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1、上海褐石投资发展有限公司 工程部会议管理制度 一、目的 举行会议是解决工程中各种问题的最高效最有效的措施之一，有利于汇集各方信息及观点，迅速形成决议并解决问题。会议的最基本要素为 1.决议 2.存档及跟踪。（见第二条 5、6 点内容）二、会议要求：1.会议要求：每个会议均由一名会议发起人（召集人），发起人需确定如下内容 a)会议时间（起止时间均需要明确）及地点，项目秘书负责预定会议室并通知服务员作准备。b)会议主题（可有多个议题），会议需通报的事项或需解决的问题 c)参会单位、部门及人员名单 d)明确一名会议记录人（可由工程经理、工程师或秘书根据需要担任），会议记录人负责操作连接投影仪的电脑，
2、展示会议提纲并形成会议纪要。2.会议通知：会议举行前一天，项目秘书向需参加会议的全体人员发出会议通知，通知发出后当天下班前，秘书需确认所有参会反馈，如被邀请人未反馈的，项目秘书负责电话通知到参会人。参会人如需请假或稍晚到达的，必须取得会议发起人的同意。如重要参会人无法出席会议的，秘书需立即通知会议发起人决定是否会议改期。3.基本准备：a)会议签到表（见会议签到表模板）b)录音笔或摄像设备（涉及到重要的方案介绍、设计交底、重要事项汇报或需要留存声像记录的会议）上海褐石投资发展有限公司 c)投影仪及会议记录人操作的电脑设备 d)会议提纲。秘书根据参会人数打印后分发。e)会议照相。秘书在所有参会人员
3、落座后，拍摄全景照片并作为会议记录的一部分，与会议签到表、录音记录、会议纪要等一并编号存档。f)其他，如茶水、水果、会议布置、小黑板等。4.会议纪律：所有参会人员应当在会议开始前 10 分钟进入会场，并主动将手机调至振动模式。会议举行中，所有参会人员不得处理与会议无关的其他工作，不得私下交流，并不得在会议期间收发邮件、查看微博、微信等。以确保会议高效进行。召集人在会议开始后应宣读会议纪律，违反者将按照公司规定进行处理。5.会议纪要：会议纪要由会议记录人负责汇总及整理，并经会议发起人确认后由工程总监签发。纪要包含要素为：会议形成的一致意见，需要跟踪及解决的事项及负责落实的部门/责任人、需解决的限
4、定时间、需共同参与/配合的部门人员。会议纪要并非简单的会议记录，需避免出现会议后没有决议的现象。会议纪要需在会议结束后一个工作日内完成发放，重要的会议纪要应争取在会议过程中形成，并在会议中当场会签并分发。如会议后第二天涉及非工作日的，会议记录人及秘书应确保在当天下班前将会议纪要形成并分发。6.决议跟踪：例行会议形成的决议及跟踪事项表，需落实跟踪制度。事项完成后，责任人将完成情况通知与会人，并在秘书处进行登记销项。每次例会开始后，需先将上次例会的决议及待解决事项进行回顾，仍未解决的事项继续出现在本次会议纪要中进行跟踪。7.纪要存档要求（电子版）：a)秘书在收到经工程总监签发的会议纪要后，应将其打
5、印并加盖流转章，项目部全体人员阅后签字表示已知晓会议内容。会签完成后秘书将此文档扫描后存于部门服务器内，作为唯一的执行依据（word 文档不作为执行依据），纪要的纸质文件需放置在专门的文件柜内，并按照要求设立检索标签。b)会议签到表需存档（纸质、电子）上海褐石投资发展有限公司 c)会议录音、影响资料（如有）需存档（电子）d)会议中讨论的各项计划、技术方案等需存档（电子）e)会议纪要电子版（word 格式）需存档，并设置为只读格式（可下载修改，不得直接在服务器更改。作为内部文件，应避免采用 pdf 格式。f)例会形成的待解决事项跟踪表，须由秘书进行复制后，归入专门的部门跟踪表中进行逐条销项并备忘
