《文件材料归档方法改革方案讲义.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件材料归档方法改革方案讲义.docx（74页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、文件材料归档方法改革方案讲义目录一、中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规那么（DA/T22-2000） 3q I、/ I I I.嚏 MW MHM MM - 一 MM MM MM MM* MM . MM - MM MMB / YLii l-Equ（*、 z3 ?/o|- MV MV MVMV MVMM MV MV W- MV BV MM MM MV / ZU 人J（二）科| 原贝 |J 3 J-L ） JjE 任 7J 依。二、XX省文件材料归档方法改革方案87 /j* r=jo（二）依据和目的8（三）适用范围8（四）归档原那么8/ nr |口士* 帝士cII I flI . ?一 MM
2、- 一 MM 一 W 一 MM 一 MM 一 一 MB 一 一 一一 一 一 一一 MB - 一 一 MM - 一 MM 一 W 一 MB MM - W 一 MM 一 MM 一 一一 一|/、II I *1M* f f f 、/_A_ . W.W _. MVMM _ HW _W _ MM _. W_ MM _. W .一 _ MM _ H_ MM _ MM _ / y 71，口 yj iZaJ（七）档案编号10/ l 1 业 ri-zt 士1 1 ）归杀发显11（九）编制档案检索工具11附件1 ： 档号草格式12附件2： 档案盒背脊式样13附件 3： 盒内备考表式样 14附件4：档案目录夹式样
3、15附件5：档案目录脊背式样16附件 6：档案目录格式 17三、文件材料归档方法改革要注意的几个问题 18（一） 改革主耍改明B些方面 18（二）规那么的主要内容18（三）XX省进行文件材料归档方法改革的情况简介 191、XX省进行文件材料归档方法改革的主要做法192、 实施 改革方案 需要注意的几点 21（四）关于文书立卷方法改革的几点业务统一口径221、关于统一假设干档案业务口径的通知（X档发1999） 30号）222、关于印发全省档案业务工作会议纪要的通知（X档发（2001） 27号）223、关于假设干档案业务统一口径的意见（X档发2003） 19号）有关文书档案问题一 224、关于印发
4、二。六年统一假设干档案业务口径的意见的通知（X 档发 （2006） 25 号）有关文书档案问题 23四、关于印发单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准的通知（X 档发 （2003） 49 号） 24（-）单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准说明 26（二）单份文件归档整理方法操作简图（流程一）27（三）单份文件归档整理方法操作简图（流程二）28（四）流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档 29（五）流程（二）：部门整理或实行即时归档32五、关于在文件归档整理中推荐使用不锈钢订书钉的通知（X档发（2003） 41号）343适用范围本方案适用于各级机关、团体、企业事业单位和其
5、它组织的 文书材料的整理归档。实施本方案的前提是使用了电子计算机和 国家档案局推荐的优秀档案管理软件。4归档原那么遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判 定文件的保管期限，适合新技术应用的需要，便于保管和利用。5归档要求5. 1按照归档范围的规定，凡应归档的文件都必须齐全完 整。5. 2但凡原来文件上有会生锈的金属物，归档时都必须去掉, 并用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝（粘）合。5. 3凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或 裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。6归档方法6.1总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的 本来状况，以自然件为归档
