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1、亿和控股亿和控股/ERPERP固定资产购买验收管理流程固定资产购买验收管理流程2011-112011-11周智勇周智勇1目录目录一、固定资产管理特性一、固定资产管理特性二、流程简介二、流程简介三、模块介绍三、模块介绍 2固定资产管理特性固定资产管理特性1、资产编码一物一码、资产编码一物一码 尽管是相同的设备，每台设备都有单独资产编码。尽管是相同的设备，每台设备都有单独资产编码。2、按合同购买、按合同购买 基本所有资产都按合同购买，按合同条款跟进。基本所有资产都按合同购买，按合同条款跟进。3、多部门管理，使用时间长、多部门管理，使用时间长 每个资产都有使用部门、归口管理部门、财务部三个部门每个资
2、产都有使用部门、归口管理部门、财务部三个部门 管理，且使用期限在管理，且使用期限在5年以上，期间需要维修和保养；年以上，期间需要维修和保养；资产由使用部门保管。资产由使用部门保管。3一、固定资产管理特性一、固定资产管理特性二、流程简介二、流程简介三、模块介绍三、模块介绍 目录目录4流程介绍流程介绍-资产购买流程资产购买流程请购单请购单提供编码提供编码确定确定采购方案采购方案方案询价方案询价分批付款分批付款收货收货验收验收初定初定采购方案采购方案使用部门使用部门财务部门财务部门采购部门采购部门归口管理部门归口管理部门5流程介绍流程介绍-资产日常管理流程资产日常管理流程固定资产固定资产资产转移资产
3、转移维修验收维修验收维修报价维修报价使用部门使用部门财务部门财务部门采购部门采购部门归口管理部门归口管理部门资产报废资产报废维修申请维修申请维修付款维修付款虚线框内部分第二期实行。虚线框内部分第二期实行。虚线框内部分第二期实行。虚线框内部分第二期实行。6一、固定资产管理特性一、固定资产管理特性二、流程简介二、流程简介三、模块介绍三、模块介绍 目录目录7程序介绍程序介绍8固定资产申请单维护固定资产申请单维护 系统菜系统菜系统菜系统菜单单单单3.23.1 3.23.1 编号自编号自动生成动生成黄色字段必须输入黄色字段必须输入可保存审批完成书可保存审批完成书面资料面资料查看编查看编码情况码情况请购单
4、由请购部门作成，财务提供资产流水码，采购部审核。请购单由请购部门作成，财务提供资产流水码，采购部审核。请购单由请购部门作成，财务提供资产流水码，采购部审核。请购单由请购部门作成，财务提供资产流水码，采购部审核。9固定资产申请单报表固定资产申请单报表 系统系统系统系统菜单菜单菜单菜单3.23.1 3.23.1 10固定资产申请单明细表固定资产申请单明细表 系统系统系统系统菜单菜单菜单菜单3.23.2 3.23.2 可根据部门可根据部门可根据部门可根据部门/日期查询申请单明细清单。日期查询申请单明细清单。日期查询申请单明细清单。日期查询申请单明细清单。11固定资产基本资料维护固定资产基本资料维护
5、系统系统系统系统菜单菜单菜单菜单3.23.3 3.23.3 资产流水号自资产流水号自动生成动生成黄色字段根据申请单黄色字段根据申请单自动带出自动带出选择请购单，选择请购单，显示申请数显示申请数量量收货后收货后反写反写验收后反写验收后反写收货后根据采购方收货后根据采购方案反写案反写财务收到申请单后，首先维护资产流水号，录入申请单，资产验收后补财务收到申请单后，首先维护资产流水号，录入申请单，资产验收后补财务收到申请单后，首先维护资产流水号，录入申请单，资产验收后补财务收到申请单后，首先维护资产流水号，录入申请单，资产验收后补录固定资产编码，机身序列编号信息，资产流水号永久有效。录固定资产编码，机
6、身序列编号信息，资产流水号永久有效。录固定资产编码，机身序列编号信息，资产流水号永久有效。录固定资产编码，机身序列编号信息，资产流水号永久有效。验收财务录入验收财务录入验收验收归口归口管理管理部门部门录入录入12固定资产明细表固定资产明细表 系统系统系统系统菜单菜单菜单菜单3.23.5 3.23.5 根据下列条件查询资产明细清单，即资产台帐。根据下列条件查询资产明细清单，即资产台帐。根据下列条件查询资产明细清单，即资产台帐。根据下列条件查询资产明细清单，即资产台帐。13采购方案维护采购方案维护初定采购方案初定采购方案 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.103.23.10 编号自编号自动
7、生成动生成申请单必须输入申请单必须输入F:准备状态准备状态R:执行状态执行状态C:关闭状态关闭状态X:取消状态取消状态请购单批准后，采购需根据请购单建立采购方案。如果请购单资产分不请购单批准后，采购需根据请购单建立采购方案。如果请购单资产分不请购单批准后，采购需根据请购单建立采购方案。如果请购单资产分不请购单批准后，采购需根据请购单建立采购方案。如果请购单资产分不同供应商购买，方案需分开建立，主要录入请购单及资产清单。同供应商购买，方案需分开建立，主要录入请购单及资产清单。同供应商购买，方案需分开建立，主要录入请购单及资产清单。同供应商购买，方案需分开建立，主要录入请购单及资产清单。14采购方
