2023年文件管理制度范文.docx

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1、 2023文件管理制度范文 一份好的治理制度不仅可以让你定期的对自己的工作进展跟思维进展整理还可以向上级较好的展现你的工作的成果，有利于自己个人的职业道路。今日小编就给大家来带文件治理制度精选的几篇共享，盼望对大家有所帮忙！ 文件治理制度（一）： 机要文件治理制度 机要文件是传递党中心、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的治理要做到准时、精确、安全、保密。 一、办理程序 (一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。 (二)按领导签批的范围进展传阅。 (三)需办理的，按局领导指示准时传

2、阅有关科室办理。 (四)归档，交上级部门。 二、传阅 (一)传阅文件要严格履行登记手续，根据文件阅读范围进展传阅。 (二)机要人员要随时把握文件行踪和传阅进度，避开中途积压、漏传、横传。 (三)对局领导阅后所作的批示，要准时通知有关科室办理，并做好机要文件治理，防止文件丧失。 三、保密 (一)机要人员要忠于职守，仔细负责，严守保密规定，做到不该说的不说。 (二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。 (三)借阅机密、隐秘级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。 (四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。 (五)涉密文件

3、，不得复制或摘抄。 四、归档 (一)传阅和办理完毕的文件，应准时清理收回，分类整理，持续干净、清洁。 (二)凡参与会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应准时送交机要室登记归档。 (三)干部出差、调开工作或离退休时务必将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。 (四)机要人员按上级要求准时将机要文件收回。 文件治理制度（二）： 电子技术文件治理制度 一、总则 1、技术文件是本公司的核心隐秘，是本公司能够持续进展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司全部。 2、为标准本公司技术文件的治理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文

4、件的正确性及实施有效的治理，特制订本制度。 3、适用范围：适用于本厂的技术文件的治理。 二、技术文件的编制 1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。 详细包括： 1）开发规划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发规划书、检验要求。 2）开发设计阶段：原理图、印制幅员、产品编程手册、机械构造图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。 3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。 4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。 2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合

5、国家相关标准和规定要求。 3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的精确性、合理性负责。 三、技术文件的提交 1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必根据技术文件标准仔细进展各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。 2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的效劳器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新效劳器中的文件，保证开发工作的牢靠性。 3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须根据提交的文件类别提交到starteam相应的名目。 4、对于已提交的文件，任何人员不得有意在效劳器上进展删除。 四、技术

6、文件的归档 1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。 2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。 3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进展签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进展总体签署。 4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进展归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司效劳器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。 5

7、、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。 6、归档文件时，须填写设计工程归档资料清单，并对归档文件进展真实有效型和完整标准性检验，检验合格前方可赐予存档。 五、技术文件的借阅 1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法持续不具权限的文件。 2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写借阅登记表，然前方可透过获得的授权从公司效劳器上下载相应的文件进展查阅。 3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的隐秘。 4、如有特别状况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。 5、文件阅览之后，须在相关

8、人员的监视下彻底删除借阅文件，并补充完整借阅文件记录表。 六、职责追究 各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将依据有关保密规定赐予罚金惩罚和公司内部记过惩罚，情节严峻者公司将保存追究法律职责的权利。 文件治理制度（三）： 文件治理制度标准版 1、目的 为标准本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属治理中心各部门的文件治理工作。 2、职责 2、1总经理负责公司全部对外发文审批。 2、2治理中心经理负责治理中心文件的审批。物业部负责治理中心文件的打印及文号的治理工作。 2、3部门主管负责本

9、部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。 2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印治理、归档治理工作。 3、文件种类 3、1上行文：请示，报告，规划，总结； 3、2下行文：批复，打算，通知，通告，通报，制度，规定； 3、3平行文：信函，会议纪要。 4、文件格式 4、1发文统一使用以上文件类别之一。 4、2隐秘等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。 4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。 4、4正文。是文件的主体局部。文件制发的目的和依据，叙述什么事情，解

10、决什么问题以及方法和要求，都要在正文中阐述清晰： 4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置； 4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等持续全都。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清楚、美观为原则； 4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：假如该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明附件：XXX字样；假如附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明； 4、8落款。指发文单位全称或标准化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名：落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名

