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1、1 第一节 EXCEL概述 第二节 数据的录入与编辑 第三节 数据的类型与预处理第一章 EXCEL数据处理入门第1页/共36页2第一节第一节 EXCEL概述概述 一、一、EXCEL的基本功能的基本功能 二、二、EXCEL的基本概念的基本概念 三、三、EXCEL数据分析工具的加载数据分析工具的加载 第2页/共36页3一、一、EXCEL的基本功能的基本功能Microsoft Excel是由微软公司开发的一种电子表格程序，是由微软公司开发的一种电子表格程序，是微软公司的办公套装软件是微软公司的办公套装软件Microsoft office的重要组成的重要组成部分。部分。Excel功能强大、使用方便。为
2、日常生活中处理功能强大、使用方便。为日常生活中处理各式各样的表格提供了良好的工具。各式各样的表格提供了良好的工具。它可完成表格数据的输入、加工整理、分类汇总、简单它可完成表格数据的输入、加工整理、分类汇总、简单计算等多项工作，可生成精美直观的数据清单、表格、计算等多项工作，可生成精美直观的数据清单、表格、图表。图表。Excel 中大量的公式函数可以应用选择，使用中大量的公式函数可以应用选择，使用Excel可以可以执行繁重而复杂的计算，可以分析信息并管理电子表格执行繁重而复杂的计算，可以分析信息并管理电子表格或网页中的数据信息列表，带给使用者方便。或网页中的数据信息列表，带给使用者方便。Exce
3、l的数据分析工具，还可以进行各种数据的高级处理、的数据分析工具，还可以进行各种数据的高级处理、统计分析和辅助决策操作，因而可以广泛地应用于统计、统计分析和辅助决策操作，因而可以广泛地应用于统计、管理、财经、金融等众多领域。管理、财经、金融等众多领域。第3页/共36页4二二、EXCEL的基本概念的基本概念 ExcelExcel中的基本概念有：工作簿、工作表、单元格及中的基本概念有：工作簿、工作表、单元格及单元格地址。单元格地址。工作簿工作簿名一张工作表及其名称单元格行号列号第4页/共36页5 工作簿是工作表、图表及宏表的集合，它以文件 的形式存放在计算机的外存贮器中。新创建的工作簿，Excel将
4、自动给其命名，如Book1、Book2用户可以重新赋予工作簿有意义的名字，如“员工档案资料”。工作表是用于编辑、显示和分析一组数据的表格，它由排成行和列的单元格组成，每张工作表由65536行和256列单元格组成。工作表是包含在工作簿中的。一个工作簿最多可包含255张工作表。在新建工作簿时，Excel默认3张工作表，并自动给工作表命名为sheet1、sheet2、sheet3，用户可根据需要添加工作表，可对每张工作表重新命名，如“员工工资”等。第5页/共36页6 单元格是构成工作表的基本元素，用于输入、显示和计算数据，一个单元格内只能存放一个数据。单元格地址用来标识一个单元格的坐标，它由列号行号
5、组合表示。其中，行号由1、2、3表示，列号由A、B、C表示。Excel对单元格地址的引用有四种方式：相对地址：形式为“行号列号”，如“A5”。绝对地址：形式为“$行号$列号”，如“$A$5”。混合地址：是相对地址和绝对地址的混合，如“A$5”。三维地址：是在单元格地址前面加上工作表的名称和感叹号。如“Sheet3！A5”表示Sheet3工作表中的A5单元格。第6页/共36页7三、三、EXCEL数据分析工具的加载数据分析工具的加载 Excel中提供了一组数据分析工具，称为中提供了一组数据分析工具，称为“分分析工具库析工具库”，使用这些工具在建立复杂统计或工程，使用这些工具在建立复杂统计或工程分析
6、时可节省操作步骤和时间。应用时，只需为每一分析时可节省操作步骤和时间。应用时，只需为每一个分析工具提供必要的数据和参数，该工具就会使用个分析工具提供必要的数据和参数，该工具就会使用适当的统计或工程宏函数，在输出表格中显示相应的适当的统计或工程宏函数，在输出表格中显示相应的结果，其中有些工具在生成输出表格的同时还能生成结果，其中有些工具在生成输出表格的同时还能生成图表，用户通过这些分析工具可以很轻松地分析数据。图表，用户通过这些分析工具可以很轻松地分析数据。但需要注意的是，但需要注意的是，“分析工具库分析工具库”在安装在安装Microsoft Office Excel后，需要通过在后，需要通过在
