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1、PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedAIP Management进程进程中行动管理中行动管理PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights Reserved今日学习目标今日学习目标1.了解进程中行动的影响了解进程中行动的影响2.认识到进程中行动可以进行管理认识到进程中行动可以进行管理3.提供一套流程对进程中提供一套流程对进程中的的行动进行管理，并将其行动进行管理，并将其转化为成果转化为成果4.学习如何分析现有的进程中行动（基础状况）和学习如何分析现有的进程中行动（基础状况）和期望
2、的进程中行动（目标状况），并制定行动计期望的进程中行动（目标状况），并制定行动计划，将进程中行动从基础状况发展到目标状况划，将进程中行动从基础状况发展到目标状况5.用用实际操作来证明进程中行动管理的作用实际操作来证明进程中行动管理的作用Todays Objectives1.Understand the impact of Actions-In-Process(AIPs)2.Realize that they are manageable3.Provide a process that will manage AIPs and convert them into Deliverables4.Le
3、arn how to analyze your current AIP workload(baseline)your desired AIP workload(entitlement)and develop an action plan to move from baseline to entitlement5.Use a practical exercise to illustrate the power of AIP managementAIP Management进程进程中行动管理中行动管理PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights Res
4、erved进程中行动是在流程中部分完成的工作，它进程中行动是在流程中部分完成的工作，它有有明确的最终成果（完成后应该是什么样明确的最终成果（完成后应该是什么样子？）子？）明确的完成时间（什么时候完成）明确的完成时间（什么时候完成）有负责人和明确所需的资源（谁）有负责人和明确所需的资源（谁）流程的速度由流程的速度由确定确定:任务要求：最终成果的复杂性任务要求：最终成果的复杂性流程设计：步骤和次序，所需资源流程设计：步骤和次序，所需资源工作量：积压工作和进行中的工作工作量：积压工作和进行中的工作总的流程速度取决于速度最慢的流程（瓶颈总的流程速度取决于速度最慢的流程（瓶颈问题）问题）瓶颈问题经常会转
5、移瓶颈问题经常会转移An AIPAIP is a partially completed task is a partially completed task,existing in a process,that has:A defined deliverable-(What does it look like when completed?)A defined due date-(When)An owner and an identified resource requirement-(Who)The speed of any process is speed of any process
6、is determineddetermined by:Requirements of the tasks(complexity of deliverables)Design of the process(number and sequence of steps,resources)Amount of work to be performed(Backlog and work in process)The total process line speed is only as total process line speed is only as fast as the slowest proc
7、ess fast as the slowest process(bottleneck)Bottlenecks often move aroundAIP Basic Concepts AIP基本概念基本概念PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedWhat is AIP Management?什么是进程中行动管理？什么是进程中行动管理？lAIP Management is about the control of work flow in the non-manufacturing environmentlAny process,
8、even one operating at entitlement,can be overburdened if the amount of work entering the process is not controlledlOverburdened processes become“non-repetitive”processes,which leads to chaos进程中行动管理是在非生产进程中行动管理是在非生产 环境下工作的管理环境下工作的管理任何流程，即使只需一步就任何流程，即使只需一步就可达到目标状况，假如工作可达到目标状况，假如工作数量进入流量不被控制可能数量进入流量不被控
9、制可能会负载。会负载。负载流程由于没有重复的改负载流程由于没有重复的改进从而导致混乱进从而导致混乱。PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedWhat are Actions-in-Process(AIPs)?什么是进程中行动？什么是进程中行动？For example,AIPs could refer to:lThe new program being created for sales incentives.lThe orders-in-process in an order entry process.lThe new pr
10、oducts being developed for the marketplace.例如，进程中行动可能指的是：例如，进程中行动可能指的是：为刺激销售而创建新的活动为刺激销售而创建新的活动在订单输入流程中正在处理中在订单输入流程中正在处理中的定单的定单市场的原因从而开发新的产品市场的原因从而开发新的产品PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights Reserved进程中行动管理的益处：进程中行动管理的益处：将实际行动和战略挂钩将实际行动和战略挂钩关键行动能够更快完成关键行动能够更快完成提高整个组织内部的沟通提高整个组织内部的沟通能帮你节省能帮你节
