关系，系统 将提示用户先删除表间关系。3.数据表的重命名 常用方法：右击表对象“重命名”改名不影响已建立的表间关系2.4.2 表的复制、删除和重命名第40页/共73页2.4.3 数据的导入、导出和链接导入：从外部数据源将数据复制到Access当前 数据库。链接：在形式上也在Access当前数据库产生数 据对象，但实际数据仍留在外部数据源。类似于对象的嵌入的链接导出：将Access当

14、前数据库的数据复制到外部 数据源。第41页/共73页第42页/共73页数据的导入和导出导入右击数据库窗口空白处“导入”or“文件”“获取外部数据”“导入”导入另一access数据库文件（.mdb）第43页/共73页导入 导入Excel文件（.xls）第44页/共73页导出第45页/共73页导出为文本文件（.txt)导出为HTML文件第46页/共73页数据的链接第47页/共73页数据的链接分别导入与链接相同的excel文件，两者在图标上的区别如图仅仅是一个链接对象，数据仍然保存在Excel文件中Back第48页/共73页数据的查找与替换数据的查找与替换记录排序记录排序记录筛选记录筛选 2.5 2

15、.5 表中数据的操作表中数据的操作第49页/共73页2.5.1 数据的查找与替换在“教师”表中查找电信系的教师信息。将“教师”表的“所属系”字段值为“电信”的数据替换为“电子信息”。通配符的使用（P58）空值字段查询第50页/共73页2.5.2 记录排序1.一个或多个相邻字段按同样方式排序 选择要排序的一个或多个相邻字段所在的列执行以下任一操作 工具栏上的“升序排序”、“降序排序”按钮“记录”菜单 “排序”，或快捷菜单中的相关命令排序按照从左至右次序注：若表已定义了主键，记录自动按主键值进行升序排列表中的所有记录进行重新排列第51页/共73页2.5.2 记录排序2.多个字段（相邻或不相邻）按不

16、同方式排序 例：对“教师”表,先按照“性别”升序排列,当性别相同时，再按“基本工资”降序排列。打开”教师”表“记录”菜单“筛选”“高级筛选/排序”命令在排序窗口设置排序字段和排序方式,如图“筛选”菜单“应用排序/筛选”命令,或单击工具栏上的“应用筛选”按钮 3.取消排序“记录”菜单“取消筛选/排序”命令 第52页/共73页2.5.3 记录筛选 同时完成复杂筛 选和排序操作筛选出不包含某些特定值的记录按选定字段值或部分字段值来筛选表中记录不需要浏览表中记录，直接在列表中选择所需 要的值作筛选 在”筛选目标”框中直接输入筛选数据或筛选条件显示符合条件的记录，其余的记录被隐藏。第53页/共73页按选

17、定内容筛选选定字段值的整体内容，或者将插入点放在字段中，将查找其字段的整体内容与选定的字段值内容相同的记录第54页/共73页按选定内容筛选选定字段值中的一部分，将查找其字段的全部或部分内容与所选字符相同的记录第55页/共73页按窗体筛选在空白字段中键入数据或从下拉框中选定数值进行筛选。例：使用窗体筛选，筛选出“学生”表中专业编号为“42”，并且性别是“女”的学生记录。例：使用窗体筛选，筛选出“学生”表中专业编号为“41”或“42”的学生记录。第56页/共73页使用“筛选目标”筛选在“筛选目标”框中输入筛选条件来查找符合该条件的所有记录例：在教师表中筛选出基本工资介于15003000之间的教师记

18、录注意：光标定位于“基本工资”字段列，再右击鼠标，出现快捷菜单筛选条件不能写成:“基本工资=1500 and 基本工资=3000”第57页/共73页使用“高级筛选/排序”高级筛选，可同时完成复杂筛选和排序例：筛选出所有计算机系的男教师记录，并按基本工资降序排 列。若基本工资相等，再按教师编号升序排列。注意：左边的排序字段优先级别高于右边的排序字段同时满足多个条件，在同一行“条件”文本框中输入；满足若干个条件之一，在“或”文本框中输入。第58页/共73页筛选方法比较方法方法适用情况适用情况按选定内容筛选按选定内容筛选在数据表中找到希望筛选的值在数据表中找到希望筛选的值内容排除筛选内容排除筛选查找

