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1、 第 1 页 共 7 页 xxx 实业股份有限公司 总部接待管理制度 第一章 总则 第一条 为规范接待程序，推进接待工作规范化、程序化、制度化，充分展示公司良好形象，特制定本制度。第二条 本制度适用于 xxx 实业股份有限公司(以下称集团公司）。第二章 职责分工 第三条 办公室是集团公司接待工作管理者,主要职责:1.负责制定接待方案；2.负责迎来送往;3.负责安排食宿；4.负责组织活动;5.负责收尾工作。第四条 各部门根据需要,协助办公室完成相关接待工作。第三章 具体规定 第五条 接待原则 1.坚持热情、诚恳、周到、节约的原则.2.坚持安全第一原则。包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等。3.
2、坚持办公室归口管理原则.机关所有来宾接待一律由办公室归口管理.4.坚持请示汇报制度。凡遇到超出职权范围,难以解决的问题,应主动向公司领导请示。第六条 接待对象和范围 接待对象主要包括到公司检查、指导、联系、协调工作的政府或行业主管部门、商业合作伙伴的领导和工作人员.第 2 页 共 7 页 接待范围由办公室视具体情况安排迎送、食宿、用车等。第七条 接待办法 实行凭单接待,登记备案,核准报销的办法。1.凭单接待。接待对口部门在来宾到达前,必须提前三日(特别是重大接待）,最迟不得晚于一日(仅限一般接待)填写接待申请单（见附件）报送办公室 2.登记备案。办公室根据接待申请单做好接待登记薄(见附件 2）
3、填写工作.3.统一结算接待费由办公室统一结算。所有费用票据，必须由办公室主任审核签字,经总经理审批同意后，到财务部报销.在接待过程中，因临时需要购买的物品(如烟、茶及有关物品），必须经公司领导或办公室主任同意后方可购买。第八条 对接待人员要求 1.注重仪容仪表，规范着装,举止大方。2.热情周到，以礼相待,一视同仁,遵章守纪 第九条 接待程序(一)制订接待方案 1.接待对口部门应主动向办公室提供有关活动的性质、目的、特点、程序,以及宾客的基本情况，如性别、年龄、职务、生活有无特殊要求等信息，办公室围绕活动总体目标，制定出可行性的接待方案.2.制订接待方案应注意以下事项:接待计划内容应尽量详细周密
4、。日程安排要体现出高效率、快节奏。主要内容应包括:食宿地点和标准、活动日程、礼仪安排、陪同人员、交通用车、宣传报导等。（二)接待方案实施前期准备工作 1.办公室制订接待方案，报总经理批准后，组织实施。2.明确参加人员。办公室视接待需要确定参加人员,如需其他部门相关人员参加,则通知部门负责人,由其落实本部门参加人员。3.分配接待任务。召集参与接待工作的全体人员，将任务逐项分配,把责任落实到人。同时把接待日程表(见附件)印发给有关人员，便于提前准备，相互协同配合.第 3 页 共 7 页 4.办公室要在宾客到达前，检查落实接待各环节安排情况,发现问题，及时纠正。（三）接待方案的实施 1.迎接宾客。对
5、一般来宾,由办公室主任负责,办公室主任安排相关人员前往迎接;对上级领导和重要来宾,则由公司领导亲往迎接，相关人员陪同。2.安排食宿。接待人员应严格按照办公室主任规定的食宿地点和标准进行安排.3.商定活动日程。住宿用餐安排妥后,接待人员应与来客中的负责人商定活动日程，如需变动，在充分尊重来客意愿基础上，对原定日程作适当修改,并向公司领导汇报,及时通知有关部门。4.组织活动.接待人员要按日程精心安排组织各项活动，预订返程车（机、船)票。5.收尾工作.有关部门要协助办公室做好接待后的收尾工作。包括向客人征询意见，把订好的返程车(机、船）票交给客人,请客人办理有关离开手续,确定离开住地时间,安排交通工
6、具、送站，结算各种帐目等。(四）接待过程中应注意的事项：在接待过程中，有关各方既要必须严格按照接待方案行事，又要及时妥善地弥补接待方案中难免出现的疏漏，机动灵活地处理接待工作中可能出现的各种变化,保证接待工作的顺利进行。第四章 礼仪活动类型及接待要求 第十条 礼仪活动是接待工作的一种重要类型,从形式上分,主要有庆典仪式、开幕仪式、签字仪式、颁奖仪式、招待会、茶话会、宴会、文艺晚会等。第十一条 对于重要的礼仪活动，办公室要全力以赴,统一规划，统筹安排。对一段时间内各部门、各类型的礼仪活动,归口汇总，全面掌握，分出轻重缓急，提出计划建议,报总经理批准后实施。第十二条 办公室统一组织，有关部门按分工
7、完成各自职责，对“结合部和有分歧的问题，办公室及时牵头,组织协调。第十三条 在礼仪活动进行中,各部门必须按既定方案办理。如遇特殊情况 第 4 页 共 7 页 或出现意外问题,必须及时上报,按活动指挥者意图处理。第十四条 对于由关系单位主办的礼仪活动,办公室应当围绕公司领导需要,做好服务工作。一是了解有关活动信息（如规格、形式、内容、时间、地点、参加人数、背景材料，尤其是与公司的关系等)；二是与主办方加强联系，向领导及时汇报动态信息；三是陪同公司领导参加活动,及时完成临时交办的任务 第五章 附则 第十五条 本制度自颁布之日起实施,由办公室负责解释和修订。第 5 页 共 7 页 附件:附件:接待申请单 _年_月_日 接待申请部门 事由 活动日程 来宾人数 性别 备注 附件 2：接待登记薄 时间 接待申请部门 事由 活动日程 来宾人数 备注 第 6 页 共 7 页 附件 3：接待日程安排表 时间 地点 参加人员 活动内容 标准 备注 第 7 页 共 7 页 附件 4:接待管理流程