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1、 XX公司 用友ERP系统 销售部岗位操作手册 手册名称：销售部操作手册 适用部门：销售部 编写人员：版本号 1.0 编写日期 2006 年 7 月 18 日 对口支持 业务 销售订单 业务问题、操作问题 发货单 业务问题、操作问题 销售发票 业务问题、操作问题 销售出库 业务问题、操作问题 技术 财 务 部 软件问题、错误提示 计 算 机 网络、硬件、系统故障 目 录 一、部门职责：4 二、部门岗位划分：4 三、系统业务处理流程：5 四、部门日常业务系统处理：6 1、日常业务类型的界定：6 2、普通销售业务日常处理：6 3、特殊业务：10 4、帐表查询：14 5、权限经管 15 6、月末结帐
2、：16 一、部门职责：销售部门的日常工作在 ERP 系统处理中主要工作有：1、开发新的客户，进行客户资料的维护和更改，加强客户资源经管；2、及时录入销售订单，为生产部安排采购和生产做依据；3、根据客户付款情况，录入销售发货单；4、根据客户要求到财务进行开具发票；5、掌握客户欠款情况，催收货款；6、作好各种销售统计，为决策层提供分析数据。二、部门岗位划分：销售助理：系统内客户分类、客户档案、销售订单/销售开票通知单的录入、账表查询 销售部经理：对于销售经管工作完成情况审核，进行月末结帐处理。销售业务员：进行订单录入、销售发货单录入、销售退货单录入。三、系统业务处理流程：1、销售业务员根据客户具体
3、要求签订销售合同，具体要求参见手工合同审批流程。2、销售助理根据已签定合同(或已中标工程)在销售经管模块中录入销售订单，如果所签的产品为特制的产品，在目前的销售经管模块存货档案中不存在，需要手工填写工程/存货增加申请单（一式两联，技术部、留底），申请增加工程/存货。3、技术部人员根据工程/存货增加申请单增加工程/存货；定义存货的产品结构，增加完毕通知销售助理。4、销售助理根据审核后的销售合同在销售经管模块中录入销售订单。5、销售订单需要进行打印，经过相关的手工内部审批处理(具体要求见手工合同审批流程)，所有手工审批完毕后，由销售经理在销售经管模块中审核销售订单。6、销售业务员根据客户的收款及信
4、用情况，开具发货单，并通知财务开票；7、销售发货单审核自动生成销售出库单，仓库根据客户的提货单，审核对的的出库确认出 库。四、部门日常业务系统处理：1、日常业务类型的界定：普通销售、配套件销售、材料（半成品）让售、直运销售、委托代销业务（以后可能发生）。2、普通销售业务日常处理：基础档案填加：客户档案增加原则：客户分类+三位流水号 客户编码：客户编码必须唯一。客户名称：可以是汉字或英文字母，不能为空 修改客户：除了客户编码不能修改外，其他信息可根据实际情况作调整。删除客户：已经使用的客户不能删除、但可以通过并户的功能做变相处理。操作路径：【企业门户】【设置】【基础档案】【往来单位】【客户档案】
5、1、销售订单：销售订货是指由购销双方确认的客户的要货需求的过程，用户根据销售订单组织货源，并对订单的执行进行经管、控制和追踪。销售订单是反映由购销双方确认的客户要货需求的单据，它可以是企业销售合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。销售订单对 应于企业的销售合同中订货明细部分的内容，但不能完全代替销售合同，没有关于合同中付款内容的描述。1.销售订单可以手工增加，也可以参照销售报价单生成。2.销售订单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开，已审核未关闭的销售订单可以变更。3.已审核未关闭的销售订单可以参照生成销售发货单、销售发票。操作路径：【销售经管】【业务】【销售订货】【销售订单
