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1、企业行政办公与总务后勤细节化管理集团公司办公室二OO八年三月十四日目 录第一篇 企业行政办公与总务后勤细节化管理5第一章 行政人员细节化管理5第一节 办公室人员配备原那么5第二节 办公人员素质要求5第三节 办公室的组织方式6第四节 企业领导文职人员的配备7第五节 行政人员着装要求8第六节 行政人员行为标准8第七节 办公室人员考勤管理9第八节 行政办公人员日常工作内容9第九节 行政人员绩效考核管理10第二章 会务安排细节化管理11第一节 明确会议参加者11第二节 选择开会时间12第三节 做好上、下层的双向效劳12第四节 考虑开会地点12第五节 布置好会议室13第六节 主席台布置应与会场协调14第
2、七节 落实会议通知14第八节 准备好会议文件15第九节 准备好会议各种用品16第十节 彻底检查开会场地16第十一节 会务接待应注意自己的言行17第十二节 应做会议记录和会议录音工作18第十三节 做会议记录务必准确、完整18第十四节 转接 和信息应按上司意愿处理19第十五节 趁记忆犹新赶紧将会议记录定稿19第十六节 会议善后处理19第十七节 会议管理20第三章 文件档案细节化管理20第一节 注意文件签收20第二节 拆封是文员特有的职责21第三节 文件需要逐件登记22第四节 灵活分文22第五节 做好文件传阅23第六节 请办文件要发挥好参谋作用23第七节 拟稿关系文件质量23第八节 核稿一定要严肃、
3、认真24第九节 文件案卷类目编制25第十节 坚持做好平时立卷工作26第十一节 调整定卷和归档26第十二节 收集好归档文件27第十三节 防止档案材料损毁28第十四节 注意照片档案的保护28第十五节 管理磁带档案要注意条件和方法29第十六节 做好电子档案的保存欲鉴定29第四章 平安保密细节化管理30第一节 加强信息系统保密措施30第二节 行政人员保密纪律要求31第三节 加强保安工作管理32第四节 消除影响平安工作的因素32第五节 公司环境平安管理33第六节 文件收发流程保密管理34第七节 会议保密措施35第八节 印章的保管要点35第九节 物品进出管理措施36第五章 函电利益细节化管理36第一节 商
4、业信函一定要签上名字36第二节 写非正式的信函内容也要简洁37第三节 信函礼仪中的细枝末节不容无视37第四节 接 让对方感觉你很职业38第五节 打 时先列好清单39第六节 转接 应诚恳应对40第七节 适当运用 过滤术40第八节 不要公话私用41第九节 让麻烦的 不再麻烦41第六章 值班接待细节化管理42第一节 值班工作的根本要求42第二节 值班制度管理42第三节 值班人员安排类型43第四节 正确处理值班时的偶发事件44第五节 值班 处理技巧45第六节 来宾参观接待方法45第七节 接待工作的规格46第八节 接待费用管理47第九节 接待来访交谈要点48第七章 上传下达细节化管理48第一节 别让耳朵
5、“听后就“过48第二节 妥善处理上司的非理性行为49第三节 和上司谈话不要急于表态49第四节 对批评英慎用解释50第五节 意见相左也不必争的面红耳赤51第六节 巧用 和上司及时沟通51第七节 与人沟通的禁忌52第八节 工作中与同事友好合作52第九节 与客户沟通应防止的方式53第八章 总务后勤细节化管理54第一节 企业生活设施管理54第二节 企业物品的保管54第三节 企业宿舍管理55第四节 宿舍区维修管理55第五节 食堂工作管理56第六节 公司加餐管理制度56第七节 食堂餐卡的管理57第八节 传达室事务管理57第九节 日常消防平安管理58第九章 医疗保健细节化管理58第一节 公司医务人员工作管理
6、58第二节 办公室卫生管理59第三节 员工就诊效劳准那么60第四节 电击伤急救要点60第五节 中暑员工急救措施61第六节 常见创伤的处理方法61第七节 烧伤员工急救措施62第八节 掌握快速止血法62第九节 选择正确的搬运法63第十章 办公环境细节化管理64第一节 办公室内部结构设计实务64第二节 简化办公室工作65第三节 办公室内的装饰65第四节 办公室标识系统管理66第五节 设计开放式办公室66第六节 设计全景式办公室的要求67第七节 办公楼绿化标准68第八节 草地保养管理考前须知68第九节 抓好树木管理三件事69第一篇 企业行政办公与总务后勤细节化管理第一章 行政人员细节化管理第一节 办公
