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1、.1/5 大学学生青年志愿者协会 第 十 一 届 换 届 表 彰 大 会 策 划 书 主办单位：大学学生青年志愿者协会.2/5 一 活动背景 在这个充满希望的时节，学长学姐即将把重任交给我们。他们对协会的付出我们看在眼里，他们永远是我们的骄傲。同时我们也深感责任重大，我们将承当使命继续为协会的发展奉献力量。二 活动主题 团结协作，展望未来 三 活动目的 肯定学长学姐一年多以来的工作，为优秀工作者颁发证书，进行工作的交接。四 活动时间 2014 年 5 月 17 日下午 3:00-5:00 五 活动地点 待定 六 活动负责人 七 活动对象 校团委老师，社团指导老师、社团联合总会代表、校外兄弟社团
2、代表，协会历届老干部（协会历届会长、副会长和协会历届干部），现任协会干部、候选干部、全体青协会员。八 组织机构：主办单位：大学学生青年志愿者协会 指导单位：共青团大学委员会 大学学生社团联合总会 九 活动流程 前期准备 综合协调组：1、做好两个活动的活动申请（总会），申请活动所需要的教室，场地。2、做好活动预算并收集发票。3、协调各筹备组活动准备情况，了解每一个小组，他们的落实情况，甚至每天的工作完成情况，与时向总指挥汇报。4、协调竞选现场，各种机动，要求综合协调组组长能充分了解两个活动的流程，能与时处理现场突发情况。5、编写策划和活动总结、安排活动流程。联络接待组：1、邀请校团委老师，指导老
3、师，精品活动嘉宾，校外兄弟社团以与协会老干部。老师跟外校嘉宾要发放邀请函，校兄弟社团短信通知，协会老干部务必通知到位，特别是第九届干部。5.1 放假后邀请老师（做好邀请函后颜.3/5 纯海发），待活动场地时间确定后即刻发校外兄弟社团的邀请函（外联部有，联系外联部负责），校的可 5.1 后短信通知（公关部），精品活动嘉宾可联系各个精品活动负责人，让他们自行邀请）通知各部门他们的老干部叫他们自己通知，并落实哪位嘉宾能到。2、礼仪的安排与培训，需要 4-6 个礼仪，上午不用礼仪，接待、颁奖环节要用到，3、主持人的选取与串词准备。换届大会主持人一男一女，推荐用主持人大赛冠亚军，此次大会异常重要，主持人
4、培训务必到位。4、接待外校嘉宾，正大门接待。5、在晚会期间给嘉宾和观众送水。7、引导校外兄弟社团代表、会员就坐。宣传组：1、待场地、时间确定后，发通知条通知我们的会员会长选举跟协会换届的情况，让大家前来捧场。2、制作宣传海报（东西校园各一），只负责制作，粘贴，摆放，后勤组负责。（宣传部）3、通过雨无声、空谷、社团人之家，以与协会 、微博等平台加大网络宣传力度。（宣传部）4、联系媒体进行相关报道。（宣传部的记者小组）5、制作协会一年足迹的视频,5mins 左右。（宣传部）6、负责现场的电脑控制，技术问题，播放 PPT.会务组：1、各部门、服务队推选出协会优秀干部（每个部门、服务队一人，从现任干部
5、中选择）、积极工作者（每个部门、服务队 3-5 人，从干事中选择）；各个精品活动负责人推选出协会优秀会员（每个精品活动2-3 人）、协会常委评出最正确部门（从 7 个部门、两个服务队中选出一个，由协会常委会给出颁奖词 5 月 7号前）。2、制作现任理事会（副会长、部长、服务队长）聘书，以与优秀干部、优秀部门、积极工作者、优秀会员奖状，并拿到总会盖章，并在会议当天负责安排获奖代表领奖。3、制作大会所需的 PPT，音响的调控，播放 PPT。（宣传部 5 月 9 号）4、选择时间、通知与会相关人员进行彩排。5、准备会旗、协会公章、家谱，以便交接。6、联系技训部，为符合条件的会员办理中国志愿者证，并安
6、排、通知相关人员现场领奖。7、宣誓的时候，负责找领誓人，与宣传部确定誓词。后勤组：1、物资的准备，道具方面的运送。.4/5 2、维护现场秩序。3、活动现场签到，打印签到表。4、打印台卡，与联络接待组的人协调，落实能来的嘉宾后打印台卡。5、宣传组海报做出来之后，负责粘贴。摆放。6、活动完毕组织收拾场地。7、制作横幅“大学学生青年志愿者协会第十届换届大会”（外联部）需要准备的物资:（后勤组负责相关物资的准备，下面为简单的举例，还有很多需要的东西，建议后勤组同学问各筹备小组需要物资的情况，再做补充，自己也多想想缺什么。）矿泉水 1 箱 桶装水 1 桶 杯子 3 袋 透明胶 1 卷 剪刀 1 把 话筒
7、 2 个 彩带 若干 气球 若干 活动现场：14:40 各工作人员报到并按照分工进行活动准备，开始签到；15:00 主持人宣布会议开始，介绍到场嘉宾；（5mins）15:05 现场观看青协一年的发展历程（10mins）15:15 嘉宾致辞；（5mins）15:20 现任会长做一年工作报告；（15mins）15:35 由青协第十届会长、副会长、社团总会代表颁发青协第十一届理事会聘书.（5mins)15:40 由现任会长颁发优秀部门奖，颁奖后，现任副会宣读颁奖词(5mins)15:45 由协会老会长颁发中国志愿者证书(主持人介绍中国志愿者证)(10mins)16:55 由现任副会长、协会老干部代表
8、对学生社团积极工作者、优秀学生社团干部与协会优秀干部、积极工作者和优秀会员颁奖；(5mins)16:00 节目表演（手语歌）(5mins)16:05 现任会长宣布新任干部；(5mins)16:10 会旗、协会公章、家谱交接仪式；(5mins)16:15 青协第十二届新任会长做任职宣言；(10mins)16:25 全体宣誓(5mins)16:30 主持人发言感与会人员的参与并祝愿青协越来越美好；合影留念。后期安排 1 收拾会场 2 对活动的照片上传 3 活动总结与报账 十 须知.5/5 1、现任以与候任的会长，注意会议开始前迎接嘉宾老师，现场的准备工作应该交给专人负责，设立现场总协调人，他务必清
9、楚整个会议的全部流程，具备一定的应变处理能力。（初步建议候任副会担任总协调人）2、务必安排几次彩排，主持稿必须经过总负责审核。3、与会工作人员按要求着会服，戴工作证件或会徽。4、介绍嘉宾顺序，会议开始前 10 分钟，主持人必须再次确认介绍顺序，不得随便更改。5、与会人员务必遵守会场秩序。6、礼仪颁奖环节，会议开始之前必须要走过一次场。7、颁奖顺序、颁奖嘉宾的确定，开会之前一定要再次确认，任何人不能随便更改。8、本次换届大会无特殊情况，任何人现场不能随意发布信息。9、主持人必须经过培训。十一 经费预算 通知条 邀请函 矿泉水 桶装水 杯子 签到表 签到笔 宣传海报 聘书 奖状 气球、彩带 横幅 台卡 十二 应急方案 1 话筒坏掉，所以事先要多准备一个话筒 2 若由于下雨等原因，很多校外嘉宾未能与时赶到会场，则可以适当推迟开会时间 大学学生青年志愿者协会