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1、 1/11 档案资料归档明细 某某地产各部门档案的归档范围、归档时间及保管期限如下表：表 1：规划设计部 序号 归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 1 设计阶段相关文件 房屋建筑和市政基础设施工程施工图设计文件审查意见书 随时归档 永久 2 施工图设计审查报告 随时归档 永久 3 施工图设计审查委托书（工程勘察）随时归档 永久 4 施工图设计审查委托书（工程设计）随时归档 永久 5 报送审图办签章图纸一套 随时归档 永久 6 往来工作联系单、工作联系函 按工作阶段归档 长期 7 设计变更单 按工作阶段归档 永久 8 工程变更审批单 按工作阶段归档 永久 9 方案报批图 按工作阶段归档
2、永久 10 成果性文件 考察照片及报告 按工作阶段归档 长期 11 制度、流程、设计方案、成果报告 按工作阶段归档 永久 12 其他文件 重要的会议纪要、印信文件、请示、报告 按月归档 永久 表 2.1：前期开发部 2/11 序号 归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 1 工程准备阶段及项目审批文件 项目调查材料及评估研究材料 随时归档 永久 2 项目可行性报告及批复 随时归档 永久 3 项目建议书或项目申请及批复 随时归档 永久 4 建设项目选址意见书 随时归档 永久 5 建筑拆迁文件（城市房屋拆迁许可证）、补偿安置协议、动迁方案等 随时归档 永久 6 建设用地预审或备案文件 随时归档
3、 永久 7 国有土地使用权出让成交确认书（开发建设用地中标通知书、开发建设项目履约保证书 随时归档 永久 8 国有土地使用权出让合同 随时归档 永久 9 建设用地规划批复 随时归档 永久 10 详规图 随时归档 永久 11 规划分段核实认可意见及 1：500 地形图 随时归档 永久 12 建设用地规划许可证 随时归档 永久 13 城镇国有土地使用权出让批复 随时归档 永久 14 国有土地使用证 随时归档 永久 15 立项有关文件建设项目投资计划通知单、企业投资项目备案确认书 随时归档 永久 16 房地产开发企业资质 随时归档 永久 17 工程地址勘察报告 随时归档 永久 18 工程勘察报告、自
4、然条件、地震调查 随时归档 永久 19 建筑用地钉桩通知单（书）随时归档 永久 20 地形测量和拨地测量成果报告 随时归档 永久 21 总平面审查（修建性详细规划审查）随时归档 永久 表 2.2：前期开发部 3/11 序号 归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 22 工程准备阶段及项目审批文件 管线审查（总管网图）随时归档 永久 23 排水许可证 随时归档 永久 24 规划设计条件及通知书 随时归档 永久 25 审定设计方案通知书及审查意见 随时归档 永久 26 环境影响评价报告及批复 随时归档 永久 27 施工图设计文件审查合格证 随时归档 永久 28 规划设计方案卫生意见书 随时归档
5、 永久 29 建筑设计防火审核 随时归档 永久 30 结合民用建筑修建防空地下室规划及设计条件、结合民用建筑修建防空地下室方案审查意见 随时归档 永久 31 市政设施配套费核定单 随时归档 永久 32 文物挖掘完毕通知单 随时归档 永久 33 建设工程规划许可证及附图 随时归档 永久 34 质监备案手续，安监备案手续 随时归档 永久 35 工程承发包合同（勘察、设计、施工、监理）随时归档 永久 36 工程中标通知书（勘察、设计、施工、监理）随时归档 永久 37 施工合同及中标备案，施工图审查备案通知书 随时归档 永久 38 工程总图放线验线图 随时归档 永久 39 工程项目施工安全许可 随时归
6、档 永久 40 建设工程施工许可证、开工报告 随时归档 永久 41 基建（施工）任务通知单 随时归档 永久 42 重大设备及材料订购合同 随时归档 永久 43 商品房预（销）售许可证 随时归档 永久 表 2.3：前期开发部 序号 归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 4/11 44 工程准备阶段及项目审批文件 工程规划验收 随时归档 永久 45 建筑工程消防验收 随时归档 永久 46 人防工程竣工验收批复 随时归档 永久 47 竣工环保验收批复 随时归档 永久 48 建设工程竣工验收备案 随时归档 永久 49 各管理部门文件、协议或批复（人防、环保、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河