6、单位，逐件整理归档。6. 2“件”的含义：6. 2. 1单份文件，一份文件为一件。6.2.2 各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。6.2.3 正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。6. 2. 4文件处理单（表）与被处理文本合为一件。6.3分类1.1.1 1由全宗单位档案室集中整理归档的，按年度机构 保管期限逐级进行分类。1.1.2 由全宗单位内各部门分别整理归档的，按年度保 管期限逐级进行分类。1.1.3 在分“年度”时，应遵循以下方法：一般的文件材料, 放在其形成年度归档；计划、预决算、总结、报告、统计报表等, 应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头 一年；多年
7、的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度 的案件，应放在结案的一年。不同年度的文件一般应分开排放。6.4档案排列6. 4.1由全宗单位档案室集中整理归档的，先将归档文件材 料按三个保管期限分开，同一个保管期限的文件材料，按照机构 时间先后排列，并且尽可能将关系密切的（如同一次活动、 同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。7. 4.2由全宗单位内各部门分别整理归档的，先将归档文件 按三个保管期限分开，同一个保管期限的文件材料，按照时间先 后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、 同一个会议形成的）文件材料排列在一起。8. 4.3同一文件的不同稿本，正本在前，定稿
8、在后；不同文 字的文本，原文本在前，译文本在后。7档案编号7.1 归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章（格式 见附件1）,并填写有关栏目的内容。7.2 档号章的工程及填写内容：7.2.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。7.2.2 类别号：一个立档单位不同门类档案的代号。7.2.3 期限：即保管期限，标注归档文件保管期限简称，永 久为“永”,长期为“长”，短期为“短7.2.4 年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字 标注公元纪年。7.2.5 机构：填写文件形成或主办部门的简称或代号，不分 机构编档号的单位此栏可空。7.2.6 件号：以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归 档
9、的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门分别 整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。7.2.7 在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材 料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。8档案装盒8.1 档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒，并在盒的背 脊（格式见附件2）上填上“档号二档号的填写方法参见7. 2。8.2 填写盒内备考表（格式见附件3）。8.2.1 盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、 修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可 暂不填写。8.2.2 整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名。8.2.3 日期：填写归档的年、月
10、、日。8.3 由全家单位内各部门整理归档的，不同部门的档案不应 装入同一盒内。8.4 档案盒外形尺寸采用长310mm,宽220 mm的规格，厚 度可根据需要设置40 mm规格。9编制档案检索工具9. 1编制档案目录9.1.1 档案目录由“目录夹封面与脊背”、“归档说明，、 “归档文件目录”三局部构成。9.1.2 目录夹封面”（格式见附件4）内容应包括全宗名 称、类别、年度、保管期限四个基本工程，需要时还可增加其它 工程；“目录夹脊背”（格式见附件5）工程由全宗号、类别、年 度、期限组成。9.1.3 “归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作 概况，本年度内设机构及机关党、政主要领导人变化情
