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1、L LOUOUY YU U Z ZHIHIN NENGENGH HUA UA J JI IS SHUHU楼楼宇智能化技宇智能化技术学习情境6 智能建筑办公自动化系统1学习情境学习情境6 智能建筑办公自动化系统智能建筑办公自动化系统 办公自动化系统是智能建筑的重要组成部分之一。现代化的办公自动化系统中，利用计算机和网络技术使信息以数字化的形式在系统中存储和流动，软件系统管理各种设备自动地按照协议配合工作，使人们能够高效率地进行信息处理、传输和利用。办公自动化技术的发展将使办公活动向着数字化的方向发展，改善办公条件，减轻劳动强度，实现管理和决策的科学化，防止或减少人为的差错和失误。学习情境学习情境
2、6 智能建筑办公自动化系统智能建筑办公自动化系统2【能力目标】【能力目标】了解办公自动化系统的基本功能；学会使用办公自动化信息处理软件；具有使用办公自动化系统解决智能化工程的能力。任务描述任务描述通过办公自动化的定义、功能及办公自动化软硬件的学习，了解办公自动化系统的设计过程，学会各类办公自动化系统的应用。任务分析任务分析从办公自动化组成入手，逐步对办公自动化软硬件进行认知，再学习办公自动化系统的设计过程，然后通过案例使学生学会办公自动化系统的应用。方法与步骤方法与步骤学习情境学习情境6 智能建筑办公自动化系统智能建筑办公自动化系统3任务任务1 1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动
3、化系统的认知1 1任务任务2 2 办公自动化系统的设计过程与案例办公自动化系统的设计过程与案例2 2学习情境学习情境6 智能建筑办公自动化系统智能建筑办公自动化系统41办公自动化的定义办公自动化的定义办公自动化是一门综合性的跨学科的技术，是一个人机信息的交互系统，是以提高办公效率为其目标，包括语音、数据、图像、图形、视频、文字等信息的一体化处理等。2我国办公自动化的发展过程我国办公自动化的发展过程 我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:(1)起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机阶段，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人
4、办公效率。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知6.16.1.1 .1 办公自动化与办公自动化系统办公自动化与办公自动化系统办公自动化与办公自动化系统办公自动化与办公自动化系统5 (2)已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。(3)已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。(4)已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠
5、道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知63办公自动化系统（办公自动化系统（OAS）办公自动化系统是办公信息处理的自动化。它利用先进的技术，使各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化系统一般具有如下特征：（1）交互性交互性 一般的数据处理是单一的控制流，
6、有事先确定的输入输出，无需人的干预。而办公自动化系统则往往需要根据不同的输入调动不同的控制，因而人机对话、人的干预是必不可少的。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知7 （2）协同性协同性 办公活动通常是有组织的分层次的群体活动，因此，办公自动化系统应支持一个组织机构内的所有工作人员能够进行协同工作，以完成一项共同的任务。（3）多学科交叉多学科交叉 办公自动化系统的建立和发展是相关的现代科学技术交叉融合的结果，是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学、管理科学、系统工程学和现代通信技术等作为支撑平台的。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自
