建筑工程公司办公室管理制度.docx

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1、 建筑工程公司办公室管理制度_物业经理人 建筑工程公司办公室治理制度 加强办公室自身建立，弘扬企业精神，组织好后勤保障工作，把握各项工作进展状况，制定本治理工作制度并随时总结推广好的阅历做法，提出改良的意见或建议，依据形势和任务的需要，不断充实和完善。 1.办公室主要职责 1.1 负责公司内部的后勤治理及相应效劳工作。 1.2 负责文件的收、发治理及存档工作。 1.3 负责公司会前预备及会议记录的整理、传达。 1.4 负责办公用品的购置登记和发放治理。 1.5 负责办公设施的修理治理。 1.6 负责外来人员接待、登记、治理。 1.7 负责大型检查、活动的预备工作。 1.8 负责筹划并组织公司的

2、大型活动。 1.9 负责企业文化的宣传。 1.10 负责车辆治理工作。 1.11 负责员工福利的发放。 2.文件治理职责 2.1 办公室确定专人负责文件收、发治理工作，并规定相应的职责。 2.2 收到的文件、传真和其他与公司有关的原始资料后，要分清类别、等级、重要程度等，做好登记。然后准时转交给文件签收人，并将文件紧急状况、时限要求等有关事宜向接收人交代清晰。 2.3 收到应上传给总经理的文件、资料、传真、信件等要准时转交到总经理助理处，介绍清晰紧急状况、时限要求等有关事宜，然后由总经理助理做出审验签收。 2.4 收到应转交给各部门的文件、资料等，由各部门负责人审验签收，部门负责人外出时，由其

3、他人代收并做好登记。 2.5 办公室人员在收到文件后要复印该文件以做好备份、存档等工作，并做好保密工作。 2.6 收到领导下发的文件通知等要准时精确的转交或通知各部门负责人或其他相关人员，并做好备份、存档、保密工作。 2.7 收到各部门签发的文件时，首先要复印存档，然后按文件要求的送达地点、送达部门、送达人、送达件数等准时送达给收件人并做好登记。 2.8 收到文件后须由有关负责人签署分发意见，若需呈交给多个部门，要做好数量统计工作，然后再复印、分发文件，原件要妥当保管或交付利害关系人收存，并做好相应地登记工作。 2.9 失去存档意义或保存价值的文件和资料等，经过鉴定无误后交办公室主任签字批准后

4、，由两人以上销毁。 3.会议职责 3.1 参加公司召开的各种会议，承办公司召开的综合性会议的会务工作，做好公司各种专业会议的会务效劳。 3.2 传达总经理下达的会议通知及有关部门的会议通知时，要明确会议时间、地点及参与人员。如有事应先请假，同时推举所属部门人员参会。 3.3 负责会议记录，整理睬议纪要，以及会议纪要的流转、存档工作。 3.4 严厉会议纪律，保守会议隐秘，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露、外传会议内容，以免影响决议实施。 3.5 在会议期间，参与会议人员不得窃窃私语。要做到有言必发，但在会上一旦形成决议，无论个人同意与否都必需仔细贯彻执行。 3.6 在会议期间，参会人员必需

5、将手机设置成振动或静音状态。 3.7 会后将形成的会议纪要呈报总经理批示、然后再附检查催办通知单一并抄送各部门及相关单位。 4.办公用品治理职责 4.1 各部门应于每月25日前将下月所需办公用品报给办公室。办公室主任依据办公用品库存状况以及消耗水平，制定出公司下月办公用品选购规划报总经理审批，确定选购数量。经财务部核准后支领资金实施选购。 4.2 局部办公用品依据实际状况酌情定量库存。 4.3 需要临时选购的物品，各部门必需提前申报规划，经总经理审批前方可选购，临时或急用物品以不耽搁使用为原则进展购置。 4.4 办公室选购办公用品应到批发市场购置或直接向厂家订购，要货比三家，保证价格合理、质量

