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1、ACCESS数据库技术及应用数据库技术及应用第三章第三章Access2010表表3.1 数据表的创建3.1.1 表的构成1.表结构的定义及字段类型表结构的定义及字段类型（1）数字型“常规”：存储时没有明确进行其他格式设置的数字。“货币”：用于应用 Windows 区域设置中指定的货币符号和格式。“欧元”：用于对数值数据应用欧元符号()，但对其他数据使用 Windows 区域设置中指定的货币格式。“固定”：用于显示数字，使用两个小数位，但不使用千位数分隔符。如果字段中的值包含两个以上的小数位，则 Access 会对该数字进行四舍五入。“标准”：用于显示数字，使用千位数分隔符和两个小数位。如果字段
2、中的值包含两个以上的小数位，则将该数字四舍五入为两个小数位。“百分比”：用于以百分比的形式显示数字，使用两个小数位和一个尾随百分号。如果基础值包含四个以上的小数位，会对该值进行四舍五入。“科学计数”：用于使用科学(指数)记数法来显示数字。3.1 数据表的创建3.1.1 表的构成1.表结构的定义及字段类型表结构的定义及字段类型（2）文本型（3）日期/时间型“短日期”：显示短格式的日期。具体取决于读者所在区域的日期和时间设置，如美国的短日期格式为3/14/2012。“中日期”：显示中等格式的日期，如美国的中日期格式为14-Mar-01。“长日期”：显示长格式的日期。具体取决于读者所在区域的日期和时
3、间设置，如美国的长日期格式为Wednesday,March 14,2012。“时间(上午/下午)”：仅使用12小时制显示时间，该格式会随着所在区域的日期和时间设置的变化而变化。“中时间”：显示的时间带“上午”或“下午”字样。“时间(24小时)”：仅使用24小时制显示时间，该格式会随着所在区域的日期和时间设置的变化而变化。3.1 数据表的创建3.1.1 表的构成1.表结构的定义及字段类型表结构的定义及字段类型（4）备注型对于长度较长的文本及数字，应采用备注型字段。最多可存储65535个字符。备注型字段实际上是文本型字段的特殊形式，备注型字段不能排序或索引。（5）是/否型在Access中，使用“-
4、1”表示所有“是”值，使用“0”表示所有“否”值。“复选框”：显示一个复选框。“是/否”：(默认格式)用于将0显示为“否”，并将任何非零值显示为“是”。“真/假”：用于将0显示为“假”，并将任何非零值显示为“真”。“开/关”：(默认格式)用于将0显示为“关”，并将任何非零值显示为“开”。（6）自动编号型自动编号型是用来存储递增数据和随机数据的字段类型。自动编号型字段的数据无需输入，每增加一个新记录，Access系统将自动型字段的数据自动加1或随机编号。用户不用给自动编号型字段输入数据，也不能更新自动编号型字段的数据。3.1 数据表的创建3.1.1 表的构成1.表结构的定义及字段类型表结构的定义
5、及字段类型（7）OLE对象型用于存储来自于Office或各种应用程序的图像、文档、图形和其他对象。在其他使用OLE协议程序创建的对象，可以将这些对象链接或嵌入到Microsoft Access表中。（8）超级链接型用于超链接，可以是UNC路径或URL网址。超级链接地址包含显示文本、地址、子地址等。（9）查阅型显示从表或查询中检索到的一组值，或显示创建字段时指定的一组值。（10）“计算字段”：计算的结果。计算时必须引用同一张表中的其他字段。可以使用表达式生成器创建计算。（11）“附件”：任何受支持的文件类型，Access 2010 创建的ACCDB格式的文件是一种新的类型，它可以将图像、电子表格
