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1、企业财务档案管理规章制度企业财务档案管理规章制度企业财务档案管理规章制度范本企业财务档案是企业财务管理和档案管理的重要内容,随着企业对财务档案管理的重视,财务档案管理水平也在不断的提高,但当前仍然存在不少的问题,这主要表现在财务档案管理不完善等方面,这给企业的财务管理和档案造成了重要影响。下面爱汇的企业财务档案管理规章制度，供你参考。第一章 总那么 第一条 财务档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终归集。是一 个公司档案管理的核心。财务档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。财务档案的完整也是公司主要相关负责人最重要的经济法律责任之一。第二条 为了加强公司财务档案管理
2、和财务监视，确保公司的合法利益，中 根据 华人民共和国财务档案管理方法，结合公司的具体情况，特制定本方法。第三条 在公司内使用、取得和保管档案的部门和个人，必须遵守本制度。第二章 会计档案 第四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。第五条 会计档案和范围 会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个 局部。(一)会计凭证 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账 单、银行存款余额调节表等。(二
3、)会计账簿、会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系 统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。(三)会计报表 会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映 指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益 表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。(四)其他会计核算资料 其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监视紧密相关的，由财务 部门负责办理的有关数据资料。如：经济、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核
4、定资金定额的数据资料、会计档案清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册 等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案 管理。第三章 会计档案的装订和保管 第六条 会计档案的立卷 会计年度终了后，对会计资料进行立 卷。会计档案的采用的方法是：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门 别类按各卷顺序编号。(一)分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四 类文字资料及其他。(二)档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。(三)管理要求统一。建立财务资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订 成册，报表和文字分类立卷，其他零星
5、资料按年度排序汇编装订成册。第七条 会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报 表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分 月妥善保管。第八条 会计凭证装订前的准备工作：(一)分类，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全;(二)按凭证汇总日期归集(加按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;(三)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折 叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整;(四)检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附 件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否
6、随附齐全;(五)记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。第九条 会计凭证装订时的要求：(一)装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便 于事后查阅。(二)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭 证;(三)装订凭证厚度一般为 3 厘米，装订牢固，美观大方。第十条 会计凭证装订后的考前须知：(一)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员 签章;(二)在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。第十一条 会
7、计账簿和装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其 他账簿应按时立卷。根本要求是：(一)账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户口是否相符，账页数 是否齐全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿 按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。(二)活页账簿装订要求。1 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等应分别装订，应按同类业务、同类账页装订在一起，并按会计科目编号顺序依次排页。2 在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章 3 计算机打印的账页应在左侧留出装订线，不得以打印纸原有道孔穿线装订。第
