办公室日常管理手册.docx

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1、南京独角兽品牌治理办公室日常治理手册名目总则1第一条 办公秩序1其次条 考勤制度7第三条 办公室卫生规章制度12第四条 IT 类设备使用标准14第五条 办公室用电安全14第六条 档案治理16第七条 印鉴治理17第八条 办公用品治理18第九条 会议制度20第十条 罚则231 / 23南京独角兽品牌治理总 则1. 为标准公司办公秩序，为员工供给更加舒适的办公环境，维护公司良好形象，特制定本则制度，以制造良好的企业文化气氛，促进员工和公司的共同进展。2. 本则规定所指行政事务包括办公秩序、考勤制度、办公室卫生规章制度、档案治理、印鉴治理、办公用品治理等。第一条 办公秩序一、根本准则1. 公司工作时间

2、内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2. 制止工作时间播放音乐或歌曲影响他人工作，制止谈论与工作无关的事，工作场所制止对他人进展评论等对员工之间有负面影响的行为；3. 个人通讯方式须留存公司，如变动准时通知人力行政部进展更， 以免因无法联系而对工作造成损失；4. 职员间的工作沟通应在规定的区域内进展大厅、会议室、休闲区，如需在个人工作区域内进展谈话的，时间一般不应超过三分钟特别 状况除外。5. 保持办公区域环境清洁：不得在办公区域内吸烟；不得在办公区内堆放纸箱、书籍或其他杂物；不乱扔其他杂物、随地吐痰；不得在办2 / 23南京独角兽品牌治理公区内用餐；保持

3、 、电脑等办公设备设施清洁；不得在办公区域存放大量个人物品及消遣用品；下班前保持桌面地面干净、座椅归位；6. 严禁在公司网络上玩任何形式的网络玩耍、扫瞄图片、听音乐看电影等各种与工作无关的内容；7. 公司网络构造由信息部统一规划建设与治理维护，任何人不得私自更改网络构造，个人电脑及效劳器设备等所用 IP 地址必需按信息部指定的方式设置，不行擅自更改；8. 员工须保管好个人的文件资料及办公用品文具，钥匙，门禁等，未经许可不准挪用、任凭翻动、阅览他人办公桌上的文件、资料、报告等材料；废弃的文件应准时销毁，机要 、文件内容不得任凭传阅泄密。重要文件存放应留意保密，不得任凭摆放；9. 工作期间不得在办

4、公区接打私人 ，确有需要请在非办公区接打私人 不得超过 15 分钟，制止利用公司 接打私人 。10. 饮食，就餐时间为中午 12:00-13:30 ，制止在办公区域就餐。自备食物的员工在下班休息时间，按先后挨次使用微波炉进展加热，最终一位使用微波炉者关闭电源，就餐完毕，将使用区域清理干净；11. 不得无故缺席部门的工作例会及公司的重要会议如有特别缘由， 请提前报请当职部门领导批准；12. 员工在任何时间均不行利用公司的场所、设备及其他资源从事私人活动。一经觉察，赐予警告，情节严峻者，公司将予以辞退； 13.公司严禁赌博、聚众闹事、打架等行为；不得使用污辱性语言情节严峻者将交由公安部门处理；3

5、/ 23南京独角兽品牌治理14. 下班后，最终离开工作区的同事负责检查并关闭电源电灯、电脑、空调等设备，关好门、窗并上锁；15. 办公区内严禁燃烧杂物或使用明火，制止自行安装或乱接电线电源，严禁在办区域有用大功率电器，以防发生火灾；16. 未在人力行政部办理相关手续前，制止将公司任何财产、设备、记录或其他物品带出，否则将视为偷盗行为；17. 来访接待必需在办公时间内进展，未经特许，非办公时间不得带外来人员进入办公室区域，外来人员严禁在公司核心办公区域长时间逗留；18. 办公室桌面每日下班前各自进展整理，保持台桌面干净、卫生，办公用品等摆放整齐；19. 严禁将宠物带入办公区域；20. 员工须严守

