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1、 归档文件整理流程归档文件整理流程拜城县档案局拜城县档案局武武 桂桂 莲莲2012.3归档文件整理工作基本步骤：归档文件整理工作基本步骤：v对归档文件进行整理对归档文件进行整理 分类分类 排列排列 编编 号号 编目编目 装盒装盒 第一步：归档文件的整理第一步：归档文件的整理v1、归档文件的整理单位归档文件的整理单位 v以以“件件”为整理单位，一般一份文件为一件。为整理单位，一般一份文件为一件。v特例特例：v正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，报表、名册、图册等
2、一册（本）为一件，实体上报表、名册、图册等一册（本）为一件，实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目装订在一起，编目时只体现为一条条目。2、文件修整文件修整v破损文件进行修裱（修补、托裱）破损文件进行修裱（修补、托裱）v对字迹模糊或易退变的文件进行复制（字迹材料对字迹模糊或易退变的文件进行复制（字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料）铅笔等材料）v去掉文件上易腐蚀的金属物（材料以铁、铝等化去掉文件上易腐蚀的金属物（材料以铁、铝等化学性质的活泼的
3、金属为主的订书钉、曲别针、大学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等）头针等）v超大纸张进行折叠（尽量减少折叠次数，折痕尽超大纸张进行折叠（尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠）单页折叠）3、文件装订、文件装订v左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧对齐对齐 v装订要求：装订要求：v材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害，材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。不影响档案的保存寿命。v装订方式能较好地维护文件的原貌装订方式能
4、较好地维护文件的原貌 v装订方法简便易行，尽量降低成本。装订方法简便易行，尽量降低成本。v装订方式：装订方式：v线装：最利于档案保护的一种装订方式线装：最利于档案保护的一种装订方式 v变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）和塑料制品和塑料制品 v粘接式：胶水或浆糊粘贴粘接式：胶水或浆糊粘贴 v无酸纸封套无酸纸封套 v装订前排序：装订前排序：v正本在前、定稿在后正本在前、定稿在后;正文在前、附件在后正文在前、附件在后;原件在前、复制件在后原件在前、复制件在后;转发文在前、被转发文转发文在前、被转发文在后在后;复文在前、来文在后复文在前、来文在后;汉文本在前、
5、少汉文本在前、少数民族文本在后数民族文本在后;中文本在前，外文本在后中文本在前，外文本在后;文件处理单在前、正本在后文件处理单在前、正本在后;第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类v归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等内容。等内容。1、选择分类方法、选择分类方法v
6、年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。分类。一份文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准一份文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、收发文日期等，一般以日期、会议通过日期、公布日期、收发文日期等，一般以 文件签发日期（即落款日期）为准文件签发日期（即落款日期）为准，对于跨年度的计划、，对于跨年度的计划、规划、总结、统计报表、法规性文件等均以签发日期为准，规划、总结、统计报表、法规性文件等均以签发日期为准，如：如：1995年形成的年形成的1996-2000工作计划，归入工作计划，归入
7、1995年，年，2000年形成的年形成的1999年工作总结，归入年工作总结，归入2000年。年。机构（问题）分类法：机构（问题）分类法：v各机关在制定分类方案时，机构分类法和问题分类各机关在制定分类方案时，机构分类法和问题分类法，不能同时采用，只能选择其一。法，不能同时采用，只能选择其一。v机构分类法：根据文书形成和处理文件的承办单位机构分类法：根据文书形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。机构名称就是类名，如：办对归档文件进行分类。机构名称就是类名，如：办公室、业务科、管理科等公室、业务科、管理科等。v问题分类法：按照文件内容所说明的问题对归档文问题分类法：按照文件内容所说明的问题对归