8、十二条 账簿装订后的其也要求。1 会计账簿应该牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、加空白纸的现象。2 会计账簿的封面要严密，封面处要加盖有关印章。3 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号 顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账等。4 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。第十三条 会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后。(一)会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，报表页数，上边和左边对齐 压平，防止折角，如果损坏部位修补后完整无缺地装订;(二)会计报表装订顺序为：会计报表封
9、面、会计报表编制说明、各种会计报表按会 计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;(三)按保管期限编制卷号。第十四条 会计档案的保管 当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管二年，期满之后原那么上应 由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门在将会计档案移交档案 管理部门时，应按以下程序进行：(一)开列清册，填写交接清单;(二)在账簿使用日期栏填写移交日期;(三)交接人员按移交清册和交接清单工程核查无误后签章。第十五条 会计档案的保管要求。(1)会计档案室应选择在枯燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防 火器材。(2)会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐
10、，以便查找。(3)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠 咬。(4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿;(5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和 泄密;(6)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等平安措施。第四章 会计档案的借阅 第十六条 会计档案的借阅(一)会计档案为本单位所利用，原那么上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务 负责人员批准。(二)外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领 导人批准后，方可办理借阅手续;单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅 登
11、记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。(三)本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。(四)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准前方能携带外出或复制原件)。第五章 会计档案的保管 第十七条 会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久 性和定期性两类。(一)但凡在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。(二)定期保管期限分别为 3 年、5 年、10 年、15 年、20 年
12、和 25 年等种类。会 计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。为了全面反映会计档案情况，立 档部门应设置会计档案备查表及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中 有数、不错。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。(三)档案保管期限 原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15 年银行存款余额调节表和银行对账单 5 年 日记账 15 年 其中：现金和银行存款日记账 25 年 明细账、总账、辅助账 15 年 固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5 年 主要财务指标报表(包括文字分析)3 年 月、季度会计报表(包括文字分析)5 年 年度会计报表(包括文字分析)永久 会计档案
13、保管清册及销毁清册永久 主要财务会计文件、合同、协议 永久 第六章 会计档案的销毁第十八条 会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部 门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准前方可 予以销毁。第十九条 会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止;建立单位在建立期间的会计档案，不得销毁。第二十条 销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的工程逐一清查核对;各单位 销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销 毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期
14、，以示负责，同时将监销情况写出书 面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。第一条 根据财政部、国家档案局关于印 发会计档案管理方法的通知的规定，为加强公司会计档案管理，保证会计档 案妥善保管有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，特制定本制度。第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：一、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。二、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他 会计账簿。三、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注 及文字说明和其他
