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1、国际商务英语信函书写的格式及结构 一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头 式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modernblocked form)根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间， 有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突 出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空 出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form)但是， 有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐
2、头式(themodifiedblocked form) ，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一 种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和 “Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四 行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使 信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定 要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”，
3、而美国的日期标示法则是“March24 ， 2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日 期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。封内名称和地址要用齐头式， 紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用 Dear Sir ， Dear Sir 或Gentlemen ，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sir 后面用逗号，而在Gentlemen 后面用冒号。信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正 确，切中要点;段落划
4、分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性， 使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单 行距，有些短信可用双行距。结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语，在信 中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。传统 的结尾敬语有：Your faithfully ， Your truly(多用于美国) 等，也有人用倒装 的Faithfully your ， Truly your 等。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开， 更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打樱签署是 写信人或其所代表公司的名称或标记
5、。公司名称可以打印，而主管人签名则必须 是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或 更多的空间。注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Attention ，下 面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开 头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文以上中间。事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放 在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先 对所谈内容有所了解。经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写， 也可用大写。附件在经办人代号以下两行。
6、写信人可标示出一个或多个信中所提到 的附件。经常使用的形式有: Encloure ， Encloure ，Encl.，Enc. 等。抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ， 后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ， 后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用 此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能 很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含 的内容，而后几部分则是可有可无的。总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记：选定一种格式，坚 持使用，不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一 个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的 信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进步往来，直至交易的达成。推荐访问: