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1、 4.1 电子表格处理软件的功能Office家族成员之一家族成员之一电子表格软件电子表格软件表格标题数据文字数值自动填充公式函数图表图形对象数据清单排序筛选分类汇总公式公式自动处理自动处理图表图表直观显示直观显示数据管理数据管理功能功能第1页/共44页编辑栏列号名字框行号当前单元格工作表标签工作表区域工作簿655363255256Sheet1!B3Excel 2003Excel 2003的工作窗口的工作窗口的工作窗口的工作窗口4.2 Excel 2003工作环境第2页/共44页编辑栏编辑栏显示和选定单元格、显示和选定单元格、图表项、绘图对象等图表项、绘图对象等取消操作取消操作确定操作确定操作“
2、编辑公式编辑公式”状状态态EnterEnterTabTabEscEsc或或或或编辑输入区编辑输入区第3页/共44页 工作簿与工作表工作簿与工作表工作簿是计算和存储数据的文件，工作簿是计算和存储数据的文件，其扩展名其扩展名.xls.xls。新建的第一个工作薄的默认名：新建的第一个工作薄的默认名：book1.xlsbook1.xls。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由在默认的情况下是由3 3个工作表组成的。个工作表组成的。工作簿工作簿工作簿工作簿工作表工作表工作表工作表一个工作表最多有一个工作表最多有一个工作表最多有一个工作表最多有65
3、53665 53665 53665 536行、行、行、行、256256256256列。列。列。列。行号：行号：165536 165536 列标：列标：AIVAIV 工作表由工作表标签区别，如工作表由工作表标签区别，如工作表由工作表标签区别，如工作表由工作表标签区别，如sheet1sheet1sheet1sheet1、sheet2sheet2sheet2sheet2、Sheet3Sheet3Sheet3Sheet3第4页/共44页 工作表中行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。单元格的地址表示形式：列标+行号 如：A5、D8 为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称，如S
4、heet1!B3单元格单元格单元格单元格第5页/共44页4.3.1创建工作表（输入计算）输入数据输入数据 直接输入 快速输入数据 自动填充数据 从外部导入数据计算数据计算数据“记忆式输入记忆式输入”“选择列表输入选择列表输入”4.3 Excel 2003的基本操作第6页/共44页直接输入数据包括：直接输入数据包括：文字。文字。如果要将一个数字作为文字输入，如果要将一个数字作为文字输入，数字前要加单引号数字前要加单引号“”数值。数值。可采用十进制形式或科学计数形式；可采用十进制形式或科学计数形式；如果数字以如果数字以“+”或数字或数字“0 0”开头，开头，“+”和和“0 0”会自动省略；分数的输
5、入应先输入会自动省略；分数的输入应先输入“0 0”和空格和空格 日期和时间。日期和时间。日期输入可用日期输入可用“/”或或“”分分隔符，如：隔符，如：2006/10/082006/10/08，2006-10-082006-10-08；时间输；时间输入用冒号入用冒号“：”分隔，如：分隔，如：2121：5656：1515。两者。两者之间用空格分隔之间用空格分隔返回返回返回返回第7页/共44页快速输入数据快速输入数据“记忆式记忆式”输入输入“选择列表选择列表”输入输入（仅对文本数据有效）（仅对文本数据有效）“选择列表选择列表”命令，或者命令，或者按按“Alt+Alt+”键键返回第8页/共44页自动填
6、充数据自动填充数据自动填充数据分三种情况：自动填充数据分三种情况：p复制数据复制数据。选中一个单元格，直接拖曳，便会产生相同数据，如果不是相同数据，则需要在拖曳的同时按Ctrl 键p填充序列数据填充序列数据。可通过“编辑/填充/序列”命令，在“序列”对话框中进行序列有关内容的选择p填充用户自定义序列数据填充用户自定义序列数据返回第9页/共44页从外部导入数据从外部导入数据选择“数据获取外部数据”命令，可导入其他数据库（如Access、FoxPro、Lotus123等）产生的文件和文本文件。在数据输入过程中，有可能会输入无效数据，因此通常在输入前选择“数据有效性”命令。返回第10页/共44页计算
