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1、 深圳市建安（集团）股份有限公司 运 作 程 序 文 件 编 号：OP05 版 号：B 生效日期：2006.9.1 沟通与交流控制程序 编制：审核：批准：深圳市建安（集团）股份有限公司运作程序文件 版号：B OP05 沟通与交流程序 页码：1/4 1.0 目的 规定公司内外信息沟通与交流的渠道和方式，就管理体系的过程及有效性、重大职业健康安全危险源及环境因素有关的信息进行沟通，对涉及的法律法规变化信息、外部需求信息、重大环境因素及不可接受风险的控制、紧急情况响应等与外部相关方进行沟通交流，交流沟通信息应及时、准确，通过有效的沟通，增进理解、协调行动。确保及促进管理体系的有效运行及持续改进，确保
2、公司质量、职业健康安全、环境管理目标的实现。2.0 范围 适用于公司内外信息的沟通与交流。3.0 职责 3.1 公司总经理在各层次，利用各种形式传达、沟通公司质量方针，并与公司其他领导参加生产例会，协调、解决公司本部及分公司需解决的事项。3.2 公司主管生产的副总经理主持召开公司生产例会，交流信息，解决、协调公司部门以及施工生产中需解决的事项。3.3 公司有关部门参加生产例会，传达地方、上级文件精神以及通报公司经营、质量、环境安全生产情况。3.4 分公司汇报分公司进度、质量、安全、文明施工情况及需公司帮助解决的事项，并根据生产例会的要求，组织实施。3.5 分公司参加生产例会，组织召开分公司的生
3、产例会。3.6 项目部经理参加分公司召开的生产例会，并组织召开项目部生产例会。3.7 总工办一体化办组织有关部门对重大环境因素的外部交流进行策划。3.8 公司总经理办公室负责内外信息的沟通与交流。3.9 党群工作部采用多种形式（如板报、简报等）宣传公司一体化管理体系方针、目标、指示、动态。深圳市建安（集团）股份有限公司运作程序文件 版号：B OP05 沟通与交流程序 页码：2/4 3.10 公司各部门依据信息交流的策划，负责其职责范围内的内外信息沟通与交流及相关信息的收集与整理。4.0 程序 4.1 沟通交流的内容 4.1.1 管理体系的运行及其有效性、持续改进的情况，包括管理机构、岗位设置及
4、职责要求，管理方针、目标、方案、程序要求及完成状况，内部审核的结果等。4.1.2 相关方对产品、服务或环境的要求，包括客户意见调查的结果、相关方投诉等。4.1.3 职业健康安全危险源及环境因素的有关信息及其变化。4.1.4 法律法规的要求及其变化。4.2 内部信息沟通与交流 4.2.1 总经理办公室每月组织召开一次经理办公会，由总经理主持。公司领导、分公司主管生产副经理、总工程师和相关部门人员参加。总体评价上月生产、经营、行政工作情况，安排布置下月工作任务。会议形成经理办公会会议纪要，下发相关部门贯彻执行。4.2.2 工程管理部每月负责主持召开同生产副总经理及各相关部门的生产调度会，传达地方、
5、上级文件精神，解决、协调公司经营质量、环境、安全生产情况并形成会议纪要，下发各有关部门。4.2.3 公司各部门每月召开一次部门工作例会，总结上月工作，传达经理办公会会议内容，研究需解决的问题，布置本月工作。工作例会内容应保证传达至本部门及单位所有人员。4.2.4 项目部每周组织召开一次施工例会，协调施工任务，研究解决重大施工、质量、环境安全等问题，并形成会议纪要，上报公司工程管理部，以便于其做好监督、检查和指导工作，下发各有关部门贯彻执行。4.2.5 公司各部门负责组织召开相关专题会议（经营活动分析会、安全工作会 等），研究解决相关专业问题。4.2.6 员工在职业健康安全事务上享有知情权。公司
6、以下发公司文件的形式使员 深圳市建安（集团）股份有限公司运作程序文件 版号：B OP05 沟通与交流程序 页码：3/4 工了解谁是企业的职业健康安全管理者代表，谁是员工代表。4.2.7 员工代表通过参加安全管理委员会来参与健康安全方针、目 标和程序的制 定、评审。员工代表(或工会)可以代表员工向最高管理者提出诸如改善工作场所职业健康安全 状况、劳动保护设施条件等职业健康安全改进需求，员工还可通过工会、职代会等形式进行 健 康 安 全信息的沟通与交流。4.2.8 办公室协助党群工作部每季度组织召开一次“管理层与员工对话会”，了解员工对公司管理的意见与建议。公司鼓励员工随时就公司管理提出合理化建议