6、过关。要建立价格数据库和供给商名目。选购过程中严禁以次充好，营私舞弊，中间提成。一经发觉，予以选购全价重罚直至开除。 4.5 严格根据选购规划执行，特别用品办公室无法选购的可先提出申请，经领导批准由使用部门或使用人自行选购。 4.6 办公室选购的办公用品登记入册，各部门所需办公用品于每月6日前一次性发放完毕。个人领取办公用品，于每周一上午发放。 4.7 严格根据各部门的办公用品规划发放，每次发放一个月的用量，由各部部长监视使用。 4.8 全部发放物品必需填写物品领取单，写明分发日期、品名、数量等，办公室记录在帐，领取人签字。 4.9 消耗品依据部门实际状况定量发放；自然损坏的要以旧换新，人为损

7、坏的由个人赔偿。 4.10入职、离职人员：入职人员到岗时由该部门领导提出办公用品申请，向办公室领用；离职人员将剩余办公用品一并转给交接人，无交接人时交给办公室，由各部部长监办。 5.办公设施的治理职责 5.1 公司的办公设施包括：桌椅、计算机、计算器、打印机、复印机、传真机、电话、照相机、摄像机、投影仪、扫描仪等。 5.2 办公室统一采买、配备、治理公司办公设施，并且要对各部门的办公设施做定期检查和修理，对各部门报修的办公设施要准时处理并做好登记，承办人不得推诿、拖延。 5.3 办公室要做好各部门办公设施的配备工作，并做好使用者、数量、质量等登记工作。 5.4 办公室要做好照相机、摄影机、投影

8、仪及其它珍贵办公设施的保管工作，各部门的使用人员若使用上述物品，须向办公室主任提出申请，由办公室主任依据实际状况做出批示借用并做好登记。 6.外来人员的接待职责 6.1 接待应使用礼貌用语，来有应声，去有送语。 6.2 外来人员一律填写来访登记，填清来访者姓名、性别、来人单位、访问部门、访问何人、访问事由、出入时间。 6.3 访问总经理的必需事先预约、通报，经允许前方可访问，其他有关人员通报后同意方可访问。 7.大型检查、活动的预备职责 7.1 在公司承受大型检查以及举办活动时，办公室主任要组织人员在检查、活动的前期，预备好检查、活动时必需用的标语，条幅等宣传物品并催促各部门做好迎检或活动的预

9、备工作。 7.2 在检查时，做好迎接检查工作，在公司进行活动时要做好应用物品的配备供给、人选以及效劳等相关工作。 7.3 组织人员做好录像，摄影等必要的留取资料工作。 8.筹划组织公司大型活动的职责 8.1 大型节日和公司重要纪念日，根据总经理指示筹划、组织公司活动。 8.2 在活动前先定好活动场地、确定活动时间、采买活动所需物品，统计参与活动的人员并做好通知等相关事宜。 8.3 依据总经理的指示，做好请帖邀请公司的重要客人并做好详实登记交总经理批示。 8.4 确定活动主题，规划活动流程等事宜并报请总经理批示。 8.5 做好活动完毕后的事务料理工作。 9.企业文化宣传的职责 9.1 由办公室主

10、任组织人员宣传公司体系、治理方针。 9.2 对外宣传要以公司利益为中心，以树立公司形象为原则，规划公司品牌，扩大公司知名度。 9.3 协作施工队伍搞好品牌工程设计，为扩大施工工程整体形象做好宣传工作。 9.4 协作组织板报，壁画等的设计工作，激发全体员工喜爱企业的精神，调开工作积极性和潜在的制造力量，从而扩大公司的业绩和影响力。 10.车辆治理 10.1 负责车辆治理以及对驾驶员的教育、治理工作。驾驶员要努力学习车辆驾驶技术、保养修理常识和交通规章，不断提高业务水平。 10.2 公司公务车的证照及其验证等事务统一由办公室负责治理，办公室有权定期检查车辆治理状况，由车队长负责组织驾驶员学习交通安