11、况；本年 度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、 档案数量、有何缺陷和问题等）。9. 1.4 “归档文件目录”（格式见附件6）应包括以下基本 工程：机构、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注， 需要时还可增加其它工程。9. 1.4. 1 机构：参见 7. 2. 5O9. 1.4. 2 件号：参见 7. 2. 6o9. 1.4. 3责任者：制发文件的组织或个人，亦即文件的署名 者或发文机关。9. 1. 4. 4 又号：又件的发又字号。题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有 标题的应当加拟标题，外加”号；原文有标题但不能说明文 件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“号附
12、于原标题之后。日期：指文件形成的日期。填写时可省略“年”、 “月”、“日”字，在表示年、月数字的右下角加号。9. 1. 4. 7页数：指每一份归档文件本身的有效页面数。备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。9. 1.4.9 “归档文件目录”至少应汇编一式二份，其中一份 是作为今后进馆的移交目录。9.2编制其它检索工具。各单位应根据实际需要，选择编制 一些其它的档案检索工具，如“文号档号对照表“、各种常用的专 题目录等，以方便日常手工检索。附件1：档案盒背脊式样（21CM X 32CM,以下规格一样）(全宗名称)全宗号类别号年度注：本式样已根据X档办（2001） 1号文进行修改。 附件2：
13、档案目录夹式样档案目录全宗名称全宗号类别期限年度附件3：档案目录脊背式样全宗号类别号附件4：档案目录格式（A4纸单面打印）归档文件目录年度期限机构件号责任者文号题名日期页数备注三、文件材料归档方法改革要注意的几个问题长期以来，我国文件材料的归档方法，基本上是沿用传统的 “六个特征”结合运用的立卷方法。这种方法在我国文书工作及 档案工作开展过程中曾起过积极的作用，是与当时的社会生产力 和科技开展状况相适应的。但是，随着社会的进步和科学技术的 开展，特别是办公自动化进程的加快，电子计算机在档案管理中 得到广泛应用的情况下，这种建立在手工管理基础上的立卷归档 方法越来越显示出它的局限性。改革传统的立
14、卷归档方法势在必 行。2000年12月6日，国家档案局批准发布了行业标准一一归 档文件整理规那么（DA/T222000）,提出了新的文件材料归档方 法。（一）改革主要改哪些方面归档文件整理规那么（以下简称规那么）采用与传统立卷归 档方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对传 统立卷方法进行了许多改革：1、消案卷，实行按“件”整理和俣管的方法，免除了繁琐、 复杂的组卷过程，也无需拟写案卷题名和填写案卷封面。2、界定“件”的概念时，规定“正本与定稿为一件，正文与 附件为一件，原件与复制件为一件”等，既满足了检索的实际需 要，又减轻了整理工作量。3、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做
15、统一规定，只 要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。4、档案分类方法固定为年度、保管期限、机构3种，并允许 各单位视具体情况组合及简化分类层次。六、归档说明例式（中国银行XX分行2001年文件材料归档说明） 36七、归档文件目录样式40八、档号章规格样式41九、归档文件整理时常见的错误（摘自中国档案2003. 12） 42（一）在适用范围上的错误42（二）在归档文件装订上的错误42（三） 归档文件分类上的错误43（四）归档文件排歹U中的错误44（五）在归档文件编号上的错误44（六）在归档文件编目中的错误44（七） 在归档文件装盒时的错误45（八）在归档文件排架上的错误46（九）使用
16、档案盒的错误46十、档案管理软件功能要求暂行规定（2001年6月5日发布施行）47（一）总贝 47 MV MM MV MM 一 W . MV MM _ MM _ _ MV MBV MM . MM _ W _ _（三）数据管理功能48（四）整理编目功能48（五）检索查询功能49（六）辅助实体管理功能49（七）平安保密功能49（八）系统维护功能50 W _ W.W _W MM. MW. .一. W_ 一 _ WV_十一、关于增加推广优秀档案管理软件的通知（2001年3月12日XX省档案局印发，X档发（2001） 18号）51十二、XX省档案局关于电子文件、档案信息化及其他问题的档案业务意见53附录
