档案档案管理制度.pdf

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1、档案档案管理制度 档案管理制度（试行）1 目的为加强公司档案管理，保证公司档案管理工作的系统性、科学性、规范性、合理性，促进档案管理更好的服务于经营管理活动。根据中华人民共和国档案法等有关法律法规，结合河南信华置业投资有限公司（以下简称信华置业）实际，特制定本制度。2 范围 适用于全公司范围内各有价值的文字、图表、声像、实物等不同门类不同载体的历史记录的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。3 职责 3.1 总经办 3.1.1 为公司归档档案的归口管理部门，负责组织档案管理制度的制定和修订，负责对各单位档案管理制度的执行进行业务指导、监督管理和考核（会计档案、人事档案除外）；3

2、.1.2 负责主管业务范围内档案（文书档案、实物档案、设备档案、合同档案、声像档案）的收集、整理、保管、统计和提供利用工作 3.2 运营管理部 3.2.1 负责主管业务范围内文书档案（文书档案目录一级类别 2 经营管理：8 目标管理、11 运营管理）的收集、整理、3.3.1 负责主管业务范围内文书档案（文书档案目录一级类目 2 经营管理：10 财务管理）的收集、整理、收集、整理、保管、统计和提供利用收集、整理、收集、整理、保管、统计和提供利用工作立项文件建设用地、征地、拆迁文件勘察、测绘、设计文件收集、整理、建设用地、征地、拆迁文件勘察、测绘、设计文件收集、整理、招投标文件造价控制收集、整理、

3、收集、整理、收集、整理、收集、整理、4 术语定义 4.1 档案：指公司在各项业务和工作活动中形成的，有保存价值的各种门类和不同载体的历史记录。它对工作查考与研究、开展业务、风险控制、宣传教育、编史修志等具有凭证、依据和参考作用，是公司的重要无形资产。4.2 档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。4.4 工程档案：指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料 4.6 会计档案：指会计凭证、会计帐簿及财务报告等会计核算专业材料。4.7 人事档案：指公司员工个人档案，人事管理工作中

4、形成的文件材料。4.8 客户档案：客户档案是公司在业务经营中形成的与客户（业主）签订的各种协议、合同文本等文件材料。4.9 合同档案：指公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。4.10 声像档案：指公司在工作生产、经营管理以及其它重大活动中形成的具有保存价值的照片(底片)、录像带、录音带与光盘等。4.11 实物档案：指具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。5.1 总则 档案管理实行“两个原则、一个机制”的管理方式。5.1.2 一个机制：“一个机制”即“双套制”，纸质档案和电子档案实行同步归档，为后期档案电子化管理以及综合利用提供支撑。5.2 档案收集 5.2.1 收

5、集原则 为确保文件材料的齐全、完整，公司档案管理实行“三纳入”、“四参加”、原则；各部门根据档案分类规则，按部门预立卷原则和双套制要求收集、整理纸质及电子文件。5.2.1.1“三纳入”将档案工作纳入到工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到岗位责任制中 5.2.1.2“四参加”是指档案部门或档案人员参加设备开箱验收会、基建项目验收会 5.2.2 档案收集范围及要求 档案收集要求：5.2.2.1 归档文件材料必须为原件，一般一式一份（套）。5.2.2.2 归档纸质材料的同时，相应的电子文件一并归档。5.2.2.3 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完

6、整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、荣誉档案与说明荣誉档案的通报等文字材料、纸质件与电子件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，纸质件与电子件内容相符。5.2.2.4 归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。装订应使用不易生锈材料。5.2.2.5 归档的文件材料应由归档单位（部门）经过系统整理，组成保管单位。其中会计档案、建设项目档案要使用规定的卷皮装订。卷皮封面和卷套上各项内容（档号除外）应逐项填写清楚。会计档案要使用规定的卷套装存并编制保管清册。5.2.2.6 有书写内容的每件归档文件材料均应标明连续页号，并在移交清册中

7、注明页数，建设项目归档文件材料每卷编写连续页号。5.2.2.7 会计档案在归档前要对破损、缺页、装订不牢固的进行修补和重新装订。对未了结的债权债务凭证和原始单据要抽出，由会计机构单独保管，待了结后再归档。5.2.2.8 建设项目文件材料按照工程档案管理实施细则（试行）进行整理后归档。5.2.2.9 个人获得的奖杯、奖状、奖章、证书等，根据自愿原则，获奖者可以将原件移交给档案部门保管，也可由档案部门采取对原件复印或复制方式进行存档。5.2.2.10 声像档案归档要求 归档部门对归档的声像材料进行编辑整理，内容完整。重要事件的照片应反映事件的全貌和过程，可从全景、主要人物、合影、成果实物、不同阶段

