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1、 1 湖南中茂房地产开发有限公司 档 案 管 理 制 度 编制人：行政管理部 编制时间：二0 一六年十一月 2 第一章 总 则 为了规范档案管理工作并保证档案资料的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度，请各部门按制度执行。第二章 档案的基本程序 档案的收集、整理、签定、保管、销毁、统计、检索、编号、利用这九道工序是档案工作的整体。他们之间相对独立，但又相互制约。第三章 归档范围 各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类：1、办公文件包括的各种请示和批复文件、各种申请
2、文件（如：用印申请文件）、对外发文（发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件。2、证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品 获得各类荣誉牌匾和证书、证明等。3、法规性文件：包括上级频发需公司执行的或由公司发行的各种标准、规章制度等。3 4、公司的重大决议：包括由公司股东大会、董事会、总经 理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。5、计划性文件：包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等。6、总
3、结性文件:包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。7、批示性文件：包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。8、凭证性文件：包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。9、汇报性文字资料：包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。10、声像制品资料：包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影片资料等。11、题
4、赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画、工艺制作等。12、工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到 4 竣工的具有保存价值的全过程系统资料。13、会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。14、人事档案：人事档案由人事专员自行立卷、归档、管理。第四章 档案管理员的职责 保证及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。档案管理人员要严
5、格执行档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。逐步实现档案管理的现代化、科学化。第五章 档案的收集 把分散的以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定、有计划地分别集中起来。其收集的主要方式是归档，即把活动中产生的有保存价值的各类材料，由行政管理部及公司各部门定期协同档案员进行整理、立卷、归档。各部门应在规定的归档时间内把整理审定完毕的档案资料进行归档。1、移交档案要填写档案移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。归档的文件资料必须完整、真实、准确。2、各类证照、批文在颁发之日起移交行政办。章程，股东会、董事会会议纪要、决议等应自签发之日起三日内移交
6、行政部。合同协议应在签订之日移交至行政部。凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在 3 日内递交档管员办立卷归档，对 5 于某些专门文件或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。第六章 文件质量要求 第一条 字迹清楚、图物相符、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。第二条 永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料，一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔。第三条 复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。第四条 录音、录像资料应保证载体的有效性。声像档案摄录必须
7、详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景等，归档声像资料必须是原版，原件应清晰、完整。第五条 各类实物档案(奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾，馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损。第七章 档案分类 机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级：1、绝密档案包括：经营发展中的经营战略、经营方向、经 6 营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在 100万元以上的重大合同。2、机密档案包括：（1）财务资料；（2）重要会议纪要；（3）经营情况；（4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；（5）技术资料；（6）金额在 10 万-100万元的合同。3、秘密档案包括：（1）重要项目资料；（2
8、）项目合同协议。第八章 档案保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：1、永久保存：（1）章程；（2）股东名簿；（3）股东会、董事会会议纪要；（4）证照；（5）各级批文；（6）印鉴；（7）年度经营计划；7（8）年度经营总结；（9）年度财务报表；（10）技术资料；（11）不动产所有权状及其他债权凭证；（12）人事资料；（13）大型活动图片、音像资料；（14）其他核定须永久保存的文书。2、十五年保存：（1）会计凭证；（2）其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限 按国家相关规定执行)3、五年保存：（1）期满或解除的合同协议；（2）完结后的项目
9、方案；（3）其他经核定须保存五年的文书。4、一年保存：（1）部门工作计划及工作总结；（2）完结后的部门请求报告；第九章 档案的借阅 第一条 档案主要供本公司利用，一概不得外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经总经理批准方可查阅。8 第二条 各部门因工作需要，借阅本部门业务工作范围的档案资料需填写“档案调阅审批单”，并经本部门领导及档案管理部门负责人批准后，方可借阅。如需借阅非本部门的档案资料应填写“档案调阅审批单”，并经本部门领导、档案管理部门负责人及总经理的共同批准后，方可借阅。第三条 档案一般不得借出，如有特殊情况可以短期借阅，最多为 3天，但必须办理借阅手续，填写调阅单（附件 1）
10、，如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。如若借出档案材料，因保管不慎遗失时，应当立即报告主管 部门处理，并在内部予以通报批评；如因遗失合同档案，泄露商 业秘密的，视情况严重程度追究其相关责任。第四条 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调整、抽取、污损，不得转借。第五条 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原告无误后，注明档案编号提供使用。第六条 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。第七条 9 公司在职工
11、作人员调离本公司时，需按要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，经审查无误后签字后才能调离。第十章 档案清理 第一条 档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀、腐蚀。定期通风、防潮。第二条 对破损档案及时进行修补。第十一章 档案的销毁 第一条 任何个人或部门非经允许不得销毁档案资料。第二条 对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经有关领导和档案形成部门共同鉴定，按规定销毁。第三条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保存 价值时，再行销毁以免误损。第四条 销毁文件必须在指定的地点进行，并指定专人监销，严禁将文件作为它用，或做废纸出售。文件销毁后，监销人应在销 毁注册上签字。销毁册应永久保存。10 第十二章 附 则 第一条 本制度由行政部负责解释。第二条 本制度自下发之日起执行。