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1、-可编辑十四、档案管理规定1、档案管理部门：由各部门归口管理。2、各部门档案管理的范围：2.1 公司各种行政文件（行政部）；2.2 公司各种会议记录（行政部）；2.3 股东会议的有关文件（行政部）；2.4 各部门的工作报告（行政部）；2.5 公司领导及有关人员外出考察、参加各种业务活动所收集的有关资料（营销中心）；2.6 公司的注册、变更、增资、参股等法律证明材料（行政部）；2.7 公司项目投资运行资料（行政部）；2.8 有关行业各种信息情报资料（营销中心）；2.9 公司各种设施、设备、用品的说明使用资料（行政部）；2.10 公司法律诉讼资料（行政部）；2.11 公司人事资料（行政部）；2.1
2、2 公司对外宣传合同及资料（行政部、营销中心）；2.13 公司财务部分证件（行政部）；2.14 公司投资项目档案（行政部）；2.15 公司的所有合同资料（行政部）；2.16 公司的采购档案资料（预结算采购中心）。3、档案的收集3.1 根据部门收集、管理文件材料的管理规定。各部门均应指定专职文书人员，负责管理本部门的文件材料。定期将归档文件材料归档完毕，并向行政部办好交接签收手续。3.2 公司发出的公文一律由行政部统一收集管理。-可编辑3.3 所有进入档案的材料均应进行交接登记，明确责任。4、档案的整理4.1 行政部每年年初必须对上一年度的档案资料进行全面整理建档。4.2 各种档案资料按业务类别
3、分类。4.2.1 行政管理类：4.2.1.1 各种会议纪要；4.2.1.2 行政公文；4.2.1.3 信息情报资料；4.2.1.4 各种设施、设备、用品的说明使用资料；4.2.1.5 车辆有效复印证件；4.2.1.6 各种营业执照资料。4.2.2 人事管理类：4.2.2.1 员工个人资料；4.2.2.2 人才储备资料；4.2.2.3 考核资料；4.2.2.4 培训资料；4.2.2.5 员工福利资料；4.2.2.6 劳动合同；4.2.2.7 员工名册；4.2.2.8 处罚决定。4.2.3 财务管理类：4.2.3.1 会计凭证类；-可编辑4.2.3.2 会计账簿类；4.2.3.3 会计报表类；4.
4、2.3.4 财务证件类；4.2.3.5 其他类。4.2.4 专题项目类：4.2.4.1 项目可行性分析报告；4.2.4.2 企业章程；4.2.4.3 资信证明或资金来源证明；4.2.4.4 验资报告；4.2.4.5 董事会决议；4.2.4.6 工商营业执照；4.2.4.7 产权变更有关文件、材料；4.2.4.8 项目实际投资资金证明材料；4.2.4.9 给政府有关部门的申请报告；4.2.4.10 合资企业合同书；4.2.4.11 合资双方法定代表证明书；4.2.4.12 合资双方委派的董事名单；4.2.4.13 进口设备清单；4.2.4.14 有关政府批文；4.2.4.15 项目论证过程所形成
5、内部审批文件、验收报告、审计报告；4.2.4.16 历年经营业绩资料。4.2.5 经营计划类：-可编辑4.2.5.1 月、季、年度发展计划；4.2.5.2 中长期发展规划；4.2.5.3 经营分析总结报告；4.2.5.4 业务报表；4.2.5.5 业务考核。4.2.6 合同管理类：4.2.6.1 合同正本；4.2.6.2 营业执照复印件；4.2.6.3 授权委托书；4.2.6.4 双方来往的信函；4.2.6.5 双方的电报、传真；4.2.6.6 变更解除合同的文件资料；4.2.6.7 补充协议。4.2.7 工程技术类：4.2.7.1 施工图纸；4.2.7.2 机械设备；4.2.7.3 工程测量
6、；4.2.7.4 水文地质报告；4.2.7.5 资格预算文件；4.2.7.6 招标文件；4.2.7.7 评标细则；4.2.7.8 竣工验收文件。-可编辑4.2.8 综合类。4.3 行政部对所有资料按以上分类后，再按不同类别、时间、项目、性质等逐一排列，用标准卷宗进行装订。4.4 每本档案卷宗上必须填上密级层度、档案层级、类别、起止时间，并按序号填写卷宗内的文件名。4.5 档案卷宗的每个文件，第一页的上方必须贴上写有该文件名的专用档案标签，以利文件的查阅。4.6 不能装订的有关文件资料，如营业执照、法人代码证书等，必须用档案袋装存，其档案袋上必须注明袋内物品的名称。4.7 行政部将所收集的文件资
7、料按要求建立档案后，多余的文件资料必须再清理一次，确定没有必要保存的，必须在本部门负责人的监督下一次性焚毁。4.8 财务类档案的保管按财务相关管理制度执行。5、档案的查阅和借阅5.1 公司必须建立档案查阅借阅批准登记制度，以防止档案的丢失。5.2 查阅和借阅档案时，根据密级权限审批后方可查阅和借阅。一般性文件查阅只需办理登记手续便可；公司秘密级文件查阅流程：填写申请单部门负责人审核行政部负责人审核档案管理员登记查阅；公司机密级文件查阅流程：填写申请单部门负责人审核主管副总经理审核行政部负责人审核档案管理员登记查阅；公司绝密级文件查阅流程：填写申请单部门负责人审核主管副总经理审核行政部负责人审核