11、省15-25%时间时间增加产量（全部的数量，最高增加产量（全部的数量，最高的价格及生产效率）的价格及生产效率）总总流程速度只相当于最慢的流程流程速度只相当于最慢的流程（瓶颈）的速度，是可变因素（瓶颈）的速度，是可变因素AIP Management Benefits:Link actions to strategy Complete critical actions soonerImprove communication throughout organizationAllow you to re-channel 15%to 25%of your timeIncrease Output(Over
12、all quantity,Highest value,Productivity)The total process line speed is only as fast as the slowest process(bottleneck)which may be a variable factorAIP Basic Concepts 进程中行动的基本概念进程中行动的基本概念PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights Reserved大齿轮尽力带动小齿轮大齿轮尽力带动小齿轮 大齿轮范例大齿轮范例 老板老板 大项目大项目 大客户大客户AIP ORIG
13、INS 进程中行动来源进程中行动来源BIG GEARS DRIVE LITTLE GEARS HARD Examples of Big Gears:The Boss Big Projects Big Customers PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedAIPs Propagate Geometrically 进程进程中行动（中行动（AIP)层次分布图层次分布图 AIP R/GAIP R/GAIP R/GR/GR/GR/GR/GR/GRRRRRRCompletion完成完成AIP GCEOAIP GR=Receiver
14、接收者接收者G=Generator 提出者提出者PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedAIPs Propagate Geometrically 进程中行动层次分布图进程中行动层次分布图 你是否感觉自己就在底端？你是否感觉自己就在底端？Do You Feel Like you are in the Bottom Box?PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedYES“AIP Overload”causes paralysis in any process re
15、sulting in missed schedules,long cycle times,and low First Pass Yields.“进程中行动超负荷进程中行动超负荷”引起流程的瘫痪，导致无法按期完成工作，周期时引起流程的瘫痪，导致无法按期完成工作，周期时间长，第一次通过率低间长，第一次通过率低是是Do you need AIP Control?进程中行动需要控制吗？进程中行动需要控制吗？PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedWhy Control AIPs为什么需要进程中行动控制？为什么需要进程中行动控制？lAI
16、Ps need to be aligned strategically for a company to focus on its business and customer objectiveslAIPs need to be aligned tactically in order for a company to focus its resources to meet its business strategieslAIPs need to be controlled functionally in order to meet cost/profit/cash requirements t
17、o improve financial performancelIf AIPs are not controlled,the cycle time of all processes will tend to increaselIf cycle times increase,more resources are needed to complete actions in a timely mannerlTherefore,lack of AIP control ends up costing a business more money 公司需要将进程中的行动进行战公司需要将进程中的行动进行战 略
18、略性的统一性的统一,将目标集中于公司业务和客将目标集中于公司业务和客户户 公司需要将进程中的行动进行战术上公司需要将进程中的行动进行战术上的统一的统一,将资源集中在满足商务战略上将资源集中在满足商务战略上 各部门需要进行进程中行动管理各部门需要进行进程中行动管理,以以满足成本满足成本/利润利润/现金的要求现金的要求,提高财务提高财务表现表现 如果不进行进程中行动控制如果不进行进程中行动控制,所有流所有流程的周期时间会趋于增加程的周期时间会趋于增加 如果周期时间延长如果周期时间延长,按时完成行动需按时完成行动需要增加资源要增加资源 因此因此,缺乏进程中行动的管理缺乏进程中行动的管理,会导会导致公
19、司花费更多的钱致公司花费更多的钱PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedCT=Where:AIP=Actions-In-(the)Process,i.e.,the number of active AIPs PS=Processing Speed,i.e.,the average number of AIPs completed during a given time interval AIP=正在处理的行动正在处理的行动,即即:进行中行动的数量进行中行动的数量PS=工作处理速度工作处理速度,即即:在给定的时间段内完成的在给定
20、的时间段内完成的AIP平均数量平均数量PS 1(AIPs)a aAnd:A Simple Formula with a Powerful Message一个简单的公式带出强有力的信息一个简单的公式带出强有力的信息CompletionsTime PeriodAIPs进程中行动进程中行动周期时间周期时间=已完成任务已完成任务所用时间所用时间PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights Reserved用过滤器来优化管理用过滤器来优化管理我能做吗我能做吗能否增值能否增值是否符合战略目标是否符合战略目标能否帮助客户能否帮助客户如果不做如果不做 后果如何后果
