地产公司招标采购管理流程.pdf

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1、招标采购管理流程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 1 流程图 2 流程概况 流程目的 遵循公平、公正、公开的原则,对招标过程实施控制,选择符合公司业务要求的合格供方;适用范围 适用于开发项目的工程承包商与材料/设备供货商的招标采购;定义 流程类别划分：一、招标 1、一般工程 50 万以上进行招标确定单位;2、重大工程进行招标单位确定包括土建、安装、煤气、智能化、装修、外水、外电、弱电、园林、消防、铝窗;3、材料 30 万以上进行招标单位确定;4、各类须招标的设备单位确定;二、直接采购 1、一般工程 50 万以下直接采购单位确定;

2、2、材料 30 万以下直接采购单位确定;流程主导及 参与部门 造价采购部主导、工程部、设计部、行政公共事务部、集团运营管理部 部门 流程中承担职责 总裁 1审批定标结果工程 300 万以上、重大工程和材料 100 万以上、电梯、消防设备、空调设备的采购招标 集团分管副总裁 1审核定标结果工程 300 万以上、重大工程和材料 100 万以上、电梯、消防设备、空调设备的采购招标 集团运营管理部 1工程和材料/设备供方资格审查入围单位备案 2招标文件备案 3审核定标结果工程 300 万以上、重大工程和材料 100 万以上、电梯、消防设备、空调设备的采购招标 4中标供方备案 5直接采购工程和材料确定单

3、位的备案 6审核供方评价结果的备案 片区总经理 1审批定标结果工程 100 万300 万含和材料 50 万100 万含以上、大于 10 万营销供应商、除电梯、消防设备、空调设备外的其他设备的采购招标 2审核定标结果工程 300 万以上、重大工程和材料 100 万以上、除电梯、消防设备、空调设备外的其他设备的采购招标 城市公司总经理 1审批招标文件 2审批定标结果工程 50 万100 万含和材料 30 万50 万含以上的采购招标 3审核定标结果工程 100 万以上、重大工程和材料 50 万以上、设备的采购招标 4直接采购工程和材料设备确定单位的审批结果 5审批供方评价结果 城市公司招标小组 1推

4、荐工程和材料/设备供方信息 2工程和材料/设备供方资格审查 3参加工程和材料/设备供方考察 4审批工程和材料/设备供方资格审查入围单位 5审核招标文件 6参加招标答疑、开标、评标 7确定技术标入围单位 8商务标和经济标的评议,得出初步定标意见,再进行经济谈判 9给出定标意见 城市公司运营管理部 1.审批工程和材料/设备招标计划 项目负责人 1.审核工程和材料/设备招标计划 2.参加工程和材料/设备供方考察 城市公司分管副总 1.审核工程和材料/设备招标计划 2.参加工程和材料/设备供方考察 3.审核工程和材料/设备供方资格审查入围单 4.审核招标文件 5.审核直接采购工程、材料设备单位的确定

5、6.审核供方评价结果 城市公司造价采购部 1.编制工程和材料/设备招标计划 2.编制招标单项计划及发布招标信息 3.收集和推荐工程与材料/设备供方资料,并组织资格审查 4.组织工程和材料/设备供方考察,并推荐入围单位 5.编制商务标,并形成招标文件 6.负责发标、组织答疑、开标、评标 7.直接采购工程、材料设备的价格及资质审核 8.组织供方评价 工程部 1.编制工程进度计划及编制材料进场计划 2.推荐工程/材料设备供方信息 3.相关工作 4.编制工程技术标 5.直接采购工程提供工程承包商,直接采购材料设备提供材料设备清单 6.参加供方评价 设计部 1.推荐工程/材料设备供方信息 2.相关工作

6、3.编制材料设备技术标 4.直接材料设备提供技术意见 5.参加供方评价 行政公共事务部 1.相关工作 2.参加供方评价 客户服务部 1.参加供方评价 3.工作程序 招标采购计划确定 3.1.1 工程部根据项目总体计划要求,编制工程承包商进场计划和材料/设备进场计划提交造价采购部;3.1.2 造价材料部根据工程部提供的工程承包商进场计划和材料/设备进场计划,编制招标总体计划,根据招标总体计划编制具体操作招标单项计划和跟踪;3.1.3 城市公司分管副总、项目负责人对招标总体计划中的采购方式进行审核,由城市公司运营管理部审批：1)招标采购：50 万元以上工程采购、重大工程包括土建、安装、煤气、智能化

