酒店资金管理制度及实施细则.doc

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1、酒店资金管理制度及实施细那么总 那么 第一节 资金方案管理 年度资金方案 月度资金方案 第二节 付款审批管理 合同付款审批 非合同付款审批 资金管理规定 第三节 资金调拨 第四节 资金的支付 现金付款的规定 资金支付的反应 第五节 监控体系 第六节 奖惩规定 资金管理实施细那么总 那么第一条 为标准酒店集团的资金营运管理，及时了解和反应酒店集团资金营运方案和实际营运情况，明确各类付款的审批权限、程序和各级审批职责，及时满足各类帐金需求，加速资金流转，特制定本管理实施细那么。第二条 本细那么适用于酒店集团及下属各酒店工程从资金方案到资金支付及反应的全部过程的管理规定。第一节 资金方案管理第三条

2、集团根据经营管理的实际需要，对资金需求实行方案管理。资金方案包括年度资金方案和月度资金方案。年度资金方案第四条 年度资金方案是根据各酒店工程全年费用预算和经营方案编制的资金需求概算，是资金营运管理的目标方案；由酒店集团对酒店的全年度资金方案完成情况进行考核。第五条 年度资金方案编制的主体是各酒店财务部。根据下一年的经营任务及市场预测，结合营销部、工程部及行政人事部的资金需求方案和费用预算作出。酒店集团根据酒店的全年度资金方案汇总上报集团总部。集团总部审批后在酒店集团管理目标中下发，作为酒店集团资金营运目标和规模。月度资金方案第六条 月度资金方案是酒店根据每月实际完成经营任务和工作内容编制的资金

3、需求。是指导每月资金调拨和支付的操作性方案，由酒店集团对酒店实行监控。第七条 月度资金方案编制的主体为酒店财务部，由财务部每月25日向酒店集团财务管理部上报酒店负责人审批的下月资金需求方案申请表。酒店集团财务管理部将各酒店和本部的资金方案进行分类汇总后制定月资金方案，并对上月资金方案的实际执行情况进行比照检查并说明原因，经酒店集团总经理审核后于每月29日前上报集团。第八条 月度资金方案的执行规定。月度资金方案由集团财务副总裁签发。在方案内20万元以下的合同付款，其最后审批权限为酒店集团第一负责人；方案内20万元以上或方案外的付款须经集团财务副总裁审批前方可支付。第二节 付款审批管理合同付款审批

4、合同请款及规那么第九条 合同的跟踪、请款、登记、移交由合同跟踪单位负责，具体按?合同管理方法?规定执行。第十条 由非合同跟踪单位提交的，或未盖有?请款专用章?合同复印件作附件的请款申请，各审批单位必须退回，不予审批。第十一条 付款审批表及相关资料请款人进行合同请款包括未能及时签订合同的预付款请款，必须在?付款审批表?上写明合同名称、编号、内容、合同总额或预计总额、已付款数额、现请款金额、请款依据和理由、结算款的结算金额，并附上盖有?请款专用章?的合同复印件、合同会签表，附上反映合同执行情况的附件。第十二条 各审批部门有权要求请款人补充欠缺的付款依据和资料。第十三条 所有以酒店名义签订的合同请款

5、，请款跟踪单位审批后，需先经签订合同的酒店财务部合同管理员进行合同登记和审核，酒店财务负责人和总经理审批后才可送酒店集团行政人力资源部，由酒店集团行政人力资源部跟踪会签情况；请款跟踪单位为酒店集团各部门的合同请款，经部门负责人审批后，原那么上须经合同签订单位的酒店财务部合同管理员、财务负责人及总经理审批，如遇特殊紧急合同付款，应以 方式经酒店财务部合同管理员、财务负责人及总经理审核后，报酒店集团财务管理部审核。第十四条 各酒店和酒店集团各部门应做好合同的付款方案，按时编制?付款申请表?。第十五条 为保证合同的正常审批和资料的平安传递，付款审批表及附件送酒店集团财务管理部，须办理文件的签收手续。