7、动化系统的认知8 （4）网络化网络化 现代办公自动化系统是基于计算机网络的，包括局域网（LAN）、因特网（Internet）、内联网（Intranet）和外联网（Extranet）等。（5）对象的多样性对象的多样性 从操作人员来看，智能建筑办公自动化系统分为文员、计算机管理员、维护员和安全管理员等。从系统完成工作来说，办公自动化系统处理的事务繁杂，包括文档管理、信息管理等，涉及智能建筑的各个方面。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知94办公自动化系统的六要素办公自动化系统的六要素在一个办公自动化系统中，包含办公人员、办公环境、组织机构、办公设备、办公信息和工作流
8、程六种要素。办公人员是办公活动的最重要的因素，也是办公自动化系统的使用者；办公环境是指完成和管理办公活动的场所，有时也是一个基本管理单位；组织机构决定了办公人员的责任及人员之间的关系；办公设备是支持办公人员进行工作的工具；办公信息是办公自动化系统处理的对象；工作流程是办公人员的工作规则。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知105智能建筑办公自动化系统的类型与功能智能建筑办公自动化系统的类型与功能按照国家标准智能建筑设计标准（GBT 503142000），在智能建筑中，根据各类建筑物的使用功能需求，可建立两类办公自动化系统，即通用办公自动化系统和专用办公自动化系统
9、。(1)通用办公自动化系统通用办公自动化系统 通用办公自动化系统指建筑物的物业管理营运信息、电子账务、电子邮件、信息发布、信息检索、导引、电子会议以及文字处理、文档等的管理，如建筑设备管理系统BMS、物业管理系统、建筑物Intranet、一卡通系统、综合信息服务系统等。通用办公自动化系统应实现的主要功能包括：任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知11 应能对建筑物内各类设备的运行状况、统计信息及维护进行管理；应具有进行文字处理、文档管理、各类公共服务的计费管理、电子账务、人员管理等功能；应具有共用信息库，向建筑物内公众提供信息采集、装库、检索、查询、发布、导引等功
10、能；智能卡管理子系统应能识别身份、钥匙、信息系统密码钥匙等，并进行各类计算。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知12 (2)专用办公自动化系统专用办公自动化系统 对于专业型办公建筑，其办公自动化系统除具有通用办公自动化系统的功能外，还应按其特定的业务需求，建立专用办公自动化系统，如银行业务系统、商场POS系统、酒店管理系统、政府机关办公系统、各类企业管理系统等。另外，根据办公自动化系统的功能层次，可分为事务处理型、信息管理型和决策支持型办公自动化系统。三种办公自动化系统的关系如图6.1所示。图图6.1三种办公自动化三种办公自动化系统的关系图系统的关系图 任务任务
11、1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知13 (3)事务型办公自动化系统事务型办公自动化系统 这种系统大体上可分为办公事务处理（如文字处理、电子表格、电子邮件等）和行政事务处理（如公文流转等）两大部分，如图6.2所示。办公事务处理的主要内容是大量基础性的日常办公事务，具体包括：文字处理指各类文件的起草、编辑、存储和输出功能。电子表格处理应根据实际的需要，生成不同种类的表格。文档管理对准备归档的公文或者各类合同、协议、文件、指示、资料等的一个合理存储与查阅功能。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知14图图 6.2事务型办公系统事务型办公系统 任
12、务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知15 文件收发完成普通的邮件、公文、材料、信件的收发，也包括对网上电子邮件的收发与处理。办公日程管理日程管理可分为个人日程和部门日程等，应具有对日程的基本存储和信息提示功能。公共信息管理公共信息包含新闻、文档、员工论坛、资料下载等功能。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知16 (4)信息管理型办公自动化系统信息管理型办公自动化系统 信息管理型办公自动化系统即管理信息系统，是办公自动化系统的第二个层次。随着企业对信息需求的不断深入，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信
13、息管理型办公系统是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统，包括日常事务处理和信息管理两部分。日常事务处理系统的作用主要是替代人的手工劳动，把人们从大量的繁琐事务中解脱出来；信息管理是指对本办公业务领域内及相关的各类信息（社会信息、经济信息及监控信息）进行控制与利用。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知17 (5)决策支持型办公自动化系统决策支持型办公自动化系统 决策是人们对出现的问题和要求去寻求解决和实现的对策或方法，是普遍存在的一种思维活动。通常是将该问题所具有的数据、资料、模型、案例和经验等作为综合分析和逻辑推
