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1、办公软件应用一、一、Office 2000总体介绍总体介绍二、二、各个组件的主要功能三、三、Office 2000工具介绍工具介绍四、Office 2000工具介绍 五、如何使用“快捷工具栏”六、操作简介 1.Office 2000是什么 vMicrosoft Office是微软公司开发的办公自动化软件,以前使用的Word、Excel等应用软件都是Office 中的组件。Office 2000是最新的Office 版本,是第三代办公处理软件的代表产品,可以作为办公和管理的平台,以提高使用者的工作效率和决策能力。“工欲善其事,必先利其器”,Office 2000是一个庞大的办公软件和工具软件的集
2、合体,为适应全球网络化需要,它融合了最先进的Internet技术,具有更强大的网络功能;Office 2000中文版针对汉语的特点,增加了许多中文方面的新功能,如中文断词、添加汉语拼音、中文校对、简繁体转换等。Office 2000,不仅是您日常工作的重要工具,也是日常生活中电脑作业不可缺少的得力助手。各个组件的主要功能 v使用Office,可以帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。尽管现在的Office组件越来越趋向于集成化,但在Office 2000中各个组件仍有着比较明确的分工:一般说来,Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作;Excel主要用来进行有繁重计算任务的预算、
3、财务、数据汇总等工作;PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影片等;Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序;Outlook是一个桌面信息管理的应用程序;FrontPage主要用来制作和发布因特网的Web页面。v针对大家的日常工作,我们对各个软件的使用提出如下建议:v如果进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作,可以使用Word 2000应用程序;如果要进行财务、预算、统计、各种清单、数据跟踪、数据汇总、函数运算等计算量大的工作,可以使用Excel 2000应用程序;v如果要制作幻灯片、投影片、演示文稿,甚至是贺卡、流程图、组织结构图等,可以使用
4、PowerPoint 2000应用程序;v如果要建立图书、歌曲、通讯录、客户订单、职工自然情况等方面的数据库,并对数据进行管理和维护,可以利用Access 2000应用程序;v如果要为个人、公司制作网页,FrontPage 2000是最佳的选择,利用它来制作网页,简便、快捷、高效;v如果要保存邮件的名单,包括E-mail地址和Fax号码,可以使用Word、Excel、Outlook等应用程序来保存数据资料;v如果要联系、跟踪客户,并建立表单以持续跟踪,可以使用Outlook 2000应用程序的联系管理功能建立联系人列表、安排日程、打跟踪电话等,使用Word 2000应用程序有选择地将客户联系资
5、料并入Word文档中,并由它进行打印、跟踪表单和信函等;v如果要建立用于演示文档的金融、财会数据报表,可以先使用Excel应用程序制表,然后将报表嵌入到PowerPoint 2000的幻灯片中,并且可以随时更新数据;v如果为了征求反馈信息将文件发给一组人,并接收回复,可使用Word、Excel、PowerPoint等应用程序建立文档、数据表或演示文稿,然后使用传递邮件功能发送文件;v如果要建立、打印与分发部门的业务通讯或内部简报,可以使用Word 2000编写业务通讯或内部简报,然后使用Outlook 2000的发送功能分发通讯、简报;v如果要提供数据年度报告、财政决算报告等,可以使用Exce
6、l 2000或Access 2000建立所需要的列表,使用Word 2000建立年度报告文件,并将其数据进行链接;v如果想把利用Word、Excel、PowerPoint、Access等应用程序编制的文档发布到网上,可以利用其存为网页文件的功能;v如果要使处于不同地方的小组人员进行会议讨论,可以直接在OFFICE 2000应用程序中进行会议安排、主持会议、参加会议。vWord、Excel、PowerPoint、Access等组件之间的内容可以互相调用,互相链接,或利用复制粘贴功能使所有数据资源共享。v当然,我们也可以将这些组件结合在一起使用,以便使字处理、电子数据表、演示文稿、数据库、时间表、
7、出版物,以及 Internet 通讯结合起来,从而创建适用于不同场合的专业的、生动的、直观的文档。Office 2000工具介绍 v1)Office助手是什么?v在Word、Excel等组件中,如果窗口中有一个表情丰富的小卡通形象,那就是Office为我们提供的一个小助手。如果你的窗口中看不到这个卡通形象,单击“帮助”菜单,选择“显示Office助手”命令,小助手就出现了。vOffice助手是很通人性的,表情丰富,活泼可爱。它能根据你当前所做的操作,来猜测你下一步想做什么;遇到什么难题了,如果觉得有必要,小助手就会跳出来,给你提供各种帮助信息。小助手有动画效果,如果它的形象不符合你的口味,你可
8、以去小助手的家里,选择喜欢的助手来帮助学习,使你在充满趣味的心境中学习和掌握Office。2)Office助手能做什么?v小助手能给我们哪些帮助呢?它可以提供建议、向导、提示、信息四种帮助。在我们没有要求时,它能提供与正在进行的工作相关的建议;在我们激活向导时,小助手会跳出来做向导,进行解说;平时它可以给我们各种提示,使你更有效地使用各种功能或快捷键;当助手中出现黄色的灯泡时,就表示它想发言,单击灯泡就会看到提示;我们还可以在助手旁边的框中看到各种程序和系统信息。v3)设置助手选项 v通过选择快捷键菜单的“选项”命令,可以显示“Office 助手”对话框的“选项”选项卡v在这里我们可以设置许多
9、与“助手”能力相关的选项,也可以设置控制提示显示方式的选项。通过这些设置可以使我们的助手更聪明,更有人情味,更符合我们的习惯v4)隐藏助手 vMicrosoft 的研究表明人们要么特别喜欢“Office 助手”,要么特别讨厌“Office 助手”。如果觉得小助手有些爱显示自己的博学,又总是好打岔,可以炒它的鱿鱼,让它从视野中消失。用右键单击“Office 助手”,从快捷键菜单中选择“隐藏”命令,“助手”就从窗口中消失了,直到再次选择“帮助”它才会出现。要防止“助手”重新出现,可以右键单击“助手”,选择快捷键菜单的“选项”命令,清除“使用 Office 助手”复选框。如何使用“快捷工具栏”v2.