7、室人员配备原那么由于办公室是为领导开展工作而设置的辅助性机构，因此，在选择和配备人员时，必须突出精兵简政、优化组合、健全制度、优质效劳等原那么。一、精兵简政原那么从现代行政管理来看，一个办公室的人员过多，势必造成工作相互推诿、扯皮的现象。不可防止带来官僚主义的弊病。只有精干的人员组合，才能有效地提高办公室工作效率，使上情下达和下情上达，以及前后左右的联系渠道畅通无阻。通常一个较小的组织和单位，不过是人员应当限制在5人以内，稍大一点的单位也不宜超过10人。否那么，就要在办公室内设假设干处、科，加以分解二、优化组合原那么现代化的生产、管理和效劳的根本特点就是分工协作。这就要求办公室人员配备要强调科
8、学合理，从年龄、知识、技能、性格、特长甚至性别等多方面综合考虑。根据各人的长处和优势，进行合理分工、要求相互配合，强调从全局着眼通力合作。三、健全制度原那么办公室工作承办各种行政事务，涉及面非常广泛，包括许多有关组织和个人的利益及荣誉的具体问题。应当建立健全严格，细致、明确的规章和制度，使办公室人员工作有章可循。四、优质效劳原那么办公室作为领导工作的辅助机构，主要目标是效劳，即为领导、为企业、为基层提供效劳。怎样提供优质效劳应当是办公室人员明确的指导思想和信念，不能做到这一点者坚决不应让其进入办公室人员队伍。优质效劳应主要把握三点：平等。要求办公室人员对领导和基层员工一视同仁，确立对上负责和对
9、下负责实质是一致的观念。及时。办公室承办的行政事务大都具有时效性、临时性等特点，要求办公室人员具有时效意识。努力提高工作效率，使办公室工作正常运转并取得成效。严格。办公室工作头绪很多，事务庞杂，容易导致“跟着感觉走的倾向，应当严格按照规章办事，防止发生不讲原那么、亲疏有别的现象第二节 办公人员素质要求办公室的特殊地位，决定了对办公室人员的素质要求，主要是忠诚可靠、谦虚好学、工作勤奋、廉洁奉公。一、忠诚可靠办公室人员为领导工作提供辅助，是领导的助手和参谋，岗位的重要性不言而喻。办公室人员在工作中经常接触领导、组织会议、处理公文、保管文件、对外联络及处理内部事务等等，耳闻目睹大量的机密信息，必须自
10、觉防范失密、泄密事件的发生。二、谦虚好学办公室是公司的窗口和门面，其人员那么是领导身边的“近臣，直接关系领导的形象和威信。办公室人员应充分认识自己所处的特殊位置，尤其注重谦虚谨慎，平等待人，尊重他人，不能上恭下踞，傲气凌人，以势压人。不因认为自己掌握情况多、接触事物早而沾沾自喜，而要自觉地向群众学习，向实际工作者学习，不断提高自身的知识素养和工作技能。三、工作勤奋办公室人员工作点多面广，许多工作只能埋头苦干。好出风头、信口开河是大忌。不管组织会议，安排会场，还是接待来宾，管理文件，人们能看到的只是隆重的会场，印制精美的文件和资料，舒适的食宿和交通等等。而很少了解办公室人员为此所进行的紧张繁忙的
11、工作，甚至加班加点，通宵达旦地努力。许多细小甚至琐碎的具体事务要办公室人员承当，所以办公室人员应当发挥兢兢业业、默默无闻、埋头苦干、不计名利的优良传统。四、廉洁奉公办公室人员的工作特点，经常是对上靠近领导，对下管理许多的人、财、物，如果没有廉洁奉公的根本素质和要求，不仅容易发生“近水楼台先得月的行为，而且将严重影响领导及整个组织的对内对外形象第三节 办公室的组织方式组织一个办公室就是正确安排布置好它的各个局部及每一个人，使各个部门、各个人之间形成关系明确的有机整体，使彼此协调有效地运转，根据现代组织理论，现代办公室的组织方式主要有以下五种：一、集权组织方式集权组织方式是指一个中心可以是某一个人
12、来行使指挥权的组织方式。例如，一个总部给各分部发指示，分部必须执行且必须把执行情况向总部反响。利用集权组织方式，可以由总部包办分部的财务，也可以由分部实行独立核算，自己管理财务。集权组织方式的优点是：效率高，可以指定一个统一的组织标准，便于统一协调。可以更有效、更充分地利用办公设备。因而可以节省经济开支。集权组织方式的缺点是：由于过分强调统一性，从而不可防止地带来僵死的弊端。容易产生官僚主义。二、线形组织方式线形组织方式是指按照纵向关系逐级安排责、权的组织方式。其特点是上一层的责、权大于下一层，逐级降低，构成一个金字塔状的责权管理系统。在这样的系统中，每个人只对一个上级负责。线性组织方式的优点