7、湖、教育、白蚁防治、地名批复、卫生等）随时归档 永久 50 工程项目属性表 随时归档 永久 51 各种情况说明及费用交纳证明 随时归档 永久 备注：1、以上前期文件，在工程手续办理过程中经常使用，部门档案员应将重要级别较高的文件原件上交公司档案室保管，留存复印件加盖公章，原件使用需履行借用手续。2、工程竣工后，档案员按顺序整理归档，需要交当地城建档案馆的原件，建设单位以复印件加盖公章存档。表 3.1：工程管理部 序号 归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 1 监理资料 工程监理管理资料 随时归档 永久 2 工程进度控制资料 随时归档 永久 5/11 3 工程质量控制资料 随时归档 永久
8、3 其他管理文件 随时归档 永久 4 施工文件 施工技术管理文件 随时归档 永久 5 地基与基础工程 随时归档 永久 6 施工材料/预制构件质量证明文件及复试试验报告 随时归档 永久 7 施工试验记录 随时归档 永久 8 工程检测报告 随时归档 永久 9 工程记录 随时归档 永久 10 工程质量验收记录 随时归档 永久 11 给排水、消防、采暖工程 随时归档 永久 12 通风与空调工程 随时归档 永久 13 电气工程 随时归档 永久 14 电梯工程 随时归档 永久 15 智能建筑工程 随时归档 永久 16 室外工程 随时归档 永久 17 施工过程中的 管理文件 施工过程中产生的联络函、变更单、
9、图纸会审、集团公司精细化管理指引等相关文件记录 随时归档 永久 18 竣工图 总平面布置图 随时归档 永久 室外工程专业图（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、景观、绿化、消防、照明、道路等）19 综合官网图 随时归档 永久 20 建筑、结构、装修、电气、给排水、采暖、通风空调、随时归档 永久 表 3.2：工程管理部 序号 归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 20 工程竣工 验收文件 燃气、智能建筑等专业竣工图 随时归档 永久 21 其他二次设计深化竣工图 随时归档 永久 22 工程概况表 随时归档 永久 23 开工报告 随时归档 永久 6/11 24 设计文件工程质量检查报告
10、随时归档 永久 25 勘察文件工程质量检查报告 随时归档 永久 26 工程质量评估报告 随时归档 永久 27 房屋建筑工程质量保修书 随时归档 永久 28 工程竣工报告 随时归档 永久 29 工程竣工验收报告 随时归档 永久 30 工程竣工总结 随时归档 永久 31 单位工程竣工验收申请报告 随时归档 永久 32 单位工程交工验收证明 随时归档 永久 33 单位（子单位）工程质量验收记录 工程竣工验收后三个月 永久 34 单位（子单位）工程质量控制资料核查记录 永久 35 单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查和主要功能抽查记录 永久 36 单位（子单位）工程观感质量验收记录 永久 37 地
11、基与基础工程验收报告 永久 38 主体工程验收报告 永久 39 电梯工程验收报告 永久 40 物业移交确认书 永久 41 供热配套工程项目接受意见的函 永久 42 有线电视工程竣工验收合格证 永久 表 3.3：工程管理部 序号 归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 43 工程竣工 验收文件 供气单位接受意见表 永久 44 关于同意接收配套电信基础设施的通知 永久 45 房屋建筑工程竣工验收备案信报箱工程验收合格证 永久 46 给水工程竣工接收证明书 永久 47 市政工程竣工验收备案证 永久 7/11 48 电力工程验收证明书 工程竣工验收后三个月 永久 49 建设工程竣工验收消防备案受理
12、凭证 永久 50 规划分段核实证明 永久 51 建设项目竣工环境保护验收申请表 永久 52 劳保费已结清的函 永久 53 新型墙体材料专项基金和散装水泥专项基金缴纳手续的函 永久 54 档案初验合格证 永久 55 竣工验收备案证 永久 56 项目照片、外出考察照片、与公司经营有关的重要活动、会议照片、录音、录像材料、电子工程档案 永久 57 声像电子档案 项目照片、外出考察照片、与公司经营有关的重要活动、会议照片、录音、录像材料、电子工程档案 永久 58 成果性文件 制度、流程、阶段性成果报告、总结 按工作阶段归档 长期 59 其他文件 重要的会议纪要、印信文件、请示、报告 按月归档 长期 表
