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1、 事务19 介绍信管理和 零用现金管理学习目标学习内容课后练习学习目标了解介绍信和零用现金管理的基本技巧，能够独立胜任介绍信和零用现金管理工作。学习内容一、介绍信管理（一）介绍信的种类（二）介绍信的内容（三）介绍信的管理（四）介绍信的填写要求（五）介绍信的用印二、零用现金管理（一）零用现金的概念（二）零用现金的获取（三）零用现金的管理（四）零用现金的周转（五）注意事项【案例分析】这笔账怎么记（一）介绍信的种类从写作格式来看，介绍信主要有两种：1.便函式介绍信便函式介绍信就是像书写便函一样将内容手写或打印出来的介绍信。但无论手写还是打印都要使用带有单位名称的信笺纸。（示例）2.两联式介绍信两联式
2、介绍信就是由出具联和存根联两部分组成的介绍信。一般都是先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需填上相应的内容即可。（示例）便函式介绍信示例北海集团机械设备公司介绍信漯钢集团有限公司：兹有我公司业务经理郑伟前往贵公司联系钢板购销业务，请接洽。二八年九月八日（有效期：10天）两联式介绍信示例No.0035981北海集团机械设备公司介绍信（存根联）：兹有我公司 等 人前往贵公司联系 事宜，请接洽。年 月 日（有效期：天）No.0035981北海集团机械设备公司介绍信（出具联）：兹有我公司 等 人前往贵公司联系 事宜，请接洽。年 月 日（有效期：天）（二）介绍信的内容不管是便函式还是两联式，介绍
3、信的内容都不外乎称谓、持信人职务和姓名、同行人数、接洽事项等几部分组成。（三）介绍信的管理1.申请审批2.领用登记3.未用退回4.丢失报告5.存档备查6.严禁空白小帖士出借公章介绍信的法律责任案例帮忙帮出来的麻烦1.申请审批根据不同的用途，介绍信使用者要先提出书面申请，由本组织负责人或部门负责人签字批准后，到秘书部门开具。2.领用登记发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。两联式介绍信可在存根上签字，便函式介绍信在专用登记表上签字。集团机械设备公司介绍信领用登记表序号领用时间用途前往单位有效期限使用人领取人备注 3.未用退回介绍信开出后未用，应交回保管人员，粘贴在存根上，或者在“介绍信领用
4、登记表”的“备注”栏内注明退回。4.丢失报告介绍信持有人将介绍信丢失，应及时报告，涉及重要事项的应及时通知前往办事的单位，防止冒名顶替。同时，介绍信管理人要在介绍信存根或者“介绍信领用登记表”上注明丢失情况。5.存档备查介绍信发放登记表、介绍信存根要与作废的介绍信粘在一起，妥善保存一定时间，以备查考。6.严禁空白在介绍信的管理过程中，应严禁开具空白介绍信，因为这种介绍信脱离了管理人员的监督，其使用范围和用途不一定符合管理者的意图。如果确系工作需要，必须履行领导人亲笔签署意见的手续，并尽可能填写办事人姓名、待办事项及有效期限等能够事前填写的项目，只留下称谓部分由经办人员填写，将空白介绍信的风险控
5、制在最低限度。小帖士出借公章介绍信的法律责任根据最高人民法院关于审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定，个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动，给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任外，出借业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订合同的对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的，出借单位不承担赔偿责任。案例帮忙帮出来的麻烦青海集团机械设备公司秘书刘晓的朋友郑伟找刘晓帮忙借用盖了公章的空白介绍信和空白合同，并许以
6、重诺，刘晓满足了郑伟的要求。郑伟利用介绍信和合同骗取了漯钢集团价值1000万元的钢板，转手卖掉后潜逃。三个月后，漯钢集团将青海机械告上法庭，并索取巨额赔偿，青海机械损失巨大。（四）介绍信的填写要求1.明确具体2.内容一致3.注明期限4.不得涂改5.字迹牢固1.明确具体介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统。介绍去参加会议的，应写明参加什么会议；介绍去联系工作、商洽问题的，应写明联系什么工作、商洽什么问题，不能笼统地写“开会”、“联系工作”等。2.内容一致两联式介绍信的开具要保持开具存根联与出具联的内容一致，并加盖骑缝章。3.注明期限介绍信上一般都有“有效期：*年*月*日止”或“有效期*天”字样。但
7、是，有些单位往往不填，成了无限期有效的介绍信，这类情况应避免，宁可有效期长一点，也不能不写明有效期。4.不得涂改介绍信是一种严肃的公用文书，一般情况下不能涂改。如果必须涂改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章。5.字迹牢固填写介绍信应保证字迹的牢固，采用毛笔或钢笔填写。不要使用圆珠笔或铅笔，因为这样的字迹容易模糊或脱落。（五）介绍信的用印不管哪一种介绍信，都必须加盖单位公章或介绍信专用章。两联式介绍信除了出具联的落款处盖章外，还要在两联接缝处加盖骑缝章，且上压存根联的年月日。（示例）两联式介绍信的用印No.0035981北海集团机械设备公司介绍信（存根联）漯钢集团销售部：兹有我公司 武大勇 等