14、理的基础，该问题的具体要求作为综合或选择的条件，去得出解决问题的对策或办法。决策支持型办公自动化系统是第三个层次。它建立在信息管理级办公自动化系统的基础上，使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，做出相应的决策。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知18 决策支持系统一般由三个库组成：模型库为决策提供数字模型集合；数据库为决策提供信息；方法库为决策提供常用的方法。其中模型库是决策支持系统的核心，包括计划模型、预测模型、评估模型、投入/产出模型、反馈模型、结构优化模型、经济控
15、制模型、仿真模型和综合平衡模型等。依靠模型库技术和数据库技术，以更有效的方式帮助高层管理人员解决一些决策问题。事务级办公自动化系统、信息管理级办公自动化系统和决策支持级办公自动化系统是广义的或完整的办公自动化系统构成中的三个功能层次，它们之间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知196办公自动化的环境支持办公自动化的环境支持办公自动化是一门综合性学科，其直接支持技术主要是计算机技术和网络通信技术。(1)计算机技术计算机技术 计算机是办公自动化系统的主要设备。在办公自动化系统中使用的计算机可以是大型机，也可
16、以是中、小型机或微机。要求计算机有较大的存储容量与较快的处理速度。由于微机具有性价比高、易于操作和维护等特点，所以目前是办公自动化系统中主要使用的计算机设备 任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知20 (2)网络通信技术网络通信技术 计算机网络在办公自动化系统中主要负责通信任务，地位十分重要。网络将计算机相连，构成一个完整的可以进行信息交流、资源共享、高可靠性、安全的和多媒体的办公系统。计算机网络可分为两种：一种是局域网（LAN），在一座大楼或一群建筑物之间的较近距离的计算机之间的连接；另一种是广域网(WAN)，主要用于远距离的计算机之间的连接。在智能建筑系统中，
17、办公自动化系统具有分散性高、自动化要求高、要求系统速度快和容量大等特点。要实现智能建筑的功能，计算机网络（LAN，WAN）是基础设施。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知21像计算机、电话、传真机、复印机等现代化设备，可被称为办公设备，而不能被称为办公自动化系统。一个办公自动化系统不仅包括硬件部分，而且还包括软件部分。6.1.2.1办公自动化硬件设备办公自动化硬件设备办公自动化硬件设备是指办公自动化系统中使用的物理设备。常用的办公设备包括：(1)办公信息的输入、输出设备如打印机、扫描仪、麦克风、音箱、手写笔等，如图6.3所示。(2)信息处理设备指各种计算机、工作
18、站或服务器等，如图6.4所示。6.16.1.2 .2 办公自动化系统中的软、硬件设备办公自动化系统中的软、硬件设备办公自动化系统中的软、硬件设备办公自动化系统中的软、硬件设备任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知22图图6.3办公自动化系统硬件（办公自动化系统硬件（1）任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知23图图6.4办公自动化系统硬件（办公自动化系统硬件（2）任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知24 (3)信息复制设备指复印机、磁盘、光盘刻录机等，如图6.5所示。图图6.5办公自动化系统硬件（办公自
19、动化系统硬件（3）任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知25 (4)信息传输设备如电话、传真机、计算机局域网、广域网等，如图6.6所示。图图6.6办公自动化系统硬件（办公自动化系统硬件（4）任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知26 (5)信息存储设备如硬盘、可移动硬盘、U盘等，如图6.7所示。图图6.7办公自动化系统硬件（办公自动化系统硬件（5）任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知27 (6)其他辅助设备如空调、不间断电源、碎纸机等，如图6.8所示。图图6.8办公自动化系统硬件设备（办公自动化系统硬件
