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1、 會議管理辦法會議管理辦法切切記記.第一條:目的 為使會議準備、進行、討論、議決、記錄有所遵循,落 實會議成果,特訂定本管理辦法.第二條:會議種類 分為不定期及定期性會議.第三條:會議準備 開會通知 開會通知內容如下:1.開會通知之時間 1-1 定期性會議-免通知.1-2 不定期性會議-開會前二天通知,若因業務急迫需 要經協理以上主管核準不在此限.2.開會主題 3.時間-起、訖時間.4.開會地點 第三條:會議準備(續)5.主席 6.記錄 7.列席 8.備注 9.發文部門 10.參加人員-於通知單會簽處簽名,若因要公未 克參加應委託部門同仁代理與會.第三條:會議準備(續)會議程序之擬定 會議資料
2、之集 1.開會前二天將所需討論會議資料送達與會人員.2.與會人員按開會通知單會議主題準備資料及 建議事項,以節省開會時間.會議場所之選定、與布置.(與管理部協調配合之)圖表、器 具、筆、紙等之準備.會后場地整理及會議記錄整理.第四條:會議進行 參與開全人員應準時出席,依序入席.記錄人員喊口令“起立、敬禮”與會人員互道“大家好”.會議結束,記錄人員口令“起立、敬禮”與會人員互道 “謝謝各位”.推舉主席-會議召集人為當然主席,無召集人時由 出席人推舉之.會議進行中不得隨意進出.若需離席,請先向主席請 示得到允許后才離開.會議中若有外來電話,除非事屬緊急,請先留電,會后 再予回電.第五條:會議討論
3、討論主題前,應先檢討上次會議記錄之決議事項執行情 行.與會人針對會議主題依序討論.討論有結論,再進行次 一主題.若爭議甚多,等待下次再議,繼續次一主題.與會人提出正、反意見討論,但不能偏離主題.切勿作人身攻擊或訴諸暴力.主席應歸納計論意見並作成結論,宣會付珍決.表決以少數服從多數為原則.結論須呈核后,再宣付實施.第六條:會議記錄 會議記錄人員於會議結束三天內(如遇假日順延),提 出會議記錄提請主席核定,並逐級呈閱.會議記錄內 容如下:1.會議名稱 2.會議時間 3.會議地點 4.出席人員姓名及人數 5.列席人姓名 6.主席姓名 7.記錄姓名 8.主席報告要點 9.討論事項 10.決議事項 11
4、.執行單位 會議記錄資料保管 1.經主席核定之會議記錄,記錄人員應影印送有關經辦 部門及稽核,原稿則保留於原會議台集門存查.2.稽核人員應定期、不定期抽閱各項會議記錄.第七條:會議保密 未公布之議決事項不得洩露、訛傳、以避免困擾.凡涉及公司經營數據及策略之資料,應於會后收回或 銷燬.第八條:與會人權利、義務、責任 主席職責 1.準備開會 2.說明會議目的及議題 3.說明會議進行方式及預定使用時間 4.掌握檢討主題 5.掌握會議進度 6.控制會議秩序及氣氛 7.清點出席人數 8.讓出席人員有公平發言的機會 9.依序將議案交付討論及表決,並宣布表決結果 10.保持冷靜、超然的態度,不強銷己見,並捲
5、入爭論 11.控制開會時間適時宣布散會 12.違規處分提報 出席人 1.發言、勸議、提案、討論、表決、選舉之權利 2.遵守會議規則、服從決議、共同維護會場秩序之義務.3.發言力求簡要、清晰.列席人 1.參與本身所代表單位有關問題之發言與討論權利.2.遵守會議規則發言禮貌及會場秩序之義務.代理人 出席人因要公未克出席會議,應委托部門同仁出席,其權利義 務同出席人.第九條:會議守則 遵守開會時間,不遲到、不早退、不拖泥帶水.事先發放必需資料 決定主席人選 詳實制作會議記錄 討論會議不偏離主題 不獨占討論時間,表現自己的演說慾 會議需有結論 會議決議呈核后應公布實施,並追蹤執行成果第十條:散會 討論主題或致結論,或預定時超過仍有議題不及討 論,可斟酌需要,另安排時間再議,主席應宣布散會.第十一條:違規處分 會議記錄未按時整理呈閱,第一次應予口頭警告,第二次記 “警告”處分 無故不出席或奉派代理人未出席會議應記“警告”處分 違反議事規則,不服從主席糾正,妨礙會場秩序,不聽主席制 止者記“警告”處分 出言不遜損壞他人信譽、人格與涉及人身攻擊記“警告”處 分.洩露、訛傳未公布之議決事項記“小過”處分 洩露提報經營數據及策略資料記“大過”處分 未依規定於開會前二日通知開會及送開會料者記“警告”處分 第十二條:實施及修改 本辦法經呈董事長核準后公布實施,修改時亦同.