13、是：责权清楚，相对稳定性较大，易于保持良好的纪律，不易发生责权混乱的现象。但是也可能导致管理方式死板僵化、工作作风武断甚至专制；某一位领导人负担过重，而其他人员又闲着无事。三、职能组织方式职能组织方式是指任命一些专家负责办公室内部某一部门的工作，从而减轻行政首长负担的组织立方式。这种组织方式能够充分利用专家的特长，发挥业务和技术专门人才的作用。但由于基层单位或工作者个人的领导者不止一个，容易造成无所适从的现象，有时反而会降低整个办公室工作的效率。四、线性职能组织方式这种组织方式综合了上述两种方式的优点，是我国办公室组织中常用的方式。采用这种方式应注意的问题是：应该明确的职责一定要有专门的说明，
14、以免互相推诿。五、委员会组织方式这是一种集体领导型的组织方式。其特点是主席是由委员们推选出来的。在重大决策上没有决定权，必须经委员们讨论或投票决定。主席负责收集委员们的意见，按照大多数人的意志办事。一般情况下，委员会可设置常务委员会，负责处理日常事务，除重大决策问题交全体委员们讨论决定外，一般性决策只要常务委员们讨论决定就可以了。利用这种方式需要注意的是一定要有一个比拟精明强干的主席，否那么往往易受委员们的左右或支配。从上面几种组织方式我们可以看出，任何一种方式都不是十全十美的。单纯采用任何一种方式都可能出现某些失误和偏差。因而，在具体的办公室组织中，应针对自己的特点和工作结构，综合考虑各种组
15、织方式的优点，以防止办公室工作的失误，提高工作效率。第四节 企业领导文职人员的配备在一家公司内，由于各部门领导分工不同，其管理职能也不一样。这就是说为领导配备文职人员不能套用一个模式。按领导管理职能配备文职人员可试用以下几种方法：一、专业对应法采用这一方法的要求，是根据领导的管理职能及专业分工情况来选配能适应那些特定条件的文职人员。处在行政管理岗位上的领导应配备具有行政管理专业知识及其技能的文职人员。处在经济管理岗位上的领导应配备具有经济管理专业知识及其技能的文职人员。而主管科技工作的领导那么应配备知晓科技专业知识并能熟练地办理科技事务的文职人员等等。这样配备，既有利于领导获得直接的“外脑效应
16、，有利于有关文职人员履行其专业辅助职能。二、层级选配法在领导层中，不仅有管理职能、专业分工的区分，而且有管理权限的区分，这是层级选配法的客观依据。对于处在正职位置上、级别相对高出一格的领导，应考虑选配专业职务、工作经历稍高一点的文职人员。对于处在副职位置上、级别相对低一格的领导，可考虑选配专业职务、工作经历稍低一点的文职人员。这样选配文职人员，一方面是顾及到领导工作的客观需要，另一方面是要切实解决因人施才的问题。层次低一些的文职人员部门，内部不设处科，只有人员的分工或工作的侧重。层次越高的文职人员部门，专业人才越多，不仅要有在行政工作、政治工作，后勤工作组织协调方面具有一定经验的人员，还要有不
17、少能掌握一定现代化技术和业务技能的人才。在工作的侧重点上，层次较高的文职人员部门重点是搞好综合协调和对有关工作的指导；层次较低的文职人员部门那么侧重搞好日常性的实际工作。这些客观情况，也是有关领导和文职人员部门在采用层次选配法配置文职人员时应当考虑的问题。总之，配备文职人员的职能性原那么和方法如果把握得好，将有助于解决各取所需，人尽其才的问题。第五节 行政人员着装要求行政人员的形象代表着企业的形象，因此塑造一个恰如其分的职业形象，不仅能给人留下好感，而且有助于开展工作。行政人员的服装应该是简单线条加上剪裁大方的组合性套装，多功能和多变化的服装组合是行政人员服饰设计的重点，最好的是既表现出优雅、
18、大方、又显得利落。一、办公室内服饰质地要好在办公室内穿着的服装一般为各式套装。英选择不易起皱的质地面料。起皱的套装给人不干净和不修边幅之感。二、外出公务场合服饰应舒适大方在外出公务场合里，行政人员需要的服饰特点是让自己来去自如，跟得上生活节奏，不太紧身，也不宜过分宽松。以舒适大方为主的裤装、长风衣、长大衣、中长外套、短裙、靴子给人一种亭亭玉立、不失庄重的新鲜装扮。如穿着及腿肚的军式大衣、绿色园岭薄毛衣、黑色短裙和黑色短靴，这是秋冬最灿烂的风景。酒红色的双排扣复古式外套、同材质长裤，利落新款，都展现你的迷人风貌。宽松的长裤、洒脱的西装外套、白色衬衫加上手提包，自由的气息让你干练十足。三、运动休闲
