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1、有效益的會議有效益的會議導師手冊導師手冊課程設計：潘啟寧課程設計：潘啟寧 日期：一九九三年二月日期：一九九三年二月目錄目錄 本課程設計的目的本課程設計的目的 1 1課室設備課室設備 2 2准備授課備忘錄准備授課備忘錄 3 3課程大網課程大網 4 4第一部份：一般性介紹第一部份：一般性介紹 5 5第二部份：會議中的言語分類第二部份：會議中的言語分類 7 7第三部份：言語分類練習第三部份：言語分類練習 10 10第四部份：組織會議的步驟第四部份：組織會議的步驟 17 17第五部份：認識你組員的性格第五部份：認識你組員的性格 21 21第六部份：主持會議的技巧第六部份：主持會議的技巧 23 23第七
2、部份：寫會議記錄練習第七部份：寫會議記錄練習 24 24第八部份：寫會議記錄的技巧第八部份：寫會議記錄的技巧 25 25第九部份：再練習寫會議記錄第九部份：再練習寫會議記錄 26 26第十部份：聆聽技巧第十部份：聆聽技巧 27 27第十一部份：分組討論与匯報小組討論第十一部份：分組討論与匯報小組討論 29 29第十二部份：會議後檢討得失第十二部份：會議後檢討得失 30 30第十三部份：總結第十三部份：總結 32 32附錄：附錄：表格一表格一 33 33表格二表格二 34 34表格三表格三 35 35練習一練習一 36 36答案一答案一 37 37練習二練習二 38 38答案二答案二 39 39
3、練習三練習三 40 40答案三答案三 41 41會議練習題目會議練習題目 42 42本課程設計的目的本課程設計的目的(1)(1)任何企業每天都有或多或少的會議在進行中，有任何企業每天都有或多或少的會議在進行中，有(2)(2)些很嚴肅和具規模，有些則比較隨便。不管是甚些很嚴肅和具規模，有些則比較隨便。不管是甚(3)(3)麼目的与內容，大家都期望從會議中得到結果，麼目的与內容，大家都期望從會議中得到結果，(4)(4)或一個行動計划。如果會議失敗，大家都浪費了或一個行動計划。如果會議失敗，大家都浪費了(5)(5)公司的時間，更可惜的是此後的合作性可能更差公司的時間，更可惜的是此後的合作性可能更差(6
4、)(6)。所以我們必須正視會議的成功率。所以我們必須正視會議的成功率。(7)(7)(2)(2)本課程是基於上述目的而設計。目的有三個：本課程是基於上述目的而設計。目的有三個：(8)(8)2.1.2.1.應該如何去參加會議應該如何去參加會議(組員組員)(9)(9)2.2.2.2.應該如何去主持會議應該如何去主持會議(組長組長)(10)(10)2.3.2.3.應該如何寫會議記錄應該如何寫會議記錄(會議祕書會議祕書)(11)(11)(3)(3)本課程特色有三：本課程特色有三：(12)(12)3.1.3.1.全部內容都是中文全部內容都是中文(13)(13)3.2.3.2.普通話錄音帶在國內某城市制作，
5、有真實性普通話錄音帶在國內某城市制作，有真實性(14)(14)3.3.3.3.學員在兩天中參与很多討論和練習，加深認識學員在兩天中參与很多討論和練習，加深認識(15)(15)(4)(4)學員最好來自相同或相近職級的同事，理想人數為學員最好來自相同或相近職級的同事，理想人數為(16)(16)十六人十六人(17)(17)1 1課室設備課室設備(1)(1)課室面積六十平米或以上課室面積六十平米或以上(2)(2)另須要一個小討論室，能容納八個人開會便可另須要一個小討論室，能容納八個人開會便可(3)(3)主課室桌椅排列成主課室桌椅排列成 U U 型型(4)(4)課室附近須要有覆印機和制作透明膠片的設施課
