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1、 物业公司质量管理体系文件控制工作程序_物业经理人 物业公司质量治理体系文件掌握程序 1.目的 对质量治理体系的文件进展统一的治理与有效的掌握,以确保使用质量治理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。 2.范围 本程序适用于对公司质量治理体系文件的掌握。 3.职责 3.1质量手册、程序文件由总经理批准。 3.2治理者代表批准其他文件。 3.3全面质量治理办公室组织人员进展质量治理体系文件的编写。 3.4全面质量治理办公室负责质量治理体系文件的归口治理。 4.工作内容 4.1编写与审批 4.1.1质量手册,全面质量治理办公室负责组织相关人员编写,治理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手
2、册的批准。 4.1.2程序文件，治理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。 4.1.3效劳工作标准，各部门负责审核,由治理者代表批准。 4.2文件的标识 4.2.1编号 4.2.1.1记录表格除注明名称外,在右上方注明标准要素号加“j“及序号,如收发文登记表4.2.3-j-01； 4.2.1.2程序文件和工作标准的编号直接写上要素号； 4.2.1.3如某要素有多个文件时,在后面加注序号，如装修监管工作标准7.5.1-04。 4.2.2封面标识 4.2.2.1版本使用英文字母:A版表示第一版;B版表示其次版,以下类推； 4.2.2.2分发号,分发文件时注明分发号码。 4.2.3页眉
3、和页脚 右边:文件版本号+修改次数,如:A/0、A/1、B/0、B/1；左边： 文件类型,如:质量手册、程序文件、效劳工作标准；页面底端 居中：页码，如：1。 4.3文件受控 4.3.1受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖“受控文件“印章； 4.3.2非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。 4.4文件发放与回收 4.4.1文件的发放、回收都需要填写收发文件登记表。 4.4.2如文件分为两层发放,每一层都需要填写收发文件登记表。 4.5文件保管与复印 4.5.1受控文件不得借用、外传，更不能丧失损坏，如丧失损坏须向文件治理部门申请补发。 4.5
4、.2使用人一旦离开公司，应将其文件交回公司。 4.5.3分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门内部文件发放范围的掌握,须复印文件时,必需经部门负责人同意后才可复印,并将分发号填写在收发文件登记表中。 4.6文件评审与修改 4.6.1文件每年在治理评审会上进展评审,必要时做出修改打算。 4.6.2文件需要更改时,应由部门负责人书面对全面质量治理办公室反映。 4.6.3全面质量治理办公室依据评审会决议及部门负责人的反映状况,组织人员对文件进展修改,修改内容由治理者代表批准。 4.6.4修改方式 4.6.4.1大改,即绝大局部内容需要修改时,由全面质量治理办公室组织相
5、关人员进展换版修改； 4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量治理办公室组织人员进展修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数； 4.6.4.3小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按文件更改通知单要求,直接在原文上改。 4.6.5小改与中改在文件发放时,需填写文件更改通知单。 4.7文件作废 4.7.1凡经修改后无效的文件一律作废,由部门进展作废处理。 4.7.2如作废文件须留做参考,肯定要在该文件封面上盖上“作废留用“章。 4.8外来文件 4.8.1全面质量治理办公室负责收集物业治理的有关法律法规，进展集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。 4.8.2全面质量治理办公室每年将收集的适用的法律法规文件编成外来文件清单，以供应员工借阅时的检索，并以此作为有效版本的掌握手段。 5.相关文件 无 6.记录表格 6.1收发文件登记表(4.2.3-j-01) 6.2文件更改通知单(4.2.3-j-02) 6.3外来文件清单(4.2.3-j-03)