11、全治理条例，强化安全意识。 10.3 驾驶员因公用车时，须事先向办公室主任申请调派，主任可依事情重要性合理安排派车，不按规定申请者，不得派车。 10.4 每车设车辆使用记录表格，并在使用前核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符，努力降低单车运行本钱。 10.5 每车设置车辆养护记录表，由车队队长于每次加油及修理或保养时记录，以了解车辆受控状况，每月初连同行驶记录一并转办公室审查并存档。 10.6 车辆保养 10.6.1车辆修理、清洗、打蜡等应先填写车辆请修报告，注明行驶的里程，核准前方得送修。 10.6.2车辆应有指定厂商保养，特约维护厂修理，否则维护费一律不准报销。自行修复者，可报

12、销买材料零件费用。 10.6.3车辆行驶途中发生故障或其他损耗急需修理更换配件时可视实际状况需要与领导沟通后进展修理，但修理费不得超过500元。 10.6.4由于驾驶员使用不当或疏于保养致使车辆损坏或机身故障所需修护费用应依情节轻重由公司与指定车辆驾驶人或车辆负责人分担。 10.6.5使用人应爱惜车辆，保证机件，外观良好，使用后应将车辆清洗洁净。 10.7 违规与事故处理 10.7.1酒后驾驶、无照驾驶及违反交通规章被罚者责任及罚金自负。 10.7.2未经许可将车擅自借予他人使用者重罚。，如非公派出车各种事故修理费用由驾驶员自负，并追究责任。如非公派出车遇到交通肇事一切自负，如被拘留按旷工处理

13、。 10.7.3各种车辆如在公务途中遇到交通肇事，应马上通知l22事故科和保险公司理赔科，勘察现场，分清事故责任并马上通知办公室，并与相关人员联合，协调处理，如属稍微事故，可进展初步处理后再向办公室报告。 10.7.4意外事故造成车辆损坏，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险额后再视实际状况由驾驶人与公司分担。 10.8费用报销。 10.8.1公务车用油，由公司车辆行驶里程，用油量等以现金或油票等方式在指定加油站为车辆加油。 10.8.2公务车修理费用以相关凭证明报实销。 10.9 驾驶员治理制度 10.9.1公司司机必需遵守中华人民共和国道路交通治理条例及有关交通安全治理的规章、规章，遵守公

14、司员工治理手册，安全驾车。同时遵守本公司其它相关的规章制度。 10.9.2司机应疼惜公司车辆，平常要留意车辆的保养，常常检查车辆的主要机件，确保车辆正常行驶。 10.9.3司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁。 (包括车内、车外和引擎的清洁)。 10.9.4出车前要检查车辆的水、电、油及其它性能是否正常，发觉不正常时要马上加补。如高速出车回来，要检查存油量，发觉存油缺乏时，应马上加油，不得出车时才临时加油。 10.9.5司机发觉所驾车辆有故障时要马上检修。不能自行检修的，应马上报告车队长并提出详细的修理意见(包括修理工程和大致需要的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂修，违

15、者费用不予报销。 10.9.6出车在外时停放车辆，肯定要留意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危急地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。钥匙及行驶证件交给治理人员。不准私自用车。 10.9.7司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应常常检查，出车肯定保证证件齐全。 10.9.8晚间司机要留意休息，不准疲惫驾驶，不准酒后驾车。违者罚款50元次。 10.9.9司机酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由司机本人担当。 10.9.10司机驾车肯定要遵守交通规章，文明开车，不准危急驾车(包括高速、追尾、争道、赛车等)。行车途中如发生交通事故，适用快速处理方式解决；如必需

16、现场处理，应马上报警待处，不得逃离现场。如因违反交通规章、违章驾驶而发生事故的，司机应担当全部后果和责任。 10.9.11车内不准吸烟，要保证车内洁净干净。 10.9.12提倡敬业精神，自觉加强职业道德修养，端正驾驶作风。凭用车申请出车，与用车部门搞好协作，要准时出车。未经领导批准不得公车私用。 11.卫生治理 11.1 为保证员工安康及工作场所良好的卫生环境，每天进展清洁工作，包括扫地、拖地、擦抹墙角、清洁卫生死角。 11.2 各场所走道、楼梯及方厅，至少每天清扫三次，并采纳湿式扫除以削减灰尘。 11.3 楼梯间必需每天擦拭，保持楼梯间清洁、光明、干净。 11.4 常常清洗饮水机，保持饮水清

