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1、一、信息与信息管理系统 二十一世纪是信息社会，我们无时无刻不处在千变万化的信息环境中，信息与我们的生产和生活密切相关。什么是信息？一般认为，信息是关于客观事实的可通信的知识。含义：是客观世界各种事物的特征的反映，是可以通信的，可以形成知识。第1页/共40页信息的类型按管理层次，分为战略信息、战术信息和作业信息；按应用领域，分为管理信息、社会信息和科技信息等；按加工顺序，分为一次信息、二次信息和三次信息等；按反映信息，分为数字信息文字信息和声音信息等。第2页/共40页信息的属性：1、事实性2、时效性3、不完全性4、层次性5、可变换性6、价值性7、可压缩性信息的作用1、信息是一种战略资源；2、信息
2、已经桌布取代资本的作用；3、信息自增值的积累，刻意提高价值；4、信息刻意起到心理调节的作用。第3页/共40页信息对于采购决策有什么作用？如何从浩瀚的信息海洋中提取有用的信息？如何管理这些有用的信息并进行正确的决策呢?第4页/共40页管理信息系统（management information system，MIS）信息系统技术可以定义为支持组织中决策和控制而进行信息收集、处理、存储和分配的相互关联部件的一个集合。劳登的管理信息系统（第四版）第5页/共40页信息系统的构成：1、信息采集2、信息处理3、信息存储4、信息管理5、信息检索6、信息传输信息系统的规划方法1、关键成功因素法2、企业系统规划法
3、3、战略目标集转化法 第6页/共40页二、企业采购管理信息系统 企业采购业务中的信息流程 企业采购业务中的信息流程是伴随着采购业务流程产生的。对不同企业、不同时期、不同采购项目来企业采购业务中的信息流程是伴随着采购业务流程产生的。对不同企业、不同时期、不同采购项目来讲，采购业务流程会有所差异，不过采购业务流程还是有一定的共性的。讲，采购业务流程会有所差异，不过采购业务流程还是有一定的共性的。第7页/共40页图12.1 采购信息流程图采购申请选择供应商谈判和签订采购合同签发订单验收货物跟踪订单确认发票和支付结案并维护供应商档案第8页/共40页系统功能1、基础信息管理 2、供应商管理 3、采购申请
4、 4、采购谈判与合同管理 5、签发订单 6、跟踪订单 7、验收货物 8、确认发票与付款 9、库存管理 10、统计与辅助决策 第9页/共40页采购实例以某企业的一次采购过程为例来了解一下信息系统的采购功能，并截取其业务流程中的部分系统记录。第10页/共40页图12.2 询价历史查询页面第11页/共40页图12.3 新添询价页面第12页/共40页根据询价，生成新采购单图12.4 新采购单页面第13页/共40页图12.5 跟进采购单页面第14页/共40页图12.6 收货单页面第15页/共40页图12.7 入库单页面第16页/共40页12.8 质量跟踪页面第17页/共40页从采购过程来看，企业采用的是
5、询价采购的方式，可以使企业有竞争力的价格和产品质量。将信息集中管理，减少数据的冗余，错误，极大的方便了管理工作。采购信息系统对采购过程的全过程管理，减少误差，有效控制整个采购过程，使采购活动进程透明化。信息系统还可以对企业管理哪些方面的改信息系统还可以对企业管理哪些方面的改进和提高呢？进和提高呢？第18页/共40页三、ERP中的采购管理（一）、传统采购工作模式图12.9 传统采购工作模式 第19页/共40页传统工作模式的缺点第一，管理作业集中，无法建立有效监控机制；容易积压库存。第二，业务信息共享程度弱。业务人员掌握的信息对业务的影响大。第三，采购控制无法在事前进行监控，通常是事后控制。第20
6、页/共40页（二）、ERP中的采购工作模式1、给予职责为核心的流程设计：贯穿的管理思路是基于部门的管理，即首先是企业组织机构中的供应部（科）门，然后是供应部门负责的具体工作，体现了集中管理的思想。第21页/共40页 ERP系统中采购流程包含的职责 工作工作职责职责对应模块对应模块提出采购请求提出采购请求采购申请采购申请采购、库存采购、库存提出采购计划提出采购计划/订单订单/发运通知发运通知采购计划采购计划/计划发计划发放放/订单订单采购采购询价询价/报价报价询价管理询价管理/报价处报价处理理/供应商管理供应商管理采购、财务采购、财务检验入库检验入库接收接收库存库存通知财务付款通知财务付款付款付