19、场合服饰应宽松在运动休闲的场合里，休闲装扮也是行政人员服饰设计的重点，休闲装扮所需单品有：T恤、休闲外套、牛仔系列、宽松棉质裙或裤。四、鞋的款式应适应场合在办公室的鞋款式应选包头鞋，淑女鞋，理想的鞋跟以中跟或普通高跟鞋为主，防止平底鞋，因为它让人感觉太随便。也要防止跟太高，它让人看起来太做作，颜色以黑白及棕、酒红色、驼黄、墨绿色为主。五、手提包应与服装相搭配行政人员手提包的配备是必要的，选用材质优良的皮质短带包、手提包或长带包和一些正式公文包等，颜色以棕、黑、酒红、墨绿为主，具体根据服装来进行搭配第六节 行政人员行为标准行政人员的一举一动都反映着本人及组织形象，因此，注意自己的仪态举止是十分重
20、要的。举止标准的根本原那么就是保持端庄、文静、温和的形象，使双方对你产生尊重和信赖。一、站立标准站要有站姿，站可以站出一种情态、一种风格，作为职业女性，站立时应注意：头部保持挺拔，目光平视，肩平直，胸略挺，双肩翻开，自然放松，手臂下垂或作出其他动作，双腿略微分开，成小八半步站法，身体重心落在两个前脚掌。二、行走标准走路同样要讲究优雅，走路时应注意：要尽量走成一条直线，步伐稳健，步态轻盈，脚步朝前跨时有一点点朝前踢的感觉；跨出后，身体中心应在前脚大拇指处，着地后延伸至前脚掌，千万不能用后跟着地。提步幅度要小一些，身体保持平直，迈步时稍稍有些弹性。走时膝盖内侧似乎有些摩擦的感觉，手轻轻随步前后摆动
21、，手指不外跷。三、就座标准就座过程分为两局部，一是入座，讲究的是入座过程中的姿态及入座时的方法；二是坐在椅子上的姿态。就座时，如果穿裙装，应该用双手在背后用手背轻轻顺着臀部朝下贴住裙子，不使它飘起来，然后坐下来，左手放在腿上，抽回右手顺势压在左手上，两手交叠。两肘紧靠住自己的双肋。整个动作应十分自然地顺势完成。如穿长裤，双手手指捏住两条前襟略微朝上拉，使自己坐下去时既防止裤腿牵扯又不会因膝盖弯曲而破坏裤形。就座时，站的位置应该正好在椅子前小半步距离。就这样坐下去时才可以保持上身的垂直，如果距离一远，势必只能朝后翘臀部，而下身后翘上身自然会前鞠，胸部从领口处就可能走光，因此，这姿态是非常不雅观的
22、。就座时，腰部要挺直，头放松，目光平视。正确的坐姿是浅坐，即臀部在椅子上只占一半或2/3，后背离椅背至少有一个拳头宽的距离。非正式场合，偶尔也可以跷二郎腿。抬腿时，要把脚尖绷直，膝盖以上大腿局部始终不分开，然后在空中划一个优美弧线，把腿架起来，这姿态很有贵族气，也很有一份惬意的风情，这是成熟的职业女性雍容华贵又很干练的标准坐姿。第七节 办公室人员考勤管理考勤也是一种人事考核的方法，使一逐日记录各类人员的出勤、缺勤、迟到、早退等情况为根底，检查员工出勤情况，严格工作纪律。公司办公室员工上午上下班，下午上下班应打卡。住在市区内的业务人员，上午及下午到公司打进卡，外出工作时打退卡。公司员工下午加班者
23、，普通下班时间不必打卡，待加班完毕才予打卡。公司员工因事早退或出差需要离开公司，且当天不再返回公司者，应打退卡后才能离开公司。员工上下班，必须亲自打卡，假设替人打卡，打卡者及被打卡者，均给予各记大过一次处分。上下班忘记打卡者，持记录卡请直属主管证明上下班时间，并签名后，卡片放回原处。公司上下班时间，由前台文员或由人事部派人看守打卡情况及调整打卡钟，公司由门卫负责。在公司人员用餐时，内勤人员中午可免打卡仅上下班打卡即可，在外面用餐时，那么按规定每日打卡四次。第八节 行政办公人员日常工作内容在企业的各种行政事务管理中，日常事务管理大多是平常的一些琐事，而这些琐事在企业行政事务中也是相当重要的，可以