6、公司商业机密，妥当保存重要的商业客户资料、数据等信息；员工及治理人员均不行向外泄露公司进展打算、策略、客户资料及其他重要的方案，如一觉察，除承受罚款、辞退等内部处理外， 情节严峻的，公司将追究其法律责任。二、礼仪标准1. 仪表：员工衣着应符合企业形象，原则上员工穿着及修饰应稳重干净制止穿拖鞋、女士制止穿热裤、吊带装、睡衣、超短裙等；男士制止留长发、留长指甲、面容不洁等；2. 微笑效劳：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合时，应注4 / 23南京独角兽品牌治理视对方，微笑应答，切不行冒犯对方；3. 用语：在任何场合应用语标准，语气温存，音量适中，严禁大声喧哗；4. 现场接待：遇到客人进入工作

7、核心场地应礼貌劝阻；上班时间，办公室内应保证有人接待。原则上公司不允许在办公室区域接待亲友， 如特别状况，经部门主管同意，可在不影响公司正常业务的状况下， 在接待室或会议室进展。需在人力行政部进展备案并填写访客登记表；5. 接通 ：接 应准时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应当主动接听，重要 做好接听记录包括何时，何地，何事，回复时间等，严禁长时间因私占用公司 。三、人员治理1、员工必需听从公司的整体治理，包括职务的安排及工作内容的安排；2、员工须敬重上司，依据上级的指导进展工作并主动向上司汇报工作状况；3、员工有关业务方面的问题须准时向部门主管或经理反映，听取意见；4

8、、涉及超出员工权限的打算必需报经部门主管或经理同意；5、员工不听从上级指挥，目无领导，顶撞上级，而影响公司指导系统的正常运作，视情节严峻程度，赐予处理；5 / 23南京独角兽品牌治理6、 治理人员应团结互助，努力协调好各部门的关系，鼓舞并带着好员工队伍，时刻把握员工的工作状况，确保公司整体筹划顺当进展； 7、 公司是一个大家庭，员工应团结互助，为公司进展做出努力。其次条 考勤制度6 / 23南京独角兽品牌治理为标准员工的作息，提高工作效率，达成工作目标，实现个人价值， 公司全体员工必需严格遵守公司的考勤和休假制度，由办公室负责具体的考勤工作。一、工作日和休息日1. 公司实行每周工作 5 天，每

9、日工作时间为 9：30-17：30。其中中午12：00-13：30 为休息时间，员工自行安排。2. 周一至周五为工作日，周六、日为休息日。3. 享受国家规定的法定休息日和带薪年假制度。4. 员工需依据规定时间，上下班打卡。不打卡者视为旷工。5. 因指纹机故障无法打卡时，由人力行政部登记出勤时间。二、事假1. 员工因私事请事假 3 天之内，由部门负责人审批；2. 请事假 3 天以上，经部门负责人同意后报总经理审批；3. 部门负责人及其以上人员请假直接报总经理审批；4. 事假按休假天数扣除工资，例如事假1 天，则扣除事假人当天全部工资及补贴；5. 未经批准而擅离工作岗位或擅自休假的按旷工处理；6.

10、 请假半天以上(含半天)者将扣除当月满勤奖金；7. 当月请假总天数到达 3 天及以上者，将扣除当月满勤奖及当月全部绩效；7 / 23南京独角兽品牌治理8. 员工旷工 3 天包括 3 天，视为自动离职。三、病假1. 员工病假、伤假非因工伤需向部门负责人请假，并向人力行政部报备；2. 病假、伤假非因工伤1 天及以上须出具三甲医院相关证明；3. 请病假 1 天及以上，经部门负责人同意后报总经理审批;4. 事病假请假单需交人力行政部备案;5. 如事先无法办理请假手续，须以 向部门负责人报知并被允许后， 于事后补办手续，否则以旷工论处；6. 病假供给医院证明，可免除扣除住房补贴以及全勤奖金等福利待遇，