6、（格式见部门工作销项表）。g)所有的会议纪要需加设内部编号进行归档，如部门例会、监理例会、承建商进场启动会、技术交底会、设计交底会及其他临时组织的会议等等。h)秘书应编制专门的会议目录（excel 格式），以便今后检索。8.临时性会议：为解决突发事项而临时举行的小范围会议可执行简易模式，不受上述 1-3 条要求的限制，以达成快速解决问题的目的。会议完成并形成一致意见后，会议参加人员中确定一人发出会议纪要，并抄送相关人员并在秘书处备案存档。9.项目例会：项目启动后，由项目总监、项目经理召集各部门举行每周例会（会议时间、地点及与会人员在第一次项目例会时确定并固定），以达到各部门信息互通、共同协作以
7、快速解决问题的目的。需参会部门：项目部、设计部、开发部、成本部、采购部，并视情况邀请租务、物业等其他部门列席会议。首次项目会议另需形成公司内部的各部门参与人员名册。a)会议主持人原则为项目总监。会议记录人为项目经理。各参会部门需明确本部门一名人员作为参与项目的负责人，该负责人需参加每一次项目例会并不得缺席，如需请假的，原则上需有该名人员的上级代为出席，以确保事项跟踪的连续性。b)会议要求及准备要求参见第二条 c)会议流程为：i.分析总控计划执行情况 上海褐石投资发展有限公司 ii.分析设计计划执行情况 iii.分析采招计划执行情况 iv.分析上周例会待解决事项跟踪表 v.各部门轮流汇报本周工作
8、安排及下周计划 vi.各部门提出需其他部门协调解决事项 vii.项目总监总结 d)按第二条 5-7 项要求进行会议后续工作。秘书将项目总监签发后的会议纪要发送给项目花名册中所有人员，并抄送公司管理层。10.监理例会：监理例会由总监理工程师主持并由各参建单位参加。会议需达到检查工程进度，通报工程质量、安全文明检查状况，解决工程中各种问题，及时传达业主方最新要求的目的。a)会议准备：i.会议前一天，各参建单位将上周完成情况、下周工作安排、待协调问题汇总到总包处，总包整理后交至监理处备案。ii.总监理工程师在会前就施工单位提交内容与业主项目经理进行简要交流。iii.各单位到会时需携带上周会议纪要、月
9、度计划到会。iv.会议需准备录音笔、投影仪等设备。b)参会人员：i.总监理工程师、专业监理工程师、安全监理工程师、监理资料员 ii.施工单位项目经理、技术负责人、生产经理、安全负责人、质量负责人、资料员（可根据人员情况调整）iii.业主项目部全体 iv.顾问单位代表 v.监测单位代表 vi.地铁监护代表及其他 上海褐石投资发展有限公司 c)会议流程：i.总监理工程师主持会议并宣布会议纪律。ii.会议签到 iii.核对总控计划、月计划节点 iv.总分包单位介绍周计划及需协调解决的事项 v.监理回顾上周安全检查、质量检查情况，并提出整改要求或处罚决定。vi.监理回顾上周发出的监理工作联系单、监理工
10、程师通知单情况。vii.业主提出要求并布置工作 viii.总监理工程师回顾上周纪要中待解决事项，并形成本次纪要。ix.会后监理资料员负责形成书面会议纪要，交各参建单位签认后分发。项目部秘书收到后加盖流转章，交项目部全体签字流转。完成后将纪要扫描存档。项目秘书另将纪要抄送公司设计、开发、成本、租务等协作部门对口人员。x.每月最后一次例会时，总包需提交下个月度的进度计划、甲供材料到货计划、图纸深化计划、付款计划等。11.设计交底会议/图纸会审会议：a)参会人员：设计单位专业设计师、设计部专业工程师、项目部项目经理及专业工程师、成本部预算经理、施工单位项目经理及技术负责人、监理单位总监理工程师及专业
11、监理工程师、顾问单位（设计、成本）代表。（根据公司架构及管理模式调整）b)会议准备：投影仪、录音笔、会议签到表、摄像设备（按需）、小黑板。监理单位及施工单位提交问题清单并提前一天交至业主及设计单位处。c)会议流程：上海褐石投资发展有限公司 i.设计单位专业工程师介绍设计理念、设计意图、结构特点、施工要求、技术措施、所选取设备及材料的特点和有关注意事项。ii.就之前收到的设计提问单进行逐条回复。iii.各单位补充提问。iv.明确需补充的图纸、设计变更单的内容以及提供时间。v.就待定事项与业主设计部、项目部进行协商，确定解决方案。vi.所有讨论事项需经过成本部、成本顾问逐条审定，确认对现有合同、成