17、归档文件整理技巧54（一）归档文件“件”的区分与修整54（二）文件装订顺序55（三）归档文件的盖章、 编号、 填写页数 56（四）归档文件排歹1|顺序58（五）归档文件目录、备考表的编写59（六）文件档案盒封面及盒脊的填写 64（七）归档文件目录排序685、排列方法强调以事由为主，适当参考时间、重要程度等因素。6、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可； 同时对档号章工程进行了调整。7、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归 档文件目录。8、无需编页号，目录改设“页数”项。9、归档文件直接装盒保管，盒内不放目录。10、对档案盒的工程设置作了较大的改革。（二）规那么的主要内
18、容规那么包括“范围”、“定义”、“整理原那么”、“质量要求”、“整理方法” 5大项，具体内容是：1、范围。指明了规那么适用于各级机关、团体和其他社会 组织。2、定义。对“归档文件”、“归档文件整理”、“件”的含义进 行了规定。3、整理原那么。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于保管和利用。4、质量要求。（1）归档文件应齐全完整。（2）整理归档文件所用的材料应符合档案保护要求。5、整理方法。（1）装订。归档文件应按件装订。（2）分类。归档文件可以采用“年度一机构（问题）一保 管期限”或“保管期限一年度一机构（问题）”等方法进行分类。（3）排列。归档文件应在分类方案的最
19、低一级类目内，按 事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性 文件可集中排列。（4）编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号， 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。（5）编目。归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 归档文件目录。（6）装盒。装归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填 写档案盒封面、盒脊及备考表工程。（三）XX省进行文件材料归档方法改革的情况简介1、XX省进行文件材料归档方法改革的主要做法XX省档案局从1997年起就组织有关人员开展对文书立卷改革 的研究，经过多年的摸索和试点，于2000年2月16日印发了XX 省文件材料归档方法改革方案（以下称改
20、革方案），并在全省 推广实施。总的来说，改革方案与规那么的基本精神是一致 的，由于改革方案先于规那么出台，在某些具体做法上有 所不同，根据XX的具体情况，我们认为在XX按改革方案实 施可能较为切合实际，因此，本书对XX实施文件材料归档方法的 主要做法作重点介绍。按照改革方案的精神和规定，我们将 其基本特点和方法概括为：随办随归，分散整理，顺其自然，单 件归档。具体做法是：（1）对归档材料的技术处理。一是要将原来文件上带有的会 生锈的金属物去掉，并用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新 将文件缝（粘）合；二是对大于A4或小于16开纸规格的文件， 要按A4 （或16开）规格进行折叠或托裱。（2）对归
21、档文件的分类、排序和编号。这里所说的分类主要 是指分年度、分保管期限和分机构。在分年度时，要注意区分文 件的形成年度与归档年度；在分机构时，主要看文件的承力、部门。归档文件的排列分两种情况：一是由全宗单位档案室集中整 理归档的，先将归档文件材料按三个保管期限分开，同一保管期 限的文件材料按照“机构一时间”先后排列；二是由全宗单位内 各部门分别整理归档的，先将归档文件材料按三个保管期限分开, 同一保管期限的文件材料按“时间”先后排列。无论是由单位档 案部门集中整理归档还是由单位内各部门分别整理归档，在进行 文件材料排列时，都应尽可能将关系密切的（如同一次活动、同 一项工作、同一个会议形成的）文件