19、不包含某个特定值的记录查找不包含某个特定值的记录窗体筛选窗体筛选直接在列表中输入直接在列表中输入/选择筛选值，选择筛选值，多条件多条件筛选目标筛选目标适用于当前字段中输入搜索值或将适用于当前字段中输入搜索值或将结果作为准则的表达式的情况结果作为准则的表达式的情况高级筛选高级筛选/排序排序复杂筛选及排序操作复杂筛选及排序操作Back第59页/共73页2.6.1 索引2.6.2 建立表间关系2.6 建立索引和表间关系第60页/共73页2.6.1 索引 索引是对数据库表中一个或多个列的值进行排序的结构，它提供指向存储在表的特定列中的数据值的指针，然后根据指定的排序次序对这些值进行排序。2.6 建立索

20、引和表间关系第61页/共73页物理记录号物理记录号101104105109111112115关键字关键字(入学成绩入学成绩)物理记录号物理记录号521101543104535105517109559111503112608115关键字关键字(入学成绩入学成绩)物理记录号物理记录号503112517109521101535105543104559111608115输入过程中建立的索引表索引表文件数据第62页/共73页索引的作用:可加快查询速度，同时可实现数据的有序输出和分组操作；创建表间关系的前提条件。索引的类型:按索引功能分类 主索引 不能为空，不能重复，值唯一，且只 有一个 唯一索引 值唯一

21、，但索引可有多个 普通索引 值可以重复按索引字段数分类 单字段索引 多字段索引 依次按索引字段进行排序第63页/共73页创建单字段索引 例：依据“学生”表的“出生日期”字段建立升序排列的普通索引。“无”：不建立索引；“有（有重复）”：建立索引，且索引字段值允许重复；“有（无重复）”：建立索引，且索引字段值不允许重复。默认为升序方式第64页/共73页创建多字段索引多字段索引的创建 索引窗口例：为“学生选课”表建立多字段的普通索引，索 引字段为“课程编号+考试成绩”。打开“学生选课”表的设计视图 单击工具栏上的“索引”按钮 在弹出的“索引”对话框中作如图设置 比较多字段的主索引第65页/共73页删

22、除索引两种方法删除索引：在索引窗口，选定一行或多行，然后按Delete键。在设计视图中，在字段的“索引”属性组合框中选定“无”。第66页/共73页说明：如果将一个（或多个）字段指定为主键，系统将自动为其建立一个无重复值的索引，且该索引一定是主索引。Access默认索引为升序排序，降序排序能在“索引”窗口中设置。索引可在保存表时创建，并且在更改或添加记录时能够自动更新。不能对“备注”、“超链接”或“OLE 对象”等数据类型的字段创建索引。索引有助于提高查询速度，但会占用磁盘空间，会降低添加、删除及更新记录的速度。第67页/共73页2.6.2 建立表间关系 建立关系的前提条件同一个数据库中的多个表

23、之间若要建立关系，就必须以相关字段建立索引。表间关系一对一（：）一对多（：）多对多（：）参照完整性前提条件主表相关字段必须为主索引/唯一索引；相关字段要具有相同的字段值；两表在一个数据库中。第68页/共73页【例2.19】为成绩管理库下的“学生”表和“学生选课”表建立表间关系。拖曳第69页/共73页表间关系说明如果待建关系的两个表未设置主键，则两个表的关系只能是“未定”在“编辑关系”的对话框中选择“实施参照完整性”、“级联更新相关字段”和“级联删除相关记录”的含义如果只选择“实施参照完整性”复选框，则只要相关表中有相关记录，主表中的主键值就不能更新，且主表中的相关记录不能被删除。选择“实施参照完整性”和“级联更新相关字段”复选框，可以在主表的主关键字值更改时，自动更新相关表中的对应数据；选择“实施参照完整性”和“级联删除相关字段”复选框，可以在删除主表中的记录时，自动删除相关表中的相关信息；外键的数据类型应该与主键的类型一致如果两个表在建立关系前已有记录，则一旦“学生选课”表的“学号”字段出现了“学生”表中没有的值，Access将拒绝建立表间关系 第70页/共73页查看建立关系后的学生表展开相关表未展开相关表第71页/共73页表间关系“成绩管理”库下的表间关系：第72页/共73页73感谢您的观看！第73页/共73页