7、数据计算数据（1 1）公式）公式 ExcelExcel的公式由运的公式由运算符、数值、字符算符、数值、字符串、变量和函数组串、变量和函数组成。成。公式必须以等号公式必须以等号“=”开始开始ExcelExcel中的运算符中的运算符运算符运算符运算功能运算功能优先级优先级()括号括号1-负号负号2%算术运算符算术运算符34*与与/5+与与-6&文本运算符文本运算符7=、=、关系运算符关系运算符8第11页/共44页引用运算符引用运算符引用运算符引用运算符含含含含 义义义义示示示示 例例例例：区域运算符：包括两个引用在内区域运算符：包括两个引用在内区域运算符：包括两个引用在内区域运算符：包括两个引用在
8、内的所有单元格的引用的所有单元格的引用的所有单元格的引用的所有单元格的引用SUM(A1:A2)SUM(A1:A2)SUM(A1:A2)SUM(A1:A2)，联合操作符：对多个引用合并为联合操作符：对多个引用合并为联合操作符：对多个引用合并为联合操作符：对多个引用合并为一个引用一个引用一个引用一个引用SUMSUMSUMSUM（A2A2A2A2，C4C4C4C4，A10A10A10A10）空格空格空格空格交叉操作符：产生对同时隶属于交叉操作符：产生对同时隶属于交叉操作符：产生对同时隶属于交叉操作符：产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用两个引用的单元格区域的引用两个引用的单元格区域的引用两个引
9、用的单元格区域的引用SUMSUMSUMSUM（C2C2C2C2：E10 B4E10 B4E10 B4E10 B4：D6D6D6D6）引用运算符：引用运算符：引用运算符：引用运算符：引用运算符可以将单元格区域合并起来进行计算引用运算符可以将单元格区域合并起来进行计算引用运算符可以将单元格区域合并起来进行计算引用运算符可以将单元格区域合并起来进行计算 四类运算符的四类运算符的四类运算符的四类运算符的优先级从高到低优先级从高到低优先级从高到低优先级从高到低依次为：依次为：依次为：依次为：“引用运算符引用运算符引用运算符引用运算符”、“算术运算符算术运算符算术运算符算术运算符”、“文本运算符文本运算符
10、文本运算符文本运算符”、“关系运算关系运算关系运算关系运算符符符符”，当优先级相同时，自左向右进行，当优先级相同时，自左向右进行，当优先级相同时，自左向右进行，当优先级相同时，自左向右进行计算。计算。第12页/共44页例：有例：有例：有例：有“公司员工工资表公司员工工资表公司员工工资表公司员工工资表.xls.xls”,使用公式计算每位使用公式计算每位使用公式计算每位使用公式计算每位员工的实发工资。员工的实发工资。员工的实发工资。员工的实发工资。）第13页/共44页（2）函数是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。多个参数之
11、间用“，”分隔。函数输入有两种方法：直接输入法和插入函数法（更为常用）第14页/共44页下图为用函数计算示例下图为用函数计算示例第15页/共44页 相对引用相对引用。当公式在复制或填入到新位置时，。当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是是Excel Excel 默认的引用方式，如：默认的引用方式，如：B1B1，A2A2：C4C4绝对引用绝对引用。指公式复制或填入到新位置时，单。指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。设置时只需在行号和列号前加元格地址保持不变。设置时只需在行号和列号前加“$”符号，如符号，
12、如$B$1$B$1混合引用混合引用。指在一个单元格地址中，既有相对。指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用，如引用又有绝对引用，如$B1$B1或或B$1B$1。$B1$B1是列不变，是列不变，行变化；行变化；B$1B$1是列变化，行不变。是列变化，行不变。（3）公式中单元格的引用公式中单元格的引用第16页/共44页单元格引用方式举例单元格引用方式举例例：设公式在例：设公式在 F2 F2 单元格，单元格，公式：公式：=D2+E2=D2+E2 其中其中D2D2、E2E2为为相对引用相对引用公式：公式：=$D$2+$E$2=$D$2+$E$2 其中其中D2D2、E2E2为为绝对引用绝对引用公