24、说行政事务管理工作中离不开日常事务的管理。一、接待来访来访者形形色色，既有政府官员、大公司的经理，也有普通的职员，另外还有预约会见的申请人，报纸杂志的记者等。他们有的是有要紧的事情，有的是递交文件，也有的仅仅是问候。行政人员要有区别对待来访者的能力。二、文件的收发及分送收到的邮件或送来的文件首先要区别是要直接送呈企业领导的，还是需行政人员再进行处置和整理的。需公司领导办理的要直接送交公司领导。三、日常运转工作这项工作的具体内容涉及出席会议、旅行、参加宴会、拜访等各方面四、用品的整理行政人员应将工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。这一工作根据具体执行公务情况的不同而有所不同。五、
25、文件整理业务为使处理完毕或正在使用的文件不丧失、散乱，并且随时可以根据需要对这些文件进行整理，整理工作首先将文件分类，并放入固定的装具和容器内六、整理、清扫工作此项工作应有行政人员催促事务员和勤杂工来完成。工作中须注意如下几点：每天要清理桌面室内的杂物、家具如桌子、烟灰缸、椅子、烟盒等，都要放在固定的地方。根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。七、协助调查公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查工作时，办公室人员须做好协助工作。八、文书工作文书工作有三个方面，包括信函写作、起草文件，以及誉清或印刷文件。九、联系业务联系工作就是要向公司领导转达某项事情并向对方转告公司领导的
26、意图，听取对方的答复。有时还要将这种答复再次告诉公司领导。进行反响。十、招待事务招待是指在领导外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待，多指派事务员或勤杂工来完成。款待包括向导、收存携带物品，奉送茶点，迎来送往等。第九节 行政人员绩效考核管理根据现代心理学与组织行为学的研究成果，决定个体的绩效因素可归结为业绩、能力、态度三个方面。由于工作业绩、工作能力、工作态度具有不同的内涵，而且又是互相联系的内在统一体，因此在行政人员的绩效考评中具有相当重要的意义与价值。一、工作业绩工作业绩指行政人员的工作效率及效果。主要包括行政人员完成工作量的大小数量、工作效果的好坏质量、本钱费用以及在本职工作中努力改良与提
27、高等创造性成果。业绩是各个组织对行政人员的最终期望，是行政人员绩效考评中的最重要局部。二、工作能力工作能力包括体能、知识、智能、技能等内容体能取决于年龄、性别和健康状况等因素。在现代社会里，往往要求行政人员精神高度集中，反响敏捷，动作迅速，判断准确，同时还要求有持续的耐久力。知识知识包括文化水平、专业知识水平、工作经验等工程。行政人员在组织中所表现出来的专业知识水平、工作经验是和他所接受的教育分不开的。智能智能包括操作、表达、组织等能力。此外，按工作能力的层面来划分，工作能力可以划分为根底能力、业务能力和素质能力。三、工作态度工作态度主要指纪律性，协作型，积极性，主动性，服从性，执行性，责任性
28、，归属性，敬业精神，团队精神，钻研精神，奉献意识，进取精神，开拓精神，使命感，荣誉感，事业心，信誉，忠诚，健康心态，良知与良心等。四、工作能力主要决定晋升工作能力反响的是行政人员的根本素质、潜能与适应性的问题。因此，它成为行政人员晋升的决定条件。也就是说，能力不过关，即使目前业绩再好，也无法提升，因为它不胜任未来的职位。在价值分配中，可以给予股权，让他主动地把自己和组织融入到一起，与组织共开展。第二章 会务安排细节化管理第一节 明确会议参加者对企业来说，真正创造价值的领域是在生产经营过程之中，而不在会场上。减轻企业成员的会议负担，无疑是一种人力资源的节约，可使更多的人能为企业创造价值，作出奉献
29、。因此，企业应该把每一个与会者当作一种“资源，而不是一种“名分。所以，文员必须协助弄清以下有关问题：与会者对会议所要实现的目标是否负有直接或主要责任？与会者同会后的行动是否直接相关？与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否有助于议题的深化？与会者是否有能力或有权力形成一项决议？与会者是否多余或可有可无与会者是否能全身心投入会议与会者是否会阻碍会议的总体成效？是否会造成对他人的心理压力？是否影响他人发言的质量或真实性？此外，必须有效地控制与会者人数。一般人数越多，与会者的参与意识越弱，会议的成效越差，甚至有负面效应。所以，与会者人数一般不超过20人，如果多于20人，就应该设法分组讨论或