21、如何集中精力集中精力事情太多，时间太少事情太多，时间太少Manage priorities by using filtersCan I do It?Does it add value?Does it meet our strategic goals?Does it help my customer?If I dont do it-what are the consequences?Stay focused!So many things to do-so little time!Manage Activities(AIP Management)工作管理（进程中行动管理）工作管理（进程中行动管理）
22、PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedHow Many Symptoms of Excessive AIPs Do You Have?在过多的进程中行动中你有多少的症状在过多的进程中行动中你有多少的症状返工返工解决问题耗时太长解决问题耗时太长太多紧急、应急事务太多紧急、应急事务解决问题的能力变弱解决问题的能力变弱错过交付日期错过交付日期不可预测的流程；第一次通过率下降不可预测的流程；第一次通过率下降降低降低周期时间延长周期时间延长不信任不信任/迁咎于他人迁咎于他人检查检查/以防万一以防万一频繁改变优先次序频繁改变优先次序Re
23、work.Problem resolution takes too long.Lots of fire fighting and expediting.Problem solving capability becomes poor.Missed delivery dates.Unpredictable processes.First-Pass Yield decreases.FPYCycle time increases.Mistrust/Blaming of people.Checking/Just-in-Case.Frequent priority changing.PROPRIETARY
24、 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedPractical Tool for Personal AIP Management（个人个人进程中行动管理的实用工具）进程中行动管理的实用工具）这一简单这一简单的程序就能行之有效！的程序就能行之有效！This Simple Process Works!备忘行动列表备忘行动列表BACKLOG LIST1.2.3.4.5.OTHER进程中进程中行动行动过滤过滤器器AIP FILTER新的新的进程中行动进程中行动NEW AIPs现行行动现行行动列表列表ACTIVE LIST1.2.3.4.完成完成列表列表COMP
25、LETED LIST XXXXX行动启动原则行动启动原则LoadingRules 先做一定要做的先做一定要做的 (Must dos first)FOM=生命生命周期内的受益周期内的受益 Life Cycle Benefit 完完成的成本成的成本 Cost to Complete 完成完成的时间的时间 Time to Complete PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights Reserved进程中行动接受者的三个反应：进程中行动接受者的三个反应：1.1.拒绝拒绝拒绝拒绝进程中行动，因为进程中行动，因为最终结果不明确最终结果不明确与战略战术不符与
26、战略战术不符可替代流程可替代流程不增值不增值2.2.重新确定重新确定重新确定重新确定进程中行动进程中行动简化复杂的进程中行动简化复杂的进程中行动商定完成日期商定完成日期重新确定最终成果，以减少非增值行动或可重新确定最终成果，以减少非增值行动或可替代流程替代流程重新确定内容以符合企业战略战术需要重新确定内容以符合企业战略战术需要3.3.接受接受接受接受进程中行动进程中行动放在备忘列表中放在备忘列表中合理化排序合理化排序现有进程中行动完结后，提取储存的进程中现有进程中行动完结后，提取储存的进程中行动行动从备忘提取最优先的进程中行动从备忘提取最优先的进程中行动There are three poss
27、ible outcomes for an AIP receiver:1.1.RejectReject AIP because:Deliverable not definedPoor fit,strategically/tacticallySubstitute processDoes not add value RedefineRedefine AIP2.Simplify complex AIPs3.Negotiate due dates 4.Redefine deliverables to reduce NVA or Substitute Process5.Redefine content t
28、o get a fit with Strategy and Tactics AcceptAccept AIP Put in backlog listRationalize prioritiesPull AIPs from backlog when active AIP is completedPull highest priority from backlogPossible Actions for AIPs 进程中行动管理中可采取的行动进程中行动管理中可采取的行动TASKREJECTPROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights Reserved正
29、在进行项目的正在进行项目的AIP管理管理-剔除剔除AIP项目项目Ongoing AIP ManagementCandidates for AIP KilllReceiver is empowered to question value-added or strategic fit.lAIPs that fail receivers filter must be reviewed with AIP generator.lReceiver and generator may both obtain Cycles of Learning about AIP value and fit.接收者被授权对
30、附加价值和战略接收者被授权对附加价值和战略适用性提出质疑适用性提出质疑如果该项进程中的行动接收者无如果该项进程中的行动接收者无法通过法通过,该项该项AIP提出者和接收者提出者和接收者要一起探讨要一起探讨 该项该项AIP的接收者和提出者对进的接收者和提出者对进程中行动的价值和适用性都得到程中行动的价值和适用性都得到了周期学习了周期学习PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights Reserved接收者如何对正在进行的接收者如何对正在进行的AIP进行管理进行管理-保持备忘存储保持备忘存储Receiver Ongoing AIP ManagementBa
31、cklog MaintenancelOnly identify top three priorities.lMust communicate to generator if cannot meet requested date.lPeriodically review and purge old AIPs(with generator agreement).只确定优先处理的前只确定优先处理的前3项项 如果不能在所需时如果不能在所需时间内完成间内完成,必须同提必须同提出者沟通出者沟通 周期性的回顾并修周期性的回顾并修剪过期的剪过期的AIP(应与提出者达成一致)PROPRIETARY 2001 T