7、、装修、外水、外电、弱电、园林、消防、铝窗、30 万元以上材料和须招标的设备采购；2)直接采购：50 万以下工程采购、30 万元以下材料；供方信息收集 3.2.1 发布招标信息：根据工程和材料采购计划,资格审查截止日期 15 天前,造价采购部安排在政府招标办、公司内网或以其他方式发布招标公告;招标公告应明确招标项目名称、招标范围、规模、资格审查截止日期、招标要求等信息;3.2.2 投标意向单位资料的收集：造价采购部组织相关部门通过招标公告、工程和材料信息库、市场查询等方式收集投标意向单位;应保证投标意向单位的数量不少于三家,收集渠道包括但不限于：1)集团内部工程承包商及材料/设备供应商信息库；

8、2)网上搜寻；3)内部公告；4)招标小组及人员推荐；5)供方自行推荐；6)同行推荐;3.2.3 造价采购部应要求工程和材料供方提供以下资料的原件及复印件：1)公司简介；2)营业执照；3)资质证书；4)与招标业务相关的业绩资料；5)税务登记证；6)企业代码证；7)代理证明文件可选；8)项目经理证书适用于工程招标;3.2.4 由造价采购部要求供方填写和提交供方资格审查表;资格审查 3.3.1 工程承包商资格审查：由造价采购部组织招标小组对工程承包商进行资格审查；材料供应商资格审查：针对需选型定板的材料对材料供应商进行资格审查;3.3.2 资格审查分为资格预审和资格后审;资格预审指在开标前对潜在投标

9、单位进行的资格审查；资格后审指开标后对投标单位进行的资格审查;进行资格预审的,一般不再进行资格后审;1)对工程承包商的资格审查必须包括但不限于以下内容：a)单位近 3 年来的营业额、注册资金、人力资源结构和状况；b)供方工商营业执照、资质等级状况、安全生产许可证；c)近 3 年来财务资信状况；d)近 3 年相关项目的业绩状况;并对其主要业绩和工程现场进行实际考察,必要时从供方合作商了解供方业绩情况；e)单位技术力量,资源配备状况等；f)单位在建工程、拟开工项目、目前剩余能力状况；g)项目负责人的资质状况、安全生产许可证；h)其它 2)对材料/设备供应商的资质审查必须包括但不限于以下内容：a)单

10、位近 3 年来的营业额、注册资金；b)财务资信状况、营业执照及法人代码证；c)营业执照、税务登记证明；d)单位生产技术能力及设备状况说明；e)行业主管部门颁发的生产许可证、产品鉴定证书和有关检测报告；f)同类项目应用业绩,必要时对其应用项目进行实地考察和对其合作单位进行评价调查;3.3.3 资格审查后,由招标小组确定是否需要进行考察;供方考察 3.4.1 对于集团供方信息库中在合格供方名录下,及近两年已考察通过的供方包括一年内已考察通过但未合作过的供方,不需要进行考察;3.4.2 造价采购部制订供方考察评价表,招标小组确定供方考察评价表的考察项目、权重、评分标准和考察人员名单;3.4.3 考察

11、小组对供方进行资质条件、业绩、信誉、技术、资金及工程实例考察,并填写工程类/材料类供方考察评价表汇总到考察小组负责人一般由造价采购部成员担任,由小组负责人做出综合评估;填写投标单位资格审批表提交城市公司分管副总审核,由招标小组审批;其中投标单位资格审批表应明确供方类别：1)合格供方：已经合作过,且经评审合格的供方;2)试用供方：已经考察评审通过,取得投标资格的供方;3)待用供方：未合作、未考察的供方;4)不合格供方：考察不合格及合作后经评价为不合格的供方;3.4.4 造价采购部对推荐入围单位进行评估,确定不少于三家的入围单位名单及相关资料提交城市公司分管副总审核,由招标小组审批确定发标单位,知