12、本指标等不产生重大影响后方可签发，否则需提交项目例会或公司管理会议专题讨论。（具体见设计变更、设计深化成本控制办法）12.例行质量检查、安全检查总结会：（详见质量管理办法、安全文明管理办法）a)例行的质量、安全巡查每周组织一次，检查重点为对过去一周监理、业主发出的工作联系单、监理通知单内容进行复查。同时对巡查中发现的新问题进行记录。b)检查参加人员为：业主项目部、监理项目部、总分包单位负责质量、安全的专业负责人。c)检查完成后，各方需回到会议室，将检查过程中拍摄的照片、记录的内容进行回放，并形成检查总结会议纪要。d)检查纪要需进行编号及存档，对于施工单位未能在要求时间内完成整改的行为，需按照合
13、同要求发出处罚通知单。（处罚条款及质量、安全标准需在合同技术标中提前明确，以免发生争议）13.工程样板总结会：（详见样板引路制度及样板管理办法）a)根据样板引路制度及合同附件的清单要求，在现场制作样板（为防止施工单位提出费用索赔或拒绝执行，必须在招标及合同中进行明确，并要求施工单位申报包干费用,且规定不执行的处罚措施）b)样板施工前由总包组织介绍会，以 PPT 形式向业主、监理进行介绍，上海褐石投资发展有限公司 内容为图纸中施工节点做法、相关施工规范及图集要求。c)样板完成后施工单位填写申报单，召开样板总结会，由业主、监理、设计、顾问等各方组织会审。d)会审通过后，各方对申报单进行会签。施工单
14、位在样板处挂牌并拍照留存，并向下属班组进行交底，并开始大面积施工。14.施工方案介绍会、讲图会：a)项目管理中，鼓励施工单位向监理、业主进行讲图、介绍方案的做法，以提前规避风险，找出可能存在的问题。同时，参与讲图会的业主人员应重点关注跨专业协调及合同分工界面是否合理的问题。b)招投标进行时，项目部应要求各投标单位申报需提交的施工方案清单。项目部汇总后，在合同中予以明确。c)施工前，施工单位将即将开展施工的方案制要点作成 PPT 格式，举行方案介绍会向业主、监理进行介绍。基坑围护施工方案、地下室施工方案等需要向建交委科技委、申通地铁进行汇报的方案，必须先在内部进行介绍后，才可对外进行汇报。d)讲
15、图重点：执行标准、规范、图集清理并落实各单位是否已经齐备。结构体系、装修、安装系统讲解，各专业重点质量控制点及控制措施，优化建议。e)讲图及方案介绍会同时需关注：施工单位介绍人通常为技术负责人或项目经理，通过介绍会可考察其对图纸的熟悉程度以及对施工管理的前瞻性是否满足项目要求，并及时提出更换人员。15.政府检查、验收会议等：a)对于政府进行的质量、安全、经营行为抽查，务必高度重视，以免引起行政处罚。在合同中需对此类检查进行明确，向施工单位转移风险及处罚责任。b)针对此类检查，项目秘书应准备专门的文件夹，存放项目前期审批材上海褐石投资发展有限公司 料、主要工程合同、勘察报告等以备随时检查。c)项
16、目秘书应配合工程经理准备一份项目介绍 PPT 文件，并随着工程进展每月进行更新。介绍文件应具备：项目介绍、项目主要经济指标、项目大事记、方案效果图、工程施工图片等，并结合施工单位的方案介绍内容进行补充。该文档在项目启动前建立底稿，并需设计部、项目部工程师配合提供素材。d)提前获知且重要的验收会议如首监会议、基础分部验收、主体结构验收、消防验收、竣工验收等，由项目秘书提前发出会议通知，知会相关设计院、勘察单位、公司领导等安排时间到会。项目经理需安排秘书建立会议日程记录表并制定专人对此类会议拍照留存。16.总包、监理向分包交底会：a)在招标及合同中明确：总包及监理需在分包单位进场时，向其做管理交底，以明确要求。b)交底过程由总包、监理、分包的主要管理人员参加，项目部由专业分管工程师参加。c)交底记录须由被交底方签字确认，并交各方存档。d)交底记录可作为今后分包方违规行为的处罚依据，并在合同中提前明确，以作为合同条款的补充，规避合同风险。e)分包方管理人员在被交底后，需向所属班组、施工人员进行二次交底，并形成交底记录备查。上海褐石投资发展有限公司 附录：会议签到表会议名称会议时间会议地点应到人数实到人数序号单位 部门姓名联系方式备注