22、材料排列在一起。归档文件的编号就是在每件归档文件首页上方的空白处加 盖档号章。档号章的工程包括全宗号、类别号、期限、年度、机 构、件号六项。在这六个工程中，“全宗号”、“类别号”、“期限” 和“机构”四项是相对固定的。其中“类别号”是指一个立档单 位内不同门类的档案代字或代号，主要是考虑到各立档单位档案 综合管理之后的需要，如XX省机关档案分类方法规定“A” 代表“党政工团档案”；“机构”属于选择工程，填写文件形成或 主办部门的简称或代号，不分机构编号的单位此栏可空；“件号” 是每份归档文件的流水号，其编制方法有两种：一是在一个全宗 内按照保管期限一年编三个大流水号，即永久、长期、短期的档 案
23、各编一个大流水号，这种编法适用于由单位档案部门集中整理 归档的单位；二是在一个全宗单位内每个部门按照保管期限一年 编三个小流水号，这种编法适用于由单位内各部门分别整理归档 的单位。每一年度的归档工作结束后，如发现有其它应归档的文件材 料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。值得指出的是，在实际工作中，如果是做到了文件材料随时 办结随时归档的话，上述分类、排列和编号的工作往往是同步进 行的。(3)装盒上架。归档文件材料编号后，要按照编号顺序装入 档案盒。填写好档案盒背脊和盒内备考表后即可入库上架保存。(4)编制档案检索工具。使用新的文件材料归档方法后，档 案的主要检索工具应该是电子计算机
24、，而各种手工检索工具那么成 为次要或备查的检索工具。但是次要不等于不要，一方面它要用 于备查，另一方面它要为今后档案进馆做好准备。因此，各立档 单位在每年的文件材料归档工作完成之后，必须编制至少一式两 份档案目录，其中一份是作为今后进馆的移交目录。改革后的 归档方法的档案目录由“目录夹封面与背脊”、“归档说明” 和“归档文件目录”三局部构成。其中：“目录夹封面”内容包括全宗名称、类别、年度、保管期限 四个基本工程。“目录夹背脊”由全宗号、类别、年度、期限四个工程组成。“归档说明”内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年 度内设机构及机关党、政主要领导人变化情况；本年度文书归档 情况（含归档工
25、作的组织、文件材料完整与否、档案数量、有何 缺陷和问题等）。“归档文件目录”包括年度、期限、机构、件号、责任者、文 号、题名、日期、页数、备注等工程。其中年度、期限、机构三 项位于目录的右上角。2、实施改革方案需要注意的几点通过上面的分析介绍，我们可以看到，虽然改革后的文件材料 归档方法有一些缺乏，但是权衡其利弊，还是利大于弊，只要我 们在实施改革方案。的过程中能够注意扬长避短，这种新的文 件材料归档方法还是积极可行的。但是，在实施改革方案。时 还应注意以下几点：（1）实施之后，要更加注意“账外”文件的收集归档。改革 方案。将归档工作化整为零，没有了一年一度的立卷归档时间和 组织工作，如果不注
26、意收集，那些没有经过收发登记的文件材料 （如各种会议记录、工作总结等原始记录和白头文件）往往容易 遗漏。（2）归档的文件材料必须是已经办理完毕的，尚在办理过程 中的文件不宜编号归档。关于这一点，在外来文件归档时尤其要 注意，因为收文往往会有一个办理过程，而且这个过程的时间往 往是无法确定的，如果文件尚未办完就归档，一会影响文件的办 理，二会造成归档文件保管期限的准确判断。（3）坚持“随办随归，分散整理”的原那么，但又不能为“分 散”而分散。前面说过，虽然改革方法允许将同一事由的材料分 别编号归档，但为了以后利用更加方便，我们还是主张尽可能将 关系密切的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成
27、的） 文件材料排列在一起编号归档。（4）尚未应用计算机管理档案的单位不宜采用改革方案。 改革方案是针对计算机在档案管理中的广泛应用而提出的， 其方法是建立在计算机管理基础上的，因此，尚未应用计算机管 理档案的单位，暂不适宜采用改革方案。（四）关于文书立卷方法改革的几点业务统一口径1、关于统一假设干档案业务口径的通知（X档发（1999） 30 号）收文的“办文单”上有实际内容者，应归档保存，排列在单 份文件的最后一页，编号跟在最后一页之后。2、关于印发全省档案业务工作会议纪要的通知（X档 发（2001） 27 号）归档方法改革后，文件的装订方法，除金属物以外，各地可 进行一些尝试，但大范围的应用
28、，必须事先告知省档案局。短期 保管的归档文件可以保存原装订（包括普通订书钉）。3、关于假设干档案业务统一 口径的意见（X档发（2003） 19 号）有关文书档案问题（1）文书档案在立卷整理时，不再按上级、本级和下级进行 分类，只以年度、保管期限、机构（或问题）等特征作为分类依 据。（此点是对文书立卷方法而言）（2）普发性收文可归入短期档案，也可归入资料管理。（3）采用“单件归档”方法的问题：关于页码问题。同一份文件内，附件标题已完整标示在 正文中的，该附件可不另打页码，否那么，应从正文首页开始，连 同附件一起连续打页码；正文和定稿已有各自独立的页码，不用 再连续打页码，编目录时合并计算正本和定