12、会项目负责人、城市公司总经理、片区总经理,交集团运营管理部备案;3.4.5 因业务紧急,在发标前无法提前考察的供方,由城市公司总经理同意后可先行发标,在定标前,视回标情况决定是否组织考察;招标文件编制和审核 3.5.1 造价采购部在具备招标条件的情况下,启动招标文件编制工作,向下列部门提出配合编制招标文件要求：1)工程招标须由工程部提供技术标书,技术标要含以下内；a)工程的名称、工程的地点、开工时间、竣工时间 b)工程的概况 c)施工的质量目标 d)施工过程中各个工种的安装要求和技术要求、关键部位的注意事项 e)提供施工图纸、工程量清单由造价采购部的造价部门提供 2)材料/设备招标须由设计部提

13、供技术标书,技术标要含以下内：a)工程的名称、工程的地点、工程的概况、材料设备的名称 b)材料设备的材质、规格、技术的要求和用户需求书 c)技术的响应的表格需包含材料设备型号、配置、品牌、产地、材质使用的寿命、技术性能 d)提供招标图纸和材料设备清单 3.5.2 造价采购部负责编制商务标书,并形成招标文件;招标文件应包括但不局限于以下内容：1)投标报价书：是要求投标方按照对投标总价、付款、工期、担保函、结算原则等的回复要求,为固定格式,要求投标方单独密封；商务标书内容 2)本次招标的项目概况：主要是让投标方了解发标项目与公司的关系；技术标书内容 3)本次招标的范围和内容技术标书内容：图纸范围要

14、求、招标范围在图中的界定、上述范围内的具体工作内容；4)承包方式：标明本项目招标采用承包方式；商务标书内容 5)计价方式：工程量清单招标或总价包干、单价包干、包干总价加固定单价、其他方式等；商务标书内容 6)材料、设备要求技术标书内容：甲供材料/设备清单、甲控材料/设备清单、甲控材料/设备品牌范围名单、材料/设备封样、检验及验收要求；7)报价要求说明商务标书内容：总体报价要求及说明、主材的报价要求、甲方认质认价和甲供材料/设备取费办法包括损耗率的报价要求、投标报价中包括的各项费用的说明包括利润、税收、有偿服务费、配合费、材料涨价风险、不可预见费等、汇总方式；8)结算原则商务标书内容：承包范围内

15、的结算原则、设计变更结算原则、招标范围外结算原则设计变更及现场签证、主材认质认价/甲供的结算原则、乙供主材替换的结算原则等；9)付款方式；商务标书内容 10)履约担保；商务标书内容 11)质量等级审核及验收规范；技术标书内容 12)特殊部位的检验及验收如有；技术标书内容 13)工期要求技术标书内容；14)投标资料要求技术和商务标书内容：商务投标书,包括法人证明书及法人委托书原件、营业执照及资质证书、主要工程业绩同类型、其他资料、投标报价书、报价清单、报价特别说明、单价分析表；技术投标书,包括管理组织架构、施工组织设计方案、质量保证措施、人员设备配置、工期安排、其他；15)资料密封要求；16)评

16、标办法；17)招标时间安排：包括发标、答疑、回标截止时间；18)投标注意事项：主要对废标和其他情况的说明；19)投标附件：图纸含设计变更、审图意见；报价格式和清单；投标报价书；合同文本;3.5.3 招标文件编制完成后,造价采购部负责填写招标文件审批表,审核和审批权限：1)招标文件提交给城市公司分管副总审核、招标小组,由城市公司总经理审批,交集团运营管理部备案;3.5.4 在报批过程中涉及到对招标文件有修改的意见时,由造价采购部修改,提交给城市公司分管副总审核,由城市公司招标小组审批,交集团运营管理部备案,修改后审批的招标文件为正式发标文件;发标与答疑 3.6.1 造价采购部负责对入围单位进行发

17、标,并组织招标小组参加工程、材料/设备类和合同的招标答疑或参加材料/设备和合同的招标答疑举行招标答疑会：1)需要时,造价采购部负责办理收取招标图纸押金及投标保证金手续的收取手续,由财务部负责收取;2)发标、答疑过程中需要变更的,造价采购部汇总招标小组意见,在答疑会后由造价采购部组织编制答疑会记录,经相关答疑人会签、城市公司分管副总审批后发放给相关投标单位签收,答疑会记录将作为招标文件的补充文件;3.6.2 工程类招标项目要求提供投标保证金的,投标保证金额度最高不超过 80 万元人民币,由财务部收取,具体金额由招标小组组长根据项目具体情况确定;1)开标后未中标单位的投标保证金,由造价采购部三天内