8、2 人前往贵处联系 钢板购销 事宜，请接洽。2009 年 10 月 18 日（有效期：10 天）No.0035981北海集团机械设备公司介绍信（出具联）漯钢集团销售部：兹有我公司 武大勇 等 2 人前往贵处联系 钢板购销 事宜，请接洽。2009 年 10 月 18 日（有效期：10 天）（一）零用现金的概念由于用支票来支付小额费用难以实行，很多组织的办公室都会设立一笔用于支付本市交通费、邮资、茶点费、停车费等零星费用的现金，这笔现金就叫零用现金，也叫周转金或备用金。这笔现金通常是经企业领导和财务负责人批准后由办公室的秘书保管和支出，其数额大小根据企业的规模和平时小额支出发生的频率和数量来确定。
9、（二）零用现金的获取首先通过对零用现金需求量的测算确定零用现金数额的大小。然后以借款的形式经领导签字批准后从财务部门借出一定数额的现金作为零用现金储备。（三）零用现金的管理1.设置账本2.凭单付款3.审核发票4.收票退单5.登记入账6.核对更正1.设置账本现金日记账是专门用来登记库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，每一个管理零用现金的秘书人员都要设置一本现金日记账，并根据审核后的现金收、付款凭证，逐日逐笔顺序如实登记。现金日记账的账页格式大多采用“三栏式”。“三栏式”现金日记账2.凭单付款办公室内部工作人员需要领取和使用零用现金时，应填写“零用现金领用申请单”，注明用途、金额，并请有关负
10、责人签字审批。秘书人员要认真核对“零用现金领用申请单”，确认领用单是否有授权人审批签字和申请人签名，确认无误后，按照单据金额将现金支付给领用者。零用现金领用申请单申请人：申请时间：年 月 日现金用途申请金额审批人批准时间 年 月 日3.审核发票领用现金者完成支付任务前来报销时，秘书要认真核对他们提交的发票等支出凭证上的用途、金额是否与“零用现金领用申请单”上填写的基本一致，特别是有关负责人是否签字。4.收票退单发票审核合格后，要根据发票与领用单上的差额进行“多退少补”，然后留下发票，退回领用单。5.登记入账每支出一笔现金，秘书均须按照发票的票面金额及时在现金日记账上予以如实登记，登记的具体要求
11、如下：（1）序时逐笔分行登记（2）整洁清晰，准确无误（3）不跳行，不隔页（4）按规定转页（5）日清月结（1）序时逐笔分行登记为了及时掌握现金收、付和结余情况，现金日记账必须按照现金收、付发生的时间顺序一笔一笔地如实登记，每笔业务占一行的位置。不得将收款和付款登记在同一行，也不得将收款付款相抵后以差额登记。（2）整洁清晰，准确无误 登记书写时，摘要文字紧靠左线；数字要写在金额栏内；字体大小要适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，一般应占行高的1/2，以备改错。记录金额时，如为没有角分的整数，应分别在角分栏内写上“0”，不得省略不写，或以“-”号代替。（示例）要根据规定使用黑色墨水笔书写，不得使
12、用圆珠笔或铅笔。但根据会计制度规定使用红字冲账时可以使用红色墨水笔。记账方法示例（3）不跳行，不隔页现金日记账采用订本式账簿，其账页不得以任何理由撕去，作废的账页也应留在账簿中。记账时必须按页次、行次、位次顺序登记，不得跳行或隔页登记，如不慎发生跳行、隔页时，应在空页或空行中间划线加以注销，或注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员盖章，以示负责。（示例）记账方法示例（跳行）（4）按规定转页在每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页发生额合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行的相应栏内，并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样。（示例）也可以在本页最后一行用铅笔字结出发生额合计数和余
13、额，核对无误后，用黑色墨水在下页第一行写出上页的发生额合计数及余额，在摘要栏内写上“承前页”字样，不再在本页最后一行写“过次页”的发生额和余额。记账方法示例（转页）（5）日清月结日清，即每日下午下班之前进行现金的清点，并将清点的实有数与帐面现金余额数进行核对，做到帐实相符。月结，即每月底结出现金的本月发生额和月末余额，同时通过现金的月终盘点，进行现金的帐实核对，发现问题，及时处理。6.核对更正在每天下班前，应把本日发生的收付款凭证与账面记录进行逐笔核对，核对无误后，在每一笔记录的核对栏画上“”，确保账证、账实相符。对于核对出的记账错误，要及时予以更正，更正的方法有两个：（1）划线更正法（2）红
14、字更正法（1）划线更正法先在错误的文字或数字（整个数字）上划一红线注销，并使原来的字迹仍可辨认，然后在红线上方空白处用黑字填上正确的文字或数字，并在更正处由记账人员盖章。（示例）划线更正法示例（2）红字更正法先用红字登记一条与错误记录金额完全相同的记录，并在摘要中写明“更正第*号凭证记账错误”，用以冲销原有的错误记录；然后，再按照正确的金额用黑字重新登记一条正确的记录。（示例）红字更正法示例（四）零用现金的周转当支出累积到一定数额或者月末的时候，秘书人员再把积累起来的支出凭证拿到财务部门统一报销，换回现金，完成一次零用现金的周转过程。（五）注意事项1.严格遵守公司财务制度，不得截留收入自建“小金库”。2.记录完整，以便了解办公开支情况，作为对办公室事务进行科学管理的依据。3.单据完备，不管收款付款，都必须有项目齐全、经过审批的正式单据。【案例分析】这笔账怎么记课后练习1.AB;2.AC;3.AB;4.AC;5.B;6.D;7.ABD;8.ABC;9.B;10.ABC;