8、案维护采购方案维护初定采购方案初定采购方案 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.103.23.10 选择资产流水号选择资产流水号选择资产流水号必须是该申请单号申请的资产流水号。选择资产流水号必须是该申请单号申请的资产流水号。选择资产流水号必须是该申请单号申请的资产流水号。选择资产流水号必须是该申请单号申请的资产流水号。15采购方案询价维护采购方案询价维护 系统系统系统系统菜单菜单菜单菜单3.23.7 3.23.7 编号自编号自动生成动生成选择方案编号选择方案编号录入供应商录入供应商详细信息详细信息根据方案生成明根据方案生成明细细录入相应单价录入相应单价可保存书面可保存书面报价文件报价文件
9、根据采购方案询价，询价明细根据采购方案自动生成，审核后，相关根据采购方案询价，询价明细根据采购方案自动生成，审核后，相关根据采购方案询价，询价明细根据采购方案自动生成，审核后，相关根据采购方案询价，询价明细根据采购方案自动生成，审核后，相关供应商信息，单价信息将反写至采购方案。供应商信息，单价信息将反写至采购方案。供应商信息，单价信息将反写至采购方案。供应商信息，单价信息将反写至采购方案。根据采购方案自动生成明根据采购方案自动生成明细数据细数据16采购方案询价报表采购方案询价报表 系统系统系统系统菜单菜单菜单菜单3.23.7 3.23.7 选择任意询价单，预览可查看该方案最多选择任意询价单，预
10、览可查看该方案最多选择任意询价单，预览可查看该方案最多选择任意询价单，预览可查看该方案最多4 4家供应商的比价明细表。家供应商的比价明细表。家供应商的比价明细表。家供应商的比价明细表。17采购方案维护采购方案维护-确定采购方案确定采购方案 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.10 3.23.10 灰色信息询价单审核灰色信息询价单审核后自动更新后自动更新状态状态F可以修改，可以修改，R执行状态执行状态付款需用到付款需用到合同编号由财务确合同编号由财务确定，上传定，上传单价及合同确认后，采购需完善采购方案相应资料，如黄色所示；合单价及合同确认后，采购需完善采购方案相应资料，如黄色所示；合单价
11、及合同确认后，采购需完善采购方案相应资料，如黄色所示；合单价及合同确认后，采购需完善采购方案相应资料，如黄色所示；合同编号、上传及方案状态更改由财务操作；同编号、上传及方案状态更改由财务操作；同编号、上传及方案状态更改由财务操作；同编号、上传及方案状态更改由财务操作；R R状态采购方案不能再修改。状态采购方案不能再修改。状态采购方案不能再修改。状态采购方案不能再修改。18采购方案维护采购方案维护-确定采购方案确定采购方案 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.103.23.10收货单审核收货单审核后自动更新后自动更新验收单审核验收单审核后自动更新后自动更新询价单审核询价单审核后自动更新后自
12、动更新保修信息必须维护详细完整，后续设备维护保养需参考。保修信息必须维护详细完整，后续设备维护保养需参考。保修信息必须维护详细完整，后续设备维护保养需参考。保修信息必须维护详细完整，后续设备维护保养需参考。根据合同维根据合同维护详细保修护详细保修信息信息19采购方案维护采购方案维护-确定采购方案确定采购方案 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.103.23.10 验收单审核后自验收单审核后自动更新动更新设定该笔付款是否设定该笔付款是否验收合格才付验收合格才付严格按合同维护付款条件，至少存在一笔付款需在验收后支付。严格按合同维护付款条件，至少存在一笔付款需在验收后支付。严格按合同维护付款条
13、件，至少存在一笔付款需在验收后支付。严格按合同维护付款条件，至少存在一笔付款需在验收后支付。20固定资产采购方案报表固定资产采购方案报表 系统菜系统菜系统菜系统菜单单单单3.23.11 3.23.11 根据下列条件查询采购方案清单。根据下列条件查询采购方案清单。根据下列条件查询采购方案清单。根据下列条件查询采购方案清单。21固定资产收货维护固定资产收货维护 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.13 3.23.13 输入收货数量输入收货数量单据编号自动生成单据编号自动生成资产到货后，由采购维护收货单，归口管理部门确认过帐。资产到货后，由采购维护收货单，归口管理部门确认过帐。资产到货后，由采
14、购维护收货单，归口管理部门确认过帐。资产到货后，由采购维护收货单，归口管理部门确认过帐。可根据方案自动生可根据方案自动生成成22固定资产收货单固定资产收货单 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.13 3.23.13 收货后需打印收货单。收货后需打印收货单。收货后需打印收货单。收货后需打印收货单。23固定资产收货明细表固定资产收货明细表 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.15 3.23.15 24固定资产验收维护固定资产验收维护 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.17 3.23.17 输入验收结果输入验收结果单据编号自动生单据编号自动生成成必须收货必须收货后才能验后才能验收