7、报党群工作部，党群工作部在三日内组织评审，并将评审结果反馈给提出者。4.2.9 部门间还可以以信息交流单、电话、交谈、资料交换等方式进行沟通与交流；公司党群工作部利用设立“宣传栏”、“公司简报”等形式，公布公司方针、部门工作目标、劳保物品使用情况等宣传。4.2.10 紧急情况的沟通与交流按照应急预案与响应控制程序、事故、事件、不符合处理程序执行。4.3 外部信息沟通与交流 4.3.1 外部信息的沟通与交流可采用文件、传真、电话、信函、邮件等形式进行。1）公司总经理办公室通过内外来文件、公开出版物或其它宣传媒体、定期与 相关方的沟通，获取有关的内外部信息，并填写文件呈阅处理表，总工办负责质量环境
8、与职业健康安全有关信息的接收、登记，需要时组织有关部门处理答复，记录在信息交流单中并保存。各部门负责与本部门活动有关信息的接收、登记及处理，记录在信息交流单中并保存。2）必要时，公司通过广告、交流展览会、信息交流单向外部相关方发布 对质量、环境、职业职业健康安全的承诺、表现及对相关方的要求。3）一体化办组织有关部门对重要环境因素是否需要与外界交流进行策划，并形成 重要环境因素外部信息交流策划表，确定交流的对象、内容、方式等。3）各部门依据 重要环境因素外部信息交流策划表实施环境信息的外部交流，在与外部相关方就质量、安全、环境信息进行沟通交流时，应填写 深圳市建安（集团）股份有限公司运作程序文件
9、 版号：B OP05 沟通与交流程序 页码：4/4 信息交流单，记录交流的内容，与外部相关方的信息交流记录应登记在 外部信息沟通与交流台帐上并存档。4.3.2 各部门与外部沟通交流的信息，如需在公司内进行推广发布，形成公司管 理制度或技术文件时，相关责任部门应到一体化办按照文件控制程序办理登记发放手续；其它的如党政、工会、社团等文件由办公室登记并负责在公司内推广发布；如需在部门间直接交流，可采取信息交流单的形式在部门间传递。4.3.3 顾客意见与投诉处理,按照顾客反馈、意见调查及投诉处理程序执行。4.3.4 外部信息的处理和决定，应由相关部门形成文件或记录，传达至相关部门及人员，需采取纠正和改
10、进措施的填写纠正与预防措施报告，由一体化办核其实施情况。4.2.5 对施工分包方的沟通与交流执行工程分包管理程序。5.0 支持性文件 5.1 应急预案与响应控制程序 5.2 事故、事件、不符合处理程序 5.3 文件控制程序 5.4 记录控制程序 5.5 工程分包控制程序 5.6 顾客反馈、意见调查及投诉处理程序 60 记录与表格 6.1 信息交流单 6.2 外部信息沟通与交流台帐 6.3 文件呈阅处理表 6.4纠正与预防措施报告 重要环境因素信息交流策划表 序号 重要环境因素 责任部门 交流对象 交流内容 交流方式/时机 深圳市建安（集团）股份有限公司 信 息 交 流 单（R-OP05-01）
11、版号：A 序号 NO.信息发出者 信息接收者 发出时间 信息描述：（如另附其他资料，请注明载体名称和数量）发出部门负责人意见：（所联络工作的目的、要求、时间、是否要求答复）签名：日期：接收部门意见、签名、日期 相关部门意见：发出部门确认：说明 1.发出部门根据接收部门多少发出交流单，可一式多份；2.接收部门负责人如认为还需其他部门配合，应注明部门、意见或要求，其他相关部门如无异议须在相关部门意见栏签字认可 3.联络工作完成后接收部门让发出部门签字确认完成情况并负责保存记录，形成闭环。深圳市建安（集团）股份有限公司 外部信息沟通与交流台帐（R-OP05-02）版号：A NO.时 间 方 式 内容（文件名称）记 录 人 备 注 深圳市建安（集团）股份有限公司 文件呈阅处理表（R-OP05-03）版号：A NO.来文单位 经办人（送）份 数（送）（取）（取）文件标题 内容摘要 收文日期 阅办总时限 保密等级 阅退日期 姓 名 阅办时限 领导阅文批示 主 管 领 导 相 关 领 导 部 室 领 导 总 经 理 批 示 董事长批示