6、室附近須要有覆印機和制作透明膠片的設施(5)(5)錄音機与擴音器設施錄音機与擴音器設施(6)(6)投影儀投影儀(7)(7)掛圖版掛圖版(8)(8)電視与錄影機電視与錄影機 2 2准備授課備忘錄准備授課備忘錄(1)(1)導師手冊導師手冊(2)(2)投影膠片一套投影膠片一套(3)(3)學員手冊十六本學員手冊十六本(4)(4)錄音帶錄音帶“堵車堵車(5)(5)錄影帶錄影帶“Listen“Listen(6)(6)空白錄音帶一盤空白錄音帶一盤(7)(7)練習練習 Ex.1 Ex.1 十六份十六份(8)(8)練習練習 Ex.2 Ex.2 十六份十六份(9)(9)練習練習 Ex.3 Ex.3 十六份十六份(
7、10)(10)表格一表格一 五十份五十份(11)(11)表格二表格二 七十份七十份(12)(12)表格三表格三 二十份二十份(13)(13)計算器十七個計算器十七個(14)(14)室白透明膠片一盒室白透明膠片一盒(15)(15)透明膠片筆兩盒透明膠片筆兩盒(16)(16)掛圖紙筆一盒掛圖紙筆一盒(17)A4(17)A4 白紙五十張白紙五十張(18)(18)名牌十七個名牌十七個(19)(19)簽到單簽到單(20)(20)課程評估表十六份課程評估表十六份 3 3 課程大綱課程大綱第一天：第一天：開始時間：開始時間：9:00am 佔用時間佔用時間 結束時間結束時間第一部份第一部份 一般性介紹一般性介
8、紹 90分鐘分鐘 10:30am第二部份第二部份 會議中的言語分類會議中的言語分類 20 10:50小休小休 15 11:05練習与討論練習与討論 45 11:50午飯午飯 90 1:20錄音帶練習錄音帶練習 45 2:05第一次會議練習第一次會議練習 45 2:50小休小休 15 3:05第二次會議練習第二次會議練習 45 3:50統計分析統計分析 20 4:10第三部份第三部份 組織會議步驟組織會議步驟 45 4:55第二天：第二天：第四部份第四部份 主持會議練習主持會議練習 45 9:45 45 9:45第五部份第五部份 認識你會員的個性認識你會員的個性 30 10:15 30 10:1
9、5第六部份第六部份 如何主持會議如何主持會議 30 10:45 30 10:45小休小休 15 11:00 15 11:00第七部份第七部份 寫會議記錄練習一寫會議記錄練習一 60 12:00 60 12:00午飯午飯 90 1:30 90 1:30第八部份第八部份 寫會議記錄的技巧寫會議記錄的技巧 30 2:00 30 2:00第九部份第九部份 寫會議記錄練習二寫會議記錄練習二 60 3:00 60 3:00小休小休 15 3:15 15 3:15第十部份第十部份 聆聽技巧聆聽技巧 45 4:00 45 4:00第十一部份第十一部份 分組討論和匯報討論結果分組討論和匯報討論結果35 4:35
10、35 4:35第十二部份第十二部份 會議後檢討得失會議後檢討得失 10 4:45 10 4:45第十三部份第十三部份 總結和填寫課程評估表總結和填寫課程評估表 15 5:00 15 5:00 4 4第一部份：一般性介紹第一部份：一般性介紹 1投影儀投影儀 OH1 歡迎大家參加這課程，宣報開始歡迎大家參加這課程，宣報開始 說明會議並沒有明確的定義，一般人說明會議並沒有明確的定義，一般人 認為兩個人或兩個人以上談論半小時認為兩個人或兩個人以上談論半小時 已經算一個會議已經算一個會議掛圖版掛圖版 導師自我介紹導師自我介紹 *名字名字*職務職務*在公司年期在公司年期掛圖版掛圖版 讓學員逐一自我介紹，除