15、收资产安装使用正常后，使用部门作成资产验收单，经相关职能部门审资产安装使用正常后，使用部门作成资产验收单，经相关职能部门审资产安装使用正常后，使用部门作成资产验收单，经相关职能部门审资产安装使用正常后，使用部门作成资产验收单，经相关职能部门审批后，由采购部门过帐。批后，由采购部门过帐。批后，由采购部门过帐。批后，由采购部门过帐。25固定资产验收报表固定资产验收报表 系统菜系统菜系统菜系统菜单单单单3.23.17 3.23.17 26固定资产付款维护固定资产付款维护 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.20 3.23.20 输入申请付款金输入申请付款金额额单据编号自动生单据编号自动生成成财
16、务录入实际付财务录入实际付款金额款金额/日期日期付款申请资料由采购部门维护，财务需维护实际付款金额和付款日期。付款申请资料由采购部门维护，财务需维护实际付款金额和付款日期。付款申请资料由采购部门维护，财务需维护实际付款金额和付款日期。付款申请资料由采购部门维护，财务需维护实际付款金额和付款日期。申请单及发票可以扫描保存至服务器。申请单及发票可以扫描保存至服务器。申请单及发票可以扫描保存至服务器。申请单及发票可以扫描保存至服务器。27固定资产付款报表固定资产付款报表 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.20 3.23.20 28固定资产付款明细表固定资产付款明细表 系统菜系统菜系统菜系统菜
17、单单单单3.23.21 3.23.21 29固定资产调拨维护固定资产调拨维护 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.25 3.23.25 调出调入部门维调出调入部门维护护单据编号自动生单据编号自动生成成调拨原因必须输调拨原因必须输入入资产转移必须作资产调拨，调拨单使用部门作成，财务审核过帐。资产转移必须作资产调拨，调拨单使用部门作成，财务审核过帐。资产转移必须作资产调拨，调拨单使用部门作成，财务审核过帐。资产转移必须作资产调拨，调拨单使用部门作成，财务审核过帐。30固定资产调拨单固定资产调拨单 系统菜系统菜系统菜系统菜单单单单3.23.25 3.23.25 31固定资产报废维护固定资产报废
18、维护 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.28 3.23.28 申请报废部门，申请报废部门，必须是资产使用必须是资产使用部门部门单据编号自动生单据编号自动生成成报废原因必须输报废原因必须输入入资产报废需维护报废单，申请部门为资产使用部门，报废单由财务审资产报废需维护报废单，申请部门为资产使用部门，报废单由财务审资产报废需维护报废单，申请部门为资产使用部门，报废单由财务审资产报废需维护报废单，申请部门为资产使用部门，报废单由财务审核过帐，报废后资产不能再使用。核过帐，报废后资产不能再使用。核过帐，报废后资产不能再使用。核过帐，报废后资产不能再使用。32固定资产报废单固定资产报废单 系统菜系
19、统菜系统菜系统菜单单单单3.23.28 3.23.28 33固定资产报废明细表固定资产报废明细表 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.29 3.23.29 34固定资产控制文件固定资产控制文件 系统菜单系统菜单系统菜单系统菜单3.23.50 3.23.50 设置相关审核的权限设置相关审核的权限设置相关审核的权限设置相关审核的权限设置后有该单据审核设置后有该单据审核的权限的权限此处控制固定资产基此处控制固定资产基础资料相关字段的权础资料相关字段的权限限此处设置文档保存路此处设置文档保存路径径35固定资产控制固定资产控制 文件系统菜文件系统菜文件系统菜文件系统菜单单单单3.23.50 3.2
20、3.50 文件夹设置文件夹设置文件夹设置文件夹设置Check list Check list 验收单验收单Contract Contract 合同合同Invoice Invoice 发票发票Payment Payment 付款申请单付款申请单Qoute Qoute 报价单报价单Requisitions Requisitions 申请单申请单Scrap Scrap 报废单报废单Trac Trac 调拨单调拨单36系统启用系统启用1、系统从、系统从2011年年12月月1日开始启用，目前在购买的固日开始启用，目前在购买的固 定资产需补录入系统定资产需补录入系统2、年终盘点后，、年终盘点后，2012年年1月月10日前所有固定资产清单日前所有固定资产清单 必须录入系统。必须录入系统。37Thanks!38