17、洁。 11.5 洗手间必需随时保持清洁，清洁镜面、化装台并擦干，清洁脸盆和下面的水管。 11.6 工作场所应保持空气流通。 11.7 保洁员工作间各种物品要摆放整齐。 11.8 清洁工作完成后，将需要检修工程记录并上报。 11.9 严禁向脸盆、便池等下水道内倒固体污物，以保持管道清洁、畅通。 11.10各工作场所、必需保持清洁，不得堆放垃圾、废物或碎屑，严禁随地吐痰。 11.11保洁员在整理领导办公室物品时，要轻拿轻放以免损坏。在整理领导文件时不得随便丧失或涂改文件。 11.12领导办公室的清洁卫生应做得彻底，清理工作完成后准时关灯并将门锁上；在没有得到办公室主任的许可下，钥匙不得借与他人。

18、11.13保洁员要随时向办公室主任供应领导办公室所需物品以便准时补充。 12.食堂治理 12.1 依照食品卫生法规定，食品不得使用过期产品，留意餐具的消毒，生熟食品应分开放，保持食堂卫生。 12.2 留意个人卫生，做到四勤。 12.3 头发不允许过肩，工作时间不得穿拖鞋。 12.4 按食谱规划，伙食标准不得超过公司规定的限额。 12.5 青菜的选购要视季节的变化，动物类食品要确保新奇无味。 12.6 保持食堂、餐厅内卫生清洁，洁净。 12.7 生、熟菜要分开料理，毛巾、抹布随时清洗。 12.8 在做饭时要随时清理台面，留意防火。 12.9 饭后要摆放好下一次用的餐具，清理地面，检查水、电、锁好

19、门。 12.10伙食账做到一天一小结一月一大结。 12.11购置食品时账目要清晰，实报实销。 13.公司福利发放 13.1 根据公司规定，定期为在职人员发放日常生活用品等福利。或在每年重大节日，由办公室主任向总经理提出申请，经总经理批准并签字后，到财务支取肯定资金由办公室主任带着办公室人员采买肯定福利品或大型商场、超市的代金券等，发放给公司员工作为节日福利。 13.2 申请采买前办公室主任必需作出享有福利待遇的员工人数及统计员工应享受福利待遇的数额。 13.3 发放福利时，办公室发放人员要做好登记并由领取人亲自签字，因故不能领取需有人代领者，发放人员要做好登记。 14.考勤治理制度 14.1

20、总经理负责公司工程经理、总工、技术负责人及各部部长假期的审批。 14.2 工程经理及部长负责本部下属员工假期的审批。 14.3 考勤记录、上报与考核。 14.4 本公司除以下人员外，均应按规定于上下班时间签到： 总经理和财务经理以及经总经理核准免予签到者。 因公出差填妥“出差申请单“经主管领导核准者。 因故请假经核准者。 临时事故，事后说明事由，经主管领导核准者。 14.5 员工请假应准时将审批过的有关凭证交人力资源部。 14.6 公司按月进展考勤，人力资源部月底将考勤资料及请假凭证进展核实、汇总，以此作为工资及考核的依据。 14.7 考勤内容。 14.7.1作息时间以公司实际状况按不同时段来

21、规定。 14.7.2各工程部人员上班时间由各工程部另行规定。 14.7.3上班时间已到而未到岗者，即为迟到。早上有事不能到公司签到者应提前向主管领导请示，得到主管领导的批准前方可不到公司签到，待返回公司后补签，并注明原由。 14.7.4未到下班时间而提前离岗者，即为早退。有事外出不能准时返回公司签到者必需与主管领导说明，于次日补上，并注明原由。 14.7.5员工迟到、早退一次罚款10元。一个月内累计达3次者，罚款100元，并扣除满勤奖。 14.7.6本公司员工上、下班均应亲自签到，托付他人代签者，本人与代理人均赐予记过一次处分，有涂改状况者，均以旷工一天论，并按其情节轻重，酌情惩办。 14.7

22、.7实行不正值手段，涂改、骗取、伪造请假证明者重罚。 14.7.8未请假或请假未被批准，即不到岗者重罚。 14.7.9不听从工作调动，经教育仍不到岗者重罚。 14.7.10打架斗殴，违纪致伤无法上岗者者重罚。 14.7.11员工无故旷工半日者，扣发当日工资，并罚款50元；旷工一天罚款100元。无故旷工超过5天者，视为自动离职。 14.7.12如因事必需亲自处理，应在前一日下午5：00时前申请，经主管领导认可。四天以上事假须报总经理审批。并将请假凭证交由人力资源部备案。 14.7.13事后申请视为旷工。但遇偶然事故，应准时请示主管领导，取得主管领导同意。事后将请假凭证交由人力资源部备案。 14.