8、的现场等多个场景选取。存储在感光材料和磁性材料上的声像材料经过数字化处理后归档。归档的数码照片拍摄精度要求在 300 万像素以上，存储格式为 JPEG或 TIFF。音频文件的存储格式为 WAV 或 MP3。视频文件的存储格式为 MPEG，压缩格式采用 MPEG-2。归档单位在归档前应对归档的声像材料进行检验，保证载体清洁、耐久和内容真实、可读。5.2.2.11 按照“谁产生、谁录入、谁审核”的原则，归档单位（部门）将文件主要信息录入各门类档案管理表单里面，同时移交其相应的电子文件。5.2.3 档案定期移交规定 5.2.3.2 档案接收部门：档案管理部门（总经办）5.2.3.3 档案移交时间 会

9、计档案、人事档案：分别由财务管理部、人力资源部整理后自行保管。合同档案在档案形成后 3 个工作日内向总经办移交归档。5.2.3.4 档案移交 档案管理部门制定归档计划，确保归档工作有序进行；档案部门按照归档范围、基本归档内容和归档要求审查归档文件材料，各项核查无误后交接双方履行交接手续；归档单位（部门）编制档案移交表纸质版一式两份、电子版一份，交接双方分别在纸质版移交清册封页上签字、盖章，移交清册各留一份以备查考。5.3 档案的整理 5.3.1 全宗号 公司全称全宗号河南信华置业投资有限公司 015.3.2 档案分类及标识 公司档案共分为九大类档案，具体名称及编码（即一级类目号）如下：序号名称

10、编码序号名称编码 1 文书档案 A6 客户档案 F2 工程档案 B7合同档案 G3 设备档案 C8 声像档案 H4 会计档案 D9 实物档案 I5 人事档案E5.3.3 档号结构 5.3.4 档号编制规则说明 全宗号采取两位阿拉伯数字标识。公司：河南信华置业投资有限公司为 01。一级类目编码采用汉语拼音大写字母标识。5.3.5 各类档案的档号编制示例 5.3.5.1 文书档案类 文书档案档号：全宗号一级类目二级类目盒号 A2022-经营管理-人事工作四级类目（如有）-盒号文书档案三级类目文书档案二级类目一级类目 全宗号（01）年度：档案形成的年度，如 2022 工程档案档号：全宗号一级类目号二

11、级类目号项目代号三级类目号案卷号 例：01-B-房建信华城一期（1-1）-立项文件-某某某某 01-B某某某-某某-某某某某案卷号（19999）三级类目号（1、2、3、4、5、6、7、8、9）项目代号（1、2、3）二级类目号（1、2、3）一级类目号（B）：工程档案全宗号（01）一级类目号：B（工程类）二级类目号：1 房建，2 酒店，3 市政 三级类目号：1 立项文件，2 建设用地、征地、拆迁文件 如：01B1-1代表河南信华置业-工程-房建-信华城一期文件档案。5.3.5.3 设备档案类 一级类目号：C（设备档案类）如：“01-C1-0001”代表信华置业购置的第 1 套设备的第 1 卷设备档

12、案。5.2.5.4 会计档案类 会计档案档号：全宗号一级类目号二级类目号案卷号 01-D某-某某某某案卷号（00019999）二级类目号（1、2、3、4）一级类目号（D）全宗号（01）一级类目号：D（会计档案类）二级类目号：1.会计凭证；2.会计帐簿；3.财务报告；4.财务管理及其它 如：“01-D2-0001”代表信华置业会计帐薄的第 1 册档案。5.3.5.5 人事档案类 一级类目号：E（人事档案类）5.3.5.6 客户档案类 客户档案档号：全宗号一级类目号二级类目号案卷号 01-F某某-某某某某二级类目号项目代号（1、2、3）一级类目号（F 客户档案）一级类目号：F（客户档案类）如：“0

13、1-F1-1-销售合同/商铺租赁合同-0001”代表信华置业信华城一期工程项目的第 1 卷客户档案。（按楼栋从小、单元从小、楼层从下进行排列，一户一档案）5.3.5.7 合同档案类 合同档案档号：全宗号一级类目号二级类目三级类目四级类目号案卷号 01-G某某某-某某-某某某某案卷号（19999）四级类目号（01、02、03、04、05、06）三级类目（例：房建信华城一期、房建安置房及酒店）二级类目号（1 管理类，2 房建类，3 酒店类，4 市政类）一级类目号（G）全宗号（01）一级类目号：G（合同类）二级类目号：1 管理类，2 房建类，3 酒店类，4 市政类 三级类目号：1 管理类分为：1 资