8、总经理审批档案管理员登记查阅。5.3 财务类档案查阅流程：填写申请单部门负责人审核财务总监审核分管财务副总经理审核总经理审批行政部负责人审核档案管理员登记查阅。-可编辑5.4 公司机要文件及会计档案原则上不能外借、复印、摘录，特殊情况下需经公司领导批准，审批流程与查阅相同。5.5 公司董事及高管可直接调阅公司文件，由行政部做好登记。6、档案保管6.1 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门收集整理。6.2 档案管理人员必须精心管理档案，务必按公司档案管理规定操作。6.3 不得随意将档案外借，须经有关领导批准。6.4 各档案柜必须放置驱虫药剂和防潮剂，防止档案虫蛀和受潮
9、。6.5 档案管理人员必须定时对档案进行检查，发现档案受潮后，及时进行除湿处理，防止霉变。6.6 档案室必须配置灭火器，防止火灾事故。6.7 公司行政部要不定期对各部门的档案管理情况进行检查，各部门的负责人也须不定期对本部门的档案管理情况进行检查，如发现遗失和损坏，应立即报告公司领导，不得截留隐瞒不报，各部门每月需将整理的档案目录报送至行政部备案。6.8 对秘密级档案要定时清理，对已到保密期限的文件、资料销毁按相关规定执行。6.9 由于档案管理人员工作变动或辞职、离职等原因，公司的各种档案需要移交时，应严格按照交接程序办理交接手续，档案移交时应有监交人、移交人及接收人三方同时在场并在交接表上签
10、字确认并盖章，档案文件不交接清楚者，不得离开原岗位到新的工作岗位工作或离开公司。6.10档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报部门经理处理。6.11借阅档案时，严禁拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或-可编辑复制案卷内容，必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等；禁止将档案转借他人，必须专人专用。6.12借阅人需按时归还档案资料，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。7、档案管理人员职责7.1 公司各部门的档案资料管理是一项重要工作，它关系着整个公司档案资料的完整性和
11、安全性，各部门的档案资料管理人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。档案管理人员要做好公司档案资料的保管和保密工作，做好档案内容不外传，资料不损失、不散失，保证原始资料及数据齐全完整，保密文件档案必须保证安全。7.2 公司各部门的档案资料管理人员要加强业务学习，努力提高档案资料的管理水平，使档案资料更好地公司各项工作服务。7.3 各部门的档案资料管理人员要按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作，严格执行档案资料的借阅审批制度，确保公司档案资料的完整性和安全性，如发现档案资料遗失和损坏，应立即报告部门负责人或公司领导，同时积极采取补救措施，避免不必要损失的发生。
12、7.4 公司各部门档案管理人员如未能有效地管理好档案文件，致使档案遗失，则追究档案管理人员的主要责任，同时追究部门负责人的领导责任。8、违规处罚8.1 未按各类档案查阅流程进行借阅的。8.2 随意将档案外借，或未经有关领导批准让其查阅档案。8.3 档案管理人员未定时对档案进行检查，发现档案虫蛀或受潮后，未及时进行除湿处理导致霉变。-可编辑8.4 档案室未配置灭火器。8.5 各部门档案档案管理人员对借出档案未尽其职的。8.6 借阅档案未做到专人专用，随意转借他人的。8.7 随意摘抄或复制档案内容。8.8 对外借的档案不爱护，不注意保持整洁，在档案材料中乱写字、划线或作记号等。违反以上行为，基层扣
13、款50，中层扣款100 元。一年内累计被处罚4 次（含）以上的，扣发当年度12 月半月的绩效奖金；累计被处罚5 次（含）以上的，扣发当年度12 月全部的绩效奖金，取消当年评优资格并在公司通报批评。8.9 档案管理人员工作变动或离职等原因，未按公司档案交接程序办理，未完成交接工作而离开岗位给公司造成损失或影响公司正常运营者，公司有权通过各种渠道追究当事人及相关责任部门负责人的责任。8.10 公司各档案管理部门未按档案保管规定操作，发现遗失和损坏，对公司领导隐瞒不报，一经发现，每丢失一份对责任人及部门负责人扣款100 元。部门负责人扣款200 元。一年内累计被处罚3 次(含)以上扣发责任人当年度12 月半月的绩效奖金，取消当年评优资格；被处罚 4 次(含)以上的扣发责任人当年度12 月全部的绩效奖金、取消当年评优资格并在公司通报批评。情节严重者，除对造成的损失进行赔偿外，对责任人不给予任何经济补偿并予以辞退处理；情节恶劣的，移送司法机关处理。