20、设备（6）任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知286.1.2.2办公自动化系统的软件办公自动化系统的软件1.基本软件基本软件基本软件是计算机本身的运行及提供开发管理和应用所必需的软件，包括操作系统、软件工具、数据库管理系统等。另外还需要有构成计算机网络通信环境所需的软件，如网络操作系统和网络管理软件等。(1)操作系统操作系统 操作系统是用户与计算机之间的接口。有了操作系统，用户可以方便地使用计算机。操作系统的功能是管理和控制计算机系统中的全部硬件和软件资源，合理组织计算机工作流程，为用户提供一个良好的工作环境和友好的接口。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知
21、智能建筑办公自动化系统的认知29 (2)数据库管理系统数据库管理系统 数据库是对各种办公信息进行有条理、有组织、合理的存储的“数据仓库”，用于对大量原始数据进行排序、检索、分类、统计等操作，以得到所需的结果数据。根据存储办公信息的规模，可以选用不同种类的数据库。目前常用的数据库有Foxpro、DBase、Access、SQL Server、Oracle、Sybase、Informix、DB2等。数据库管理系统对数据库资源进行统一管理和控制，数据与应用程序隔离，数据具有独立性。数据库管理系统使数据结构及数据存储具有一定的规范性，减少了数据的冗余，有利于数据共享。它提供了安全性和保密性措施，使数据
22、不被窃用。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知302应用软件层应用软件层应用软件是包括各种办公事务处理的应用程序和实用程序，可分为具有一定通用功能的应用软件和专用的应用软件。(1)通用的应用软件通用的应用软件 较为通用的应用软件大多是一些工具型软件，使用这些软件可以处理办公自动化系统中的一定应用领域的各种业务。通用应用软件主要包括以下功能：文字处理文字处理 主要进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作，可进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等工作。常用的文字处理软件有微软公司的Word软件、金山公司的WPS软件及PageMaker软件等。任务任务1 智能
23、建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知31 电子表格处理电子表格处理 电子表格处理主要完成对表格的输入、处理、输出等工作，实现表格处理自动化。除了具有生成表格速度快、准确性高等优点外，电子表格处理软件还提供计算公式、数据统计与汇总等功能，大大简化办公人员的工作。常用的电子表格处理软件有微软公司的Excel软件。电子邮件收发电子邮件收发 电子邮件（E-mail）是现代通信技术和计算机网络综合发展的产物，它是指利用计算机网络、通信线路快速传递电子信件的通信系统。每个E-mail用户都有电子邮箱来存放所收到的邮件。用户通过邮箱名和密码访问电子邮箱。每个电子邮箱都有唯一的地址。Inter
24、net上的电子邮箱地址格式为：，比如WANGYUN163.COM。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知32 日程管理日程管理 用电子技术进行日程安排，给办公人员提供个人时间管理、会议安排、约会安排等功能。图形、图像处理图形、图像处理 和文字相比，图形、图像是以更加直观形象的方式来记录大量信息，更加容易为人们所理解和记忆。图形处理指在计算机上进行图形设计处理，按设计者的要求生成各种图形。图像处理是指计算机输入并处理图像的过程，已经广泛应用于办公自动化系统中。要实现计算机的图形、图像处理，必须有相应的硬件和软件支持。硬件方面需要有键盘、扫描仪、光笔、坐标数字化仪、数
25、字摄像机、图形显示器、绘图仪等；软件方面要有支持处理图形和图像的软件。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知33 语音处理语音处理 在办公活动中，除了使用计算机可以交流信息，语音也能起到此项作用。如果能使计算机和人之间通过声音进行对话，人机信息交流方式将会发生根本的改观，办公效率将会显著提高。语音处理主要由语音合成技术和语音识别技术组成。能使计算机识别和合成出不同的声音，在文字输入、保密等方面将起到重要作用。目前已有一些语音处理系统的应用，比如语音信箱。(2)专用应用软件专用应用软件专用应用软件是为一种或多种具体办公业务和其他业务使用的软件，种类十分广泛，比如：办