14、产类，2 融资类，3 其他类 四级类目号：01 土地类，02 前期类，03 施工类，04 采购类，05 环境，06 营销类 案卷号：同一四级类目下从 1 开始编写流水号 5.3.5.8 声像档案类 声像档案档号：全宗号一级类目号二级类目号件号 01-H某-某某某某件号（00019999）二级类目号（1、2、3、4）一级类目号（H）一级类目号：H（声像档案类）二级类目号：1 照片，2 录像带，3 录音带，4 光盘 件号：每件的顺序号（照片与底片编同一个号）如照片档案：“01-H10001”代表信华置业属于第 1 张照片档案。5.3.5.9 实物档案类 实物档案档号：全宗号一级类目号二级类目号件号

15、 01-I某-某某某某件号（00019999）二级类目号（1、2、3、4）一级类目号（I）一级类目号：I（实物档案类）二级类目号：1 证照，2 奖状类，3 奖杯类，4 纪念品及其他类 件号：每件的顺序号。如：“01-I1-0001”代表信华置业第 1 件证照类档案。5.3.6 档案整理，具体执行要求根据各门类档案管理实施细则的要求执行。文书档案类参见文书档案管理实施细则（试行）工程档案类参见工程档案管理实施细则（试行）设备档案类参见设备档案管理实施细则（试行）会计档案类参见会计档案管理实施细则（试行）人事档案类参见人事档案管理实施细则（试行）客户档案类参见客户档案管理实施细则（试行）合同档案类

16、参见合同档案管理实施细则（试行）声像档案类参见声像档案管理实施细则（试行）实物档案类参见实物档案管理实施细则（试行）5.3.7 检查验收：每年 7 月份由总经办组织对档案管理部门负责整理的档案进行检查验收。5.4 档案的保管 5.4.1 档案保管设施设备要求 5.4.1.1 档案库房要配备档案防护设施、设备，做好档案保护工作。防盗：档案库房应有防盗措施，一般库房要加设防盗门窗。防光：档案库房不宜采用自然光源，宜选用防爆灯做人工照明光源，且照度不超过 100 勒克斯。有外窗时应有防光窗帘等遮光措施。档案在整理、保管、利用过程中应避免阳光直射和紫外线照射 防潮：湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮

17、剂。要配备空调机、加湿机、去湿机、温湿度监控仪（表）等温湿度控制与监测设备。监测设备摆放位置应不受温湿度控制设备和外界环境直接影响。防火：档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材。防有害生物：要是防霉、防虫、防鼠，要配备消毒设备或防虫、防鼠药，使用规范的档案装具。防高温：档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象或配备空调设备，达到库房理想的温度。防尘：为防止灰尘对档案的损害，库房最好加双层窗，同时利用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。防虫：档案柜架应放置防虫药品，以防档案害虫破坏档案。5.4.2 档案库房管理 5.4.2.1 档案

18、库房要指定人员进行管理，并做好档案库房管理记录。并将库房温湿度值及调节措施、卫生状况、设施设备状况及档案实体状况管理记录著录到档案管理信息系统中。各级档案部门要对本单位档案库房管理情况进行监督检查。5.4.2.2 温湿度控制标准。档案库房的温度应控制在 1424，日变化幅度不超过2；相对湿度应控制在 4560%，日变化幅度不超过5%。各级档案管理部门要因时因地采取设备与人工相结合的措施做好档案库房的温湿度控制工作。5.4.2.3 温湿度记录。人工监测的档案库房，记录每个工作日 9 时和15 时的库内温湿度数据。5.4.2.4 每季度末对档案库房消毒一次，消毒时间根据消毒设备使用说明书及库房面积

19、而定。消毒时，档案柜架门要敞开。消毒结束后，档案库房管理人员要佩带口罩等必要的防护用具，打开库房门窗进行通风，消除库房异味。5.4.2.5 保持档案库房清洁、卫生，不准堆放与档案保管无关的物品。5.4.2.6 严格按说明书使用电器设备。下班后和节假日休息期间切断库房内所有电源。每月检查一次电器线路，及时将存在安全隐患的设施设备情况向本部门档案负责人汇报，消除事故隐患。档案库房内严禁烟火。5.4.2.7 档案库房原则上只允许档案工作人员进入。如因工作需要非档案工作人员必须进入库房时，则必须由档案工作人员全程陪同。库房无人时必须关窗、关门、上锁。5.4.2.8 档案部门每年对馆（室）藏档案进行检查

20、。出现纸张破损，字迹褪色、扩散等情况，做好记录并向本部门档案负责人汇报，及时采取修复措施。5.4.2.9 磁性载体档案的保护执行磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）。缩微胶片的保护执行档案缩微品保管规范（DA/T21-1999）。档案管理规范 5.4.3 库存档案排序 5.4.3.2 档案在库房内按大类、属类、保管号顺序排列，荣誉档案可开放式陈列，也可用档案柜密闭保管。5.4.3.3 档案从左至右、自上而下上架入柜。5.5 档案鉴定与销毁 5.5.1 开展鉴定销毁工作应成立相应的档案鉴定与销毁小组。鉴定与销毁小组由分管档案工作的领导、相关业务部门负责人、档案管理部门人员构成。具