6、请款人不得擅自到各审批人处查问审批情况或擅自取走审批资料递向下一审批人。假设有需要，可到酒店集团财务管理部查询。第十六条 酒店集团各部门对收到的付款申请和附件资料需在24小时内审核，对不符合要求或需补充资料的须马上向跟踪人反应，或退回跟踪人。合同付款审批职责第十七条 各单位具体审批职责1. 跟踪部门和跟踪人1.1由合同跟踪人根据合同条款和实际到货情况填写付款审批表，并根据付款内容附齐资料：营销推广合同市场营销部.1合同会签表和合同(加盖?请款专用章?)复印件或方案.2广告实际发布统计表、样报.3监播证明和质量验收签证表.4营销费用预算工程维修合同工程部合同会签表和合同加盖请款专用章复印件、验收

7、证明等。 购销合同相关经办部门合同会签表和合同加盖请款专用章复印件、验收证明等。其他合同-合同会签表和合同加盖请款专用章复印件、验收证明等1.2由跟踪单位负责人审批；2. 酒店2.1由酒店财务部合同管理员根据合同和公司有关规定审核此项请款的合理性及正确性，确认付款记录及已付款金额，凡有已请款金额与已付款金额不相符的要在付款审批表上说明已请款数和已付款数，检查付款依据及附件是否齐全，检查结算方式与合同规定的付款方式是否一致，有无违反合同条款之处，及时提出处分意见，并签名确认、登记备案；2.2由酒店财务部负责人对各项付款按规定权限进行审核，检查已付款数和应付款数的正确性，除复审合同登记员已审核的事

8、项外，还检查是否按规定程序办妥付款审批，对合同规定结算为承兑汇票的是否支付现金，是否按规定扣除贴现息，最后根据批准后的月资金方案安排出纳付款。2.3由酒店负责人确认合同执行情况；3. 酒店集团对口职能部门酒店集团各对口职能部门审核管辖内的合同付款是否符合合同执行情况。4. 审核部对已经审核部会签立项的合同，付进度款时，不再经审核部审核，但付结算款时必须经审核部审核并签名。假设合同在执行过程中，合同金额有较大的变更，审核部对此应有明确确实认意见。5. 酒店集团财务管理部5.1酒店集团财务管理部合同管理员对签收到的付款审批表分酒店、部门登记；5.2检查付款审批表的审批程序是否完整，酒店负责人、部门

9、负责人是否同意付款，有无酒店财务部确认；5.3检查付款依据是否齐全，是否要提出处理意见；5.4复核付款金额是否正确无误；5.5对不合格的付款审批表，退回或通知跟踪人更正或补齐付款依据；5.6建立合同付款档案，核对已付款记录，核算应付款金额，并提出审核意见；5.7酒店集团财务负责人对合同付款进行审核。6. 酒店集团总经理酒店集团总经理对月资金方案内20万元以下的合同付款进行审批。7. 集团财务副总裁集团财务副总裁对酒店集团月资金方案内20万元以上和月资金方案外的合同付款进行审批超过500万元由总裁/董事局加签。合同付款审批权限和程序第十八条 各级审批权限和程序1. 金额在10万元以下的非结算款或

10、10万元以下的一次性付款的合同付款审批程序： 合同跟踪人 合同跟踪部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团涉及部门 酒店集团财务负责人 酒店所属地地区公司审核部2. 金额在10万元以上20万元以下或20万元以下的结算款的合同付款审批程序：合同跟踪人 合同跟踪部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团涉及部门 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理 酒店所在地地区公司审核部3. 月资金方案内金额在20万元以上和月资金方案外的合同付款审批程序合同跟踪人 合同跟踪部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团涉及部门 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理 地区公司审核部 集团财务副总裁超过