11、的位置；假如正文恰好占满全页，落款务必放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行（此页无正文）字样；落款字体与正文一样。 4、9日期： 4、9、1一般应写发文日期； 4、9、2制度或会议透过的文件应写透过的日期； 4、9、3重要的文件写签发的日期； 5、文号 5、1依据文件类别、发文日期、发文单位及发文挨次对文件进展统一编号；详细文号编制规章见附件。 5、2公司文号由行政人事部统一治理，治理中心文号由物业部统一治理； 5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。 6、用印 6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。 6、2文件打印校对完

12、之后，由治理印章的人员用印并进展登记； 6、3印章应盖在落款和年月日中间，即骑年盖月位置。 7、文件治理 7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作： 7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人认真校对审核。 7、3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，认真阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明同意发文字样后按正常手续办理；不同意的写出详细意见返还拟文人重新撰写； 7、4用印。印章治理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。 7、5发放。由发文部门填写文件发放登记表，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写文件处理单，

13、夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。 7、6收文。文件治理人员（一般为行政人事部或治理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在收文登记表内，资料包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理状况、备注等。 7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或治理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。 7、8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进展保管。 7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进展整理存档工作。 8、相关文档 8、1文号编码规章 8、2文件编号使用登记表 8、3对外发文登记表 8、4对内发文登记表 8、5收文登

14、记表 8、6文件处理单 8、7传阅单 8、8用印登记表 8、9对外发文格式 8、10对内发文格式 8、11报告总结格式 8、12会议纪要格式 8、13会议记录格式 9、修订及实施 9、1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进展监视。 9、2本规定修订权在公司。 9、3本规定从2023年五月一日实行。 文件治理制度（四）： 文件治理制度 第一条治理要点 1、为使文件治理工作制度化、标准化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、文件治理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、制度类文件根据公司文档统一格式进

15、展编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文局部写明题目、时间、发文部门、资料等信息；措辞标准，表达无歧义。 4、依据文件属性、类别，对全部文件进展编号，依据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 其次条制度标准 1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总

16、经理盖章，签发。 4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进展分类治理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准前方可借阅。 7、办公室治理人员对文件借阅状况进展登记，做好借阅记录并限期清退。 8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进展整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、依据存档时间及存档的必要性对文件进展销毁，需上报行政人事主管签字批准，根据文件治理制度进展处理。

17、第三条文件治理流程设计 1、内部文件治理流程:起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档 2、外部文件治理流程:外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁 3、借阅流程:提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁 (二)文书治理制度 第一条治理要点 1、为确保文书制发、处理、治理工作顺当进展，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织治理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。 2、文书治理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。 3、除通

18、知外，一般性文书没有固定的格式，但务必标有页眉页脚，文本资料可依据文书详细资料进展调整。 4、依据文书性质进展编号整理，定期对文书进展归档整理，持续纸质文档与电子文档的同步更新。 其次条制度标准 1、依据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。 2、根据文书治理范围，行政人事部的发文依据需要填写发文簿，全部文书原稿均由行政人事局部类存档备查。 3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需仔细学习并签名备注。 4、按时间、资料等降序排列，整理归档，坚持平常归档与年终归档相结合，对比编号列出整理清单。 5、依据文书的时效性和保存的价值性，对文书进展整理销毁；须上级审

19、批同意，方可销毁。 6、办公室负责人为第一职责人，若发觉文书丧失，办公室人员务必查明缘由，照实向主管部门报告，若未查明缘由，则由办公室负责担当。 7、违反以上规定者根据相关规定予以惩办。 第三条流程设计 起草文书填写发文簿(需要时)张贴存档更新名目(纸质档与电子档)借阅清退审批销毁 (三)档案治理制度 第一条治理要点 1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案治理更科学、更专业，准时分类、整理、修改、传递文书资料，提高档案治理质量与效率。 2、档案治理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 3、依据文书整理和文件整理编号，对对应资料进展相应的归档、整理、备注，并存入特地

20、的档案文件柜保管。 其次条制度标准 1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。 2、全部归档文书材料经过初步整理，依据时间先后挨次再按同一工程文书材料集中整理，并贴上标签。 3、坚持平常归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对比编目，列出清单。 4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核透过前方可借阅，不得抄录、复制或借出。 5、档案治理人员务必遵守保密规定，履行保密手续，共性是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。 6、档案接收、移交，务必依据档案治理制度严格做好记录。 第三条流程设计 依据文件、文书名目整理需要归档的

21、档案排序整理，编制编目存档借阅清退 二、办公用品治理制度 第一条治理要点 1、为了加强办公用品治理，标准办公用品治理各项程序，节省办公经费，提高利用效率。 2、办公用品治理人员负责办公用品的处理和治理工作，权责全都严格要求，无私自挪用现象。 3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。 4、办公用品的选购，应进展多方比拟，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。 其次条制度标准 1、公司办公用品的选购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。 2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室依据各部门的需求规划和月末办公用品

22、清算单中的物品实际库存和用量，做出选购规划，经部门主管批准，财务部签字前方可选购。对急用品的选购，可依据详细实际进展敏捷处理，但务必经部门主管批准。 3、依据物品所属类别，对办公用品进展准时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。 4、各部门申领的办公用品需准时发放，并做好填表记录；因特别状况急需领用未填表登记，事后须准时补填。 5、任何人未经允许不得进入办公用品治理室，不得私自挪用办公用品。 6、办公用品治理人员负责收发入、离职人员的办公用品。 7、办公室建立公司固定资产总账，每年进展一次汇总普查。 8、治理员定期对办公用品进展盘查，核实库存，保证出入库等量。 文

23、件治理制度（五）： 文件治理制度 一、总则 1、技术文件是本公司的核心隐秘，是本公司能够持续进展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司全部。 2、为标准本公司技术文件的治理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的治理，特制订本制度。 3、适用范围:适用于本厂的技术文件的治理。 二、技术文件的编制 1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。 详细包括: 1)开发规划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发规划书、检验要求。 2)开发设计阶段:原理图、印制幅员、产品编程

24、手册、机械构造图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。 3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。 4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。 2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。 3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的精确性、合理性负责。 三、技术文件的提交 1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必根据技术文件标准仔细进展各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。 2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的效劳

25、器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新效劳器中的文件，保证开发工作的牢靠性。 3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须根据提交的文件类别提交到starteam相应的名目。 4、对于已提交的文件，任何人员不得有意在效劳器上进展删除。 四、技术文件的归档 1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。 2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。 3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸

26、质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进展签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进展总体签署。 4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进展归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司效劳器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。 5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。 6、归档文件时，须填写设计工程归档资料清单，并对归档文件进展真实有效型和完整标准性检验，检验合格前方可赐予存档。 五、技术文件的借阅 1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法持续不具权限的文件。 2、若因工

27、作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写借阅登记表，然前方可透过获得的授权从公司效劳器上下载相应的文件进展查阅。 3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的隐秘。 4、如有特别状况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。 5、文件阅览之后，须在相关人员的监视下彻底删除借阅文件，并补充完整借阅文件记录表。 六、职责追究 各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将依据有关保密规定赐予罚金惩罚和公司内部记过惩罚，情节严峻者公司将保存追究法律职责的权利。 文件治理制度（六）： 文件治理制度标准版 1、目的 为标准本公司文件分类、

28、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属治理中心各部门的文件治理工作。 2、职责 2、1总经理负责公司全部对外发文审批。 2、2治理中心经理负责治理中心文件的审批。物业部负责治理中心文件的打印及文号的治理工作。 2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。 2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印治理、归档治理工作。 3、文件种类 3、1上行文:请示，报告，规划，总结； 3、2下行文:批复，打算，通知，通告，通报，制度，规定； 3、3平行文:信函，会议

29、纪要。 4、文件格式 4、1发文统一使用以上文件类别之一。 4、2隐秘等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。 4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。文件治理制度。 4、4正文。是文件的主体局部。文件制发的目的和依据，叙述什么事情，解决什么问题以及方法和要求，都要在正文中阐述清晰: 4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置； 4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等持续全都。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清楚、美观为原则； 4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:假如

30、该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明附件:xxx字样；假如附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明； 4、8落款。指发文单位全称或标准化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；假如正文恰好占满全页，落款务必放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行(此页无正文)字样；落款字体与正文一样。 4、9日期: 4、9、1一般应写发文日期； 4、9、2制度或会议透过的文件应写透过的日期； 4、9、3重要的文件写签发的日期； 5、文号 5、1依据文件类别、发文日期、发文单位及发文挨

31、次对文件进展统一编号；详细文号编制规章见附件。 5、2公司文号由行政人事部统一治理，治理中心文号由物业部统一治理； 5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。 6、用印 6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。 6、2文件打印校对完之后，由治理印章的人员用印并进展登记； 6、3印章应盖在落款和年月日中间，即骑年盖月位置。 7、文件治理 7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作: 7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人认真校对审核。 7、3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，认真阅读文稿，实事

