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1、E-MAIL：采购管理实务采购管理实务财经学院主讲：彭光辉主讲：彭光辉E-MAIL：任务任务2 建立采购管理组织建立采购管理组织技能点技能点1：如何组建采购部门：如何组建采购部门技能点技能点2：如何确定采购部门人员职责：如何确定采购部门人员职责 技能点技能点3：如何针对不同物品选择采购制度：如何针对不同物品选择采购制度 技能点技能点4：如何招聘采购人员：如何招聘采购人员 技能点技能点5：如何培训采购人员：如何培训采购人员技能点技能点6：如何组建优秀采购组织团队：如何组建优秀采购组织团队 E-MAIL：1.识别采购管理组织的结构形式；识别采购管理组织的结构形式；2.确定采购管理部门及其人员的岗位
2、职责，配置适当人员；确定采购管理部门及其人员的岗位职责，配置适当人员；3.识别并建立灵活的的商品采购管理制度；识别并建立灵活的的商品采购管理制度；4.了解采购人员的基本素质及招聘程序、培训开发工作，做好未来应聘了解采购人员的基本素质及招聘程序、培训开发工作，做好未来应聘准备；准备；5.组建优秀采购组织团队。组建优秀采购组织团队。学习目标学习目标核心能力核心能力1.能根据企业的经济类型、运营模式的不同建立采购管能根据企业的经济类型、运营模式的不同建立采购管理部门；理部门；2.。能对企业的商品采购管理制度的优略进行比较，健全。能对企业的商品采购管理制度的优略进行比较，健全企业的采购管理制度。企业的
3、采购管理制度。E-MAIL：核心术语核心术语适用情景适用情景技能描述技能描述技能要点技能要点技能诊断技能诊断 任务任务2小结小结 任务任务2测试测试 课堂讨论课堂讨论 业务技能自测业务技能自测 案例分析案例分析 E-MAIL：E-MAIL：E-MAIL：组织与组织工作组织的两种解释组织的两种解释名词意义的组织：为了到达某些特定的目标，在份工名词意义的组织：为了到达某些特定的目标，在份工作协作的基础上构成的人的集合。（社会集体：按照作协作的基础上构成的人的集合。（社会集体：按照一定的目标、任务和形式建立起来的）一定的目标、任务和形式建立起来的）动词意义的组织：通过组织机构的建立、运行和变革动词意
4、义的组织：通过组织机构的建立、运行和变革机制，以实现组织资源优化，完成组织任务和实现组机制，以实现组织资源优化，完成组织任务和实现组织目标。（精心设计组织结构、明确岗位和职责、关织目标。（精心设计组织结构、明确岗位和职责、关系，在环境变化组织结构变化与适应，协调人、才、系，在环境变化组织结构变化与适应，协调人、才、物使组织运行有效）物使组织运行有效）组织设计组织设计组织运行组织运行组织变革组织变革人力资源管理人力资源管理E-MAIL：采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企业为了能够有效地采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企业为了能够有效地实施采购活动以及保证生产或服务顺利进行而设
5、置的一个职能部门。实施采购活动以及保证生产或服务顺利进行而设置的一个职能部门。采购组织设计的合理与否，直接关系到采购工作能否正常顺利开展；采购组织设计的合理与否，直接关系到采购工作能否正常顺利开展；采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程与竞争优势。然而采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程与竞争优势。然而在各个不同的企业中，采购部门的地位是不一样的，和其他部门之间在各个不同的企业中，采购部门的地位是不一样的，和其他部门之间的关系也是不相同的，连采购部门的职责也会因为行业的差异而产生的关系也是不相同的，连采购部门的职责也会因为行业的差异而产生区别。因此，企业采购工作的成败，在很大程度
6、上取决于我们所组建区别。因此，企业采购工作的成败，在很大程度上取决于我们所组建的采购管理组织是否科学、系统、可行。的采购管理组织是否科学、系统、可行。为了下面采购管理任务的顺利完成，请进入一个新的业务操作环节：为了下面采购管理任务的顺利完成，请进入一个新的业务操作环节：建立采购管理组织。建立采购管理组织。任务导入任务导入E-MAIL：技能点技能点1 如何组建采购部门如何组建采购部门核心术语核心术语 组建采购部门，组织结构与人员组建采购部门，组织结构与人员适用情景适用情景 当为成功的完成采购任务要建立一个人平台时，查当为成功的完成采购任务要建立一个人平台时，查看此技能。看此技能。技能描述技能描述