26、公用品管理软件、出退勤管理软件、会议室管理软件等；医院管理系统、商店管理系统、旅馆管理系统等。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知346.1.3.1办公自动化系统的特点办公自动化系统的特点随着网络通信技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的办公自动化技术已进入新的层次，在这一层次中办公自动化系统出现了以下四个新的特点：1集成化集成化 软硬件及网络产品的集成、人与系统的集成以及单一办公系统与社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。6.16.1.3 .3 办公自动化系统的特点及发展趋势办公自动化系统的特点及发展趋势办公自动化系统的特点及发展趋势办
27、公自动化系统的特点及发展趋势任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知352智能化智能化 面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如汉字识别、对公文内容的理解和深层处理、辅助决策及处理意外等。3多媒体化多媒体化 包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。4运用电子数据交换（运用电子数据交换（EDI）通过数据通信网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知366.1.3.2办公自动化系统的发展趋势办公自动化系统的发展趋势办公自动化的发展是一个不断
28、进化的过程,随着电脑和网络技术的发展而不断进步，未来办公自动化系统的发展将体现如下趋势：1办公环境网络化办公环境网络化互联网的使用，使得办公人员能够在全球范围内查询所需的各种信息，增加了获取信息的数量，提高了信息获取的速度；能够为决策人员提供全面的信息，提高了决策的准确性；通过互联网传递各种文件，接收和发送电子邮件，进行实时对话和交谈，召开视频电子会议等，加快了信息的流动，提高了办公自动化的效率。企业内部网的使用，使企业的管理能力和竞争能力得到了进一步的增强。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知372办公操作无纸化办公操作无纸化办公自动化系统的使用，使各类信息在
29、计算机上存储或在计算机之间交换使用，大大加快了信息的传递速度，节省了人力资源，减少了纸张的使用，提高了工作效率，也能显著降低成本，同时也会加强环保。3办公服务无人化办公服务无人化随着计算机技术的不断进步和计算机能力的不断增强，各种信息处理和信息交换将由计算机自动完成，办公自动化系统会代替人完成部分办公事务，从而减少办公人员配备，并最终实现办公服务无人化。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知384办公设备移动化办公设备移动化计算机硬件的快速发展，使得办公设备向着智能化、移动化、便携化的方向发展，办公设备的移动性也会不断得到改进。5办公思想协同化办公思想协同化随着办
30、公自动化技术的进步，人们的办公思想也会趋于协同合作、和谐统一。6办公信息多媒体化办公信息多媒体化在办公自动化系统中使用多媒体技术，使系统具有处理文字、声音、图形图像等多种类型信息的能力，使信息以更加直观生动的方式来表达，进一步提高办公效率。任务任务1 智能建筑办公自动化系统的认知智能建筑办公自动化系统的认知39办公自动化系统涉及单位各个部门，实施起来有一定的难度，可将实施过程分为以下几个阶段，每个阶段的工作分重点逐步开展。1系统需求调研阶段系统需求调研阶段办公自动化系统虽然开发周期短、成效显著，但仍建议不要急于进行实施，在推广前要进行细致的需求调研工作，这对系统使用的安全性、稳定性、易用性以及
31、完善性将大有帮助。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例6.26.2.1 .1 办公自动化系统的实施过程办公自动化系统的实施过程办公自动化系统的实施过程办公自动化系统的实施过程402系统开发阶段系统开发阶段调研结束后，开始进入系统的开发阶段，主要工作包括：(1)基于调研结果，估算出各功能模块的工作量，制定总体开发实施方案，将一些主要模块如个人办公系统、公务系统、信息管理系统等作为首要的开发模块，并制定相关的培训和工程实施方案，为工作的进一步开展奠定基础。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例41 (2)根据开发