21、体鉴定销毁工作由业务部门人员和档案部门人员共同实施。5.5.3 销毁方式：对需要销毁的档案不得随意丢弃，销毁后不得留有带完整字迹的文件碎片。销毁方式分为粉碎和烧毁。5.5.4 销毁档案时，总经办须派二人以上的监销人员监督，并在销毁清单上签名，并注明销毁方式和日期。5.5.5 鉴定销毁工作结束后，应由档案管理部门提交一份鉴定销毁工作情况的全面报告。5.5.6 档案销毁清单属永久保存，应归入文书档案进行保管。5.5.7 档案鉴定与销毁所需表单件附件档案鉴定登记表、档案销毁登记表。5.6 档案统计 5.6.1 做好档案组织机构和人员构成情况统计。5.6.2 公司各部门要根据档案的重要性，建立档案统计

22、报表，对各门类档案的数量、检索工具的种类、库房的设施设备情况、档案利用情况、档案的收进移出情况进行统计，做到帐实相符。5.6.3 档案统计工作须由专（兼）职档案人员负责，按要求填报档案统计报表,并做到迅速、真实、准确。5.7 档案提供利用 5.7.1 信华置业档案室档案查阅借阅制度 信华置业档案室（以下简称“信华置业档案室”）库存档案，包括信华置业本部、下属子公司等交由档案室管理档案。信华置业档案室档案查阅、借阅，须按照本制度办理相关手续。5.7.1.1 档案查阅 本公司人员查阅档案室保密档案时，须经本单位查阅部门负责人签字批准，方可查阅、复印和摘抄，查阅流程参见信华置业档案室档案借阅查阅流程

23、。信华置业档案室原则上不对外单位人员提供档案查阅服务，确须查阅，查阅一般档案，须经该相关部门负责人及档案管理部门负责人签字批准；查阅保密档案，须经该档案管理部门负责人及公司副总经理以上领导同时签字批准方可查阅、复印和摘抄。档案室档案查阅须按以下流程进行：档案查阅须填写信华置业档案室档案查阅登记单，经信华置业档案室档案管理员核准后在信华置业档案室管理系统内登记调卷。5.7.1.2 档案借阅 档案借出前信华置业档案室档案管理员应对案卷进行核查,并督促借阅者在预归还日期内归还；如超过预归还日期,须获得借阅部门负责人再次签字批准后方可续借。信华置业档案室档案借阅须按以下流程进行：档案借阅须填写信华置业

24、档案室档案借阅登记单，经信华置业档案室档案管理员核准后在信华置业档案室内登记调卷。5.7.1.3 档案查阅、借阅注意事项 档案查阅、借阅人员有爱护和保护档案的义务，不得涂改、勾画、删节、裁剪、抽页或损坏，如有违反者须追究其责任并严肃处理。档案借阅期间如出现档案部分或整份、整卷损坏或遗失的，造成的损失由借阅人承担。档案查阅、借阅者要保持室内肃静和卫生，严禁吸烟。档案库房为公司重要机密场所，非信华置业档案室档案管理员严禁入库；经领导同意入库的非信华置业档案室档案管理员须由档案室管理员陪同进入。5.7.1.3 信华档案室查阅借阅流程 信华档案室查阅借阅流程见附表信华档案室查阅借阅流程图。6 附则 6

25、.1 本制度的最终解释权归总经办。6.2 对未按本制度执行档案管理的单位责任人员，按公司奖惩制度相关规定酌情给予考核。6.2.1 总经办将采取定期检查和随机抽查的方式监督各单位执行本规定的情况，对于违反本规定所列条款的，将视其情节轻重对责任者按 100元200 元/条进行处罚，对责任人所在单位行政领导按 100 元/次进行处罚。受到处罚的单位和个人列入下次抽查和定期检查名单，一年内违规超过 3 次以上的单位和个人，按以上标准加倍处罚，对单位行政领导按 400元/次进行处罚。7 附件 7.1文书档案管理实施细则（试行）7.2工程档案管理实施细则（试行）7.3设备档案管理实施细则（试行）7.4会计档案管理实施细则（试行）7.5人事档案管理实施细则（试行）7.6客户档案管理实施细则（试行）7.7合同档案管理实施细则（试行）7.8声像档案管理实施细则（试行）7.9实物档案管理实施细则（试行）8 附表 8.1档案移交表 8.2信华置业档案室档案查阅登记单 8.3信华置业档案室档案借阅登记单 8.4信华档案室查阅借阅流程图 8.5档案统计报表 8.6档案鉴定登记表 8.7档案销毁登记表 8.9档案归档范围及保管期限表