6、文件、文档、图表等各种文件附加到数据库记录中。3.1 数据表的创建3.1.1 表的构成2.表的属性设置表的属性设置在创建表时，不仅需要考虑表中每个字段的基本属性（字段名、字段类型和字段大小），还要考虑字段的格式、输入掩码、默认值、有效性规则等属性，从而更合理、更全面的设计表的结构。在创建表的时候，有时由于对问题的需求考虑不周等原因，导致日后需要对已有的表进行属性值的修改。3.1 数据表的创建3.1.2 表的创建1创建新表创建新表（1）在创建新数据库时Access 2010自动创建新表（2）在现有数据库中添加新表2表数据的输入方式表数据的输入方式（1）和Excel表一样，直接在数据表中输入数据。
7、（2）Access 2010会自动识别存储在该数据表中的数据类型，并据此设置表的字段属性。（3）通过“表”模板，运用Access内置的表模板来建立。（4）通过“字段”模板建立设计表。（5）通过“表设计”建立，在表的“设计视图”中设计表，用户需要设置每个字段的各种属性。（6）通过“SharePoint列表”，在SharePoint网站建立一个列表，再在本地建立一个新表，并将其连接到SharePoint列表中。3.1 数据表的创建3.1.3 表结构的修改1利用设计视图更改表的结构利用设计视图更改表的结构（1）运用“设计视图”对自动创建的数据表进行修改。很多的字段可能是没用的，而有可能自己需要的字段
8、却没有创建，这都可以在表的“设计视图”中进行修改。（2）运用“设计视图”更改表的结构和用“设计视图”创建表的原理是一样的，两者的不同之处在于在运用“设计视图”更改表的结构之前，系统已经创建了字段，仅需要对字段进行添加或删除操作。（3）在“开始”选项卡下单击“视图”按钮，进入表的“设计视图”，可以在此实现对字段的添加、删除和修改等操作，也可以对“字段属性”进行设置，最后保存修改。2利用数据表视图更改表的结构利用数据表视图更改表的结构在Access的“数据表视图”中，用户也可以修改数据表的结构。双击屏幕左边导航窗格中需要进行修改的表，此时在主页面上出现有黄色提示的“表格工具”选项卡，进入该选项卡下
9、的“字段”选项，可以看到各种修改工具按钮。单击“视图”下部的小三角按钮，可以弹出数据表的各种视图选择菜单，用户可以选择“数据表视图”、“数据透视表视图”、“数据透视图视图”和“设计视图”等。3.1 数据表的创建3.1.4 表的属性设置1.字段的输入字段的输入/显示格式设置显示格式设置（1）自定义“数字”型字段的格式格式符的定义：格式符号“符号串”（2）自定义“文本”与“备注”型字段的格式格式符的定义：格式符号;“符号串”（3）自定义“日期/时间”型字段的格式格式符的定义：格式符号（4）“货币”型字段常用格式（5）“日期/时间”型字段系统常用格式（6）“是/否”型字段系统常用格式（7）自定义“自
10、动编号”型字段格式格式符的定义为：“符号串”#。3.1 数据表的创建3.1.4 表的属性设置2.字段的输入掩码设置字段的输入掩码设置使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值。3字段的有效性规则设置字段的有效性规则设置系统数据的“有效性规则”对输入的数据进行检查，如果录入了无效的数据，系统将立即给予提示，提醒用户更正，并强迫光标停留在该字段所在处，直到输入的数据符合字段有效性规则，以减少系统的错误。（1）算术运算符：+、-、*、/、Mod、（2）关系运算符：、=、=、（3）字符串运算符：&、Like、Not Like（4）逻辑运算符：And、Or、
11、Not（5）其他运算符：Between And、In、Is3.2 表中数据的编辑3.2.1 表中数据的修改例例3.6 将上面例3.1中创建的数据库“设备.accdb”的增值表（zz）的“编号”字段值为“2-005”的记录的“增值”字段的值改为“1500”。3.2 表中数据的编辑3.2.2 表中新数据的添加例例3.7 在上面例3.1中创建的数据库“设备.accdb”的大修表（dx）中增加一条记录：“编号”字段值为“1-002”，“年月”字段值为“2004/09/11”，“费用”字段值为“80”。3.2 表中数据的编辑3.2.3 表中数据的复制例例3.8 复制例3.7的数据库“设备.accdb”的