8、档文件进行分类。应参照本机关单位的基本职能来设置件进行分类。应参照本机关单位的基本职能来设置类别，如：党群类、业务类、行政类等类别，如：党群类、业务类、行政类等。保管期限分类法：保管期限分类法：v根据划定的不同保管期限对归档文件进行分根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。分为永久、类。分为永久、30年、年、10年三类。年三类。2、复式分类法与分类方案、复式分类法与分类方案v复式分类法复式分类法：在机关档案室的实际工作中，单纯采：在机关档案室的实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况比较少见，较多的是将几种用一种分类方法的情况比较少见，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。年度、保
9、分类方法结合使用，称之为复式分类法。年度、保管期限、机构（或问题）管期限、机构（或问题）3种分类方法，可以组合种分类方法，可以组合成多种复式分类法。在选择分类法时年度、保管期成多种复式分类法。在选择分类法时年度、保管期限为必选项，机构（或问题）为选择项。限为必选项，机构（或问题）为选择项。v分类方案分类方案：在确定分类方法的基础上，标列各级类：在确定分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方案是机关档案工作的基础，是档案室规范化管理的案是机关档案工作的基础，是档案室规范化管理的起点。起点。年度年度-机构机构-保管期限分类
10、法（推荐使用）保管期限分类法（推荐使用）v适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位 v先按年度分类先按年度分类 v在每一年的文件按机构分类在每一年的文件按机构分类 v再区分划入每一机构文件的保管期限再区分划入每一机构文件的保管期限 v每年形成的文件按机构序列依次上架，不必预留空每年形成的文件按机构序列依次上架，不必预留空间间 v同一年度同一机构的文件排在一起，便于查找同一年度同一机构的文件排在一起，便于查找 保管期限保管期限-年度年度-机构分类法（推荐使用）机构分类法（推荐使用）v适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位
11、v先按保管期限分类先按保管期限分类 v在将每一保管期限的文件按年度分类在将每一保管期限的文件按年度分类 v再将每一年的文件按机构分再将每一年的文件按机构分 v适用于机构不复杂的立档单位适用于机构不复杂的立档单位 v便于向档案馆移交便于向档案馆移交 v应预留空架应预留空架 机构机构-年度年度-保管期限分类法：保管期限分类法：v适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关及撤销机关 v先按机构分类先按机构分类 v每个机构下再按年度分每个机构下再按年度分 v再在每个年度下分划入文件的保管期限再在每个年度下分划入文件的保管期限 v应预留空架，空架数
12、量不好掌握应预留空架，空架数量不好掌握 年度年度-问题问题-保管期限分类法：保管期限分类法：v适合于机构变化复杂、机构之间分工不明确适合于机构变化复杂、机构之间分工不明确 v先按年度分类先按年度分类 v在每一年的文件按问题分类在每一年的文件按问题分类 v再区分划入每一问题文件的保管期限再区分划入每一问题文件的保管期限 保管期限保管期限-年度年度-问题分类法：问题分类法：v先按保管期限分类先按保管期限分类 v再按年度分类再按年度分类 v最后在每一年内将文件按问题分类最后在每一年内将文件按问题分类 v多用于现行机关多用于现行机关 问题问题-年度年度-保管期限分类法：保管期限分类法：v适用于撤消机关
13、、整理历史档案适用于撤消机关、整理历史档案 v先按问题分类先按问题分类 v在文件按的年度分类在文件按的年度分类 v再区分划入每一年文件的保管期限再区分划入每一年文件的保管期限 年度年度-保管期限分类法保管期限分类法 v适用于内部机构简单的基层单位或小机关，适用于内部机构简单的基层单位或小机关，形成文件数量少的机关形成文件数量少的机关 v先按年度分类先按年度分类 v再区分划入每一机构文件的保管期限再区分划入每一机构文件的保管期限 保管期限保管期限-年度分类法：年度分类法：v适用于内部机构简单的基层单位或小机关，适用于内部机构简单的基层单位或小机关，形成文件数量少的机关形成文件数量少的机关 v先按
14、保管期限分类先按保管期限分类 v再按年度分类再按年度分类第三步：归档文件的排列第三步：归档文件的排列v归档文件的排列是指在分类方案的最低一级归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。其它诸如不同类别归档文件之次序的过程。其它诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。v归档文件的排列强调事由原则归档文件的排列强调事由原则。1、事由原则、事由原则：同一事由的相关文件应当排列：同一事由的相关文件应当排列在一起在一起v按事由排列归档文件，是按事由排列归档文件，是“
15、遵循文件的形成规律，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。联系。2、排列方法、排列方法v在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文重要程度等排列。会议文件、统计报表等成