7、Excel中加中加载宏之后才能使用。加载载宏之后才能使用。加载“分析工具库分析工具库”有两种方法：有两种方法：第7页/共36页8 方法一：（1）打开Excel，单击“工具”，在下拉菜单中单击“加载宏”，打开如下的对话框：（2）勾选“可用加载宏”列表框中的“分析工具库”，然后单击“确定”，系统将会引导用户进行安装。（3）安装完毕后，“数据分析”会自动出现在Excel的“工具”菜单中。第8页/共36页9 方法二：（1）在Windows中单击“开始”“搜索”，在弹出的对话框中单击“所有文件和文件夹”，然后在“全部或部分文件名”下面的框内输入“ANALYS32.XLL”，单击“搜索”，搜索程序就会在硬
8、盘中搜索该文件。（2）双击搜索到的“ANALYS32.XLL”文件，在打开的对话框中单击“启用宏”，系统就会将该文件加载宏安装到Excel中。（3）安装完毕后，“数据分析”会自动出现在Excel的“工具”菜单中。第9页/共36页10第二节第二节第二节第二节 数据的录入与编辑数据的录入与编辑数据的录入与编辑数据的录入与编辑 一、一、工作簿和工作表的基本操作工作簿和工作表的基本操作 二、二、录入数据录入数据 三、三、编辑编辑数据数据 第10页/共36页11一、工作簿和工作表的基本操作新建工作簿 有三种途径：*启动Excel自动创建。工作簿自动命名为Book1（或Book2、Book3），用户可根据
9、需要对工作簿重命名，每个工作簿默认包含3张工作表。*单击工具栏中新建按钮，自动出现一新工作簿，其命名方法同上。*根据模板新建工作簿。单击“文件”菜单，选择“新建”，窗口右侧会出现一个对话框，允许用户选择“模板”，然后Excel再根据模板来创建新工作簿。第11页/共36页12保存工作簿 新建的工作簿呈现打开的可编辑状态，如果不保存起来则所做的工作就无效。要养成随时保存的良好习惯。保存工作簿可以分为保存新建工作簿、另存工作簿和自动保存工作簿3种情况：*保存新建工作簿。新建的工作簿在第一次保存时，应该为其指定保存位置，并输入文件名。*另存工作簿。对打开的工作簿进行编辑后，可以直接保存，也可以将其另存
10、：一是将工作簿以其他名字保存在相同路径下；二是以相同名字保存在其他路径下；三是以其他名字保存在其他路径下。*自动保存工作簿。单击“工具”菜单，点击“选项”，在选项对话框中选中“保存自动恢复信息”复选框，在右侧的数值框中输入进行自动保存的时间间隔（如10分钟），单击“确定”即可。也可在工作过程中随时点击保存按钮手动保存文件。第12页/共36页13工作表的基本操作 每个工作簿默认包含3张工作表，用户可根据需要添加或删除工作表；可移动工作表的位置，可重新命名工作表。*添加工作表。单击“插入”菜单，点击“工作表”即可插入一张新工作表，一个工作簿最多可容纳255张工作表。*删除工作表。打开要删除的工作表
11、，单击“编辑”菜单，点击“删除工作表”即可。*移动工作表。单击要移动的工作表，拖到相应的位置即可。*重新命名工作表。右击要重命名的工作表名称，在复选框中点击“重命名”，然后输入新的名称即可。第13页/共36页14二、录入数据 Excel中广义的数据包括数字、文本、符号、字母等各种形式。录入各种形式数据的步骤相同：*单击要输入数据的单元格，使其成为当前单元格。*在此单元格中输入数据。*按回车键结束。注意：*如果要将数字作为文本型数据保存，必须在前面加单撇号（）。*输入日期和时间型数据，一般用斜线（/）和连字符（-）用作日期分隔符，冒号（：）用作时间分隔符。第14页/共36页15快速填充数据 Ex
12、cel提供了数据填充功能，用以自动生成有规律的数据，如相同数据、等比、等差数列等，可提高输入数据的效率。*在一行或一列中产生相同数据：向某一单元格输入第一个数据，然后单击该单元格右下角，此时鼠标变为+号，按住鼠标左键向下（或左右）拖动即可。*在一行或一列中产生等差或等比数列：向某一单元格输入第一个数据，单击“编辑”菜单，单击“填充”子菜单，选择“序列”菜单项，出现如下对话框：第15页/共36页16 在对话框中，根据需要确定如下内容：数列在工作表上是以行还是列方式生成；数列的类型；日期型数据的时间单位；等差或对比数列的步长值及终止值。单击“确定”按钮，即可生成相应数列。对于步长值为1的等差数列，