12、大修表（dx）中新增记录（“编号”字段值为“1-002”，“年月”字段值为“2004/09/11”，“费用”字段值为“80”）到最后。注意：复制记录操作时，如果操作的是含有主键的表，由于数据库中主键的值不允许重复，需要修改主键的值。若想复制多条记录，可重复进行3.2 表中数据的编辑3.2.4 表中数据的删除例例3.9 删除例3.8修改过的数据库“设备.accdb”的大修表（dx）的“编号”字段值为“1-002”的所有记录。3.2 表中数据的编辑3.2.5 表中数据的查找与替换在“数据表视图”中查看有很多记录的数据表时，想快速找到或修改某条记录，通过浏览查找的方式会感到很不方便而且效率很低，借助
13、Access提供的查找和替换，可以快速高效的定位或修改某条记录。说明：如果查找时只知道数据的部分值，可使用通配符，常用的通配符有？和*。？表示符合任何单一的字符；*表示符合任何字符个数，它能在字符串中被当作第一个或最后一个字符使用。3.3 表中记录的操作3.3.1 显示、隐藏和冻结列（1）隐藏方法一方法一步骤1 打开数据库。步骤2 在“数据表视图”中打开要操作的表。步骤3 选中需要隐藏的某列数据。步骤4 在选中的列上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择“隐藏字段”项，“启用日期”列将被隐藏。方法方法二二步骤3 将鼠标移动到要隐藏的字段“启用日期”的第一行，向右边移动到与右边字段中间分割位置，这时鼠
14、标会变成左右箭头形状。此时按住鼠标左键不放，向左拖动，直到“启用日期”列右边界线与左边界线重合为止时松开鼠标左键，“启用日期”列将被隐藏。方法三方法三步骤3 选中需要隐藏的某列数据。将鼠标移动到“启用日期”列的“启动日期”文字上时，鼠标形状变成向下箭头形状，此时单击鼠标右键，弹出如图3.47所示的快捷菜单；步骤4 选择“字段宽度”项，弹出如图3.48所示的“列宽”设置对话框，输入0，然后单击“确定”按钮，“启用日期”列将被隐藏。3.3 表中记录的操作3.3.1 显示、隐藏和冻结列（2）显示步骤1 打开数据库“设备.accdb”；步骤2 在“数据表视图”中打开表sb；步骤3 将鼠标移动到表sb任
15、意一个字段的名称上，单击鼠标右键，此时会弹出与图3.47相同的快捷菜单，选择“取消隐藏字段”项，弹出“取消隐藏列”对话框，如图3.49所示，处于未选中状态的复选框表示该列已被隐藏，单击“启用日期”前面的复选框，使其处于选中状态，然后单击“关闭”按钮，隐藏的“启用日期”列将被恢复显示。3.3 表中记录的操作3.3.1 显示、隐藏和冻结列（3）冻结列步骤1 打开数据库；步骤2 在“数据表视图”中打开要操作的数据表；步骤3 选中要冻结的列，然后在选中列上单击鼠标右键，弹出与图3.47相同的快捷菜单，选择“冻结字段”，选中的列就会被移动到最左端，向右滚动屏幕时，冻结的列都会保持在屏幕的左端不动。取消冻
16、结列的操作步骤如下：步骤1 打开数据库；步骤2 在“数据表视图”中打开要操作的数据表；步骤3 将鼠标移动到表sb的任意一个字段名称上，单击鼠标右键，此时会弹出与图3.47相同的快捷菜单，选择“取消冻结所有字段”项，冻结列将被恢复正常。3.3 表中记录的操作3.3.2 记录的定位说明：（1）表示将表中的第一条记录确定为当前记录；（2）表示当前记录的上一条记录为当前记录；（3）表示当前记录的下一条记录为当前记录；（4）表示将表中的最后一条记录确定为当前记录；（5）表示将在表中最后一条记录的后面添加一条记录，并把新记录确定为当前记录。3.3 表中记录的操作3.3.3 记录的筛选筛选是从表中将满足规定
17、的条件的记录查找出来。“筛选器”和“高级筛选”。1.使用“筛选器”筛选记录。例例3.10 用“筛选器”方法将例3.9中编辑过的数据库“设备.accdb”的设备表（sb）的“部门”字段值为“12”的记录筛选出来。2.使用“高级筛选”筛选记录。例例3.11 使用“高级筛选”方法，将例3.9中编辑过的数据库“设备.accdb”的设备表（sb）的“部门”字段值为“12”并且“价格”字段值大于“4100”的记录筛选出来。3.4 表间关系3.4.1 索引的建立索引的作用就如同书的目录一样，通过它可以快速地查找到自己所需要的章节。在数据库中，为了提高搜索数据的速度和效率，也可以设置表的索引。（1）字段索引）