29、稿的页数。转发上级文件，如果收文时形成有“收文处理单”，应将 “收文处理单”与“公文拟稿纸”和本单位的转发件、被转发件 及定稿合并为一件归档。单份文件装订方法，除XX省文件材料归档方法改革方 案提出的线装和胶粘外，还推荐使用半开口纸袋，一件一袋（装 袋的文件不再装订或粘合）；短期档案可以保存原装订材料不变。4、关于印发二。六年统一假设干档案业务口径的意见的 通知（X档发（2006） 25号）有关文书档案问题（1）不同保管期限的归档文件不能放在同一个盒内存放。假设 同一年度中，相同保管期限的归档文件数量很少，可采用更换小 盒的方法来解决。如果原用的分类编号方法是小流水编号法（即 每一个内设机构分
30、永久、长期、短期三个期限分别编号）的，可 改为大流水编号。（2）单份文件归档整理时，装订的方法一般采用经过鉴定的 不锈钢钉或棉线装订。（3）单份文件归档方法中，页码的打印原那么是：无论是正本、 定稿，还是正文、附件、多页的文件处理单，凡没有页码（单页 的除外）的，均须编制页码。各局部已有独立页码的，只需合并 计算页数。（4）运用单份文件归档方法，“确定年度”的原那么是按文件的 “形成年度”。（5）因档案的整理方法有两种，产生两种不同的保管单位， 进行档案数量统计时，按实际的状况以“卷”和“件”为单位分 别统计。（6）社区、农业农村档案工作。针对在社区工作中为应付各 种专项检查如计生、综合治理、
31、创卫等，需屡次复印档案，重新 装订的实际情况，可以采用以下的方法进行弥补：一是按“件”归档，方便从中抽出利用，检查完后再放回去；二是在可能的情况下将所有材料全文扫描入电脑，以电子文件 刻录成光盘形式归档，方便利用；三是文件材料的归档整理与各项检查内容的文件汇编整理同 时进行。、关于印发单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标 准的通知XX省档案局文件X档发（2003） 49号关于印发单份文件归档整理工作流程、 控制措施与质量标准的通知 省直各单位：XX省文件材料归档方法改革方案自2000年推广实施以 来，得到了各级档案部门、档案人员的大力支持和欢迎，运用单 份文件归档整理方法的单位越来越多。
32、经过几年业务工作实践的 不断完善和补充，形成了较为成熟的操作流程、质量控制措施与 标准。实践证明，合理的工作流程，适当的控制措施，对保证归 档文件的质量及提高归档工作效率有着非常重要的作用。省档案 局监督指导处在总结各单位实践经验并广泛征求意见的基础上， 制定了单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准。 现予印发，请结合本单位实际，在业务工作中认真组织执行，以 提高单份文件归档整理工作的效率及规范化程度。XX省档案局（盖章） 二。三年十二月二十九日单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准说明一、适用范围：流程（一）适用于各部门年终移交由档案室统一整理归档的单 位；流程（二）适用于由部门
33、整理或实行即时归档的单位。对已应用办公自动化系统实现电子文件归档管理的单位，其 流程未纳入此范围。二、采用单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标 准前，必须先制定本单位文件材料归档范围及保管期限表， 并经本单位领导签署、在单位内部发文执行。制定文件材料归 档范围及保管期限表时应注意以下方面的问题：1、必须依据国家档案局文书档案保管期限表或上级主 管部门关于文件材料归档范围、保管期限的规定；2、结合单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况；3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定;4、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏， 保管期限划分准确；5、符合单位及各部门实际，尽