11、500万元由董事局加签 非合同付款审批开业前行政管理费付款审批第十九条 开业前行政管理费付款审批酒店经办部门 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理 行政管理费付款审批第二十条 行政管理费包括工资、福利费、场地租金及管理费、水电费、邮政费、业务费、工作餐、劳保费、交通费、车辆费、差旅费、培训费、办公场地费等。第二十一条 行政费用实行预算管理。第二十二条 行政费用预算内付款审批程序原那么：1. 年度预算不得超支。2. 年内各月累计=各月累计预算的110%。3. 工资福利、业务费、交通费、全年度内不能单项超支。审批程序：1. 酒店行政费用开支经办人 经办部门负责人 酒店财务

12、负责人 酒店总经理2. 酒店集团总部各部门行政费用开支经办人 经办部门负责人 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理3. 酒店集团总经理费用的开支由集团财务副总裁或其指定负责人审批，并由指定人员审核。第二十三条 行政费用预算外付款审批程序1. 预算外累计费用总额在年度预算额3%含3%以内的开支，酒店集团或酒店的，须报酒店集团财务管理部和酒店集团第一负责人审批。2. 预算外累计费用总额超过年度预算额3%-5%含5%的开支，须报集团财务副总裁审批。3. 预算外累计费用总额超过年度预算额5%以上的开支，须报董事局审批。行政管理费外付款审批预算内第二十四条 各酒店和部门对于非合同的付款，在办理请款手续时除

13、费用借支外，必须填写“付款审批表，费用借支填写“借支单，写明请款的原因、用途、金额及计算依据，并附上经审批的附件。第二十五条 各类非合同工程请款及借支所附附件：1. 促销活动活动预算方案及会签表2. 装饰品、电器等物品预算方案和购置请示和验收结算书3. 食品、酒水等其他经营物品的购置 采购申请单和三家以上报价比拟和验收结算书第二十六条 行政管理费外紧急借支的审批程序1. 金额在5千元以下借支的审批程序：经办人 经办部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理2. 金额在5千元以上2万元以下借支的审批程序：经办人 经办部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团财务负责人3. 金额在2万元以上4万

14、元以下借支的审批程序：经办人 经办部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理4. 金额在4万元以上借支的审批程序：经办人 经办部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理 集团财务副总裁紧急借支的报销在事后按性质以正常手续审批。第二十七条 行政管理费外非合同付款请款的审批程序1. 金额在2万元以下的非合同付款的审批程序：经办人 经办部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理 2. 金额在2万元以上，10万元以下含10万元的非合同付款的审批程序：经办人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理 酒店所在地地区公司审核

15、部3. 月资金方案金额在10万元以上和月资金方案外的非合同付款的审批程序：经办人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理 地区公司审核部 集团财务副总裁超过500万元由总裁/董事局加签第二十八条 以上审批程序，包括行政费用预算内固定资产、低值易耗品、办公文具的采购及印刷品的印刷业务，假设立项时已经审核部会签同意或单价为招标单价，付款时可不须地区审核部审批，假设立项时未经审核部会签同意，付款时必须经审核部审批。资金管理规定第二十九条 资金管理1. 资金的管理原那么是既要保证酒店营业所需的资金，又要加快资金周转。2. 资金管理的依据是按酒店报酒店集团，并经集团财务副总裁审批

16、的现金流量方案表执行。要加强资金管理，严格审查各项库存占用的资金，应收结算款占用的资金。信贷部定期进行核对，及时催收应收款项；合理安排应付款的支付。第三十条 现金管理1. 现金管理采用备用金制度。11根据酒店经营情况，向出纳等有关部门配备一定数量的备用金。12备用金金额的核定是根据每天现金的平均支出量，按三天的用量进行核定。核定出的备用金由使用部门填制备用金申请表，报财务部批准后，从银行提款。13财务部审计人员定期或不定期检查备用金的使用情况，核对备用金的金额，并填制备用金核查情况表，说明检查结果，对于核查出的长短款，要说明原因提出处理意见，报酒店财务负责人批准。14酒店支付500元以下含50