6、】2、销售发货单：销售发货是企业执行与客户签订的销售合同或销售订单，将货物发往客户的行为，是销售业务的执行阶段。发货单是销售方作为给客户发货的凭据，是销售发货业务的执行载体。无论工业企业还是商业企业，发货单都是销售经管的核心单据。软件系统提供了两种业务模式，先发货后开票、开票直接发货。先发货后开票模式：1）发货单由销售部门根据销售订单填制或手工输入，客户通过发货单取得货物所有权。发货单审核后，可以生成销售发票、生成销售出库单。2）开票直接发货模式：发货单由销售发票产生，发货单只作浏览，不能进行修改、删除、弃审等操作，但可以关闭、打开；销售出库单根据自动生成的发货单生成。先发货后开票的模式 操作
7、路径：【销售经管】【业务】【发货】【发货单】1、销售发货单可以手工增加，也可以参照销售订单填制。2、销售发货单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开。3、已审核未关闭的销售发货单可以参照生成销售发票。与库存经管集成，且选中是否销售生成出库单，则销售发货单审核时生成销售出库单；否则在库存经管根据发货单生成出库单。3、退货单:销售退货业务是指客户因货物质量、品种、数量等不符合要求而将已购货物退回本企业的业务。退货单是发货单的红字单据，可以处理客户的退货业务。退货单也可以处理换货业务，货物发出后客户要求换货，则用户先按照客户要求退货的货物开退货单，然后再按照客户所换的货物开发货单。操作路径：【销售经
8、管】【业务】【发货】【退货单】1、退货单可手工填制。2、也可以参照原销售订单、原销售发货单填制。4、销售开票：1)销售开票是在销售过程中企业给客户开具销售发票及其所附清单的过程，它是销售收入确认、销售成本计算、应交销售税金确认和应收账款确认的依据，是销售业务的重要环节。2)销售发票是在销售开票过程中用户所开据的原始销售单据，包括增值税专用发票、普通发票及其所附清单。3)销售发票复核后通知财务部门的应收款经管核算应收账款，在应收款经管审核登记应收明细账，制单生成凭证。1.销售发票一定要参照销售发货单生成；根据委托代销发货单进行委托结算时自动生成委托代销发票。2.销售发票可以修改、删除、复核、弃复
9、、作废/弃废等操作。操作路径：【销售经管】【业务】【发票】【销售专用发票】3、特殊业务：直运销售业务 1)直运业务是指产品无需入库即可完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，由购销双方分别与企业结算。2)直运业务包括直运销售业务和直运采购业务，没有实物的出入库，货物流向是直接从供应商到客户，财务结算通过直运销售发票、直运采购发票解决。直运业务适用于如大型电器、汽车、设备等产品的销售。【系统选项】1)销售经管的直运业务选项影响采购经管的直运业务。2)设置销售选项业务控制是否有直运销售业务 3)设置销售选项业务控制直运销售必有订单 4)采购经管设置采购选项业务及权限控制业务选项直运
10、业务必有订单 显示销售系统相应选项，不可修改。1 用户录入直运销售订单。录入销售订单时选择业务类型为直运销售。2 直运采购订单必须参照直运销售订单生成，可以拆单不能拆记录，即每行销售订单记录只能被采购订单参照一次。3 直运采购发票参照直运采购订单生成，注意选择业务类型为直运采购 4 直运销售发票参照直运销售订单生成，注意选择业务类型为直运销售【业务规则】1 直运采购发票和直运销售发票互相参照时：1）不可超量采购、超量销售。2）可以拆单拆记录。2 直运销售发票不可录入仓库，不可录入受托代销属性的存货、“应税劳务”的存货。3 采购未完成的直运销售发票（已采购数量销售数量）；销售未完成的直运采购发票
11、（已销售数量采购数量）结转下年。4 未复核、未记账的直运发票结转下年。委托代销业务：1）委托代销业务，指企业将商品委托他人进行销售但商品所有权仍归本企业的销售方式，委托代销商品销售后，受托方与企业进行结算，并开具正式的销售发票，形成销售收入，商品所有权转移。2）只有库存经管与销售经管集成使用时，才能在库存经管中应用委托代销业务。委托代销业务只能先发货后开票，不能开票直接发货。3）【系统选项】销售经管 设置销售选项业务控制是否有委托代销业务 委托代销业务流程 1.销售部门制订销售计划，销售人员按照销售计划，签订委托代销合同或协议。2.销售部门根据委托代销协议填制委托代销发货单并审核。3.销售部门