32、实施方案，对各主要模块进行认真的开发工作，开发完毕后，先由开发人员进行测试，修改和完善测试中发现的问题，然后组织企业人员进行全面的测试，对个人办公系统中的主要模块如邮件系统、日程安排、通讯录和论坛等进行反复的测试，再次进行修改和完善，直到用户满意为止。(3)在对个人办公、公务系统的基本功能实现以后，可以组织几次培训工作，针对各模块的主要使用部门对人员进行培训，使企业使用此系统的人员进一步了解模块的操作要求以及功能等，对他们提出的意见进行整理，再对各相关模块进行进一步完善。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例423系统试运行阶段系统试运行阶段系统开发完
33、毕，经过测试之后，可以交付企业进行一段时间的试运行。在系统的试运行阶段，正常情况下，电子邮件、信息发布等模块运行情况良好，使用人员越来越多，范围越来越广泛。在此基础上，可征集各部门在使用中出现的新的使用需求，增加部分功能模块的深化应用。本阶段可以组织进行系统的进一步推广使用培训，组织和协调整个企业范围内的职工参加培训，详细介绍系统各功能模块的操作方法和使用规范，为系统的正式运行奠定基础。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例434系统正式运行阶段和完善阶段系统正式运行阶段和完善阶段系统进入正式运行阶段，各模块的功能已基本实现，且运行情况良好，大多数系统
34、已正式启用，各模块基本都落实到具体的人员。办公自动化系统整体运行情况越来越好，各功能模块基本能够正常发挥在系统中各自的作用。有些具有一定应用难度的模块，如公文流转、部门业务流转，可视各部门接受的情况，把一部分工作流程正式转移到系统中来，并通过制度、规定的配合明确模块的功能和在系统中应用的程度。办公自动化系统的应用是不断深入的，随着人员应用水平的不断提高，对系统的要求会越来越高，可随着应用逐步扩展新的功能。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例441系统概述系统概述办公自动化系统(简称OA系统)是智能建筑的管理者以及建筑物内办公人员使用各种现代化办公设备
35、进行信息采集和信息处理，从而方便快捷地共享信息，高效地协同工作。(1)办公自动化系统应注重以下几点：办公自动化系统应注重以下几点：办公自动化系统是建立在建筑物内通信网络系统环境基础之上的，因此，建立良好的通信网络系统的基本设施是建立办公自动化系统的根本前提。办公自动化系统应能对来自建筑物内外的各种信息予以收集、处理、存储、检索等综合处理，并能提供人们进行办公事务决策和支持的功能。6.26.2.2 .2 办公自动化系统分析办公自动化系统分析办公自动化系统分析办公自动化系统分析任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例45 (2)办公自动化系统可分为通用和专用
36、两类。办公自动化系统可分为通用和专用两类。通用办公自动化系统：主要面向物业管理信息、电子账务、电子邮件、文档等的管理。专用办公自动化系统：是某用户所专用的系统，该系统不属于基本建设范围，应加做专项工程实施。但是，在通信网络系统环境设计时，应为其创造良好的基础条件，并做充分的预留。(3)办公自动化系统的工程范围办公自动化系统的工程范围 确定了OA系统施工、验收的内容和要求，验收方法和验收结论判定。确定了各种系统施工、验收的项目及指标，适用于智能建筑物内为办公、管理和业务运作而配置的建立在计算机局域网上的信息处理设备及系统。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应
37、用案例462计算机网络系统的安装和测试计算机网络系统的安装和测试 (1)网络系统安装环境的检查网络系统安装环境的检查 网络系统安装前，必须对其安装环境进行检查，包括供电、接地、温湿度、安全、洁净度、综合布线等。(2)网络协议及操作系统的选择网络协议及操作系统的选择 TCP/IP协议 由于TCP/IP协议具有较强的异种机互联的功能,是一个高效的、易于扩充的协议。其主要特点是能够连接广域网中被空间距离和低速连接隔开的不同或相似的网络系统。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例47 NetBEUI协议 NetBEUI协议可以看成是NT的“母语”协议。它是局域