23、7.14因病请假需经主管领导审批，六天以上需经总经理审批。并交由人力资源部备案。 14.8 值班内容 14.8.1办公楼员工值班，其时间规定如下： 节假日：白班8：0017：00 (可随办公时间的变更而变更)。 14.8.2值班人员由各部门统一安排上报，值班表由办公室编排，于上月底公布并通知值班人员按时值班。并应设置值日牌，写明值班员工的姓名悬挂于明显的地方。 14.8.3临时发生大事及各项必要措施。 14.8.4预防火灾、盗窃及其他危机事项。 14.8.5随时留意清洁卫生、安全措施与公务保密。 14.8.6公司交办的各项事宜。 14.9 工程部治理人员值班内容。 14.9.1参与值班人员：工

24、程经理、工长、技术员、质检员、安全员。 14.9.2工地值班时间规定，依据工程部需要制定时间。 14.9.3各工程部值班人员由工程经理合理安排，并于每月l日将当月值班人员表报公司经理审核。节假日必需由工程经理值班。 14.9.4负责值班期间的施工全过程掌握，、重点部位必需亲自检查。 14.9.5依据材料规划，催促夜间材料进场。如有未进场材料准时通知工程经理。 14.9.6处理临时发生大事及实行各项必要措施，做好预防火灾、盗窃及其他危机事项。 14.9.7随时留意清洁卫生、安全措施与公务保密及公司交办事项。 14.10 值班要求 14.10.1值班员工应将值班时所处理的事项具体填写值班日记。包括

25、值班期间接收到的信息、把握的动态、处理的问题及未办理完的事项和备忘的工作等，违者罚款50元。 14.10.2值班员工在值班时间内，擅离职守罚款l00元，连续三次扣发当月工资，因情节严峻造成损失者，从重论处。 14.10.3值班人员因病或其他缘由不能值班的，应先行请假或请其他员工代理，填写串班值班申请表，并呈报工程经理批准，同时备案，出差时亦同。代理者必需负一切责任。 14.10.4公司办公楼内的值班人员需在一楼办公室内值班，不得擅自离开岗位，不准在本科室内工作。 14.10.5公司办公楼内的夜间值班人员，为公司聘用的固定值班人员，需在公司指定地点食宿。 14.10.6工程部值班人员需按工程部的

26、规定执行。 14.11 值班事务处理 14.11.1值班人员遇有事情发生可先行处理，事后向主管领导报告。如遇其职权不能处理的，应马上通报并请示主管领导办理。 14.11.2属于职权范围内的可准时处理。非职权所及，视其性质应马上联系有关部门负责人处理。 14.11.3密件或特快专递应马上原封保管，于上班时呈送有关领导。 14.11.4值班人员如遇紧急大事处理得当，使公司削减损失，公司视其情节赐予嘉奖。 15.更夫值班治理制度 15.1 每天晚16：30时接班至次日早晨8：o0时下班，并要准时交接班，上班时对公司内物品及门窗仔细检查，发觉问题要准时向公司领导报告，并作好记录。 15.2 坚守岗位，

27、保持高度警觉，做好夜间巡查工作，并仔细记录，发觉问题或可疑状况，要准时向公司领导报告。 15.3 要按公司规定准时开关大门，外来人员未经许可不得入内。 15.4 时刻提高警觉，做到防患于未然。熟记火警、匪警及公司领导的电话号码，一旦发觉状况马上报告。 15.5 熟识消防器材的存放地点及使用方法，紧急状况下能实行相应的措施。 15.6 工作时间制止饮酒，睡觉。 15.7 值班人员因失职造成损失，按损失程度由值班人员负责赔偿。 15.8 对空岗、漏岗或者虽然在岗但不负责任等违反上述规定者，按每次罚款100元处理。 16.保安制度 16.1 忠于职守，仔细学习有关安全保卫制度、常识，坚守岗位，积极维