11、其他的与事假待遇扣除全都。四、婚假1.员工结婚享受婚假 3 天，无路程假，晚婚假期为 7 天(男性年满 25 周岁，女性年满 23 周岁，且为初婚，男女双方均到达晚婚条件)； 2.员工婚假工资：假期内的月岗位/职位工资 100%发放；3.员工申请婚假时，必需向人力行政部提交结婚证原件查验并留存复印件入档，婚假执行时间以结婚证登记日期起 1 年内有效，如员工需要离开工作地办理结婚证而无法于休假前供给，则须于返岗后三个工作日内向人力行政部补交结婚证复印件(原件备查)。五、产假8 / 23南京独角兽品牌治理1.女员工产假为 98 天，其中产前休假 15 天，产后休假 83 天难产增加产假 15 天；

12、生育多胞胎，每多生育一个婴儿，增加产假 15 天； 2.女员工怀孕流产的，依据医务部门的证明，妊娠不满 4 个月的,产假15 天，妊娠 4 个月以上的产假 42 天。3.在女员工按规定享受产假期间，月岗位/职位工资 100%发放，无满勤奖。六、丧假因员工父母、配偶及子女死亡，可予丧假 3 天，假期内的月岗位/职位工资100%发放(丧假需于返岗后三个工作日内向人力行政部供给有效合法证明文件)，无满勤奖。七、迟到、早退1. 办公室上班时间为 9 点 30 分，公司沿用人性化规定：5 分钟内迟到不计算在内；如假设超过 5 分钟到岗，视为迟到;迟到超过 30 分钟，视为旷工半天;迟到超过 1 小时以上

13、，视为旷工 1 天；2. 提前 15 分钟以内下班者，视为早退；超过15 分钟者，视为旷工半天；超过 30 分钟者，视为旷工 1 天；3. 当月有迟到、早退现象，第一次扣除 20 元、其次次扣除 40 元、第三次扣除 60 元，每次增加 20 元，以此类推。超过 2 次迟到或早退扣除全勤奖和个人绩效奖金。当月累计迟到 5 次以上者，额外扣款 300 元；当月累计迟到 8 次以上且情节严峻，有有意行为者，公司将自动9 / 23南京独角兽品牌治理解除与该员工的工作合同，特别状况由人力行政部稽核；4. 严禁员工之间相互代打卡，一经核实，罚款 100 元并扣除双方当月满勤奖金。八、旷工1. 每月累计旷

14、工 1 天者，扣发 3 天全部工资包含根本工资及福利、绩效等，并赐予一次警告处分；2. 每月累计旷工 2 天者，扣发 6 天全部工资包含根本工资及福利、绩效等，并赐予一次记过处分；3. 每月累计旷工 3 天者，扣发当月全部根本工资不包含福利、绩效等，公司将自动解除与该员工的工作合同。九、因公外出规定1. 上班时间不得擅自离岗外出，员工外出办事须向部门负责人说明； 临时突发事务，不能返回办理外勤手续者，可事先 知会直属主管和人力行政部，待返回后再补办外勤申请单。外勤需要在钉钉上完成签到，并在当天完成工作日报，上交人力行政部。2. 因公参与学习、培训、社会活动、赴外地出差，按公司相关规定履行审批程

15、序并报办公室备案，视为正常出勤，否则，视为缺勤。十、其他假期1. 妻子生育男员工护理假 15 天;10 / 23南京独角兽品牌治理2. 女员工打算生育假按国家和本市有关规定执行。十一、带薪年假1.依据国务院的有关规定，凡在本公司工作满一年以上的员工享受带薪年假：在本公司工作 1-10 年的员工享受 5 天的带薪年假；工作10- 20 年的员工享受 10 天的带薪年假；工作 20 年以上的员工享受 15 天的带薪年假。十二、休假说明1、国家法定休假日、休息日不计入带薪年假;2、员工休带薪年假需提前 15 天填写书面申请，报备部门负责人批准、办公室备案后实施，员工带薪年假期间，不享受工资中属于福利