18、通知财务部免息退还;2)中标单位在合同签订后 7 天内,由造价采购部通知财务部将投标保证金自动转为履约保证金中标单位在中标后不接受中标承诺主要条件的,不退还投标保证金,取消中标资格;3.6.3 造价采购部收取标书时,应检查标书是否有效密封,标书送达时间是否符合招标文件截标时间要求,并填写签收表;开标前准备 3.7.1 工程材料/设备的供方投标文件技术标采用暗标法投标,技术标内容及封面不得有投标单位名称和任何暗示性标识,否则做废标处理;3.7.2 造价采购部在开标前对投标单位报送的技术标书进行编号,并作好记录;开标和评标 3.8.1 招标小组由城市公司总经理任组长、工程招标由城市公司分管工程和造

19、价采购副总任副组长、材料设备招标由城市公司分管设计副总任副组长,招标小组成员：由城市公司的工程部、设计部、行政公共事务部的人员组成；城市公司总经理不参加评标时可授权相关人员主持开标和评标工作负责开标及评标工作,开评标应尽量缩小参加人员范围;3.8.2开标：1)开标参加人员：招标小组组长、副组长和成员；根据招标项目实际情况,由招标小组组长决定具体参加人员并签发参加人员名单,由造价采购部通知;2)开标时,招标小组应填写开标记录表,开评标人员签字确认,开标后,招标小组先进行技术评审确定技术入围单位,之后对入围单位进行商务、经济评审,得出初步定标意见,再进行经济谈判,确定定标意见;3.8.3 评标、定

20、标方法 公司根据不同的招标项目,采用以下三种评标、定标方法,具体评标、定标办法在招标文件中作出规定：1)最低价法：该办法适用于同品牌、规格、型号的材料和设备采购项目;该类项目根据谈判结果,最低价格者为中标单位；2)合理低价法：该办法适用于 a)功能、性能相近,品牌不同的材料和设备采购项目;b)工程技术含量低、施工难度小、工艺简单、总造价低的工程类施工项目;3)综合评价法：该办法适用于工程类设备较多、施工复杂的建筑、安装、大型装修、监理及其他特殊需要的项目;综合评价越高越符合中标条件;a)综合评价权重分配,在评标前由招标小组讨论确定,如：经济标 70%技术标 30%商务标 10%b)经济标评分,

21、如 经济标得分=70-投标报价-投标最低价/投标最低价/70A 最低标报价为满分 70 分 c)技术标采用百分制,由相关评审人员按技术标评分表打分,由技术 标评审负责人汇总采用算术平均法确定最终分值,并将技术标评分表及技术标最终分值汇总表报招标小组;技术标得分=技术标最终分值20%.B d)商务标以考察评分为最终得分,合作过的合格供方的商务满分;商务标得分=商务标最终得分 10%.C 综合总分=A+B+C 3.8.4 在评标过程中,招标小组若发现某投标单位的报价明显低于其他投标单位的报价,使得其报价可能低于其成本的,应要求该投标单位提供能够达到招标文件要求的工期、质量和技术标准的书面证明;投标

22、单位无法合理说明或不能提供相关证明材料的,该单位标书应作为废标处理,评标报告中应明确写出废标原因;经济及技术谈判 3.8.1 开标后,需要进一步谈判的招标项目,招标小组确定谈判入围单位,谈判入围单位不得少于 3 家;技术标评审负责人须书面提出技术标中存在的问题和公司的要求,提交招标小组组长;3.8.2 招标小组组长对供方经济报价中价格的合理性进行分析,是否有不合理报价、是否有不平衡报价及存在的其他问题,并组织会议谈判;3.8.3 谈判过程中,由技术标评审负责人或其指定的技术、工程人员负责落实解决技术标中的问题,需要时,招标小组通知相关部门参加谈判;3.8.4 招标小组组长主持谈判,并负责经济标