38、网的首选协议,在局域网中是各种协议中最快的,并且它可以支持点对点的网络。Windows NT网络操作系统 Microsoft公司的Windows NT网络操作系统是近几年发展较快的网络操作系统,它与目前微机的操作系统Windows95/98,Windows2000的使用方法十分相似。Windows NT网络操作系统支持前述两种网络协议即TCP/IP和NetBEUI协议,并且在数据库应用方面优于Netware。总之，无论选择何种网络硬件和软件，其系统性能指标应符合IEEE、ISO、ATM论坛和国际公认的其他协议标准，以保证整个系统的兼容性、稳定性、安全性和共享性。任务任务2 办公自动化系统的设计
39、过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例48 (3)网络结构的设计网络结构的设计 设计原则网络系统设计应遵循以下原则：a采用统一的网络协议和接口标准,选用当前流行的TCP/IP和NetBEUI作为标准协议。b设计的网络系统要统一规划,分步实施,方便扩充。第一期建成主干网和局域网,使一些重要设备实现共享,主要用户通过DDN专线可以访问Internet。c能够集中管理和监视网络上的各种设备,为网络的正常运行提供可靠的保障。d充分考虑系统的科学性、先进性、实用性和经济性。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例49 设计方案 A主干网主干网 主干网是网
40、络的中枢,考虑到网络系统的可靠性、安全性、带宽、长度限制、技术发展的继承性等因素,一般可以使用光纤作为主干网的传输介质。网络的拓扑结构可以采用总线形或星形方式,使用主交换机(三层交换机),可运用主交换机的管理功能实现网络结构的集中管理。B子网子网 子网以一幢楼或一个单元为单位,通过主干网主交换机的端口划分,建立相对独立的虚拟网,这样不但信息相对独立,而且可以防止广播风暴。考虑到网络系统的可靠性、可扩充性、通用性及网络的整体性能等因素,采用目前广为流行的双绞线作为子网的传输介质。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例50 由于子网以一幢楼或一个单元为单位
41、,可根据实际情况来计算二级交换机和三级交换机的数量,从而完成由堆叠式交换机、配线架和若干条双绞线组成的子网。广域网连接 考虑到计算机通信的方便,可以采用异步MODEM和电话线两种方式进行广域网连接，使小区外的办公人员以及网络线路难以到达的地方与小区内进行通信及文件传输等。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例51办公自动化系统主要包括应用软件系统和计算机网络系统两个子系统。网络设计的基本内容包括：(1)确定企业网建设目标和原则确定企业网建设目标和原则 每个企业网建设都有自己的目标和任务，在目标和任务的指导下实现网络的基本建设。一般企业网的建设要实现信息
42、共享和特殊信息处理的目标。(2)确定企业网的构成确定企业网的构成 企业网主要包括企业内部网（Intranet）和扩展企业网（Extranet）两大部分。企业内部网目前是客户机/服务器结构，以高速以太网为物理介质来实现企业内部的联网。另外，还可以考虑与Internet的连接问题，实现与外部的信息交流。6.26.2.3 .3 办公自动化系统深化设计模块办公自动化系统深化设计模块办公自动化系统深化设计模块办公自动化系统深化设计模块任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例52 (3)应用软件系统和数据库应用软件系统和数据库 应用软件系统和数据库建设是企业网的重要
43、组成部分。应用软件系统分为专业应用软件系统和公共应用软件系统两部分。数据库分为专业数据库和共享数据库两部分，专业数据库是基础，共享数据库由专业数据库派生出来的数据和局外共享信息组成。(4)企业网安全企业网安全 在实现企业网目标的过程中，必须保证企业网在具有足够开放性的前提下提供信息资源的保密、完整和可靠。采用的方法包括严格的用户授权体系、网络系统安全、操作系统安全、数据库系统安全、Web系统安全、物理实体安全和计算机病毒防范。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例53下面以某大学的 OA 系统为例，说明办公自动化系统在实际中的应用情况。办公自动化系统总
44、界面如图6.9所示。办公自动化作为数字化校务管理系统的一个子系统，将提供网络化的办公框架，以学校办公室的应用为基础，并逐步扩展到各职能部（处）、院系、所、中心等下属单位，最终为教工、学生提供全面的电子化办公服务。6.26.2.4 .4 办公自动化系统的应用案例办公自动化系统的应用案例办公自动化系统的应用案例办公自动化系统的应用案例任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例54图图 6.9 办公自动化系统总界面图办公自动化系统总界面图 任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例55OA系统主要包括信息浏览、信息发布、日常