30、设分会场。第二节 选择开会时间虽然不可能找到一个对所有人、对所有会议都适宜的开会时间，但是，为了保证全体与会者能够按时出席、安心开会，企业相关管理者就都会考虑开会时间的选择，具体工作那么由文员负责实施。文员应事先做一个调查，把握全体与会者方便的时间段。协作选择与会者中关键人物的最正确开会时间，以保证这些关键人物能集中精神开好会。防止会议召开期间与企业中最重要的经营活动冲突，或者防止会议打乱企业工作的正常运行秩序。保证那些在生产经营活动中的关键人物能有充分的时间作出安排，不至于因出席会议而影响企业效益或效率。力求开短会，不要把会议时间拉得过长，开成“马拉松会议。议程如果太长，连续开会时间需超过半
31、天，就应设法分两个时间段开会。此外，还应该注意把握开会的时机，有些时效性很强的会议，要尽早安排；有些需要酝酿和深思熟虑的会议，可以拖后召开。第三节 做好上、下层的双向效劳文员既要不折不扣地贯彻上司意图，又要充分听取基层的意见，调动主办和协办单位的积极性，共同做好筹备安排工作。一、认真领会上司意图，准确把握会议主题文员要弄清为什么开会，当前工作中的问题是什么，措施有哪些，会议要着重解决几个什么问题等等在选点定线时，要最大限度地表达会议的主题，贯彻上司的意图。文员应根据会议主题的需要，选准角度，挖掘深度，突出重点，以点带面。二、充分调动基层人员的积极性充分调动基层人员的积极性，使主办和协办单位的积
32、极性到达和谐统一。文员要用学习的态度和效劳的精神，虚心听取基层人员的意见，学习基层群众三首创精神，在此根底上，多协商、多沟通、多尊重、多理解，主动为基层人员着想，多做换位思考，才能赢得基层人员的信赖和支持，真正变协办为主办。文员和相关人员同心协力，步调一致，共同围绕会议主题，紧扣上司意图，做好现场会的各项筹备工作。要防止因对基层实际缺乏了解，主管臆断，颐指气使，挫伤基层人员的积极性。第四节 考虑开会地点虽然企业内的会议室或办公室可能是最可利用的会议场所，或者可能是最熟悉的开会地点，但却不易定有助于到达开会的目的。熟悉的开会地点，往往不利于人们打破原有的思维程式，去开创性地出谋划策；易于利用的开
33、会地点，往往难以激发人们的热情，去积极思考和讨论问题。因此，会议地点的物质条件、文化气氛以及是否远离日常工作场所等，会潜在地影响每一个与会者的情绪，从而影响会议的质量。所以，合理的选择开会地点显得十分重要，它应考虑以下硬件条件：会址必须考虑距离上的远近以及路线、交通上的方便，以便于与会者能按时到会。会场内外须保持安静，并且有良好的通风和照明设施以及室温调控装置，以便与会者能够长时间地保持清醒的头脑，集中精力参与会议。会场的空间必须足够大，以平均每个与会者拥有2平方米为宜外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便、费用开支、衣食起居的舒适等。第五节 布置好会议室一般的小型会议，常规例会，会议室只要其清洁
34、、明亮，有足够的桌椅，能让与会者方便地看文件，做记录，讨论发言就行了。文员应保持会议室的整洁，设施完好，用品齐全，使会议室处于随时可以被利用状态。大型会议的会场准备那么比拟复杂：一、会标会标即会议全称的标题化。应将会议全称用大字书写后挂在主席台的正上方。它能增强会议的庄重性，揭示会议的主题与性质，使与会者已进场就在精神上被引导。二、会徽会徽是表达或象征会议精神的图案性标志，要选择具有强烈感染和鼓励作用的图案，图案要简练、易懂，寓意丰富，以起到渲染突出会议精神的作用。三、画像纪念性会议，针对某人物成功功绩的专题性会议，将相关对象的画像挂在会场内，表示尊重、纪念、缅怀。也可以配合会议主题在会场内外
35、挂上几幅不同时期不同人物的画像，表现一段历史，表彰各位功臣。四、标语标语当然是会议主题的表达，会场上的气氛往往就是被恰到好处的标语、旗帜等渲染起来的。标语的拟定制作，是文员在准备会议文件时就应拟就，并报请领导批准的。五、旗帜会议的旗帜包括主席台上悬挂的和会场内外悬挂的。主席台上的旗帜应围挂在会徽两边，显得庄严隆重；主席台的两侧插上对应的红旗或彩旗，又可增添喜庆气氛。而会场门口和与会者入场的路旁插上红旗或彩旗，又可增添喜庆气氛。而会场门口和与会者入场的路旁插上红旗或彩旗，会议的热烈气氛就可更多地洋溢在会场内外，更衬托会议的精神。六、花卉花卉是会议不可缺少的重要道具，在会议上，花卉还能解除与会者的