28、护公司秩序，仔细负责做好保卫和传达工作。 16.2 上岗时要穿保安服装，并保持服装干净。 16.3 应使用礼貌用语，来有应声，去有送语，处事要有原则，讲究方法。 16.4 亲密留意进入公司人员，严格掌握推销员、小贩及闲杂人员进入公司，对待身份不明，形迹可疑者有权制止其进入。 16.5 如有大件物品带出公司，保安要与办公室核实，并将其记录在案。 16.6 保安负责公司门前车辆的治理工作，确保大门停车场车辆排列整齐，制止外来车辆进入公司停车场地。 16.7 按时交接班，未交班不得离岗。做到人不离岗，岗不离人。 16.8 车辆入库由保安负责开关门，车库门有损坏要准时汇报，追查缘由，如不记录、汇报将追

29、究保安责任。 16.9 在岗期间不得饮酒、吸烟、听播送、睡觉、赌博等与工作无关的事情，如有违反罚款i00元次，情节严峻的经公司讨论打算严厉处理。 17.差旅费治理制度 17.1 出差人员住宿费、市内交通费、伙食补助费实行总额包干、节省归己、超支不补的方式。如因特别状况，实际出差天数超过规划天数的，须经主管领导批准，否则，对其超过天数的费用公司不予报销。 17.1.1总额包干表 由于出差人员办理公事及外事的需要，报销标准分别定为： 公司总经理、总师办 ； 公司各部、室经理 ； 一般工作人员。 各项费用报销标准 序号 事项 区域 每人每天报销标准 1 2 3 4 1 住 宿 费 直辖市、规划单列市

30、 400 180 120 80 省会城市 280 120 80 50 其他地区 100 80 50 30 2 城市 交通 费 直辖市、规划单列市 200 150 100 80 省会城市 150 80 60 50 其他地区 100 50 30 20 3 伙食 补助 费 直辖市、规划单列市 200 100 100 60 省会城市 140 80 50 40 其他地区 80 50 30 20 4 通讯 办公 费 直辖市、规划单列市 180 80 60 50 省会城市 120 60 40 30 其他地区 70 40 20 10 各项 费用 合计 直辖市、规划单列市 980 510 380 270 省会城

31、市 690 340 230 170 其他地区 350 220 130 80 注：出差指外联、检查工作、选购、参与会议或其他公务活动。 17.1.2 出差当晚在火车上过夜，应扣除住宿费，返回公司的当晚住宿费也应扣除。市内交通和伙食补助费均应按出差实际天数计算。 17.1.3 出差人员预借差旅费必需先销后借，即先报销前次借款，不得连续累借。 17.1.4 补助标准：住宿占总额的50，餐费占40，市内交通费占l0。 17.1.5 市(含乡镇、利民开发区)内出差当天返回者，报销来回长途车费、市内交通费、午餐补助费12元，公司午餐费照补。 17.1.6 出差人员自带交通工具、食宿自理的只享受以上差旅费包

32、干中的住宿费和餐补费，不享受市内交通补助费。 17.2 交通工具标准 17.2.1 副总以上出差以火车卧铺为主，特别状况可乘飞机、火车软席或轮船一等舱。 17.2.2 其他出差人员可乘火车硬座或轮船三等舱。乘坐火车，在火车上过夜6小时以上，可购同席卧铺票。符合上述规定而不买卧铺的，按其座次票价的80予以补助；乘坐特快列车的，按其座位票价的50予以补助。 17.2.3 出差人员因特别需要乘坐超标准交通工具的，必需经总经理批准，否则不予报销。 17.3 工作人员趁出差之便，事先未经主管领导批准就近回家探亲办事的，其绕道车船费由个人自理，不发绕道和在家期间的出差伙食补助费、住宿费和市内交通费。 17.4 本制度解释权由公司财务部负责解释。