16、套性文件可集中排列。件可集中排列。同一事由内的归档文件排列：同一事由内的归档文件排列：v同一事由内归档文件的排列，最简单的方法同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其它的文件放在后面的文件放在前面，其它的文件放在后面。不同事由内的归档文件排列：不同事由内的归档文件排列：v按形成时间的先后顺续进行排列按形成时间的先后顺续进行排列 v按事由的重要程度进行排列按事
17、由的重要程度进行排列 v按事由具有的共同属性分别集中排列按事由具有的共同属性分别集中排列 v规则强调指出，规则强调指出，“会议文件、统计报表会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列等成套性文件可集中排列”。这里的。这里的“成套成套性性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，强的系统性，利用时需要相互
18、参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。普遍，因此也宜于集中排列。第四步：归档文件编号第四步：归档文件编号v1、件号、件号 v室编件号：室编件号：v归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号号 v在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从从“1”开始标注开始标注 v馆编件号（馆编件号（进档案馆后由档案馆统一编制）进档案馆后由档案馆统一编制）2、编号项目
19、、编号项目v必备项目必备项目：v全宗号：档案馆对其接收范围内各立档单位所编制全宗号：档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号的代号 v年度：归档文件形成年度。采用公元纪年，以年度：归档文件形成年度。采用公元纪年，以4位阿位阿拉伯数字表示，如拉伯数字表示，如2006v保管期限：分为永久、保管期限：分为永久、30年、年、10年年v件号：室编件号件号：室编件号 v选择项目：选择项目：机构（问题）机构（问题）v各单位档案部门可设置其他一些选择项目各单位档案部门可设置其他一些选择项目 3、盖章、盖章v归档章的项目：归档章的项目：v全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件全宗号、年度、保管期限、机构
20、（问题）、室编件号、馆编件号号、馆编件号 v归档章格式归档章格式 v长长45mm,宽宽16mm，等分成，等分成6小块小块 v 带带*号为可选项号为可选项（全宗号）（全宗号）（年度）（年度）（室（室编编件号）件号）*（机构或（机构或问题问题）（保管期限）（保管期限）（馆编馆编件号）件号）2831522222007200716办办公公室室3030年年实际填写为：实际填写为：盖章位置：盖章位置：首页上端空白处，不要盖在文字上首页上端空白处，不要盖在文字上第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目v依据分类方案和室编件号编制归档文件目录依据分类方案和室编件号编制归档文件目录 v1、归档文件目录的项目
21、、归档文件目录的项目 v件号件号：档案室填写室编件号：档案室填写室编件号 v责任者责任者：填写全称或通用简称，如：拜城县：填写全称或通用简称，如：拜城县档案局档案局 v如文件未注明责任者，应根据文件内容、形如文件未注明责任者，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写式等特征加以考证并填写 v文号：文号：即发文的字号，一般由机关代字、年即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如：拜档发度、顺序号组成，如：拜档发200524号号 题题 名名：v即文件标题。是重要的检索途径。完整的题名由责即文件标题。是重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种任者、问题、文种3部分组成，如：国家档案局关
22、部分组成，如：国家档案局关于加强档案安全保管的通知于加强档案安全保管的通知 v正题名能够反映文件内容时，副题名一般不录。并正题名能够反映文件内容时，副题名一般不录。并列题名，需要时可一并抄录。文件的附件，如需要列题名，需要时可一并抄录。文件的附件，如需要可在正件题名后抄录附件题名，外加可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”，如：关于进一步加强我县精神文明建设的决定（附：如：关于进一步加强我县精神文明建设的决定（附：市民公约）市民公约）v题名应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内题名应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟写或补充，并在新加内容外加容重新拟写或补充，并在新加内容外加“