34、可能细化；6、注意“账外”文件的收集，特别是各种图表、花名册、 本单位出版的书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。一、中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规那么归档文件整理规那么本标准规定了归档文件整理的原那么和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2定义本标准采用以下定义。2. 1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档 案保存的各种纸质文件材料。2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。2. 3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与 定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发
35、文 与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来 文与复文可为一件。3整理原那么遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同 价值，便于保管和利用。单份文件归档整理方法操作简图（流程一）单份文件归档整理方法操作简图（流程二）流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档流程操作步骤控制措施与质量标准1、收集1、每年的1-2月份，由档案室 通知各部门做好上年度文件材料的 收集工作，提出具体要求，并附上 文件材料归档范围及保管期限 表；1、提供的范围：领导和各部门上年度 处理完毕的文件材料；2、提供的时间：每年的1-2月份，由 档案室提出要求；3提供的要求：应归档材料须齐全、完
36、整；注意收集在电脑上起草文件的电子版 本。2、档案室应做好接收的登记汇 总工作，对各部门移交文件材料的 种类、数量、时间、存在问题进行 登记；3、档案室依据归档范围，参考 本单位收发XX记本和印章登记本 等，检查各部门移交的文件材料是 否齐全，并办理交接手续。2、归档判断确定文件是否归档依据归档范围，需归档的转入下一流 程；不需归档的剔除。3、确定保管 期限对照保管期限表确定每份文件 的保管期限归档文件保管期限的判定必须准确、客 观4、分类1、分年度：把文件材料按形成 年度分开文件的“形成年度”是指文件的成文日 期2、分机构（问题）或文号：在 同一年度内按机构（问题）或文号 分开1、按文件的形
37、成或承办部门来确定归 入的机构。2、综合性的文件材料放入“办公室” 或相应的综合办文部门。3、分保管期限：同一机构（问 题）或文号内按不同的保管期限分 开分类方法应保持相对稳定5、编制页码在文件（有效字符页面）正面 的右下角、反面的左下角编上页码无论是正本、定稿，还是正文、附件、 多页的文件处理单，凡没有页码（单页的除 外）的，均须编制页码。各局部已有独立页 码的，只需合并计算页数。6、装订1、一般应去掉文件上原有的易 生锈的金属物；1、要求：装订方法应尽量不破坏档案 原貌，有利于保管利用。2、推荐使用的装订方法有：不锈钢钉、 线装。（白乳胶粘贴、缝纫机车缝等方法不 再使用）2、将文件的订口对
38、齐，用不锈 钢钉或线在文件的左上角或左侧装 订。3、有电子版本的可用袋装，不另装订。4、短期的可不拆钉。流程操作步骤控制措施与质量标准7、排序1、先把同一保管期限的文件排 在一起1、可按每个机构永久、长期、短期三 条流水号排列归档文件；2、也可按整个单位每年只编永久、长 期、短期三大流水号。但同一保管期限内各 机构（问题、文号）的排列顺序应保持相对 固定；3、尽可能将有内在联系的（如同一次 活动、同一项工作、同一个会议的）文件材 料排列在一起2、在同一保管期限内，把同一 机构（或问题、文号）的文件排在 一起3、最后在同一保管期限、同一 机构、问题或文号内按成文时间的 先后排列8、盖档号章在文件
39、上方空白处盖上档号章1、档号章必须清晰、端正。左侧装订 时最好盖在左上方；2、把其中的全宗号、类别号、期限、 年度、机构（每年归档文件只编永、长、短 三条流水号者可不填机构代号）、件号（件 号必须做到不重号、不空号）填好；3、使用与单份文件归档方法相配套的 新型档号章，其中的工程可一次完成。9、电脑著录把所有应著录的工程录入专用 的档案管理系统1、著录的工程必须准确、齐全，以便 于检索；2、必须著录的工程有：文件题名、责 任者、文号、成文日期、全宗号（没有的可 暂空）、页数、归档年度、保管期限、机构 名称或代码（不分机构排列的单位不著）、 件号；3、题名中的关键词不能准确反映文件 内容时，应将