15、财务报告。四、其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算 专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。第三条 每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责立卷，装 订成册，编制会计档案保管清册。一、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期 满之后，应当由财务部编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。二、移交档案部门保管的会计档案，原那么上应当保持原卷册的封装。个别重 要拆封重新的，档案部门应当会同财务部和经办人员共同拆封，以分清 责任。第四条 财务部和档案部门保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经总 经理批准，可以提供查阅或复
16、制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。一、由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度。二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 类。三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第五条 本方法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管 按照本方法附表所列期限执行。第六条 保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外，可以按照以下程 序销毁：一、本单位档案部门会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列 明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管
17、期限、已保 管期限、销毁时间等内容。二、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。三、销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所 要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况 报告总经理。第七条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始 凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在工程 建立期间的建立单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第八条 使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计
18、档案。使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。第九条 建立单位在工程建立期间形成的会计档案，应当在办理竣工结算后 移交给建立工程的承受单位，并按规定办理交接手续。第十条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名 称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应 当在会计档案移交清册上签名或盖章。第十一条 预算、方案、制度等文件材料，应当执行文
19、书档案管理规定，不 适用本方法。、忠诚和热爱档案事业，对档案工作尽职尽责，认真贯 彻执行档案法及党和国家档案工作的方针、政策，结合本公 司实际情况，提出具体执行意见和落实措施。二、负责拟草本公司档案工作的有关规定和方法;并组织指 导公司所属各单位档案室制定档案工作细那么和管理制度。三、负责组织档案人员的业务学习和开展有方案的工 作，逐步实现档案干部队伍年轻化、知识化和专业化，提高档案 干部的业务水平，推动档案工作向科学化开展。四、负责对公司所属单位档案工作进行业务指导、监视和检查，搞好档案室各项工作，积极提供利用。五、协同方案部门把档案工作纳入方案管理之内，会同有关 部门和人员把档案的积累、归
20、档等工作列入部门和个人的职责范 围。六、集中管理公司总部的文书、科技、会计和音像档案，负 责做好总部档案的收集、保管、鉴定、统计和利用等具体 工作。七、对库存档案建立进出台账，定期检查，做到数据准确、账实相等。八、根据档案管理期限表，做好档案的鉴定工作，提出销 毁意见，做好提留档案材料的组卷、插卷等工作。兼职档案人员职责一、认真贯彻执行档案法、档案法实施方法和档案工 作有关法律法规，认真执行集团公司档案管理的各种规章制度。二、认真学习档案知识，熟悉本部门各种档案的归档范围。执行保密制度，严守党和国家、企业的秘密。三、认真做好本部门的文件材料、图纸、图表照片等的收集 工作，并登记造册，做到收集齐
21、全、完整，到第二年一季度内移 交档案室，做到年年清。证书、奖牌、奖状类等实物档案，可随 到随归。经常与档案室保持联系，承受档案工作方面的指导。四、熟悉本部门工作职能、职权和所存文件材料内容，主动 提供档案的利用工作，积极为本部门各项工作效劳。五、坚持借阅制度，无借阅手续，不允许任何个人或外单位 借(查)阅文件材料、图纸、图表等档案，也不得将文件材料、图纸、图表等带回家。六、保证归档文件材料的.质量，严把文件材料的起草关，不得有复写纸、圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写或签发的文 件材料，否那么重抄复制。文件资料归档制度一、凡本单位在生产、经营和根本建立中形成的具有保护 价值的文件材料(包括照片