23、”，如：拜城县档案局通报，重新拟写为：拜城县档案如：拜城县档案局通报，重新拟写为：拜城县档案局局关于乡镇场档案达标升级情况关于乡镇场档案达标升级情况的通报的通报日期、页数、备注日期、页数、备注v日期日期：即文件的形成时间（文件的落款时间）。标：即文件的形成时间（文件的落款时间）。标注为注为8位阿拉伯数字，如位阿拉伯数字，如2008年年7月月10日，标注为日，标注为20080710，填写目录时，一般填写成二行，即：，填写目录时，一般填写成二行，即：2008 0710 v页数页数：一件文件的总页数，文件中有图文的即为一：一件文件的总页数，文件中有图文的即为一页，空白页不计页，空白页不计 v备注备注
24、：填写归档文件需要补充和说明情况，包括密：填写归档文件需要补充和说明情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁情况。如情况级、缺损、修改、补充、移出、销毁情况。如情况较多时，可在备注中加较多时，可在备注中加“*”，在备考表中填写具体，在备考表中填写具体内容。内容。2、归档文件目录的格式、归档文件目录的格式v归档文件目录归档文件目录归归 档档 文文 件件 目目 录录件号件号责责任者任者文号文号题题 名名日期日期页页数数备备注注1 1拜城拜城县县档案局档案局拜城拜城县县人事局人事局拜档拜档发发2005 2005 2424号号关于关于评选评选全全县县档案系档案系统统先先进进集体和先集体和先进进工作
25、者的通知工作者的通知200520050907090720202 2拜城拜城县县档案局档案局拜城拜城县县人事局人事局拜档拜档发发2005 2005 2525号号关于表彰全关于表彰全县县档案工作档案工作先先进进集体和先集体和先进进个人的决定个人的决定20052005110811082323归档文件目录封面归档文件目录封面v归档文件目录应单独装归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封订成册并编制封面，封面如图：面如图：归归档文件目档文件目录录 全宗名称全宗名称 拜城拜城县县档案局档案局 年年度度 2008 2008 保管期限保管期限永永 久久 机机 构构 第六步：装盒第六步：装盒v1、装盒要求、装盒
26、要求 v按件号先后顺序装盒按件号先后顺序装盒 v与归档文件目录相应的条目顺序一致与归档文件目录相应的条目顺序一致 v不同年度的不能放入同一档案盒不同年度的不能放入同一档案盒 v不同保管期限的不能放入同一档案盒不同保管期限的不能放入同一档案盒 v不同机构（问题）的不能放入同一档案盒不同机构（问题）的不能放入同一档案盒 v严格按件号的先后顺序装入档案盒严格按件号的先后顺序装入档案盒 2、档案盒格式、档案盒格式v长长310mm、宽、宽220mm、厚度、厚度20mm、30mm、40mm v档案盒封面：档案盒封面：(全宗名称全宗名称)拜城拜城县县档案局档案局2、档案盒盒脊、档案盒盒脊全宗号全宗号年度年度
27、保管期限保管期限*机构（机构（问问题题）起起止止件件号号室室馆馆盒号盒号全宗号全宗号8888年度年度20082008保管期限保管期限永久永久*机构（机构（问问题题）办办公室公室起起止止件件号号室室14-3614-36馆馆盒号盒号3、备考表、备考表v放在所有文件的最后，对盒内文件情况进行说明，包括下列放在所有文件的最后，对盒内文件情况进行说明，包括下列内容内容 v盒内文件情况说明：文件收集的齐全完整程度、文件本身的盒内文件情况说明：文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况；整理工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情状况；整理工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情况；目录备注项中填写不下的内
28、容。况；目录备注项中填写不下的内容。v整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。v检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。v日期：填写归档文件整理完毕的日期。日期：填写归档文件整理完毕的日期。备考表：备考表：备 考 表 盒内文件情况说明盒内文件情况说明 整理人：整理人：检查人：检查人：年年 月月 日日 归档文件整理新方法的优越性归档文件整理新方法的优越性v（一）（一）归档文件整理新方法简便易行归档文件整理新方法简便易行v 新的归档文件整理方法取消新的归档文件整理方法取消“卷卷”的概念，归档文件
29、以的概念，归档文件以“件件”为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，一般情况下以每份文件（自然件）为一件。新的整理方法把一般情况下以每份文件（自然件）为一件。新的整理方法把归档整理人员从整理的复杂性、困难性中解放出来，免除了归档整理人员从整理的复杂性、困难性中解放出来，免除了组卷不合理、案卷题名不规范、一个人一个标准的烦恼，大组卷不合理、案卷题名不规范、一个人一个标准的烦恼，大幅度地简化了工作中的手工操作，缩短了时间，提高了工作幅度地简化了工作中的手工操作，缩短了时间，提高了工作效率，由于其方法简便，一般新手可在较短时间内理解和掌效率，由