36、疲劳。选用花卉，应突出民族文化特色。如，选用梅花、牡丹、菊花、兰花、月季、杜鹃、山茶、荷花、桂花、水仙等，它们都以无声的语言向人们传播文化，表现礼仪。因此，特别是重大的，有外宾参加的会议，越应选取有代表性的中国原产花卉作为摆放的主体花材。七、灯光会议场所的灯光应该明亮，柔和，给人适宜的照明，也可减缓会议的时间过长而带来的疲劳，会场灯光应有几套，以适合会议颁奖、照相、演出等多种需要。第六节 主席台布置应与会场协调主席台是会议室的中心，也是会场布置的主要表现。主席台布置应与整个会场布置相协调，并作强调突出。一、座位主席台座位要满座安排，不可空缺，倘原定出席的人因故不能来，那么要撤掉座位，而不能在台
37、上空着。第一排的座位以中间为贵，依我国传统，一般由中间按左高右低顺序往两边排开，即第二领导坐在最高领导左侧，第三领导坐在最高领导右侧，以此类推。假设人数正好成双，那么最高领导在中间左侧，第二领导在中间右侧，也以此类推。主席台座位假设有多排，那么以第一排位尊。每个座位的桌前要安放好姓名牌，既方便入座，也便于台下与会者识别熟悉有关人士。主席台座位不要排的太挤，桌上也不要摆放鲜花之类，要便于主席团成员翻开文件，做记录，翻讲话稿，并置放茶水、眼镜、笔等物。二、讲台主席台的讲台，应设于主席台前排右侧台口，讲台不能放在台中央，使主席团成员视线受阻碍。讲台上主要放话筒，但也可适当放一盆花卉。讲台桌面要便于发
38、言者翻开讲话稿或摆放相关材料。三、话筒发言席和主席台前排座位都应设有话筒，以便于发言者演讲和会议主持人或领导讲话。一般发言席和主持人话筒专用，其他主席台前排就座者合用两三个话筒，但一般置放于主要领导面前。四、后台主席台的台侧与后台，应设为在主席台就座领导和与会者的休息室，以便于他们候会，并尽可能在后台排好次序上台入座，以免造成混乱。有时假设会议发生小故障，后台还可以让有关人员作商量对策，以排除困难。所以，文员千万不可无视后台的作用。第七节 落实会议通知一、了解会议通知形式会议通知按形式分，有口头通知和书面通知。按通知的行为方式分，有当面通知、 通知、墙报通知、报纸通知、播送通知、电视通知等。按
39、通知的时间及程度又分为预告性通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。会议通知都应按规定办理，没有规定时，应依照惯例和具体情况办理。二、掌握书面通知发出技巧写信封。要写清收文单位的地址和单位全称，有时还要写收信人姓名。装通知。信封写好后，要装入会议通知，并在封口之前仔细检查一遍，不要漏装。封信皮。通信装入信封后，要逐个的将信皮封贴起来，防止失落。核对。将名单与信封进行核对，防止遗漏、重复或错发。发送。信封送到收发室时要进行清点，请收发人员打上编号，以备查询。三、知晓应考前须知对拟任免、调动的人员发通知要特别注意，不能把准备调动但尚未调动的人的通知发错单位。一般的会议只发一次正式通
40、知。有些会议需要发预备性通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作如准备发言材料或方案的会议发出会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知根本相同。会间通知要贴在醒目处，一定要写清会议的详细场所。会间的通知最好在会上宣布或在饭前通知，否那么很难通知到所有与会者或与会相关者。第八节 准备好会议文件会议文件的准备是会议召开前准备工作的一项重要内容，所以，需要文员认真、仔细、周到地加以安排。一、明确文件准备的内容会议文件的准备一般包括以下几方面的内容：做好文件的印刷或复制工作。文员参与印刷或复制的文件种类大致包括：会议的程序性文件。如会议议程与日程安排表、会议时间安排表、选举程序及表决程序安排表等。会议的