32、homas Group,Inc.,All Rights Reserved接收者的进行中接收者的进行中AIP管理管理 启动原则启动原则Receiver Ongoing AIP ManagementLoading Rules1.To exercise starts control load by highest value using items below as guides:Impact-higher returnRequest date-near term firstRisk-lower before higher2.Break large AIPs into smaller measura
33、ble pieces.3.Verify deliverables.4.Only load if sufficient resources are available to complete AIP within request date.5.Start at the latest possible time while still meeting request date.This is a critical decision point whenever a promised or contractual obligation exists between the firm and a cl
34、ient.1.通过以下最高价值使用原则通过以下最高价值使用原则,练习启练习启动控制动控制:-效果效果-较高的回报较高的回报-所需日期所需日期-先作限期最近的先作限期最近的-风险风险-先作风险小的先作风险小的2.将大型的将大型的AIP化为较小的可测评的几化为较小的可测评的几块块3.验证哪些是可完成的任务验证哪些是可完成的任务4.只有当保证按时完成只有当保证按时完成AIP的足够的资的足够的资源到位后源到位后,才启动才启动5.在满足所需时间的情况下尽可能推迟在满足所需时间的情况下尽可能推迟启动启动,无论何时公司与客户存在承诺或无论何时公司与客户存在承诺或协议协议,这都是一个很重要的决策点这都是一个很
35、重要的决策点PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights Reserved1.记录进程中行动，并进行优先排序记录进程中行动，并进行优先排序1.了解完成进程中行动所需时间了解完成进程中行动所需时间2.了解每周重复性的进程中行动（如会议）了解每周重复性的进程中行动（如会议）3.了解哪些进程中行动必须现在处理（开始行了解哪些进程中行动必须现在处理（开始行动）哪些必须等待（备忘）动）哪些必须等待（备忘）4.了解哪些进程中行动可以分派给他人了解哪些进程中行动可以分派给他人5.分析现在的进程中行动工作量（基础状况）分析现在的进程中行动工作量（基础状况）6.确定
36、理想的进程中行动工作量（目标状况）确定理想的进程中行动工作量（目标状况）7.实施行动计划，从达到理想的目标式工作量实施行动计划，从达到理想的目标式工作量1.Document and prioritize your AIPs1.Identify the time requirements to complete AIPs2.Identify repetitive weekly AIPs(meetings)3.Identify which AIPs you must do now(active)and which can wait(backlog)4.Identify which AIPs you
37、 can delegate5.Analyze your current AIP workload(baseline)6.Develop a desired AIP workload(entitlement)7.Implement an action plan to remove barriers to achieving your entitled workload AIP Analysis&Management Process进程中行动的分析和管理流程进程中行动的分析和管理流程PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedAIP
38、Generation Process进程中行动的产生流程进程中行动的产生流程NoYes 是是Yes有有Yes是是No无无 Starts Control开始控制开始控制形成形成/识别新识别新的的进程中行动，进程中行动，有预期成果，有预期成果，有完成的衡有完成的衡量指标，完量指标，完成的时间期限成的时间期限Create oridentifynew AIPwithdeliverables,completioncriteria,and due date接受人接受人进程中行动进程中行动管理流程管理流程Receiver AIP ManagementProcess进程中行动进程中行动有无实质性目标有无实质性
39、目标Does AIPhave physicaldeliverable?清除清除Kill进程中行动是否符合进程中行动是否符合战略和附加价值的要求？战略和附加价值的要求？Does AIP meet strategic andvalue-addedcriteria?给接受给接受人的说明人的说明InstructionstoReceiver BacklogManagement储存管理储存管理Prioritize forvalue-added按照附加价值排序按照附加价值排序High 高高Medium 中中Low 低低Other其它其它AssignAppropriateand capableReceiver
40、?是否分派合适、是否分派合适、精干的接受人精干的接受人No 否否 SCOPE 范范 围围Cycles of Learning学习周期学习周期No否否PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights Reserved1.根据以下特性从最高价值的项目开始，进行根据以下特性从最高价值的项目开始，进行“启动控启动控制制”影响影响 高回报高回报要求日期要求日期 最近的日期优先最近的日期优先风险风险 低风险优先低风险优先2.将大的进程中行动分成小的可衡量的进程中行动将大的进程中行动分成小的可衡量的进程中行动3.明确明确最终结果最终结果4.在在规定时间内，只有当资源
41、充足时才开始此进程中行规定时间内，只有当资源充足时才开始此进程中行动动5.在在规定时间内越晚开始越好规定时间内越晚开始越好1.To exercise“Starts Control”,start projects with highest value using attributes below as guide:Impact-higher return1.Request date-near term first2.Risk-lower before higherBreak large AIPs into smaller measurable piecesVerify deliverables.