13、也可按住Ctrl键，同时单击第一个单元格右下角，向下（或左右）拖动即可。第16页/共36页17三、编辑数据 *数据移动、复制和粘贴 对于普通数据的移动、复制和粘贴操作，可通过三种方法实现：（1）选中要操作的单元格单击“编辑”菜单点击“复制”或“剪切”单击目标单元格单击“编辑”菜单点击“粘贴”。（2）选中要操作的单元格点击鼠标右键点击“复制”或“剪切”右击目标单元格点击“粘贴”。（3）使用快捷键Ctrl+X（剪切）、Ctrl+C（复制）和Ctrl+V（粘贴）完成。第17页/共36页18 *使用“选择性粘贴”完成数据复制和粘贴 选中要操作的单元格单击“编辑”菜单（或单击右键）点击“复制”（注意不能
14、使用“剪切”）单击目标单元格单击“编辑”菜单（或右击目标单元格）点击“选择性粘贴”。出现如下复选框：可根据需要在复选框中“粘贴”子菜单下选择有关项目。第18页/共36页19 *“选择性粘贴”具有特殊功能，常用的有：以“全部”方式粘贴：将要复制的文件，按照原样粘贴到相应的位置。以“公式”方式粘贴：将要复制的文件，按照公式方式粘贴到相应的位置。以“数值”方式粘贴：将要复制的文件，从中去除格式、公式，仅提取数据内容，粘贴到相应的位置。以“格式”方式粘贴：将要复制的文件，从中去除数据、公式，仅提取格式内容，粘贴到相应的位置。第19页/共36页20 *使用“选择性粘贴”完成数据计算 “选择性粘贴”不仅可
15、以进行数据的复制，还可进行数据计算。如果要对表格中的特定数据进行加减乘除计算，可在复选框中“运算”子菜单下选择有关项目。第20页/共36页21案例：一次性为所有员工增加600元节日奖金（1）在任意单元格中输入600，并按Ctrl+C快捷键；（2）选中所有员工奖金单元格（3）选中“选择性粘贴”选项（4）在“运算”子菜单下选中“加”第21页/共36页22 *使用“选择性粘贴”完成行列转置 利用“选择性粘贴”还可以进行数据的行列转置。所谓行列转置，指的是将选择复制的行或列，在粘贴复制时转置为列或行。只需在“选择性粘贴”复选框中选中“转置”项即可实现。第22页/共36页23 *数据查找和替换 *一般数
16、据的查找和替换：单击“编辑”菜单点击“查找”输入要查找的文本或数字单击“查找下一个”单击“替换”下拉子菜单在“替换为”后面的空白框中输入要替换的内容。*按照特定的格式条件查找指定数据 如果事先对某些数据设置了特定格式，要查找这些数据，单击“编辑”菜单点击“查找”单击“选项”单击“格式”单击“格式”，然后从各种格式的复选框中寻找要查找的格式 单击“确定”单击“查找下一个”。案例：在员工初始档案中，有几个人的学历掌握不准，因此录入时用了红色字体。经核对后，需进行调整。第23页/共36页24第三节第三节 数据的类型和预处理数据的类型和预处理一、数据的类型划分一、数据的类型划分二、数据的预处理二、数据
17、的预处理第24页/共36页25一、数据的类型划分“数据”定性数据定量数据定性数据：不能用数字表示，可用文字、符号等表示。又可分为分类数据和顺序数据。分类数据是只能划分类别的非数值型数据；顺序数据是可以划分有序类别的非数值型数据。定量数据：数值型数据，用数字表示。不同类型的数据加工整理和分析的方法不同。第25页/共36页26二、数据的预处理二、数据的预处理 数据的预处理是进行数据分析的前提步骤，包括数据的预处理是进行数据分析的前提步骤，包括数据的审核、筛选、排序、分类（分组）、简单汇总以数据的审核、筛选、排序、分类（分组）、简单汇总以及所需新指标数据的计算等。及所需新指标数据的计算等。（一）数据
18、的审核和筛选 数据的审核主要从完整性和准确性两个方面进行。*完整性审核主要是检查数据是否有遗漏，各种相关项目如行列标题、编码、序号、计量单位等是否齐全。*准确性审核主要是检查数据是否有错误，计算是否正确等。具体又包括逻辑检查和计算检查。逻辑检查主要是针对定性数据进行，计算检查主要是针对定量数据进行。第26页/共36页27 *逻辑检查主要是从定性角度审核数据是否符合逻辑，内容是否合理，各项目或数字之间有无相互矛盾的现象等。如工资总额等于基本工资加奖金，而某人的奖金高于其工资总额，显然属于逻辑性错误，应纠正。*计算检查是检查各项数据在录入、汇总、计算结果和计算方法等方面是否有错。*数据的筛选 数据