41、中心文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。指导性文件。如有关的法律、法规、政策等文件参考性文件。如统计报表、技术资料。会议管理性文件。如会议通知、证件、作息安排表及会议须知等。认真校对会议文件文件校对工作实际上是文件印刷工作的一个重要环节。校对时还应同时检查文件结构的各个组成局部、各种标记及文件的格式。在校对文件时延严肃认真，耐心细致，一丝不苟。唯有如此，才能把住会议文件的文字关，确保文件的质量。做好会议文件的分发工作。有些会议文件需要在会议召开之前发给与会者，有些那么在会议召开时分发。但无论何时分发，文员都尽量提前做好文件分发的准备工作。二、知晓准备内容的要求按照与会人员名单，
42、给每人准备好一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件等字样。分发重要文件一般要编号、登记。具有保密内容的文件，还要著名密级。一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，那么应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。对于需要要提前发出的文件，要在封皮上仔细填写收件人的姓名、地址与邮政编码，按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式。第九节 准备好会议各种用品会议用品包括除会议文件以外所有会议所需的物品与设备。一、会议的必备用品一般情况下，各种类型会议都需要准备以下种类的物品：文具用品。如纸、笔、本册等。桌椅、台布。茶具：如
43、暖水瓶、保温桶、水杯、茶、饮料等。扩音设备、照明设备、通风及空调设备等。二、会议的特殊用品不同类型的会议，由于内容要求不同，对用品的要求和使用也不尽相同。选举性会议需要准备好投票箱，选票等物品；表彰会需要准备好奖品及颁奖时的音乐；接待性会议要准备好迎送客人的交通工具；代表会议和庆典性会议要求准备好会议开始时的国歌等音乐或乐队；专业性会议或咨询性会议应准备好幻灯机、投影仪、录音录像机等设备；谈判性会议要准备好签字笔等用具。还根据会议的要求准备好会议的横幅、宣传标语、花卉等物品。三、会议用品准备工作的要求制定用品准备工作的方案。在准备会议用品之前，应制定一个周密的方案或者开列一个用品准备清单，将所
44、需物品的名称及数量详细列出。例如：召开选举性会议，应当考虑到填写选票的用品；如果在炎热的夏季召开会议，空调冷饮等是必不可少的物品。准备物品工作应一丝不苟，认真对待，方案考虑得越周全越好。准备会议用品应当经济适用，符合会议需要，既不能将就凑合，以次充好，又不可大手大脚铺张浪费。第十节 彻底检查开会场地有时，企业的大、中型会议会选在酒店召开，因为是借酒店的场地，所以文员应协助相关负责人员检查会议的场地。具体检查应包括以下几项：一、检查考虑中的全部会议室或场地不要认为任何两个房间都一样；要检查每个房间的物质条件，以发现不适合的照明或通风、不方便的休息室、阻碍安静的通道或出口、不恰当的场地分配及其他问
45、题。二、检查会议室的布置假设酒店的会议室不提供会议用品，铅笔和记录簿就得由公司供给，在会议桌的每个位置前都放上一套还要有备份。如允许吸烟，桌上还应放置烟灰缸。所有的设备都应摆放好，随时可用。还应该一专门的地方供与会者存放衣服、帽子及其他物件。会议桌旁要有足够的椅子。室内桌椅的安排视与会者人数和会议的性质而定讨论小组、讲演形式、设备形式等。检查室内的温度、照明、通风状况等。如发现有问题，应立即与酒店代表联系。三、检查登记、会议管理以及其他后勤所在地所在地要便于参加会议的人寻找，其间并有加锁储物柜。四、检查膳食供给要求提供过去的各种菜单。在没有酒店人员的陪同下，检查每一个餐厅的一般伙食，并注意其效劳质量和员工态度。五、检查电梯效劳情况假设所设会场不在同一层楼，那么须检查电梯的效劳情况。与会者来往于各会议室是否会发生困难，造成延迟以及使会议停顿等。六、其他检查工程检查可得到的效劳工程，营业时间和社交与娱乐活动的费用确定来往于会场及社区之间有无交通及停车便利第十一节 会务接待应注意自己的言行一、语言标准使用。会务效劳时，文员要能熟练地掌握和使用标准。确切简洁。语言确切简洁可