18、字段索引专指针对单个字段的索引，其设置方法及其取值操作可在表的设计视图中的字段常规属性栏中进行，即通过设定需检索字段的“索引”属性值，来实现字段索引的建立。（2）字段集索引）字段集索引如果将经常同时依据两个或更多个字段进行搜索或排序，则可以为该字段组合创建索引。例如，经常在同一个查询中为“供应商”和“产品名称”字段指定条件，则在这两个字段上创建多字段索引就很有意义。一个表可建立多个索引，每个索引都可以确定表中记录的一种逻辑顺序。注意：在Access中，除了OLE对象型、备注型数据以及逻辑型字段不能建立索引外，其他类型的字段都可以建立索引。3.4 表间关系3.4.2 主键的设置主键是具有整个表中
19、唯一值的一个字段或一组字段。键值可用于引用整条记录，因为每条记录都具有不同的键值。每个数据表只能有一个主键，主键的值不能重复。这在数据库管理中称为数据完整性。好的候选主键具有如下几个特征：（1）唯一标识每一行；（2）从不为空或为 Null，即它始终包含一个值；（3）所包含的值几乎不再改变（理想情况下永不改变）。基于多种原因，可能要建立并维护自己的主键：（1）主键是用来加快查询、查找和排序速度的索引；（2）当加入新记录到数据表时，Access会检查是否是重复的数据，且不让用户输入主键字段的重复值；（3）Access以主键的次序来显示数据。注意：考虑设置主键时，在满足需求的前提下，尽量选择主键长度
20、较短的方案，因为它们会影响数据库中的操作速度。3.4 表间关系3.4.2 主键的设置删除主键的操作如下：步骤1 打开数据库；步骤2 如果该数据表存在关系，先删除关系；步骤3 在“设计视图”中打开要操作的数据表；步骤4 单击设为主键的字段（若主键有多个字段组成，单击组成主键的任一字段），然后单击“设计”选项卡的“工具”组的“主键”项；步骤5 保存，关闭数据库。3.4 表间关系3.4.3 建立表间关系1Access中的表间关系中的表间关系（1）一对一关系（2）一对多关系（3）多对多关系2建立表间关系建立表间关系（1）建立联系之前，把要定义关系的所有表关闭（2）在“数据库窗口”中，选择“工具”菜单的
21、“关系”命令，或者单击工具栏上的“关系”按钮，进入“显示表”对话框（3）选定要创建关系的表，点击“添加”按钮（4）关闭“显示表”对话框（5）在关系窗口中，选定主表的起关联作用的字段，按住左键拖动到相关表对应字段的上方，松开鼠标，弹出“编辑关系”对话框（6）选择是否“实施参照完整性”，“创建”（7）保存，关闭。3删除表间关系删除表间关系（1）单击工具栏的“关系”按钮，或“工具”菜单“关系”命令，打开“关系”窗口（2）单击要删除的关系线段，变成粗线（3）Del，弹出的对话框选择“是”3.5 子数据表的使用Access数据表对象支持子数据表。如果两个表具有一个或多个公共字段，则可以在一个表中嵌入另一
22、个表的数据表。这种嵌入的数据表称为子数据表。如果要查看、编辑表或查询中的相关数据或联接数据，子数据表便十分有用。在建有关系的主数据表视图上，每一条记录左端均有一个关系标记。在未显示子数据表时，关系标记 内为一个“+”号，此时单击某个记录的关系标记，即可显示该记录对应的子数据表记录数据，而该记录左端的关系标记 内成为一个“”号。若需展开所有记录的子数据表数据，可以单击“开始”选项卡的“记录”组的“其他”项，在出现的菜单中选择“子数据表”，出现级联菜单，选择“全部展开”项。若需将所有展开的子数据表折叠，可以单击“开始”选项卡的“记录”组的“其他”项，在出现的菜单中选择“子数据表”，出现级联菜单，选择“全部折叠”项。子表的概念是相对于父表而言的，它是一个嵌在另一个表中的表，两个表通过一个链接字段链接之后，当用户使用父表时，就可以方便地使用子表。