7、款/发票发票财务财务第22页/共40页2、基于高度共享的基础信息平台应用 信息平台提高了业务的可追溯性，减少了业务操作中的人为因素。3、完备的控制体系 “事前控制、事中监督、事后分析”的监控体系。4、ERP系统的采购流程 采购需求单的自动或手动生成、修改、删除，在线完成各种管理工作，同时 提供各种分析决策支持。第23页/共40页ERP不单单是一个企业的信息管理系统，而是供应链思想的产物。信息全球化趋势的发展要求企业之间加信息全球化趋势的发展要求企业之间加强信息交流与信息共享，企业之间既是竞争对手，又是合作伙伴强信息交流与信息共享，企业之间既是竞争对手，又是合作伙伴信息管理的范围不单单是一个企业
8、，而是一条供应链上的所有相关企业。第24页/共40页四、电子订货系统（Electronic Ordering System，EOS）（一）、电子订货系统的组成与特点 构成：供应商、零售商、网络和计算机系统 电子订货系统在零售商和供应商之间建立起了一条高速通道，使双方的信息及时得到沟通，使订货过程的周期大大缩短，既保障了商品的及时供应，又加速了资金的周转，实现了零库存战略。第25页/共40页（二）、电子订货系统的流程1、传统方式下的电子订货流程 整体运作方式，通过网络传递订货和反馈信息，是传统采购方式在信息系统中的映像。2、零售业持续补充业务（Continuous Replenishment）电
9、子订货流程 这是适应供应商管理库存下的订货方式在信息系统中的映像，将VMI固化到系统中去。第26页/共40页（三）、电子订货系统的构成第27页/共40页（四）、电子订货系统的业务过程 1、销售订货业务过程第28页/共40页2、采购订货业务过程 第29页/共40页3、物流作业过程 第30页/共40页案例连锁超市的EOS 美国连锁超市巨头企业沃尔玛，它的每一家门店都备有8万种以上的商品。通过EOS及其他的电子通信手段如POS等的联合使用，沃尔玛可以保证货品从仓库运送到任何一家商店的时间不会超过48小时。第31页/共40页 相对于其他同业商店平均两周补货一次，沃尔玛可保证分店货架平均一周补两次。门店
10、销售与配送中心，配送中心与供应商均可保持同步。沃尔玛与生产商、供应商之间建立起的实时订货系统，使其赢得了比其竞争对手管理费用低7%，物流费用低30%，存货期由6周降至6小时的优异成绩。第32页/共40页电子订货系统物流信息化的产物，而连锁超市开发使用电子订货系统成为必然趋势。就国内的连锁企业来说，我们目前的EOS实施还处于一个起步阶段。国外先进的跨国零售业企业进军中国，他们拥有一流的管理理念和丰厚的电子订货系统实施经验，因此，这也为我国连锁企业的发展树立了榜样。第33页/共40页五、采购信息管理系统的实施（一）、采购信息管理系统开发的可行性研究 技术可行性 经济可行性 设备费用，人员费用，材料
11、费用，其他费用。管理可行性 环境可行性 第34页/共40页（二）、采购信息管理系统开发可行性报告的内容1、编写目的 2、项目背景 3、术语定义 4、参考资料 5、问题描述 6、开发的必要性与重要性分析7、期望的收益 8、新系统的基本能力 9、系统开发方式的选择分析 10、可行性分析11、其他可供选择的方案 12、结论与意见 第35页/共40页（三）、采购管理信息系统的实施过程1、实施领导小组的建立 实施过程涉及的人员多、范围广，占有时间也较长，需要设立系统实施领导小组。一般来说，这是企业战略高度的项目，甚至关系企业的兴衰存亡，需要领导阶层强有力的支持，组长一般应是副总级别的。第36页/共40页实施领导小组结构图第37页/共40页2、系统实施内容（1）物理系统的实施（2）建立数据库系统（3）程序设计与调试（4）系统的测试（5）系统的转换（6）文档的编制第38页/共40页本章思考题采购信息系统给采购活动带来什么样的变化？你还知道哪些模式的电子订购系统？我国目前实施电子订货系统存在哪些问题？如何解决？在企业实施信息系统之前，还需要进行哪些准备活动？第39页/共40页感谢您的观看！第40页/共40页