7、 采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企业为了能够有效的实施采购活动及保证生产或服务顺利进行业为了能够有效的实施采购活动及保证生产或服务顺利进行而设置的一个职能部门，随着企业与市场的联系越来密切采而设置的一个职能部门，随着企业与市场的联系越来密切采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程和竞争优势，购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程和竞争优势，企业只有建立完善的组织结构才能有效完成其采购职能为了企业只有建立完善的组织结构才能有效完成其采购职能为了使我们所建立的采购管理科学有效具有较强的团队工作能力使我们所建立的采购管理科学有效具有较强
8、的团队工作能力我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购管理部门科学我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购管理部门科学有效，具有较强的团队工作能力我们首先根据企业的生产或有效，具有较强的团队工作能力我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购部门的组织结构形式那么如何建立一个精服务情况确定采购部门的组织结构形式那么如何建立一个精干高效的采购部门呢？干高效的采购部门呢？E-MAIL：企业采购组织的类型分权制组织结构分权制组织结构集权制组织结构集权制组织结构混合制组织结构混合制组织结构E-MAIL：分权制的采购组织总公司把采购权力下放到下属跟公司，各分公司把与采购总公司把采购权力下放到下属跟公司，各分
9、公司把与采购相关的职责和工作再分别授予不同的部门来执行。相关的职责和工作再分别授予不同的部门来执行。总公司不承担采购职能，下属各分公司设置采购部门承担总公司不承担采购职能，下属各分公司设置采购部门承担采购，采购部门承担一部分采购事务，将另一部分职责分采购，采购部门承担一部分采购事务，将另一部分职责分散到不同部门散到不同部门E-MAIL：总公司ABC职能部门职能部门采购生产销售采购生产销售采购生产E-MAIL：有利因素有利因素紧急采购可争取时间，机动配合生产，提供最佳服务紧急采购可争取时间，机动配合生产，提供最佳服务有利于地区物资的采购，仓储方面，占用库存少，占用资金少有利于地区物资的采购，仓储
10、方面，占用库存少，占用资金少采购手续简便，反馈迅速采购手续简便，反馈迅速不利因素不利因素权责不清权责不清目标冲突目标冲突浪费资源浪费资源权力分撒权力分撒分权式的采购组织适用的采购条件分权式的采购组织适用的采购条件小批量采购小批量采购采购价值低采购价值低市场资源丰富市场资源丰富距离离总部远距离离总部远研发试验物品采购研发试验物品采购临时采购、紧急采购临时采购、紧急采购E-MAIL：集权式的采购组织将与采购相关的职权集中于一个部门来执行将与采购相关的职权集中于一个部门来执行为了建设综合物流体系，因而设立一个管理职责用一元化为了建设综合物流体系，因而设立一个管理职责用一元化的组织体系，主要完成生产管
11、制和采购管理等事务的组织体系，主要完成生产管制和采购管理等事务总公司把个分公司的采购权力集中起来，由总公司统一采总公司把个分公司的采购权力集中起来，由总公司统一采购购E-MAIL：总公司A公司B公司C公司采购部门职能部门财务生产销售财务生产财务生产E-MAIL：有利因素有利因素集中采购，减少采购成本，增强与供应商的谈判能力，容易获得集中采购，减少采购成本，增强与供应商的谈判能力，容易获得价格优惠和优质服务，形成规模经济价格优惠和优质服务，形成规模经济采购功能集中，有利于专业分工、有利于提高效率、培养专业人采购功能集中，有利于专业分工、有利于提高效率、培养专业人才才易于稳定供应商，长期合作易于稳
12、定供应商，长期合作公开采购，减少暗箱操作公开采购，减少暗箱操作不利因素不利因素采购流程长、手续复杂、耗时长采购流程长、手续复杂、耗时长不利于紧急情况和临时采购不利于紧急情况和临时采购采购绩效难以评价采购绩效难以评价适用情况适用情况大宗货物和批量采购大宗货物和批量采购价值较高的物品价值较高的物品技术性的零件部件技术性的零件部件涉及保密的物件涉及保密的物件质量容易出现问题的物品质量容易出现问题的物品向外国采购的物品向外国采购的物品E-MAIL：混合式采购组织总公司A公司B公司采购职能采购市场采购市场E-MAIL：按物品类别建立按物品类别建立按采购区域建立按采购区域建立按顾客属性建立按顾客属性建立按