13、式：公式：=$D2+$E2=$D2+$E2 其中其中D2D2、E2E2为为混合引用混合引用注意注意：该公式复制到其他单元格，各种引用的区别就会显现。：该公式复制到其他单元格，各种引用的区别就会显现。第17页/共44页 “绝对引用绝对引用”示例工资评价示例工资评价第18页/共44页4.3.2编辑工作表单元格数据的编辑单元格内容的清除和删除、移动和复制 单元格、行、列的编辑工作表的编辑工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等第19页/共44页工作表的选定操作如下表：选取范围选取范围选取范围选取范围 方法方法方法方法单元格单元格单元格单元格鼠标单击或按方向键鼠标单击或按方向键鼠标单击或按方向键鼠标单
14、击或按方向键多个连续单元格多个连续单元格多个连续单元格多个连续单元格从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上角单元格，按住角单元格，按住角单元格，按住角单元格，按住ShiftShiftShiftShift键，单击选择区域右下角单元键，单击选择区域右下角单元键，单击选择区域右下角单元键，单击选择区域右下角单元格格格格多个不连续单元格多个不连续单元格多个不连续单元格多个不连续单元格按住按住按住按住CtrlCtrlCtrlCtrl键的同时，用鼠标作单元格选择
15、或区域选择键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择整行或整列整行或整列整行或整列整行或整列单击工作表相应的行号和列号单击工作表相应的行号和列号单击工作表相应的行号和列号单击工作表相应的行号和列号相邻行或列相邻行或列相邻行或列相邻行或列鼠标拖曳行号或列号鼠标拖曳行号或列号鼠标拖曳行号或列号鼠标拖曳行号或列号整个表格整个表格整个表格整个表格单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择“编辑编辑编辑编辑/全全全全选选选选”命令；
16、按快捷键命令；按快捷键命令；按快捷键命令；按快捷键Ctrl+ACtrl+ACtrl+ACtrl+A单个工作表单个工作表单个工作表单个工作表单击工作表标签单击工作表标签单击工作表标签单击工作表标签连续多个工作表连续多个工作表连续多个工作表连续多个工作表单击第一个工作表标签，然后按住单击第一个工作表标签，然后按住单击第一个工作表标签，然后按住单击第一个工作表标签，然后按住ShiftShiftShiftShift键，单击所键，单击所键，单击所键，单击所要选择的最后一个工作表标签要选择的最后一个工作表标签要选择的最后一个工作表标签要选择的最后一个工作表标签第20页/共44页 4.3.3格式化工作表p
17、单元格格式化单元格格式化p 工作表格式化工作表格式化 调整列宽和行高调整列宽和行高 自动套用格式自动套用格式 使用条件格式使用条件格式第21页/共44页（1 1）设置单元格格式）设置单元格格式选择”格式单元格”命令或“格式”工具栏第22页/共44页（2 2）设置工作表格式）设置工作表格式设置列宽和行高选择“格式列”、“格式行”菜单自动套用格式Excel提供了许多种漂亮专业的表格自动套用格式，可以快速实现工作表格式化。这通过“格式|自动套用格式”命令来实现。使用条件格式条件格式可以使数据在满足不同的条件时，显示不同的格式。“格式|条件格式”第23页/共44页条件格式条件格式对学生成绩表完成进一步
18、的格式化操作：将基本工对学生成绩表完成进一步的格式化操作：将基本工资大于等于资大于等于15001500的单元格设置成蓝色、加粗、倾的单元格设置成蓝色、加粗、倾斜、浅灰色底纹，基本工资小于斜、浅灰色底纹，基本工资小于500500的单元格设置的单元格设置成红色、加双下划线。成红色、加双下划线。第24页/共44页4.4 制作图表创建图表创建图表（可通过“插入/图表”命令或单击“常用”工具栏中的 按钮，利用图表向导来创建图表）编辑图表编辑图表 调整图表的位置和大小 更改图表的类型 添加和删除数据 修改图表项 添加趋势线 设置三维视图格式第25页/共44页图表组成图表组成第26页/共44页图表制作图表制