16、局部； 员工年假从入职的其次个月开头计算，工作满一年前方可享受年假； 3、员工病事假可以用带薪年假代替须提前申请；4、带薪年假须当年使用，不行跨年度使用；5、假设带薪年假与其他假期一起使用，一次假期最长不得超过 17 天。十三、考勤周期每月 15 日前公司办公室对本考勤所记录的员工考勤状况进展统计、核查，报备公司财务室。公司薪金发放日定为每月 15 日。本制度自公布之日起公布施行。11 / 23南京独角兽品牌治理第三条 办公室卫生规章制度一、内容与适用范围1. 本制度规定了办公室卫生治理的工作内容和要求及检查与考核。2. 此治理制度适用于本公司全部办公室卫生的治理。二、定义1. 公共区域：包括

17、办公室走道、会议室、卫生间，每天由保洁员进展清扫 2 次以上特别状况除外；2. 个人区域：包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每天自行清扫。三、办公室卫生要求1. 要做到公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土， 无死角；门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透亮；墙壁清洁，外表无灰尘、污迹；沙发、茶几、挂件、画框及其他装饰品外表干净干净；卫生间、洗手池内无污垢，保持清洁；卫生工具用后准时清洁整理，保持清洁、摆放整齐；垃圾篓准时清理，不过夜，无溢满现象；保持鱼缸清洁，定期换水和给鱼喂食。2. 员工工位卫生由员工自己负责清理干净，自己的办公用品和各种用具存放整齐有序，办公桌面要保持外表无污垢

18、，无灰尘，蜘蛛网等， 办公室内电器线走向要美观，标准，并用护钉固定不行乱搭接临时线。进设备的包装和报废设备以及不用的杂物应按规定的程序准时予12 / 23南京独角兽品牌治理以去除报损。3. 员工不随地吐痰，不随地乱扔垃圾；不准在室内和走廊堆放物品、燃烧废纸、乱贴乱画；办公室门口及窗外不得丢弃废纸、倾倒剩茶； 下班后要整理办公桌上的用品，放罢整齐；下班后先检查各自办公区域的门窗是否锁好，将一切电源切断后即可离开。4. 室内不许存放垃圾，定时清理干净。5. 办公室工作人员要讲究个人卫生，养成良好的卫生习惯，保持办公室内外清洁美观，制造良好的工作环境。6. 办公室人员有义务提示外来人员，不准随地吐痰

19、，乱扔纸屑、瓜果、皮核、制止从窗户往外吐痰倒水，乱扔杂物。13 / 23南京独角兽品牌治理第四条 办公室 IT 类产品使用标准 机、计算机由公司统一为员工配发，日常操作和保洁由使用者自行负责；复印机、打印机、 机等放置在公共区；U 盘和移动硬盘自配。监控设备为公司安防需求，任何人不得擅自拆装；每日工作完毕，请关闭相关电源以节电。第五条 办公室用电安全一、用电安全1. 公司本部办公安全用电治理由人力行政部和工程部负责。2. 公司办公室电源输电线路由人力行政部指定专人负责，任何部门均不得自行接线接电。无电工执照的人员不准安装电源线路。3. 对陈旧老化、超负荷的电源线路，必需有打算地逐步更换。一时难