45、办公、公文处理、档案管理、督察督办、信访工作、人力资源管理和统计报表等多个模块。个人事务包括个人通讯录、个人日程安排、个人消息、电子邮件、个人考勤、个人财务、休假申请、培训申请、留言簿和便笺。办公自动化系统个人日程如图6.10示。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例56图图 6.10 办公自动化系统个人日程办公自动化系统个人日程 任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例57公共信息包括公共通讯录、企业黄页、部门日程安排和文件传阅。办公自动化日常办公系统如图6.11所示。图图 6.11 办公自动化日常办公系统办公
46、自动化日常办公系统 任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例58公文管理包括：行政收文、行政发文、信访、督查、呈批件、提案、公章管理、重要电话管理，党口收文与发文、呈批件、信访、公示、组织机构、廉政信箱，工会呈批件、工会发文、工会通知、工会组织机构和档案管理。人力资源管理包括休假审批、培训审批、考勤管理、工资管理、用工管理、劳动合同、奖惩考核管理和部门人员考核。统计报表包括设备管理、会议室管理、车辆管理、办公用品管理、集体用房和计量管理。信访工作包括信访信箱、处理意见和处理结果。办公自动化系统功能如图6.12所示。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应
47、用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例59图图6.12办公自动化系统功能图办公自动化系统功能图 任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例60办公自动化系统的优点有：(1)新任务主动通知处理更及时、更方便。新任务主动通知是业务能够得到及时办理的最重要保证。所有新信息都能够在几秒内主动通知到桌面，包括新的公告、消息、公文、审批报表等。(2)操作特别简单，与OFFICE完美结合，用户只要会简单操作电脑，无需培训即可熟练使用。(3)短信提醒，确保主动联系。短信提醒模块让主动通知无处不在，重要信息不会错过，业务处理更及时。(4)审批状态可追踪。能够追踪所有已处理
48、和待处理的事务，并根据其状态决定审批的走向。不仅如此，所有信息都可以追踪其阅读或处理状态，跟踪业务处理的最新状态和所有审批人的处理时间、意见，甚至每个人修改的痕迹。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例61 (5)强大的工作流程处理 流程可以自由定义，可以根据发展需要随时修改。流程能及时处理，允许查看审批人在线状态，主动通知到桌面或短信提醒，特殊情况下还可以“撤办”，让业务及时办理。流程可以追踪状态和保留痕迹，每个人在流程中所作的改动都被作为原始单据保留，以备追查。多种流程审批模式可以满足用户的各种业务审批要求。流程中能够同时处理文档和数据，OA网络办
49、公自动化系统允许业务数据以审批方式经过多人协同处理，数据更新时能够主动通知到指定人，因此在协同工作和适用范围上更强。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例62 (6)科学严密的考核体系。OA 网络办公自动化系统中对处理的每一笔业务实现了计算机的自动考核，在事务处理的每一个环节都可设置相应的考核项目，按照考核细则量化的分值由计算机逐条比对考核。对于文字、材料性的考核，计算机给出提示性的考核方案，通过人机结合方式予以考核，从而完成目标责任制考核办法。(7)功能丰富。OA网络办公自动化系统中提供了通知公告、邮件、短信、业务咨询、考勤、精神文明建设、法律法规库
50、、人事信息、工作部署、工作日志等众多功能，使系统的功能更加强大。任务任务2 办公自动化系统的设计过程与应用案例办公自动化系统的设计过程与应用案例63办公自动化系统（Office Automation System，OAS）是信息化社会最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过提高办公效率，使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务层次进入管理层，甚至辅助决策层，将办公和管理提高到一个崭新的水平。本情境应重点掌握以下内容：1了解办公自动化及办公自动化系统的定义；2熟悉办公自动