22、、录音、录像等声像材料)、合同、协议、图纸、图表、检测原始记录等均属归档范围。二、因公外出人员获得的各类学术会议资料和开会带回的 与企业有关的文件资料,交办公室登记后移交综合档案室归档，不得遗失和拒交。三、会计档案和统计报表由会计、统计人员立卷、编目，完毕后在会计部门保存一年，再各综合档案室移交归档。四、会议材料由会议主办单位在会议结束后将成套材料移 交档案室归档。五、文书处理部门与业务部门，应在次年三月份前将需归 档的文件资料移交档案室，移交的档案资料应符合以下要求：1、归档的文件材料不得用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。2、拟文稿必须有领导签发和加盖印章。3、归档的文件材料必须齐全完整，即：批复
23、、请示、正件、附件、印件、定稿等。4、移交资料须有保存价值，重份或无保存价值的可不移交。六、移交双方根据移交清册清点核对，并履行签字手续。档案保管制度一、对本公司所形成的各类档案实行集中统一管理原那么，由档案室集中统一管理。二.接收档案必须认真验收，并办理交接手续(一式两份)，交接双方应在移交清册上签字，各保存一份备查。三、档案室内不得堆放易燃、易爆、腐蚀 杂物等，应经常 保持室内清洁、干净，保持适宜的温度和湿度。四、档案的排列应系统化。做到有索引、目录。排列上按 档案年代和案卷编号顺序由上到下，从左到右入柜。五、兰图装盒保管，底图应在不受挤压、不折、不受磨损 的情况下保管，做到平放，案卷排列
24、整齐、系统，便于查找。六、每半年对档案平安进行一次检查，做好检查记录，发 现破损、变质、字迹褪变等情况，及时抢救复制，同时清理一次 数量。七、建立档案管理制度，开展档案利用工作，为企业管理、根本建立等各项工作效劳。对外提供利用需经有关领导批准。八.借阅档案，必须办理借阅手续，职工调离时，必须归还 所借档案，经档案部门盖章前方可办理调动手续。档案借阅制度一、档案借阅要严格借阅手续，档案原那么上在室内利用，如因工作特殊需要借出，应填写借出档案登记表，方可借出，借阅时间不超过 52 小时。点交清楚，按期归还，期满后还需使 用，应再续手续，归还时档案管理人员应详细检查后签收。二、凡查阅不属于自己职能范
25、围内的档案，必须经分管领 导同意，查阅机密、绝密和党委、经营会议记录，那么应经党、政 领导同意，并限定查阅范围。查阅科技档案，除形成该档案的部 门负责人、经办人可直接利用外，其他人员须经有关负责人同意，设备档案归档后一般不准外借，特殊情况必须经分管领导批准。三、凡借阅会计档案和统计报表，必须有会计和统计经办 人陪同，或由经办人委托方可查阅，如需借出档案室必须经主管 领导批准。四、外来人员查阅档案，一律凭单位正式介绍信，经分管 领导批准后，注明查阅范围，可在室内查阅，一律不准借出。五、利用档案人员要严格遵守保密制度，注意保护档案，不能涂改、画圈、打叉、增删、拆剪、抽页、调换、污损卷内文 件，严禁
26、公开档案内容，不得丧失、损坏或转借他人，如发现丢 失，应立即向有关部门和档案室报告，如确认无法找回，借阅人 员要填写“档案遗失报告书”，由领导批准后，办理遗失注销手 续。档案保密制度一、必须坚决贯彻执行党和国家的保密制度，档案管理人 员应随时提高警惕，保证档案绝对平安，维护党和国家及企业的 机密。二、档案管理人员要严格按科技保密条例、公文保 密规定执行。必须做到：不在公共场所谈论档案内容;、不在 私人通讯中涉及档案机密;不在私人笔记上记录档案机密;不得 私抄、私印、私转、私存和向废品收购站出售档案资料，杜绝失 泄密行为的发生。三、保密档案实行专人负责，专柜保存，绝密文件、图纸 资料和会计档案只
27、限于主管领导和指定的经办人员查阅，其他人 员查阅时必须经主管领导批准，并严格执行档案的借阅制度。四、未经许可，任何单位和个人不得对档案材料、图纸、图表进行复制、拍摄，更不许涂改、伪造、撕毁、丧失或出卖档 案材料。违者根据情节轻重予以处分。五、档案管理人员应忠于职守，严禁非档案人员进入档案 室，注意关好门窗，定期对各类档案进行检查，做好节、假日档 案平安保卫工作。六、按照上级规定，及时调整密级，扩大利用和交流范围。档案库房管理制度一、档案库房应远离高温、易燃、易爆和有害物体，室内 严禁堆放杂物，保持室内清洁干净和适合和温度湿度。二、库房做到八防，即：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防鼠、防虫
28、、防尘。三、档案人员应定期对库房平安即：消防设备、电器电源、房屋门窗等情况进行检查，发现异常及时处理。加强节假日保卫 平安工作。四、非本单位工作人员未经许可不得擅自进入档案库房，本单位工作人员查阅档案也应按照查阅制度进入库房查阅档案，并做好登记。五、库房、办公室、阅览室实行三分开制度。库房钥匙由 档案管理人员专人保管，档案人员离开库房应随手关门，确保档 案库房的平安。六、做好库房内外的清洁卫生，按照规定切实做好库房温 湿度的调节，对档案柜架、设备要定时维护保养，发现问题及时 处理。档案工作统计制度一、认真执行国家档案局在全国范围内实行统一的档案工 作统计制度的要求，从不同角度提醒说明本单位档案
29、的数量与状 况，按时准确上报，为各级领导了解情况、指导工作、科学地管 理提供可靠的数据。二、档案统计包括档案人员根本情况、各种档案管理根本情况、档案增减、收进、移交等。二、建立档案的收进、移出、保管、鉴定、借阅、利用效果 等情况的统计台帐，档案的收进、移交都要交接清楚，认真填写 登记簿。三、对档案的承受、移出、鉴定数量损坏数，一般情 况每年进行一次统计，工作需要时随时统计。四、详细记载档案的借、查阅情况，每年进行一次档案借、查阅统计，内容包括人次、卷次。五、每年定期完成档案的统计工作，按时上报档案工作根本 情况表。六、统计人员必须本着实事求是的精神，认真负责地进行统计，要求准确无误、不得谎报、
30、虚报。档案鉴定销毁制度一、根据国家档案局关于档案保管期限规定原那么和标准，结合本公司实际制定档案保管期限表，确定档案价值，划分保管 期限，并对超过保管期限的档案予以清理鉴定，一般510 年清 理一次，对确无保存价值的档案进行清理销毁;对尚有保存价值 的档案经审查后重新立卷、归档。二、档案的鉴定工作由本公司鉴定领导小组负责，鉴定领 导小组由分管领导、专业技术人员和档案管理人员组成。三、清理到期档案时，除档案员外，档案鉴定工作小组要 有两名以上成员参加，且必须有一名鉴定工作小组的负责同志。四、销毁档案时应本着“销毁从严、保存从宽”的原那么，在进行鉴定时，应逐卷、逐张详细审查，确定是否销毁或保存。五、鉴定结束后，对应销毁的档案拟出销毁清册，提出销 毁报告，经主管领导和财务领导批准后执行，并根据要求，报上 级主管机关备案。六、档案销毁方法采用燃烧法或送造纸厂进行搅拌，但销毁 人员必须亲自看到搅拌完全方可离开。七、销毁档案时，要防止档案遗失和泄密，至少二人在场监 督销毁。必要时可请保卫部指定一人共同参与销毁。八、档案销毁后监销人员必须在销毁清册上签字，并注明 销毁时间、地点。九、销毁清册要作为资料长期保存，防止丧失，以备查考。