13、采购物料的价值或重要性建立按采购物料的价值或重要性建立按采购过程建立按采购过程建立综合结构式综合结构式1.确定采购部门的组织形式确定采购部门的组织形式E-MAIL：按采购产品设计组织按采购产品设计组织采购部门采购一科采购二科采购三科原材料机器设备办公用品维护保养E-MAIL：按采购地区设计组织采购部门国内采购国际采购西南地区采购东部地区采购中部采购欧洲采购美洲采购E-MAIL：按客户属性按客户属性采购部门采购一科采购二科A类客户采购B类客户采购C类客户采购D类客户采购E-MAIL：按采购物品价值或影响度大小按采购物品价值或影响度大小物品物品价值价值次数次数承办人员承办人员A70%10%经理经理
14、B20%30%科长科长C10%60%职员职员项目类型项目类型利润影响度利润影响度供应风险度供应风险度采购承办人采购承办人战略品项战略品项高高高高总监总监瓶颈品项瓶颈品项低低高高经理经理杠杆品项杠杆品项高高低低主管主管日常品项日常品项低低低低职员职员ABC分类管理法分类管理法供应定位管理供应定位管理E-MAIL：按采购功能设计按采购功能设计采购部门开发资源议价招标稽催履约决定中标比价议标E-MAIL：综合结构综合结构采购部内购科外购科材料组备件、办公品组原料组设备组E-MAIL：2.比较采购部门组织形式优劣比较采购部门组织形式优劣一贯作业：一贯作业：分段作业：分段作业：E-MAIL：一贯作业一贯
15、作业优点：优点：一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明；一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明；符合规模经济的原则；符合规模经济的原则；与供应商的关系良好；与供应商的关系良好；由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。理效能。缺点：缺点：一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精；专精；采购案件从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生采购案件从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端；杀大权，难免滋
16、生弊端；采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。采购完成效率偏低。E-MAIL：分段作业分段作业 优点：优点：每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率；机会，并提高办事效率；一方面是分工合作，另一方面则内部牵制，不易勾串；一方面是分工合作，另一方面则内部牵制，不易勾串；采购过程每一阶段均由专业人员负责，可提升采购作业的品质。采购过程每一阶段均由专业人员负责，可提升采购作业的品质。缺点：缺点：采购过程由不同人员分段处
17、理，发收转接手续较多，延误时效；采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效；各自为政，无人负责；各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难；采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权决定权 2.比较采购部门组织形式优劣比较采购部门组织形式优劣E-MAIL：3.设立采购部门岗位，配置适当人员设立采购部门岗位，配置适当人员设立采购部门岗位设立采购部门岗位 采购经理采购经理 采购科长采购科长 助理助理 采购人员采购人员 确定采购部门人员的数量确定采购
18、部门人员的数量 总经理采购部财务部销售部采购一科采购二科采购员采购员科长助理科长助理采购员采购员采购员会计科核算科市场科调研科总裁总裁/副总裁副总裁采购经理采购经理采购科长采购科长科长助理科长助理E-MAIL：采购部门的设置应同组织的性质和规模相适应采购部门的设置应同组织的性质和规模相适应 高校与企业高校与企业 制造型企业与商贸企业制造型企业与商贸企业 大型企业与小型企业大型企业与小型企业 特殊行业与一般行业特殊行业与一般行业采购部门的设置应同企业采购目标，方针相适应采购部门的设置应同企业采购目标，方针相适应 降低成本降低成本 提高产品或服务质量提高产品或服务质量 快速响应快速响应 提升竞争力