40、主题词录入；4、文件题名一般要求照实抄录，不得 随意改动。如文件没有题名或虽有题名但无 法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟 写。将重拟的题名附于原题名后，外加5、有副题名的应录入；6、“任免通知”等公文的标题通常只标 注一个或局部人名，著录时可在题名之后， 加上该文任免的本单位有关人员的名字，并 外力口“ ”；7、有附件的应将附件的题名完整录入。 如几份文件合在一起算作一件的，应将除首 件外的其他文件作为附件来处理，题名在 “附件”栏内标识清楚；8、页数：“一件”归档文件中有有效字 符的页面总数。流程操作步骤控制措施与质量标准10、装盒排 架1、将整理好的归档文件装入档 案盒内1、不同保管
41、期限的文件不能装在同一 盒内；2、分机构编流水号的，不同机构的文 件不要装在同一盒内。2、填写档案盒背上的工程完整填写档案盒背上的工程：全宗名 称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、 起止件号3、填写备考表中的工程包括盒内文件材料情况说明、整理人、 检查人、整理时间4、排架1、将装盒后的档案实体按编号顺序放 入档案柜内；2、只编三条大流水号的，按永久、长 期、短期的顺序排列；3、每个机构编三条流水号的，在同一 保管期限内按机构顺序排列。11、打印目 录打印归档文件目录一式两份1、用红、黄、绿三色目录纸分别打印 永久、长期、短期目录；2、归档文件目录的件号按顺序排列， 打印的字迹要求清晰。12、
42、编检 索工具1、拟写“归档说明”内容包括：本年度立档单位主要工作概 况；本年度内设机构、职能及党政主要领导 变化情况；本年度文书归档情况（含归档工 作的组织情况、文件材料完整与否、档案数 量、有何缺陷）。2、装订成规范的档案目录1、把各部门移交的归档文件目录，按 与实体对应的顺序，相同期限排在一起，用 档案目录夹装订；2、目录内一般按归档说明、永久、长 期、短期的顺序排列，可一年一本、几年一 本或一年几本，也可将永久、长期、短期分 别装订；或永久、长期合订，短期单独装订， 多年合编。3、填写“目录夹封面”上的项 目包括全宗名称、类别、年度、保管期限。4、填写“目录夹背脊”上的项 目包括全宗号、
43、类别、年度、期限。流程（二）：部门整理或实行即时归档流程操作步骤控制措施与质量标准1、归档判 断确定文件是否归 档处理完毕的文件，依据归档范围，需归档的转入下一流 程；不需归档的文件剔除。2、确定保 管期限确定每份归档文 件的保管期限由各部门对照本单位文件材料归档范围及保管期限 表确定每份文件的保管期限，经档案室检查合格后，方可 转入下一流程。3、编制页 码在（有有效字符 页面）正面的右下角、 反面的左下角编上页 码无论是正本、定稿，还是正文、附件、多页的文件外理 单，凡没有页码（单页除外）的，均须编制页码。4、电脑著 录把所有应著录的 工程录入专用的档案 管理系统。1、著录的工程必须准确、齐
44、全，以便于检索；2、必须著录的工程有：文件题名、责任者、文号、成文 日期、全宗号（没有的可暂空）、页数、归档年度、保管期限、 机构名称或代码（不分机构排列的不著）、件号；3、题名中的关键词不能准确反映文件内容时，应将主题 词录入；4、文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件 没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份， 应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“”；5、有副题名的应录入；6、“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或局部人 名，著录时可在题名之后，加上该文任免的本单位其他有关 人员的名字,并外加“”；7、有附件的应将附件的题名完整录入。如几份文件合在 一起算作一件
45、的，应将除首件外的其他文件作为附件来处理， 题名在“附件”栏内标识清楚；8、页数：“一件”归档文件中有有效字符的页面总数。5、盖档号 章在文件上方空白 处盖上档号章1、档号章必须端正、清晰；左侧装订时最好是盖在归档 文件的左上方；2、填写档号章中的工程：全宗号、类别号、期限、年度、 机构、件号；3、件号按文件处理时间的先后，分三种保管期限分别编 制流水号。件号必须做到不重号、不空号；4、使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章，可将 其中的工程一次完成。6、装订1、一般应去掉文 件上易生锈的金属 物；2、将文件的订口 对齐，用不锈钢钉或 线在文件的左侧或左 上角装订。1、要求：装订方法应尽量不破坏档案原貌，有利于保管 利用。2、推荐使用的装订方法有：不锈钢钉、线装。（白乳胶 粘贴、缝纫机车缝等方法不再使用）3、有电子版本的可用袋装，不另装订。4、短期的（可）不拆钉。流