32、求是地拟写批语。同意签发的，注明同意发文字样后按正常手续办理；不同意的写出详细意见返还拟文人重新撰写； 7、4用印。印章治理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。 7、5发放。由发文部门填写文件发放登记表，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写文件处理单，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。 7、6收文。文件治理人员(一般为行政人事部或治理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在收文登记表内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理状况、备注等。 7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或治理中心物业部办理。阅读人

33、在阅读后应签署姓名、日期。 7、8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进展保管。 7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进展整理存档工作。 8、相关文档 8、1文号编码规章 8、2文件编号使用登记表 8、3对外发文登记表 8、4对内发文登记表 8、5收文登记表 8、6文件处理单 8、7传阅单 8、8用印登记表 8、9对外发文格式 8、10对内发文格式 8、11报告总结格式 8、12会议纪要格式 8、13会议记录格式 9、修订及实施 9、1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进展监视。 9、2本规定修订权在公司。 9、3本规定从2023年五月一日实行。

34、文件治理制度（七）： 公司文件治理方法 为了掌握公司文件发放的适当范围、作废文件的准时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。 1、文件的发放： （1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。 （2）各部门需办公室安排发放文件时，务必将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合治理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。 （3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的全部文件，由部门负责人签字接收。

35、如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人务必负责准时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。 （4）需发放到正科长以下治理、帮助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级治理人员，再由正科长级治理人员安排发放到相关个人。 2、文件的更改： （1）任何缘由造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的干净美观，由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制构成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人依据原发放范围及存档予以更改。 （2）文件发放人

36、依据更改字数多少和繁简状况，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制构成部门负责人的私章。 3、文件的换页： （1）任何缘由造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制构成将需修改页面进展修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人依据原发放范围予以换页。 （2）全部需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。 4、文件的回收、作废： （1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等缘由，造成原文

37、件资料与新文件资料重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制构成部门负责人，安排原发放人予以回收。 （2）文件发放人在回收文件时，务必持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。 （3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平常未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。 （4）全部回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。 5、其它规定： （1）任何部门以公司名义构成的文件争论稿或正式稿，务必发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，依据公司各方面状况系统地进展修改，确保接口

38、部门的相互协作。 （2）无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。 （3）任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避开文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。 （4）全部换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案治理员务必在“作废文件”档案栏目登记注明，妥当保管，以便备查。 （5）发放文件属争论稿的，争论人组织争论完毕后须按时交文件编制构成部门。 （6）文件发放人务必将已使用的“文件发放回收登记表”按季

39、度装订成册，妥当保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。 6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自带给给公司以外人员。则除担当50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。 7、本规定各条款如有违犯，对职责人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。 文件治理制度（八）： 第一条 为削减发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。 其次条文件治理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。 二、收文的治理 第三条公文的签收： 凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收 第

40、四条公文的编号保管： 1.办公室收发员对上级来文拆封后应准时附上外来文件流单，并分类登记编号、保管。 2.公司外出人员开会带回的文件及资料应准时分别送交办公室收发员进展登记编号保管，不得个人保存。 第五条公文的阅批与分转。 1.凡正式文件均需由办公室主任依据文件资料和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2.一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。 3.为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不

41、得超过两天(特别状况例外)。 第六条文件的传阅与催办。 1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露资料。 2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3、办公室收发员对文件负有催办检查催促的职责，承办部门接到文件应马上指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应根据有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应

42、准时归档周转，以防丧失。 三、发文的治理 第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。 第八条发文的范围： 1.但凡以公司名义发出的文件、打算、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 2.下发文件主要用于：(1)公布规章制度；(2)转发上级文件或依据上级文件精神制订的工厂文件；(3)公布体制机构变动或干部任免事项；(4)公布重大经营治理、技术、生活福利等工作的打算；(5)公布有关奖惩打算和通报；(6)其他有关重大事项； 3.上行文件主要用于：(1)对上级呈报工作规划、请示报告、处理打算；外发文主要用于：(2)同相关单位联系有关重大经营治理、技术、人事、物资供给等事宜。 4.在日常经营治理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件公布。 5.各业务部门如开专题会议所作的打算，一般都不应发文，能够各业务部门名义发会议纪要。 6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公司名义发文。 四、发文程序与要求 第九条发文程序规定： 1.各部门需要发文，应事