17、0元的款项都要使用出纳备用金来支付，因此，出纳备用金要根据支出情况随时补充。酒店支付500元以上的款项都要通过支票或银行转帐支付，具体见第三十六条.2.出纳申请补充备用金，要填制备用金补充申请表，并将有关零星支出凭证及原始发票附在申请表后，送财务部逐一审核后，填写支票申请，报财务负责人审批后，从银行提款补足备用金。2. 对于使用转账支票付款的管理2.1 财务部根据所附单据或其它有关明细单证审批，由财务部填写支票后，再送财务总监审核，报总经理签字批准。2.2 支票领取者，需在财务部的支票登记簿和支票根上签字后，方可领用。2.3 凡领用后的支票要在7天内将发票送回财务部，并注销登记。超过一个月未回

18、的支票，由财务总监催促回收，并按制度提出处理意见。3. 每月定期编制现金流量表。第三节 资金调拨第三十一条 资金调拨的权限在集团总部，酒店集团每月报资金方案，由集团总部根据其资金方案进行综合平衡与调配。第三十二条 酒店银行帐户的开立、取消统一按?合生集团银行帐户管理规定?执行。第三十三条 为保证资金方案的可行性及准确性，可明确预计支付时间及金额的付款事项，原那么上禁止方案外的付款及无方案的资金调拨。第三十四条 对于方案内已调拨转入酒店帐户的资金，假设因故取消付款方案，酒店及时通知酒店集团财务管理部。第三十五条 对于已安排转入酒店支出专户的资金，如酒店集团急需时，可直接知会酒店财务部，应立即直接

19、划入指定帐户。第四节 资金的支付现金付款规定第三十六条 现金付款范围1. 日常工资、奖金、福利、补贴的发放；2. 行政预算内的各项费用的报销；3. 经审批的临时借支工程。第三十七条 原那么上可以不付现金的付款都不支付现金。资金支付的反应第三十八条 酒店出纳员每天下午4：30分之前向酒店集团财务管理部报送或 ?每日资金收付情况一览表?；酒店集团财务管理部根据酒店出纳报送的收付情况表进行汇总，在次日上午10点钟之前报送至集团财务管理中心。第三十九条 酒店财务部在每月的27日前向酒店集团财务管理部报送?月现金流量表?，酒店集团财务管理部根据酒店出纳报送的报表进行汇总后于每月29日前报送集团财务管理中

20、心。第四十条 酒店出纳在每年会计年度结束后，将当年的年度资金营运情况表报送酒店集团财务管理部，由酒店集团财务管理部汇总后报集团财务管理中心。 第五节 监控体系第四十一条 监控主体：资金管理方法监控主体为酒店集团、警团总部、集团监事会；第四十二条 为加强资金管理降低支付风险，防止挪用资金和方案外使用资金，酒店集团有权对各酒店资金管理方法的执行情况进行监督和检查，检查周期为每季或每月一次，并出具内部稽查书面报告。集团财务管理中心可定时和不定时进行检查。第四十三条 集团监事会有权对各酒店资金管理方法的执行情况进行监督和检查，检查周期为每季一次，并出具书面审计报告。第六节 奖惩规定 第四十四条 根本规

21、定1. 本规定分为奖励和处分两部份，奖励分为通报表扬和物质奖励，处分分为警告、记过、降级、辞退。2. 一年内受到两次警告者作记小过一次处理，一年内受到两次记小过者作记大过一次处理。依此类推。3. 主管级以下员工的降级处分按降低一级工资处理。4. 对出现工作失职但拒不接受本处分规定的，经酒店查实后予以辞退处理。5. 对未办正常离职手续擅离岗位的员工，取消其当月及年度奖金。6. 凡员工当月奖金缺乏以扣罚时以扣除当月全部奖金处理，不再累计到下月执行。7. 造成酒店经济、信誉严重损失或其他严重损害公司利益的行为，除按制度辞退外，酒店保存追究其经济或法律责任。第四十五条 奖励规定1. 通报表扬：11严格