19、筛选包括两方面内容：一是将某些不符合要求的数据或有明显错误的数据予以剔除；二是将符合某种特定条件的数据筛选出来，对不符合条件的数据予以剔除。利用Excel进行筛选，包括“自动筛选”和“高级筛选”两种形式。第27页/共36页28 *自动筛选的使用 “自动筛选”功能只能对单一条件进行筛选，是Excel最基本的操作。操作步骤为：打开Excel文件，选中文件数据区域任一单元格，单击“数据”下拉菜单点击“筛选”“自动筛选”，然后在每列第一行的字段名下显出一个小三角，单击小三角，在其列表框中选中所要筛选的条件内容即可。若有多个条件需要筛选，则需多次从相应字段名小三角下的列表框中进行筛选。案例：从企业员工基
20、本资料中筛选出性别为“男”、学历为“硕士”的员工。第28页/共36页29 *高级筛选的使用 “高级筛选”功能可以一次性对多个条件进行筛选，在数据较大较复杂时使用此功能较为快捷。操作步骤为：打开Excel文件，在空白位置输入筛选条件，单击“数据”下拉菜单点击“筛选”打开“高级筛选”对话框设置高级筛选条件以及筛选结果显示的位置，即可显示出满足筛选条件的数据。案例：从企业员工基本资料中筛选出性别为“男”、年龄40、学历为“硕士”的员工。第29页/共36页30 （二）数据的排序和分类汇总 一般来说，录入数据清单的数据是无序的，不能反映现象是本质与规律性。为了方便分析，要将其进行排序、分组，以使数据按要
21、求排列，同时把性质相同的数据归为一组，让不同组数据之间的差异性显示出来。*数据的排序，基本步骤如下：打开Excel文件，选中文件数据区域任一单元格，单击“数据”下拉菜单点击“排序”，然后在“主要关键字”下的列表框中选择要排序数据的字段名，在右侧选择“升序”或“降序”。如果要把相同的记录再排序，则可在“次要关键字”下的列表框中选择要排序数据的字段名，在右侧选择“升序”或“降序”。第30页/共36页31案例：对所有员工按学历和工资总额排序（1）打开Excel文件，单击数据区域任意单元格；（2）单击“数据”下拉菜单点击“排序”，出现如下对话框：（3）在“主要关键字”下的列表框中选择“学历”，在右侧选
22、择“升序”；（4）在“次要关键字”下的列表框中选择“工资总额”，在右侧选择“降序”；（5）单击“确定”，完成排序。第31页/共36页32 *数据的分类汇总，基本步骤如下：（1）在数据排序的基础上，单击文件数据区域任一单元格；（2）单击“数据”下拉菜单点击“分类汇总”，出现分类汇总的对话框；（3）在“分类字段”下的列表框中选择要分类的字段名；（4）在“汇总方式”下的列表框中选择“求和”；（5）在“选定汇总项”下的列表框中选择要汇总数值的字段名。（6）单击“确定”，完成分类汇总。第32页/共36页33案例：对所有员工按学历进行工资总额的分类汇总（1）打开Excel文件，单击数据区域任意单元格；（2
23、）单击“数据”下拉菜单点击“分类汇总”，出现如下对话框：（3）在“分类字段”下的列表框中 选择“学历”；（4）在“汇总方式”下的列表框中 选择“求和”；（5）在“选定汇总项”下的列表框 中选择“工资总额”；（6）单击“确定”，完成分类汇总。第33页/共36页34 （三）新指标数据的生成和计算 在原始数据的基础上，有时需要计算一些新的指标数据。简单的计算可以直接在单元格中输入公式计算，复杂的计算也可通过插入函数公式计算。Excel中的公式都有语法规则，要对数据进行计算和操作需要严格遵守其语法。公式都以等号“=”开始，其后是公式的表达式，如“A3/20+B3”。Excel按照公式中每个运算符的特定
24、次序从左到右进行计算。几种输入公式的方法：在单元格中输入：当输入的公式比较简单时可在单元格中直接输入，然后按“Enter”键确认，可计算出结果。案例：根据基本工资和奖金计算工资总额。第34页/共36页35在编辑栏中输入：当输入的公式比较长而复杂时，在单元格中输入会影响其整体显示，于是可在编辑栏中进行输入。方法是：选择需要输入公式的单元格，然后将光标插入编辑栏中，输入所需的公式，然后按“Enter”键确认，可计算出结果。结合键盘和鼠标输入：在公式中常常需要使用单元格引用参与计算，如果手动输入引用地址比较麻烦，此时可用鼠标选择要引用的单元格，结合键盘和鼠标输入公式。其方法是:选择需要输入公式的单元格，根据情况输入运算符，当需要引用某单元格时，直接使用鼠标选择该单元格，其地址自动出现在公式中，完成公式的输入后，按“Enter”键确认，可计算出结果。第35页/共36页36感谢您的欣赏！第36页/共36页