30、于其方法简便，一般新手可在较短时间内理解和掌握归档文件整理新方法。握归档文件整理新方法。（二）二）归档文件整理新方法提高了工作归档文件整理新方法提高了工作效率效率v与以往传统立卷相比，新的归档整理方法改变了每年集中整与以往传统立卷相比，新的归档整理方法改变了每年集中整理归档，需要一个季度或更长时间整理的习惯做法，而是注理归档，需要一个季度或更长时间整理的习惯做法，而是注重平时归档，重平时归档，“随办随归随办随归”，从而使归档文件整理变成日常，从而使归档文件整理变成日常工作，使归档工件更加贴近文书、更加贴近业务人员工作实工作，使归档工件更加贴近文书、更加贴近业务人员工作实际，进一步规范和简化了文
31、件归档工作程序，明显减轻了档际，进一步规范和简化了文件归档工作程序，明显减轻了档案人员的工作负担，档案人员可将节省的时间用于开发信息案人员的工作负担，档案人员可将节省的时间用于开发信息资源，使他们有更多时间和精力在细管理、精检索上下功夫。资源，使他们有更多时间和精力在细管理、精检索上下功夫。（三）（三）归档文件整理新方法便于保密归档文件整理新方法便于保密和复制和复制v新的归档文件整理方法采用新的归档文件整理方法采用“一文一件一文一件”的形式，的形式，便于保密安全，能将不便查阅的保密文件控制使用，便于保密安全，能将不便查阅的保密文件控制使用，也便于归档文件的复印、缩微、扫描等处理，操作也便于归档
32、文件的复印、缩微、扫描等处理，操作时不易损坏文件原貌，有利于延长档案的保存寿命。时不易损坏文件原貌，有利于延长档案的保存寿命。（四）（四）归档文件整理新方法能实现文归档文件整理新方法能实现文档一体化档一体化v新的整理方法，调整了归档文件整理工作的流程，为计算机新的整理方法，调整了归档文件整理工作的流程，为计算机管理档案工作提供条件平台，使得文书工作与档案工作有管理档案工作提供条件平台，使得文书工作与档案工作有可能融为一体，实现文档一体化管理，归档文件整理新方法可能融为一体，实现文档一体化管理，归档文件整理新方法采用的是采用的是“随办随归随办随归”的工作方式，档案人员可在平时的文的工作方式，档案
33、人员可在平时的文书处理环节中著录和组织检索条目，充分发挥计算机技术的书处理环节中著录和组织检索条目，充分发挥计算机技术的优势，做到一次输入，多次利用，同时新的归档文件整理方优势，做到一次输入，多次利用，同时新的归档文件整理方法从简化、高效目的出发，与电子文件整理在目的、原则等法从简化、高效目的出发，与电子文件整理在目的、原则等方面具有许多共同之处，整理的成果可以上网或远程网，实方面具有许多共同之处，整理的成果可以上网或远程网，实现更大范围的档案信息资源共享化。现更大范围的档案信息资源共享化。新的整理方法与传统立卷方法的区别新的整理方法与传统立卷方法的区别v（1）取消案卷，实行文件级管理，免除了
34、繁琐、复）取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程；杂的组卷过程；v（2）界定）界定“件件”的概念时，从检索的实际需要及减的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来正本与定稿为一件，来文与复文可为一件文与复文可为一件”；v（3）分类方法固定为保管期）分类方法固定为保管期-年度年度-机构，保管机构，保管期限期限-年度年度2种；种；v（4）装订以）装订以“件件”为单位进行，对装订材料不作统为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线；不限于三孔一线
35、；v（5）排列方法强调按时间先后顺序排列，事由等）排列方法强调按时间先后顺序排列，事由等作为参考因素，根据实际情况选用；作为参考因素，根据实际情况选用；v（6）明确规定了文件处理单必须归档。）明确规定了文件处理单必须归档。v（7）归档章的位置不限于首页右上角，首页上端）归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可；同时对章上项目加以调整，只保留检空白处皆可；同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目；索必备项目；v（8）取消案卷、卷内文件两级目录，只编以）取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件件”为单位的归档文件目录；为单位的归档文件目录；v（9）一般不需编页号，目录改设）一般不需编页号，
36、目录改设“页数页数”项；项；v（10）归档文件直接装盒保管；）归档文件直接装盒保管；v（11）无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒）无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊；盒脊；v（12）档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设）档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名全宗名称称”项，取消了项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；等项目；盒脊取消盒脊取消“目录号、案卷号目录号、案卷号”项，保留项，保留“全宗号、年度全宗号、年度”项，项，增设增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”项。项。