19、提升竞争力4.设置采购部门应遵循的原则设置采购部门应遵循的原则E-MAIL：采购部门的设置应同企业的管理水平相适应采购部门的设置应同企业的管理水平相适应 组织管理组织管理 技术能力（信息管理水平）技术能力（信息管理水平）计划、预测能力计划、预测能力 决策能力决策能力 控制能力控制能力采购部门的设置也要符合现代管理原则采购部门的设置也要符合现代管理原则 指挥统一原则指挥统一原则 分工合理原则分工合理原则 权责相符原则权责相符原则 幅度科学原则幅度科学原则采购经理采购经理材料科长材料科长备件科长备件科长采购员张三采购员张三采购员李四采购员李四采购员王五采购员王五采购员陈六采购员陈六权力责任利益能力
20、权力大而责任小，乱决策权力小而责任大，不积极E-MAIL：管理幅度（管理跨度）管理幅度定义：有效的直接领导的下属数量。管理幅度定义：有效的直接领导的下属数量。幅度的选择：在每个机构中必须决定一个管理幅度的选择：在每个机构中必须决定一个管理人员能管理多少个下属人员。人员能管理多少个下属人员。管理学者发现：高层管理人员通常管理管理学者发现：高层管理人员通常管理4-8人；人；而较低层管理人员，则为而较低层管理人员，则为8-15人。人。E-MAIL：影响管理幅度的因素工作能力工作能力工作内容和性质工作内容和性质工作条件工作条件工作环境工作环境表：影响管理幅度的因素表：影响管理幅度的因素E-MAIL：表
21、影响管理幅度的因素 窄幅度（需要同下属一起花很多时间）与以下因素有关 宽幅度（只需同下属花很少的时间）与以下因素有关1 很少或没有经过培训2 不适当或不明确的授权3 对不需重复的计划没有明确的目标4 无法考核的目标或标准5 内外部考核的目标或标准6 交流方法不当或欠缺，包括指令的含糊不清7 上下级间无实效的联系8 无实效的会议9 中低层存在较多的专业问题 管理人员能力不够或未经过培训11 复杂的工作12 下属不愿意承担责任或合理的风险13 不成熟的下属1 下属人员的培训2 明确授权，承担明确的任务3 重复的计划目标明确4 可以考核的目标或标准5 内外部环境的缓慢变化6 恰当的方法运用，如合适的
22、书面与口头的交流7 上下级之间有效的联系8 有效的会议9 在较高层存在较多的专业问题（最高层管理人员关注外部环境）10 管理人员能力强或经过培训11 下属愿意承担责任或合理的风险12 成熟老练的下属E-MAIL： 某大型公司由于业务的发展需要，决定在华北地某大型公司由于业务的发展需要，决定在华北地区建立一个采购部门，总部设在北京。于是，总区建立一个采购部门，总部设在北京。于是，总裁找到小张委以重任，并允许公司内部人员可在裁找到小张委以重任，并允许公司内部人员可在本人同意的情况下由小张调用，如还不满足要求本人同意的情况下由小张调用，如还不满足要求需要可以进行外部招聘。小张在明确了任务后，需要可以
23、进行外部招聘。小张在明确了任务后，开始着手建立采购部门。开始着手建立采购部门。问题：小张应如何建立采购部门？问题：小张应如何建立采购部门？E-MAIL：采购感言采购感言 水无定形法无定法，不同的采购组织结水无定形法无定法，不同的采购组织结构本身并没什么优劣，关键的是要与企业、公司总构本身并没什么优劣，关键的是要与企业、公司总体管理等相配套，不同的角色要职责分明，切记生体管理等相配套，不同的角色要职责分明，切记生搬硬套。搬硬套。技能要点技能要点 组建采购部门需要考虑以下几点：组建采购部门需要考虑以下几点：确定采购部门的组织结构确定采购部门的组织结构 选择采购部门的人员选择采购部门的人员 确定采购
24、部门人员的数量确定采购部门人员的数量 设置采购部门应遵循的原则设置采购部门应遵循的原则技能判断技能判断 组建一个采购部门主要执行哪几个步骤组建一个采购部门主要执行哪几个步骤?E-MAIL：技能点技能点2 如何明确采购部门人员职责如何明确采购部门人员职责核心术语核心术语 采购部门采购部门隶属关系隶属关系部门职责部门职责人员职责人员职责 适用情景适用情景 当对采购部门及其人员职责不明确时，查看此技当对采购部门及其人员职责不明确时，查看此技能。能。技能描述技能描述 确定部门及其人员职责是企业管理的一个重要环确定部门及其人员职责是企业管理的一个重要环节，对采购部门来说，同样如此。采购部门及其人员的职节