12、通知仓库备货，根据生成的销售出库单出库。4.客户（受托方）对货物进行接收。5.受托方售出代销商品后，开据售出清单。6.销售部门根据客户的售出清单开据委托代销结算单。7.结算单审核后系统自动生成销售发票。8.销售发票传递到应收款经管，进行收款结算。操作路径：【销售经管】【业务】【委托代销】【委托代销发货单】委托代销的业务流程比较复杂，涉及到的单据有：委托代销订单、委托代销发货单、结算单等等。下图为这些单据的来龙去脉：1.委托代销出库单参照委托代销发货单生成。2.受托方如退货，参照委托代销发货单填制委托代销退货单。3.可通过委托代销调整单对委托代销货物的结存价税合计进行金额调整。4.可通过委托代销
13、结算价调整功能，修改委托代销发货单的结算价，并可选择是否生成委托代销调整单，对结存价税合计进行金额调整。5.结算时，参照委托代销发货单填制委托代销结算单。6.委托代销结算单审核时，自动生成销售发票。7.因委托代销结算有误，可冲销或部分冲销原来结算的业务，填制委托代销结算退回单，结算退回单审核后生成红字销售发票。4、帐表查询：销售经管系统提供了丰富的报表功能，可以从多角度对整个业务情况，主要报表【操作流程】1.进入要查询的账表功能，系统显示账表的过滤窗口；输入查询的过滤条件，包括分组汇总项、过滤条件、展开条件。参见过滤条件 2.单击确认按钮，系统显示满足用户条件的账表。3.按格式按钮，可对报表格
14、式进行设计。4.按小计按钮，可对分组小计项进行小计。5.按合计按钮，可对所有的数据进行合计汇总。6.所有数据查询完毕，如果想查询其他数据，点击工具栏上的查询，可重新输入过滤条件。7.如果不想查询，可单击工具条上的关闭按钮或当前窗口右上角的小叉子，退出账表查询功能，返回系统主菜单。5、权限经管 用户可以对操作员的权限进行经管，包括功能权限、数据权限，参见系统经管帮助。在销售经管可对当前系统是否进行有关档案的数据权限控制进行设置，包括客户、部门、存货、业务员、操作员。【系统选项】系统经管权限权限：进行功能权限的设置。企业门户基础信息数据权限：进行数据权限、金额权限的设置。数据权限控制设置：设置哪些
15、业务对象需要进行数据权限控制。只有设置的业务对象才能在【记录权限设置】对应用户、用户组进行授权，才能在库存经管设置是否检查权限。数据权限设置记录权限设置：设置用户、用户组对应档案、单据的数据权限，可设置查询权限、录入权限（包括查询权限）。销售经管 设置选项业务控制权限控制：在查询单据时只能查询有查询权限的档案及其记录；在填制单据时只能参照、录入有录入权限的档案，该录入权限只是查询和填制单据时的权限，与基础档案的编辑权限不同。【业务规则】单据查询（查询、定位）：功能权限数据权限，单据上任一数据无权限则整张单据不能查询。单据编辑（录入、修改）：功能权限数据权限，只能参照有录入权限的档案。单据编辑（
16、变更）：功能权限数据权限（不含操作员数据权限），只能参照有录入权限的档案。单据列表查询：功能权限数据权限，表头任一数据无权限则整张单据不显示；表体无权限的存货不显示，有权限的显示。账表查询：功能权限数据权限，过滤时无查询权的数据不能参照、录入，表头任一数据无权限则整张单据不显示、统计；表体无权限的存货不显示、统计。6、月末结帐：当月月底结束时，于每月自然月最后一天，销售经管系统的月末结账是将每月的销售单据逐月封存，并将当月的销售库数据记入有关账表中。进行系统内业务结帐，再有新业务则为下月单据。【销售经管】【业务】【销售月末结账】进行月末结帐：进行月末恢复结帐：当某月结账发生错误时，可以按取消结账恢复结账前，正确处理后再结账。不允许跳月取消月末结账。只能从最后一个月逐月取消。采购经管 库存经管 固定资产 工资 经管 应付账款 总 账 存货核算 销售经管 应收账款 成本核算