13、 4.1：成本合约部（成本）序号 归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 1 可行性研究 项目考察、调研（包括在建项目和已建项目可行性研究报告）按工作阶段归档 长期 2 项目前期成本测算 各阶段成本测算 按工作阶段归档 永久 3 付款文件 预付款保函、进度款申请单等 按工作阶段归档 长期 4 成本文件 包括结算计划、动态成本分析等 按工作阶段归档 长期 5 工程结算书 包括过程结算审核、审定会签单，合同最终协议，工程结算书，竣工图纸，竣工验收报告、竣工结算按工作阶段归档 永久 8/11 交接单、工程任务联系单、工程签证单。6 成果性文件 制度、流程、阶段性成果报告、总结 按工作阶段归档 长
14、期 7 其他文件 重要的会议纪要、印信文件、请示、报告 按月归档 长期 表 4.2：成本合约部（招采）序号 归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 1 招标文件 招标文件，评标、议标、开标过程中形成的文件，中标通知书，会议照片 按工作阶段归档 永久 2 合同、协议 合同、协议审批单 按工作阶段归档 永久 3 材料验收文件 甲供材料订货单、进场验收单 按工作阶段归档 永久 4 考察文件 考察照片及报告 按工作阶段归档 长期 5 成果性文件 制度、流程、阶段性成果报告、总结 按工作阶段归档 长期 6 其他文件 重要的会议纪要、印信文件、请示、报告 按月归档 长期 表 5.1:项目策划部 序号
15、归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 1 市场调研分析及信息 市调相关数据资料 按工作阶段归档 长期 2 周度调研报告（上报公司）按工作阶段归档 长期 3 月度调研报告（上报公司）按工作阶段归档 长期 4 项目市场分析报告 按工作阶段归档 长期 5 项目竞争对手分析报告 按工作阶段归档 长期 6 项目客户群分析报告 按工作阶段归档 长期 7 行业市场信息资料汇总 按工作阶段归档 长期 9/11 8 定位报告 项目可行性分析报告 按工作阶段归档 永久 9 项目定位报告 按工作阶段归档 永久 10 产品定位报告 按工作阶段归档 永久 11 客户定位报告 按工作阶段归档 永久 12 价格定位报
16、告 按工作阶段归档 永久 13 项目资料 项目简介资料 按工作阶段归档 永久 14 项目户型资料 按工作阶段归档 永久 15 项目说辞 按工作阶段归档 永久 16 项目卖点 按工作阶段归档 永久 17 日常管理 部门审计工作资料 按工作阶段归档 长期 18 合作方资料（营销执照等）按工作阶段归档 长期 19 重要的会议纪要、印信文件、请示、报告 按月归档 长期 20 成果性文件 制度、流程、阶段性工作汇报、总结 按工作阶段归档 永久 表 5.2:招商营销部 序号 归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 1 整合推广及广告制作 广告定位方案及计划 按工作阶段归档 永久 2 广告传播方案及计划
17、 按工作阶段归档 永久 3 广告宣传画面类资料 按工作阶段归档 永久 4 广告宣传文字类资料 按工作阶段归档 长期 5 宣传推广相关职责类资料 按工作阶段归档 长期 10/11 6 广告宣传相关照片、视频资料 按工作阶段归档 长期 7 宣传媒体资料 按工作阶段归档 长期 8 活动执行 合作单位资料 按工作阶段归档 长期 9 活动计划及排期 按工作阶段归档 长期 10 活动方案 按工作阶段归档 长期 11 活动总结 按工作阶段归档 长期 12 活动费用明细 按月归档 长期 13 日常管理 重要的会议纪要、印信文件、请示、报告等 按月归档 长期 14 成果性文件 制度、流程、阶段性成果报告、总结
18、按工作阶段性归档 长期 表 6.1:人力资源部 序号 归档类别 归档范围 归档 时间 保管 期限 1 日常管理 政府相关部门发文，集团和公司下发文件、制度、流程、合同、印信文件等 按工作阶段归档 永久 2 人事管理文件 人事管理工作计划、规划、方案、总结、请示及批复、调查材料、情况汇总等 按工作阶段归档 永久 3 员工考勤、公司员工人事档案 按工作阶段归档 永久 4 公司招聘、试用转正、晋升、加薪等资料 按工作阶段归档 长期 5 员工考核办法、考核等级汇总材料 按工作阶段归档 长期 6 培训计划、方案及总结资料 按工作阶段归档 长期 表 6.2:行政部 11/11 序号 归档类别 归档范围 归
19、档 时间 保管 期限 1 行政管理文件 政府相关部门发文，集团和公司下发的文件、制度、流程、法律事务、档案和信息管理、会议纪要、月报、周报、印信文件、宣传文件、安保文件等 按工作阶段归档 永久 2 经营管理 经营决策、工商管理、计划、董事会、合同、固定资产、资本运营、信用管理等文件 按工作阶段归档 永久 3 其他文件 与公司经营有关的其他文件 按工作阶段归档 永久 注：列表中除财务序列不在归档范围，人事档案所列表中涉及机密部分由人力资源部自行存档外，其他部门业务档案的成果性文件均需在公司档案室归档，公司认为有必要归档的文件资料包含但不限于档案资料归档明细所列范围。有限公司 2021 年 5 月