25、，对采购部门来说，同样如此。采购部门及其人员的职责不明确常常会造成企业的管理混乱、资源浪费，因此有责不明确常常会造成企业的管理混乱、资源浪费，因此有必要对其部门人员的职责进行明确划分。一般来讲，采购必要对其部门人员的职责进行明确划分。一般来讲，采购部门的职责与其在企业中的隶属关系有关，采购部门人员部门的职责与其在企业中的隶属关系有关，采购部门人员的职责与其在企业中所处的岗位必然相关，不同职位层次的职责与其在企业中所处的岗位必然相关，不同职位层次具有不同的职责。具有不同的职责。E-MAIL：采购部门隶属于生产部采购部门隶属于生产部 采购部门隶属于行政部采购部门隶属于行政部 采购部门隶属于高级管理
26、层采购部门隶属于高级管理层 采购部门隶属于资财部采购部门隶属于资财部 1.识别采购部门在企业中的隶属关系识别采购部门在企业中的隶属关系采购部门隶属生产部采购部门隶属生产部总经理行政副总生产副总营销副总仓储生产采购制造产品管理采购部门隶属于行政部采购部门隶属于行政部总经理行政副总生产副总营销副总采购办公室人事仓储制造采购部门隶属于总经理采购部门隶属于总经理总经理行政副总生产副总营销副总采购副总/采购部仓储制造质量采购部门隶属于资财部采购部门隶属于资财部总经理资财副总生产副总营销副总采购财务E-MAIL：采购部门职责的方针目标视角战略层面的采购战略层面的采购战术层面的采购战术层面的采购运作层面的采
27、购运作层面的采购E-MAIL：战略：战略：制定、发布采购方针政策、管理运作程序与指南及任制定、发布采购方针政策、管理运作程序与指南及任务描述，为采购部门提供相应的权力务描述，为采购部门提供相应的权力对采购运作及表现进行审核以衡量采购绩效并促使采对采购运作及表现进行审核以衡量采购绩效并促使采购不断改造购不断改造主要投资决策（厂房、设备、信息技术等）主要投资决策（厂房、设备、信息技术等）主要零件部件自制与对外协商决策主要零件部件自制与对外协商决策供应商市场定位及供应体系定位及供应商关系定位供应商市场定位及供应体系定位及供应商关系定位供应商合作决策，如是否想向供应商投资供应商合作决策，如是否想向供应
28、商投资供应商的内部价位优势供应商的内部价位优势E-MAIL：战术战术对供应商进行审核、选择及认可对供应商进行审核、选择及认可确定供应商合作的协议，订立采购合同或年度确定供应商合作的协议，订立采购合同或年度改进目标协议等改进目标协议等制定供应商改进计划或采购改进项目制定供应商改进计划或采购改进项目制定实施供应商考评、考核、奖励措施制定实施供应商考评、考核、奖励措施实施供应体系优化，实施供应商共同开发产品实施供应体系优化，实施供应商共同开发产品或工艺等合作项目或工艺等合作项目E-MAIL：运作运作按采购供应合同与协议及生产计划、物料需求按采购供应合同与协议及生产计划、物料需求计划的需要开具订单、签
29、单落单计划的需要开具订单、签单落单跟进供应商的交货及周转包装材料的使用跟进供应商的交货及周转包装材料的使用衔接收货验货过程，按有关规定计决策处理安衔接收货验货过程，按有关规定计决策处理安排不合格材料的退货等排不合格材料的退货等跟进供应商表现，向供应商知会有关考评结果跟进供应商表现，向供应商知会有关考评结果促进其改进促进其改进跟进发票及借款等事宜跟进发票及借款等事宜E-MAIL：根据采购部门层次看其职责采购经理采购经理采购科长采购科长采购员采购员采购助理采购助理E-MAIL：采购经理采购经理拟定采购部门的工作目标拟定采购部门的工作目标负责主要原材料与物料的采购负责主要原材料与物料的采购编制年度采
30、购计划与预算编制年度采购计划与预算签订、审核订单与合约签订、审核订单与合约采购制度的建立与完善采购制度的建立与完善撰写部门周报与月报撰写部门周报与月报主持采购人员的教育培训主持采购人员的教育培训建立与供应商良好的伙伴关系建立与供应商良好的伙伴关系E-MAIL：E-MAIL：E-MAIL：采购科长采购科长分派分派 采购人员及助理的日常工作采购人员及助理的日常工作负责次要物料或原材料的采购负责次要物料或原材料的采购协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货时间等交货时间等采购进度跟踪采购进度跟踪保险、公证、索赔督导保险、公证、索赔督导审核一般物料采购案审核
31、一般物料采购案对供应商进行相应的考核对供应商进行相应的考核E-MAIL：采购员采购员经办一般物料采购经办一般物料采购查访厂商查访厂商与供应商谈判价格、付款方式、交货期等与供应商谈判价格、付款方式、交货期等要求供应商执行价值工程工作要求供应商执行价值工程工作确认交货日期确认交货日期一般索赔案件的出来一般索赔案件的出来处理退货并收集价格情报及代替品情报处理退货并收集价格情报及代替品情报E-MAIL：采购助理采购助理请购单、验收单的登记请购单、验收单的登记交货记录及跟催交货记录及跟催访客安排与接待访客安排与接待采购费用的申请与报支采购费用的申请与报支进出口文件及手续的申请进出口文件及手续的申请电脑作