20、于更换的，必需在确保安全的条件下，实行特别防护措施，否则，必需暂停使用。4. 电源线路必需安装牢靠的保险装置，并正确使用保险丝，确保用电安全。制止使用铜线和其它非专用金属线当保险丝使用。5. 各办公室制止员工使用大容量电器设备。需安装大功率的电器设备时，必需经总经理批准。凡电源线路容量不允许安装大功率用电器的地方，一律制止安装。6. 全部用电场所必需执行“人走电关”的规定，人员离开用电场所或14 / 23南京独角兽品牌治理电器设备不使用时，要关闭电源。24 小时用电的设备，必需有专人值班，随时把握用电的安全状况。7. 电器在使用过程中，发生打火、异味、高热、怪声等特别状况时， 必需马上停顿操作

21、，关闭电源，并准时找电工检查、修理，确认能安全运行时，才能连续使用。8. 安全用电必需坚持定期检查制度，人力行政部会同有关部门，每月组织 12 次检查，对担忧全隐患准时整改。9. 任何部门和个人都必需严格遵守安全用电规章，严禁私拉乱接电源， 严禁违章违规使用电器，严禁电源线路超负荷使用，确保电源插座附 近的清洁、远离水源。对于违规用电的部门和个人，每位员工都有检举和监视的义务。10. 违反上述规定，依据情节按有关规定赐予惩罚；违反规定造成人身伤亡和设备、财产损失的，将依据情节和损失程度赐予罚款、赔偿、行政惩罚的处分，直至移送司法机关追究其刑事责任。第六条 档案治理15 / 23南京独角兽品牌治

22、理一、归档范围 ：公司的规划、年度打算、统计资料、科学技术、财务审计、劳开工资、经营状况、人事档案、会议纪要、决议、打算、委任状、协议、合同、工程方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。二、档案治理由人力行政部负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，重要档案必需保证安全。三、档案的借阅与索取1. 总经理、副总经理借阅档案可通过档案治理人员办理直接提档。2. 公司其他人员需借阅档案时，要经主管领导批准，并办理借阅手续。借阅档案必需疼惜，保持干净，严禁涂改，留意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。四、档案的销毁1. 任何部门或个人非经允许无权任凭销毁公司档案材料。2. 如按规定需要销

23、毁时，须经主管领导、人力行政部批准前方可销毁；3. 经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，有专人监视销毁。第七条 印鉴治理16 / 23南京独角兽品牌治理一、印鉴治理1. 公司印鉴公章由财务部负责保管。2. 公司印鉴的使用一律由部门经理或总经理签字许可后治理印鉴的人方可盖章并进展登记，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。3. 公司全部需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记、存档，以备查询。4. 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特别状况需要开具时，必需经总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必需向公司汇报介绍信的用途

24、，未使用的必需交回。5. 公司财务章由财务部保管，只限于财务部处理财务事务使用。6. 公司合同章由总经理指定专人治理，只限于业务合同往来事务处理使用。7. 人事章由人力行政部保管，只限于处理人事行政事务使用。8. 盖章后消灭的意外状况由使用人及批准人负责。17 / 23南京独角兽品牌治理第八条 办公用品治理制度一、目的：为标准办公用品的治理，特制定本制度。二、办公种类：消耗办公品，IT 办公资产用品，治理性办公用品。三、办公用品的治理方法1. 办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门使用”系本部门共同使用用品，如打孔机、大型订书机及生产部、技术

25、部专用办公工具。2. 消耗品可依据历史记录如已过去半年耗用平均数、阅历法则估量消耗时间设定。3. 领用治理基准如XXX 每月发放一次，并可随部门或人员的工作调整发放。4. 治理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必需以旧品替换品，但消耗品不在此限。5. 治理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧换，如遗失应由个人或部门赔偿。6. 办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”，交人力行政部汇总，次月一日发放。但治理性办公用品的请领不受上述时间限制。7. 人力行政部发放办公用品时应分别登记，并把握文具领用状况。8. 办公用品严禁员工取回家用，特别状况需带回家用的，需部门经