11、上述三項外，讓學員逐一自我介紹，除上述三項外，還說出：還說出：*希望在兩天裏學到甚麼希望在兩天裏學到甚麼 *每周開會約佔了多少時間每周開會約佔了多少時間 *這些會議一般是否有效這些會議一般是否有效 導師將學員開會時數和是否有效寫在導師將學員開會時數和是否有效寫在 掛圖版上掛圖版上 說出大部份人花了很多時間開會，而說出大部份人花了很多時間開會，而 效果並不理想。效果並不理想。詢問不理想會議的後果是甚麼。答案：詢問不理想會議的後果是甚麼。答案：*浪費時間浪費時間 *破壞將來的合作气氛破壞將來的合作气氛 本課程就是介紹有關開會的技巧，改本課程就是介紹有關開會的技巧，改 善這個狀善這個狀 宣佈課程的宣
12、佈課程的迄時間、小休時間、午迄時間、小休時間、午 飯時間和一些上課守則飯時間和一些上課守則投影儀投影儀 OH2 介紹課程三個目的。強調第一點：介紹課程三個目的。強調第一點：很多人抱怨組長不善於主持會議，其實很多人抱怨組長不善於主持會議，其實 更重要的是組員，如果組員不懂得開會更重要的是組員，如果組員不懂得開會 ，組長再有技巧也沒有用，組長再有技巧也沒有用 523456789090分鐘分鐘9投影儀投影儀 OH3 解釋一個三小時二十人的會議共花了解釋一個三小時二十人的會議共花了 公司多少錢，算公司多少錢，算上來，可以多招聘上來，可以多招聘 一個人工作一個星期了。更嚴重的是一個人工作一個星期了。更嚴
13、重的是 ，它破壞了將來彼此的合作氣氛，它破壞了將來彼此的合作氣氛投影儀投影儀 OH4 說出這六個失敗的會議的痛苦經驗，說出這六個失敗的會議的痛苦經驗，問學員是否碰過這些情問學員是否碰過這些情，感受如何，感受如何 。再詢間兩三個較資深的學員，叫他。再詢間兩三個較資深的學員，叫他 們說出其他不愉快的經驗，也問其他們說出其他不愉快的經驗，也問其他 人碰上過沒有人碰上過沒有投影儀投影儀 OH5 為了防止這些事情繼續發生，我們須為了防止這些事情繼續發生，我們須 要懂得如何去開會。要懂得如何去開會。這張膠片有十項，應該用紙遮擋一項這張膠片有十項，應該用紙遮擋一項 一項去解釋。注意：一項去解釋。注意：*第二
14、點：開會的人應以公司利益為重第二點：開會的人應以公司利益為重 就算与自己無關，也大膽說出個人的就算与自己無關，也大膽說出個人的 看法看法 *第四點：不要害怕大老板也在會議中第四點：不要害怕大老板也在會議中 *第六點：問學員甚麼是言之有物？答第六點：問學員甚麼是言之有物？答 案：有數據。再問：如何可以言之有案：有數據。再問：如何可以言之有 物？答案：須要在開會之前充份准備物？答案：須要在開會之前充份准備 *第十點：問學員：如果組員都拒絕任第十點：問學員：如果組員都拒絕任 命，結果會怎樣？答案：行動計划沒命，結果會怎樣？答案：行動計划沒 人負責，會議失敗。再問學員，萬一人負責，會議失敗。再問學員，
15、萬一 答應了，會後發覺做不來或者老板反答應了，會後發覺做不來或者老板反 對，怎辦？答案：立刻找組長商量對，怎辦？答案：立刻找組長商量投影儀投影儀 OH6 要求學員各舉一個例子要求學員各舉一個例子 *公司推行新政策公司推行新政策 *向客戶解釋不良品意外地出廠原因向客戶解釋不良品意外地出廠原因 6101112投影儀投影儀 OH7 說出曾經碰過不少召開會議的通知書說出曾經碰過不少召開會議的通知書 都寫得不好，舉這一個例，問學員它都寫得不好，舉這一個例，問學員它 有甚麼不好。答案：既沒有議程也沒有甚麼不好。答案：既沒有議程也沒 有結束時間有結束時間投影儀投影儀 OH8 問這張有甚麼不好？答案：上面沒有問這張有甚麼不好？答案：上面沒有 會員名單，須要翻查記錄才知道。會員名單，須要翻查記錄才知道。作出小總結，上述九十分鐘是一般性作出小總結，上述九十分鐘是一般性 的介紹，下面是分析會議中各人發言的介紹，下面是分析會議中各人發言 ，那些言語的分類。在進入下一環節，那些言語的分類。在進入下一環節 之前，問學員有沒有問題或補充之前，問學員有沒有問題或補充13147