32、业与档案管理电脑作业与档案管理承办保险、公证事宜承办保险、公证事宜E-MAIL： 2.从整体企业来看采购部门职责从整体企业来看采购部门职责 请购部门的职责请购部门的职责 物料管理部门的职责物料管理部门的职责 仓储部门的职责仓储部门的职责 采购部门的职责采购部门的职责 了解产品采购的市场现了解产品采购的市场现状状选择优秀的供应商选择优秀的供应商进行价格谈判进行价格谈判供应商的评估供应商的评估搞好内外关系，建立有搞好内外关系，建立有效联盟效联盟负责部门内部的行政管负责部门内部的行政管理和人事管理理和人事管理E-MAIL：请购部门的职责请购部门的职责非存量管制物料的申请非存量管制物料的申请拟定请购物
33、料的规格和需求条件拟定请购物料的规格和需求条件请购物料的确认与验收请购物料的确认与验收贵重物料的请购预算和估价贵重物料的请购预算和估价E-MAIL：物料管理部门的职责物料管理部门的职责根据生产计划拟定物料需求计划根据生产计划拟定物料需求计划制定企业主要物料存量管制水平制定企业主要物料存量管制水平物料交货进度的管制物料交货进度的管制缺料稽催缺料稽催E-MAIL：仓储部门的职责仓储部门的职责请购单的处理请购单的处理物料的验收、存储、发放物料的验收、存储、发放废料处理废料处理存量管制物料的申请存量管制物料的申请E-MAIL：采购部门职责采购部门职责审查请购单审查请购单与相关人员共同甄选合格供应商与相
34、关人员共同甄选合格供应商交货的稽催与协调交货的稽催与协调物料的退货与索赔物料的退货与索赔物料来源的开发与价格调查物料来源的开发与价格调查采购计划与预算编制采购计划与预算编制国外采购相关程序国外采购相关程序供应商管理供应商管理采购制度、流程、表单等设计与改善采购制度、流程、表单等设计与改善E-MAIL：质量质量交货交货价格价格其他其他 3.从作业层面来看采购部门职责从作业层面来看采购部门职责能够明确说明规格；能够明确说明规格；提供客观的验收标准给供应商；提供客观的验收标准给供应商；参与品质问题的解决；参与品质问题的解决；协助供应商建立品管制度；协助供应商建立品管制度；尊重供应商的专业技术。尊重供
35、应商的专业技术。给供应商正确而能达到的交货期；给供应商正确而能达到的交货期；提供长期的需求计划给供应商；提供长期的需求计划给供应商；使供应商同意包装及运输方式；使供应商同意包装及运输方式；协助供应商处理交货问题。协助供应商处理交货问题。给供应商公平的价格；给供应商公平的价格；让供应商分享共同推行价值分析的成果；让供应商分享共同推行价值分析的成果；尽速付款。尽速付款。对供应商的问题及报对供应商的问题及报怨尽快回应；怨尽快回应；提供技术或检测仪器，提供技术或检测仪器，使供应商生产更佳产品；使供应商生产更佳产品；使供应商尽早参与产使供应商尽早参与产品的设计。品的设计。E-MAIL：采购经理的职责采购
36、经理的职责采购科长的职责采购科长的职责采购员的职责采购员的职责采购助理的职责采购助理的职责 4.从管理阶层看采购部门人员职责从管理阶层看采购部门人员职责E-MAIL：采购感言采购感言 采购部门各司其职，各尽其力，采购部门各司其职，各尽其力，才能在采购目标的指导下建立合理的采购计才能在采购目标的指导下建立合理的采购计划。划。技能要点技能要点 采购部门中需要明确以下人员的职责：采购部门中需要明确以下人员的职责：采购经理：主要进行战略规划采购经理：主要进行战略规划 采购科长：主要安排具体工作事宜采购科长：主要安排具体工作事宜 助理：辅助采购科长开展日常工作助理：辅助采购科长开展日常工作 采购员：执行
37、具体采购工作采购员：执行具体采购工作技能判断技能判断 组建一个采购部门主要执行哪几个步组建一个采购部门主要执行哪几个步骤骤?E-MAIL：技能点技能点3 如何针对不同物品选择采购制度如何针对不同物品选择采购制度 核心术语核心术语 选择采购制度选择采购制度不同物品不同物品企业自身条件企业自身条件 适用情景适用情景 当想选择合适的方式来最有效地利用企当想选择合适的方式来最有效地利用企业资源时，查看此技能。业资源时，查看此技能。技能描述技能描述 企业的采购制度有三种：集中制采购、企业的采购制度有三种：集中制采购、分散制采购和混合制采购。三种制度有不同的特分散制采购和混合制采购。三种制度有不同的特性和