19、作根据工作表中的姓名、基本工资、奖金、实发工资产生一个簇状柱形图第27页/共44页4.5数据管理和分析数据管理和分析数据清单，又称为数据列表。是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表。它与工作表的不同之处在于：p数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头p数据清单中不允许有空行或空列；不能有数据完全相同的两行记录；字段名必须唯一，每一字段的数据类型必须相同；4.5.1建立数据清单在学生成绩表中，如果数据行较多，查看、修改、在学生成绩表中，如果数据行较多，查看、修改、更新某学生的数据。要找到某数据行就有难度了。更新某学生的数据。要找到某数据行就有难度了。但记录单提供了
20、这类操作的方便！但记录单提供了这类操作的方便！第28页/共44页（1）使用记录单修改、删除或增加记录“删除”将删除工作中与记录单内容相对应的数据行“上一条”、“下一条”可进行逐行数据查看。选择“数据”|“记录单”菜单命令，Excel就会显示工作表的记录单！“新建”可在数据表最后一行的下面添加一行第29页/共44页（2）用数据单进行条件查询 单击记录单中的“条件”就能进行条件查询！条件条件！查看姓王的员工查找部门为销售部基本工资=1000的员工第30页/共44页4.5.2数据排序作用：以便于比较、查找、分类简单排序（1个关键字）单击、按钮或或 “数据数据/排序排序”命命令令 复杂排序（两个以上）
21、“数据数据/排序排序”命令命令“排序排序”对话框对话框对学生成绩表排序，首先按男女生排列，然后按“总分”降序排列，总分相同时再按“计算机”成绩降序排列。第31页/共44页4.5.3数据筛选1、概念数据筛选就是将数据表中所有不满足条件的记录行暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行。2、Excel的数据筛选方式自动筛选(数据|筛选|自动筛选）高级筛选（数据|筛选|高级筛选）第32页/共44页自动筛选 筛选在公司员工工资表中筛选出销售部基本工资大于等于1000，奖金大于等于1000的记录。第33页/共44页高级筛选 要在公司员工工资表中筛选销售部基本工资1000或财务部基本工资1000的记录，并将
22、筛选结果在原有区域显示。第34页/共44页分类汇总分类汇总 是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。分为：简单汇总（指对数据清单的某个字段仅统一做一种方式的汇总）嵌套汇总（指对同一个字段进行多种方式的汇总）前提：对分类字段排序4.5.4 分类汇总第35页/共44页在公司员工工资表中，求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值。步骤：1）首先对“部门”排序2）选择”数据分类汇总“命令简单汇总第36页/共44页在上例求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值的基础上再统计各部门人数。步骤：先按上例的方法求平均值，再在平均值汇总的基础上计数 嵌套汇
23、总注意注意：“替换当前替换当前分类汇总分类汇总”复选框复选框不能选中。不能选中。第37页/共44页4.5.5 数据透视表如果要对多个字段进行分类汇总，需要需要利用数据透视表。利用“数据透视表和数据透视图”向导，分3 3步建立数据透视表：l指定数据源l选定数据区域l决定透视表的放置位置第38页/共44页数据透视表统计各部门各职务的人数。统计各部门各职务的人数。步骤：第步骤：第1 1、2 2步默认，第步默认，第3 3步布局对话框如图。步布局对话框如图。第39页/共44页创建好数据透视表之后，可以通过创建好数据透视表之后，可以通过“数据透视表数据透视表”工具栏修改它，主要内容有：工具栏修改它，主要内
24、容有：更改数据透视表布局更改数据透视表布局 改变汇总方式改变汇总方式“数据透视表工具栏“数据透视表字段”对话框第40页/共44页4.6 4.6 工作表的打印工作表的打印Excel 2003Excel 2003工作表的打印根据打印内容有工作表的打印根据打印内容有3 3种情况：种情况：l选定区域选定区域(最常用）最常用）l选定工作表选定工作表l整个工作簿整个工作簿通过通过“文件文件|打印打印”命令打开命令打开“打印内容打印内容”对话框，在对话框，在“打印内容打印内容”栏中进行相应设置来实现。栏中进行相应设置来实现。第41页/共44页电子表格的数据输入、计算和编辑格式化：单元格、条件格式图表的建立、编辑数据的排序（简单、复杂）、筛选（自动、高级）、分类汇总（简单，嵌套）、数据透视表小 结第42页/共44页【本章结束本章结束】第43页/共44页感谢您的欣赏！第44页/共44页