22、执行资金管理规定，并积极反应执行情况，提出合理化建议的。12发现资金管理执行过程中存在缺乏，防止可能给酒店造成损失五千元以下的；2. 物质奖励：对以下单位或个人，除给予通报表扬外并给予物质奖励。3. 发现资金方案管理中存在漏报，或付款审批管理中存在多头请付款、请错款，审批手续不齐，或对资金管理中的违章行为如暗箱操作等及时向监事会反映，举报属实，防止对酒店造成损失五千至三万元的，增发当月奖金50%；防止对酒店造成损失三万元至五万元的，增发当月奖金100%；防止对酒店造成损失五万至十万元的，增发当月奖金100%及年度奖金50%；防止对酒店造成损失十万元以上的，增发当月及年度奖金100%，同时晋升工

23、资一级。第四十六条 处分规定：凡因工作失职发生如下情形之一者，根据情节轻重给予处分：1. 警告 ：凡因失职发生以下情形之一，对第一责任人给予警告处分： 1.1.各酒店财务部不按规定按时报送资金方案等有关报表，逾期在一个工作日内，且无正当理由。1.2.各酒店财务部报送资金方案、付款审批管理，资金调拨和支付中存在个别过错但情节较轻微者。2. 记过和降级 ：凡因失职发生以下情形之一，且造成或可能造成酒店损失五千至三万元者，对第一责任人处以记小过处分，扣发当月奖金50%；造成或可能造成公司损失三万至五万元者，对第一责任人处以记大过处分，扣发当月奖金100%；造成或可能造成酒店损失五万至十万元者，对第一

24、责任人给予降低行政级别一级处理，扣发当月奖金100%及年度奖金50%。2.1各酒店财务部不按规定按时报送资金方案等有关报表且逾期在一个工作日以上，影响资金调配的。2.2各酒店财务部因未做好资金方案申请，漏报或有意多报，导致付款不及时，给酒店带来损失的。2.3非合同跟踪人进行请款，造成重复请款，造成酒店损失的。2.4合同跟踪单位不按本规定认真履行请款责任，进行合同请款、付款登记，办理合同跟踪移交手续而造成损失的。2.5跟踪人不按本规定认真填写付款审批表，所要求的应附附件不齐全，不认真履行请款人对合同条款执行情况及请款金额的根本审核职责的。2.6各级付款审核人未能履行其审批职责，造成多头请款、重复

25、请款、错误请款和付款的。 2.7未经审批，擅自改变经指定的拟付款工程付款的。2.8对已调拨资金，由于个人原因未在规定时间内付款的。2.9其他未按本规定执行，而造成损失的。3. 辞退：凡因失职发生以下情形之一者且造成或将造成酒店直接损失达十万元以上者，对第一责任人给予辞退处理，扣发当月奖金及年终奖金，酒店保存追讨有关经济损失或提请司法机关追究刑事责任的权利。3.1付款审核人未能履行其审批职责，造成多头请款、重复请款、错误请款和付款的。3.2在资金管理执行过程中，利用职务上的便利，索取他人财物或者不正当地收受他人财物，为他人谋取利益的；3.3各酒店财务部不认真履行资金管理规定职责的；3.4凡有任何账外经营或其他对公司利益造成严重损害者。第四十七条 奖罚程序：当事人或责任人为各酒店人员的，不管其职位上下，均由集团监事会作出处理决定，由集团人事部进行奖惩。第四十八条 “第一责任人指事项的经办部门、酒店负责人；“第二责任人指事项的经办人及主管，其奖惩按“第一责任人降低一个档次如是最低档那么不必再降；“第三责任人指集团的老总、财务副总裁及最后审批人，其奖惩按“第二责任人降低一个档次如是最低档那么不必再降。