38、适用条件。企业进行采购制度的选择时，需性和适用条件。企业进行采购制度的选择时，需要根据不同物品和采购制度的特性，结合企业自要根据不同物品和采购制度的特性，结合企业自身条件进行选择。身条件进行选择。E-MAIL： 采购管理制度，是指企业对采购工作的管理，或采购管理制度，是指企业对采购工作的管理，或采取中央集权方式的集中制，或采取地方分权方式采取中央集权方式的集中制，或采取地方分权方式的分散制，或采取集权和分权方式的混合制。一般的分散制，或采取集权和分权方式的混合制。一般来说，企业规模越小，分支机构分布越临近，产品来说，企业规模越小，分支机构分布越临近，产品种类越相似，采用集中制的机会越大；反之，
39、则采种类越相似，采用集中制的机会越大；反之，则采取分散制或混合制。取分散制或混合制。重要知识重要知识2-2E-MAIL： 1.明确三种采购制度的特性和适用条件明确三种采购制度的特性和适用条件集中制采购制度集中制采购制度 优点：优点：价格优惠。价格优惠。管理统一。管理统一。降低成本。降低成本。统筹规划统筹规划缺点：缺点：采购流程过长，时效性差；零星采购、区域性采购采购流程过长，时效性差；零星采购、区域性采购及紧急采购状况难以适应；及紧急采购状况难以适应；非共用性物资集中采购，难以非共用性物资集中采购，难以获得价格折扣；获得价格折扣；采购与使用分离，缺乏激励，采购绩效较采购与使用分离，缺乏激励，采
40、购绩效较差差适用范围：适用范围：企业物资需求规模不大，采购量不大，即适用于小企业或分公司企业物资需求规模不大，采购量不大，即适用于小企业或分公司（分厂）较集中的企业；（分厂）较集中的企业；企业供应与需要同处一地，便于集中组织供应；企业供应与需要同处一地，便于集中组织供应；为了管理与控制，需进行集中采购。例如目前一些连锁店大都采为了管理与控制，需进行集中采购。例如目前一些连锁店大都采用这种制度用这种制度E-MAIL： 1.明确三种采购制度的特性和适用条件明确三种采购制度的特性和适用条件分散制采购制度分散制采购制度 优点：优点：针对性强；针对性强；减少了内部物资的调拨手续，决策效减少了内部物资的调
41、拨手续，决策效率高，权责明确；率高，权责明确；能充分调动分公司（分厂）的积极性，能充分调动分公司（分厂）的积极性，有较强的激励作用。有较强的激励作用。缺点：缺点：不利于采购资金的统一管理，浪费人力、物力、财不利于采购资金的统一管理，浪费人力、物力、财力，无法享受价格优惠，容易增加采购成本；力，无法享受价格优惠，容易增加采购成本；如果管理失如果管理失控，将会造成供应中断，影响生产活动的正常进行。控，将会造成供应中断，影响生产活动的正常进行。适用范围：适用范围：这种采购制度适合于大型生产企业或大型流这种采购制度适合于大型生产企业或大型流通企业；通企业；除了地理因素造成采用分散制的理由外，若散步除了
42、地理因素造成采用分散制的理由外，若散步各区域的分厂物资需求有较大的差异时，也以采用这种采购各区域的分厂物资需求有较大的差异时，也以采用这种采购制度。制度。E-MAIL： 1.明确三种采购制度的特性和适用条件明确三种采购制度的特性和适用条件混合制采购制度混合制采购制度 混合制采购制度是指将集中制采购制度和分散制采购制度组混合制采购制度是指将集中制采购制度和分散制采购制度组合成一种新型采购制度。合成一种新型采购制度。依据采购物资的数量、品质要求、供货时间、价值大小等因依据采购物资的数量、品质要求、供货时间、价值大小等因素，需求量大且价值高，进口货物等可由总公司采购部集中素，需求量大且价值高，进口货
43、物等可由总公司采购部集中采购；需要量小，价值低的物品，临时性需要采购的物资，采购；需要量小，价值低的物品，临时性需要采购的物资，由分公司和分厂的采购部门分散采购，但在采购中应向总公由分公司和分厂的采购部门分散采购，但在采购中应向总公司反馈相关的采购信息。司反馈相关的采购信息。E-MAIL：采购物品的共性要求采购物品的共性要求 地理位置的分布地理位置的分布 供应市场的结构供应市场的结构 降低成本的潜力降低成本的潜力 专业技能的要求专业技能的要求 价格浮动的影响价格浮动的影响 客户需求客户需求 2.结合企业自身特点进行选择结合企业自身特点进行选择E-MAIL： 北京东方俱乐部是一家健身俱乐部，在北
44、京有北京东方俱乐部是一家健身俱乐部，在北京有19家连锁店，家连锁店，总部设在海淀区。为了维持各个健身部的运作，每家俱乐部各总部设在海淀区。为了维持各个健身部的运作，每家俱乐部各自负责自己的采购事物，绝大多数不设库存而是随需随买。经自负责自己的采购事物，绝大多数不设库存而是随需随买。经过调查分析，以前随需随买的采购体系问题很大，公司得不到过调查分析，以前随需随买的采购体系问题很大，公司得不到大批购买的价格优惠，因此公司决定建立集中采购体系。各分大批购买的价格优惠，因此公司决定建立集中采购体系。各分部如有需求，他们要填一份请购单，然后传真到总部，最后期部如有需求，他们要填一份请购单，然后传真到总部