42、Only start an AIP if sufficient resources are available to complete the AIP within the requested date.Start at the latest possible time while still meeting request date.Receiver AIP Management Starts Control Rules接受者的进程中行动管理接受者的进程中行动管理-“启动控制启动控制”原则原则PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights Rese
43、rved启动启动控制控制Starts ControlActive List现在现在处理的处理的行动名单行动名单Backlog ListPrioritizedFor Top 3Only储存储存清单排清单排序序/仅留三仅留三项项Completed List完成完成的名单的名单1.2.3.4.5.LoadingRules实施实施规则规则 PotentialKill可能可能予以清除予以清除新新的进程中行动的进程中行动/最终成果最终成果New AIPs/DeliverableStrategicand ValueAdded Filter按照战略和附加按照战略和附加价值标准的过滤价值标准的过滤Potenti
44、al Kill可能可能予以清除予以清除Does AIPHave PhysicalDeliverable?进程中行动进程中行动有无有无实质成果实质成果回回到产生者到产生者Back toGeneratorLoading Rules:Break large AIPs into smaller measurable pieces Verify deliverablesOnly load if sufficient resources are available to complete AIP within request date Receiver Ongoing AIP Management Pro
45、cess接受接受者持续进程中行动管理者持续进程中行动管理启动规则启动规则将大的进程中行动细化为小的可衡将大的进程中行动细化为小的可衡量的单位量的单位确认最终结果确认最终结果只在有充足资源按期完成的情况下只在有充足资源按期完成的情况下才予以实施才予以实施PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedFilter Test for New AIPs新新的进程中行动的过滤的进程中行动的过滤Strategic Fit?Does the Deliverable support a strategy or tactic necessary to
46、 take advantage of the opportunities identified by the basic missionDoes the Deliverable support the organizations defined strategyAND Value-AddedDoes the Deliverable increase the results of the organization?Does the Deliverable add process improvement by:Improving the responsiveness to internal or
47、external customers while employing minimum resources?Accelerating results while employing minimum resources?是否是否符合战略要求符合战略要求最终最终结果是否支持充分发掘使命性机遇所需的结果是否支持充分发掘使命性机遇所需的战略或战术？战略或战术？最终结最终结果是否支持组织既定战略果是否支持组织既定战略是否是否符合附加价值的需求符合附加价值的需求最终最终结果是否提高组织的成效结果是否提高组织的成效最终最终结果是否提高流程改进的质量？结果是否提高流程改进的质量？在雇用最少的人力资源的前提下，提
48、高对在雇用最少的人力资源的前提下，提高对内外部客户的反应速度？内外部客户的反应速度？能否能否在雇用最少的人力资源情况下，加快在雇用最少的人力资源情况下，加快结果的实现？结果的实现？PROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Rights ReservedFigure of Merit(FOM)质量质量因数因数Prioritizing Backlog:some form of qualifying activity must be performed so that more important or more financially impactful act
49、ivities are done firstA FOM may have any one or more of the following attributes:OldestRegulatoryRevenue GeneratingPersonal PassionFixes existing faults or bugsCritical to SurvivalCompetitive(me too)Risk of not doingImportant formula FOM=储存储存工作的优先排序：必须按照某种标准进行工作的优先排序：必须按照某种标准进行选择，确保重要事项、或财务影响最大的事选择，
50、确保重要事项、或财务影响最大的事项最先解决。项最先解决。质量质量因数应包括以下一到多项特征：因数应包括以下一到多项特征：时间时间最久最久法规法规规定规定产生产生收益收益个人感情个人感情能够能够解决现有的故障或问题解决现有的故障或问题对生存比较重要对生存比较重要竞争（竞争（模仿）模仿）如果如果不做会有风险不做会有风险一一个重要公式个重要公式 周期内的利益周期内的利益 FOM=完成的成本完成的成本 完成的时间完成的时间Life Cycle BenefitCost to CompleteTime to CompletePROPRIETARY 2001 Thomas Group,Inc.,All Ri