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1、公式:电子邮件=整理留存+简洁明确+尊重客气+有来有往+正确使用功能 模板:1.电子邮件最主要的功能是传递信息、作为工作记录。因此,你要养成发送、整理、保留电子邮件的习惯,每一次邮件往来,都保留了你工作的过程与证据;2.无论你给谁写电子邮件,请加上一个标题。这个标题的作用不仅仅是让对方知道这封邮件是干嘛用的,也为你日后查找邮件提供了便利。另外,别把问题或者邮件内容直接作为标题;3.不要直接转发别人的邮件,却不添加任何正文内容;4.如果你要转发邮件,请注意邮件中是不是有些隐私信息;5.如果真的暂时没有办法回复的很详细,可以写一句:邮件已收到,我会尽快回复你的。如果你暂时不想回复他的邮件,那么就尽
2、量别点开。因为有些人设置了点开提醒;6.如果你是被抄送的那个人,一般就是需要知晓。但是,如果对方在发你邮件时抄送了某某某,那么你再回复邮件时,也请抄送某某某;7.有的时候,邮件抄送给领导,也相当于让领导知晓,省去了事事都要跟领导汇报的麻烦。不过,在抄送领导之前,你最好将工作的主要安排与计划大致跟领导说一下,在得到授权后进行;8.邮件中还有个功能叫作密抄,就是对方不知道你抄送给了这个人,不常用;9.邮件中的附件最好别超过 4 个,否则就感觉特别凌乱。如果超过了,那就打个包。另外,最为关键的是,请不要忘记给附件也命名;10.邮件中会有标注紧急或重要的标志,你可以使用。但是,不要让你发出的每一封邮件
3、都有这个紧急或重要的标志。这让收件人很不舒服,感觉一直再被催促;11.邮件开头来个合适的称呼。要么你称呼人家职务,什么王总、孙总、李经理,不确定职务的加个“老师”也是好的;要么你称呼人家比较温馨的名字。如果对方是三个字的名字,你就不要加姓氏了,这样显得亲切点,或者洋气点的来个英文名也行。如果你是群发,那么就写个“各位亲爱的同事”之类的;12.邮件的正文尽可能简洁、明了、准确。邮件不是职场正式的应用文,少一些繁文缛节,把该说的尽可能说清楚就好了。另外,尽量别往邮件里插入太多的图片啦、表格啥的,显得邮件特别臃肿。最后,你那个邮件里的标点符号,少用感叹号,否则显得那么盛气凌人;13.邮件正文如果有很
4、多内容,请分行或者用“1、2、3”之类的区分。正文写完了请检查一遍,别匆忙发出去。如果真的发错了,修改后再发送的,也不要标注什么“以此为准”或者什么“终稿”、“终终稿”、“终极稿”,最简单的方式就是标注日期;14.如果邮件发错了是可以撤回的,但前提是在对方点开邮件之前。如果已经点开了,你就赶紧跟人家电话解释清楚。同时提醒大家那些邮件中重名的人;15.邮件结尾的时候,别忘了客气客气。尤其你这份邮件本来就是给别人布置工作或者任务的,什么“大家工作烦劳,多有打扰”之类的。如果你是对领导的,那么加个“请您审阅”之类的;16.别忘了给自己的邮件设置一个签名。这个签名不用太长,姓名、公司、职务、联系方式、通讯地址,就差不多了。如果你非要显得自己与众不同、品味独特,那么就加一个座右铭或者鸡汤语就差不多了。千万别整一堆没用的。