45、，最后期限是每周下午限是每周下午5点。到下周一，总部派人将物品及时送达。采点。到下周一，总部派人将物品及时送达。采购人员如发现各中心所请购的物品不合适，有权加以否决或减购人员如发现各中心所请购的物品不合适，有权加以否决或减少其采购量。每一健身中心拿出少其采购量。每一健身中心拿出1000元应付可能随时发生的紧元应付可能随时发生的紧急采购。经过实行集中制采购，公司降低了采购成本，提高了急采购。经过实行集中制采购，公司降低了采购成本，提高了采购效率。采购效率。问题：北京东方俱乐部是如何集中采购的？问题：北京东方俱乐部是如何集中采购的？E-MAIL：采购感言采购感言 建立和健全采购制度是搞好采购工作、
46、保证采购建立和健全采购制度是搞好采购工作、保证采购部门良性运转的基础性工作，是一个长期的过程。企业应根部门良性运转的基础性工作，是一个长期的过程。企业应根据自身的规模、地理条件、产品种类等情况建立灵活多样的据自身的规模、地理条件、产品种类等情况建立灵活多样的采购制度。采购制度。技能要点技能要点 选择采购方式应包括以下几步选择采购方式应包括以下几步：明确集中制采购与分散制采购的特性和适用条件明确集中制采购与分散制采购的特性和适用条件 结合企业自身特点进行选择结合企业自身特点进行选择 技能判断技能判断 根据企业的规模、地理条件、产品种类等情况根据企业的规模、地理条件、产品种类等情况如何选择灵活多样
47、的采购制度？如何选择灵活多样的采购制度？E-MAIL：技能点技能点4 如何招聘采购人员如何招聘采购人员 核心术语核心术语 采购人员素质采购人员素质招聘采购人员招聘采购人员适用情景适用情景 采购部门需要招聘采购人员，查看此技能。采购部门需要招聘采购人员，查看此技能。技能描述技能描述 在现代企业中，采购部门的作用越来越大，采购在现代企业中，采购部门的作用越来越大，采购人员素质的高低直接影响企业的经济效益。因此，能否招人员素质的高低直接影响企业的经济效益。因此，能否招聘到优秀的采购人员对企业的发展将产生重大影响。聘到优秀的采购人员对企业的发展将产生重大影响。采购采购人员的具体招聘过程可分为以下几步：
48、人员的具体招聘过程可分为以下几步：E-MAIL：1.进行岗位需求分析进行岗位需求分析 第一，岗位性质：是管理岗位还是一般岗位，是技术岗位还是操作岗第一，岗位性质：是管理岗位还是一般岗位，是技术岗位还是操作岗位？岗位要求完成什么样的脑力和体力活动？该岗位的工作职责和义位？岗位要求完成什么样的脑力和体力活动？该岗位的工作职责和义务是什么？等等务是什么？等等 第二，岗位时间：工作时间是如何安排的？要不要加班，加班的次数第二，岗位时间：工作时间是如何安排的？要不要加班，加班的次数多不多？工作时间与其他岗位有没有关联？等等。多不多？工作时间与其他岗位有没有关联？等等。第三，岗位场所：工作场所在哪里？要不
49、要经常出差？工作场所与相第三，岗位场所：工作场所在哪里？要不要经常出差？工作场所与相关岗位有没有联系？等等。关岗位有没有联系？等等。第四，岗位任务：完成哪些具体的工作任务？这些工作任务与其他岗第四，岗位任务：完成哪些具体的工作任务？这些工作任务与其他岗位有什么关联？基本职能又有哪些？等等。位有什么关联？基本职能又有哪些？等等。第五，岗位原因：为什么要设置这种岗位？任务的完成对于其他岗位第五，岗位原因：为什么要设置这种岗位？任务的完成对于其他岗位乃至整个组织的运转有什么重要意义？等等。乃至整个组织的运转有什么重要意义？等等。第六，岗位条件：完成岗位任务需要哪些条件？岗位人员需要具备哪第六，岗位条
50、件：完成岗位任务需要哪些条件？岗位人员需要具备哪些知识和技能？组织需要提供哪些硬件和软件条件？等等。些知识和技能？组织需要提供哪些硬件和软件条件？等等。第七，岗位职数：该岗位设置多少个职位数量或人员数量。第七，岗位职数：该岗位设置多少个职位数量或人员数量。E-MAIL：E-MAIL：品德方面品德方面 知识方面知识方面 能力方面能力方面 身心方面身心方面 2.拟订招聘标准拟订招聘标准 爱岗敬业爱岗敬业诚实守信诚实守信廉洁自律廉洁自律客观公正客观公正坚持原则坚持原则优质服务优质服务政策、法律知识政策、法律知识 市场学知识市场学知识业务基础知识业务基础知识社会心理知识社会心理知识自然科学知识自然科学