23、谈判,相关人员予以配合 3.8.5 谈判过程中应形成谈判记录,参加谈判人员签字确认;3.8.6 招标小组组长根据招标项目及谈判情况,决定是否组织进行后续谈判;定标 3.9.1 招标小组根据谈判结果,填写招标结果审批表和投标情况对比分析表作为招标采购的附件,审核和审批权限：1)一般工程50万100万含和材料30万50万由招标小组提供定标意见,由城市公司总经理审批确定中标单位,知会项目负责人、片区总经理,交集团运营管理部备案;2)一般工程 100 万300 万含和材料 50 万100 万含、大于 10 万营销承包商、除电梯、消防设备、空调设备外的其他设备由招标小组提供定标意见,提交城市公司总经理,

24、由片区总经理审批确定中标单位,知会项目负责人,交集团运营管理部备案;3)一般工程 300 万以上、重大工程和材料设备 100 万以上、电梯、消防设备、空调设备由招标小组提供定标意见,提交城市公司总经理、片区总经理、集团运营管理部、集团分管副总裁,由总裁审批确定中标单位,知会项目负责人;3.9.2 根据权限城市公司总经理、片区总经理、总裁应在招标结果审批表上签署明确的意见并签名;签发中标通知书 3.10.1 造价采购部在定标后 5 个工作日内向中标单位发放中标通知书,同时知会未中标单位；中标单位须向财务部缴纳社会劳动保险金或财务部根据合同约定在进度款中扣除;直接采购工程 3.11.1 工程 50

25、 万以下的采购方式采用直接采购;3.11.2 造价采购部根据工程部提供的工程承包商须含工商营业执照复印件、税务登记证复印件、施工资质证书复印件、安全生产许可证、管理能力、经营状况、以往业绩等的有关资料,进行资格审核、工程量清单的数量和价格审核;3.11.3 造价采购部的审核结果,提交城市公司分管副总审核,城市公司总经理审批确定工程承包商,知会项目负责人、片区总经理,由集团运营管理部备案;直接采购材料设备 3.12.1 材料 30 万以下的采购方式采用直接采购;3.12.2 造价采购部根据工程部提供的材料材质和规格、材料设备清单,进行询价和技术、经济对比;3.12.3 设计部对材料提供技术意见;

26、3.12.4 造价采购部的材料比较结果的意见,提交城市公司分管副总审核,城市公司总经理审批确定供应商,知会项目负责人、片区总经理,由集团运营管理部备案;合同签订 经办部门造价采购部负责按合同管理流程规定拟订合同并与供方签订合同,甲供材料/设备签定合同后造价采购部将合同副件交工程部;供方评价 3.14.1 项目竣工后 3 个月内或于每年度结束前15 天,由经办部门造价采购部就评审的内容及要求,下发供方履约评估表到工程部、设计部、行政公共事务部、客户服务部;相关部门应就评审的内容在10个工作日内做出明确的评价意见并阐明事实和理由,并将评审结果反馈经办部门;评审应包括以下内容：1)业务完成质量情况；

27、2)业务合作过程中的配合与服务情况；3)合同工期的履行情况；4)安全文明施工情况；5)材料/设备的供应情况；6)结算的办理情况；7)售后服务情况；8)其他情况;3.14.2 评审结果以合格供方名单、不合格供方名单的方式提请分管副总审核、城市公司总经理、片区总经理、集团运营管理部审核,集团分管副总裁批准,由集团运营管理部进行供方信息库更新;批准的结果作为公司选择投标单位的依据,不合格供方在未来两年内不能参加公司开发项目的业务投标,两年后如参加公司业务投标,需重新考察评审;4 支持性文件 无 5 相关记录 材料/设备进场计划 工程承包商进场计划表 招标总体计划 招标单项计划和跟踪 招标小组成员名单 供方资格审批表 工程供方实地考察评价表工程类 工程供方实地考察评分表材料设备类 投标单位资格审批表 招标文件审批表 开标记录表 答疑会记录 投标情况对比分析表 合同谈判记录 定标结果审批表 中标通知书 直接采购文件审批表 合格供方名录 供方履约评估表工程类 供方履约评估表材料设备类 甲供材料设备合同交底单