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1、有效会议10准则1 .会议目的要清楚明确，议题三个最适宜。会议的最佳时间 早上十点左右：部门工作已交待完毕，适合开工作性质会议 中午：适合做信息交换或开高阶主管会议，最好准备午餐给与会者 下午四点以后：适合做信息交换或开高阶主管会议，并利用想准时下班的 心理让会议准时结束 星期一与星期五不宜会议的目的，是将值得每一位出席人员关注与努力的问题，赋与兼具深度与 广度的讨论。2 .与会人员要精选，四至十人最理想。选择参加会议的人员 对会议主题有了解并能有所贡献的人 代表受决策影响的部门成员 有决策权力的人负责执行决策的人小秘诀只要召集关键人物或有关人员开会即可，千万不要邀请不相干的人与会, 更不要以
2、为让不相干的人旁听是一种附带的教育训练方法。3 .会前有资料，以免空口讲白话。议题的先后排列顺序需创意与动脑的议题排在前面重要性高的议题排在前面争议性少的议题排在前面，需费时讨论的排在后面可以保留儿个高兴趣度的议题于后面，做为压轴标准会议流程1 .主席做开场白2 .会议议程3 .项目执行的现况报告4 .其他的议题或讨论5 .分配新的工作项目以做跟催6 .讨论行动项目7 .订定下次会议的议程8 .周期性的会议评估与讨论4.避免马拉松会议，一小时为宜，二小时为极限，准时开始， 准时结束。你不能不知道如果以一个月工作二十二天、一天工作八小时来计算，一位月薪1万元的中 阶主管，开一小时会议的成本约是6
3、0元。十位与会者一小时的会议，就要花 费六百元的成本，这还不包括水电、设备、场地等其他费用。小秘诀1 .会议室内放个时钟，可以帮助主席控制时间与进行会议。2 .参与人员拖拖拉拉、姗姗来迟的会议令人觉得厌烦。不妨在会前安排十五 到二十分钟，当做是传阅开会文件、喝咖啡谈心的时间，让与会人员愿意提 早到达。缩短会议的恶作剧包括一将椅子从会议室中搬走、将温度降低到华氏六十 二度，以及不要让空气处于停滞状态。你会发现，站立开会所花的时间大约 只有坐着开会的一半。5 .每人发言时间控制在五分钟之内，言简意赅，掌握重点，不偏离主题。你要怎么说？针对问题：我们真正的问题究竟是什么？澄清问题：你是说，在下个月初
4、可以供应这些物料？控制进度：现在已经是下午五点，我们目前进行到哪里了？重申重要处：让我们再确认一下 表示支持：我认为这项建议 很不错换人发言：好，谢谢您，王副理。那么陈副理，您认为呢？.主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突。你不能不知道主席的工作协调会议前后的争议点做出适合议程的决议提供相关的信息给与会人员协助记录员正确记录讨论内容参与讨论确定会议记录的分发必要时主宰一切小秘诀开会中，为避免扼杀创意词句，请不要使用以下词语：这个行不通！以后 你就晓得！以前曾经做过了！别开玩笑了！J很多好创意往往是刚来公司 不久的同仁所提出的。7.开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享自己的想法与感 受
5、。小秘诀开会的时候，要把会前准备的意见充分表达，不要在开会时，才思考问题。万一你必须先离开时，请求先行发言，千万不要有备而来，却默默离开，那 种感觉会让你难过一阵子。你可以更好开放空间会议的观念，打破传统的会议形态及心理藩篱： 与会者一律平等，没有伦理及规则要遵守 场地陈设尽量简单，不阻挡彼此视线，需有大片墙或白板张贴海报 程序有弹性，就像咖啡时间一样轻松自在 只要任何人觉得发言者的话太冗长或偏离主题，就可以站在一张画了脚 印的海报前，叫对方闭嘴.会议务必达成决议，决议之事指派专人负责 提出行动计划。当一场会议的结果是安排更多的会议时，这通常都显示该场会议遭遇了难题。8 .会议纪录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关 人士。.小秘诀如果能在会议结束之前，将议定的会议纪录立即影印分发给与会的每一个人，可 以当场确认讨论的内容。会议纪录应包括将进行的活动事项、各事项的负责人、 预计完成的时间等，以便事后容易追踪。9 .追踪会后各项决议的行动及结果。小秘诀会议给人的感觉常是检讨性、质询性、报告性的，改变其内容与形式往往效 果卓著。利用餐点、饮料、笑话、音乐及游戏，可提高与会者的兴致与注意 力。结束后送张卡片给与会者，不仅可聊表谢意、增加印象，还能为下回的 会议铺路。会议若花掉一个人25%的时间，则足以象征管理者不富条理。