26、理批准，后交由人力行政部批准方可。9. 办公用品选购由人力行政部汇总、选购。消耗类办公用品可批发采18 / 23南京独角兽品牌治理购或耗用量大者应酌量库存如：必需品、选购不易的。特别办公用品价值较高或办公室固定资产类需经总经理同意授权后选购。10.进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向人力行政部申领办公用品，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交人力行政部。办公用品治理流程图需求打算汇总审核批准选购验收保管领用各部门人力行政部统计总经办选购人力行政部各部门19 / 23南京独角兽品牌治理第九条 会议制度一、目的为进一步标准公司会议治理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快

27、速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，以便有效地提升公司运营水平，特制定本制度。二、公司会议类型公司各种例会召开时间、地点及主持人和参会人员表时间主题地点参会人主持人如有其它临时召开会议或时间变动，请以临时通知为准 三、会议议题1. 每次开会都要有主题，主持人召开专题会议，传达公司会议精 神， 讲评部门工作要点及存在问题，帮助下属解决工作汇中遇到的困难和问题，并对下一步工作进展指导。2. 各部门依据实际状况，由各部门经理打算是否邀请财务、人事 等其他部门同事或公司领导参与例会。四、会议要求1. 做好会议记录人事部门。2. 会议纪要在会议召开 2 天之内形成书面材料，并上传公司共享

28、文件夹中，以便各部门学习与落实会议精神，以使大家共同遵守执行。3.对外专题会议组织部门应提前做好会议资料如会议议程议 题、提案、汇报材料、打算草案、决议打算草案、参会人应提交资料等准20 / 23南京独角兽品牌治理备组织工作。4.每次会议都要有明确的主题和需要解决的问题，设定问题解决时间， 并围绕此召开会议，不行以在会议时间争辩于此无关的话题。五、会议纪律1. 书记员认真记录会议纪要，照实按会议制度记录会议内容，参会缺席、迟到等状况。2. 各部门参会人员必需准时，不得无故缺席，无故缺席累计达三次以上，视为严峻违纪。与会人员一般不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请

29、假，同时指定专人代为履行职责。3. 会场内手机调至震惊，会议期间来电，如无紧急事情，会后由当事人回复来电，如有紧急事情，需经主会人允许再外出接听 ，会议期间参会者不喧哗、不窃窃私语，保持会场安静，特别状况会场外再联络。六、会后事项1. 会议室使用者应自觉保持会议室的清洁卫生，会议完毕后，应将设备电源关闭，同时清理杂物、座椅归位，保持室内卫生干净。2. 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档治理制度和保密制度有关规定执行。3. 会议力求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的方法措施，会议负责人要指定特地的人依据落实要求进展跟进，层层进展传达贯彻，务必使执行人

30、明确是什么、为什么、怎么做，对经常性工作21 / 23南京独角兽品牌治理要用制度的形式确定下来，力求每次会议都有具体的成果。第十条 罚则22 / 23南京独角兽品牌治理一、本规定适用于本公司全体员工。假设有员工违反此规章制度，公司将赐予口头警告、通报批判、记过、降职降薪、辞退等惩罚；二、经济惩罚凡个人缘由给企业造成以下经济损失的，都要予以经济惩罚： 1.造成设备、器材、公用设施、公物损坏的；2.违反公司规定，造成合同、担保、违约损失，或因执行合同不严， 造成经济损失的；或超越职权责范围，不依据规定流程办事的； 3.工作不负责任，造成铺张、返工损失的；丧失物品损失的；造成误工损失的；4. 挪用、公开、私用公司财产、资金和器材，造成损失的；5. 盗窃公司财产造成经济损失的；6. 泄露公司机密和商业机密，造成经济损失的；7. 财务人员违反资金收付、报销等规定造成企业损失的；领导干部失职渎职，任凭批示造成损失的。三、惩罚标准1.对不够追究刑事责任，但给公司造成损失的行为，要按本规定惩罚。附则第一条本制度由人力行政部制定，解释权归人力行政部。其次条本制度由总经办核准后实施。本制度自 2023 年 5 月 1 日起落实执行。23 / 23