10、如何使用“快捷工具栏”v如果你在安装时选择安装了Office快捷工具栏,那么在计算机启动后这个工具栏就会自动加载了。如果您在安装Office 2000时没有安装快捷工具栏,可以插入安装盘,利用“添加或删除功能”来安装它。v1)启动工具栏v单击任务栏上的“开始”按钮,选择“程序”项,找到“Microsoft Office工具”,从弹出的菜单中选择“Microsoft Office快捷工具栏”命令,就可以启动快捷工具栏了。在第一次启动工具栏时会弹出一个提示框,提示你是否让工具栏在Windows启动时自动启动,如果选择“是”,以后启动Windows后,工具栏会自动启动,这里先选择“否”,出现工具栏的
11、启动画面,过一会儿工具栏就出现了(如图15)。v图15 v2)工具栏的使用 v使用Office快捷工具栏,可以方便地启动各个Office组件。用鼠标在工具栏上移动,工具栏会自动给出提示,显示各个按钮的作用。比如我们现在鼠标所指的按钮是新建Office文档,旁边就会出现相应的提示。v快捷工具栏可以拖动到屏幕的任意位置,还可以拖动到屏幕的边缘,变成和Windows的任务条相同的形式。用鼠标点住工具栏的标题栏,拖动鼠标,可以看到工具栏在屏幕四周时会自动变成长条状。这时用右键点标题栏上的图标,选择自动隐藏,将鼠标在桌面上单击,快捷工具栏自动隐藏了。v任务栏上的每个按钮代表了一个任务,单击按钮,可以启动
12、相应的程序,比如单击“新建Office文档”按钮,可以启动新建Office对话框。(如图16)v v图16v3)定制工具栏 v在工具栏任意一个按钮上单击鼠标右键,可以弹出一个菜单(如图17),加粗的选项是左键单击时的默认选项,“属性”项可以察看按钮的位置,“隐藏按钮”可以将按钮从工具栏中消除,“重命名”则可以重新命名按钮的名字,在显示提示时提示的内容也会改变。v v图17 图18 v在标题栏以外没有按钮的位置单击右键,我们看到另一个菜单(如图18),这里的“自动隐藏”项跟我们前面讲的自动隐藏是相同的,它只有在工具栏在屏幕周围时才有用。分隔线上面的选项是在快捷工具栏中可以显示的工具栏的名称,我们
13、单击“QuickShelf”项,在快捷工具栏中就出现了这个工具栏,用同样的方法可以把“附件”工具栏打开。在“附件”工具栏中,单击“记事本”按钮,记事本就启动了。v单击“Office”按钮,回到了Office工具栏中,打开右键菜单,单击“自定义”项,弹出快捷工具栏的“自定义”对话框(如图19),默认的是“显示方式”选项卡,在这里我们可以详细地设定工具栏的外观。首先看颜色一栏,这里可以定制工具栏的背景色,单击“改变颜色”按钮,选择绿色,单击“确定”按钮,工具栏的背景色就变成了绿色,注意这里只是改变了“Office”工具栏的颜色。我们再改变“附件”工具栏的背景颜色:单击“工具栏”下拉列表框旁的下拉箭
14、头,选择“附件”,单击“使用标准工具栏颜色”复选框,单击“确定”按钮,“附件”工具栏背景色变成灰色的;双击工具栏中空白处,同样弹出了“自定义”对话框,我们来看一看右侧的选项。v 操作指导4.操作简介 Office 的各个成员都有一些相同的操作,比如对文本的剪切、复制、删除,对象的插入和图形的给制等。如果我们知道了在一个程序中如何移动、查找、更正文本和为文本添加批注,那么我们就会知道在其他程序中如何执行这些操作。例如,如果我们知道在 Word 中如何执行插入图片,就会知道在 Excel、Access、PowerPoint 和 Publisher 中如何执行该操作。在Office 2000中有下面一些共用操作。1)文件类:同时打开多个文档;文档的属性;文档存为WEB页;页面设置和打印。2)编辑类:复制、删除、剪切和移动;利用拖动选定文本;查找和替换;撤消和恢复;格式刷的使用。3)格式类:文字的字体、大小、颜色等;文字或段落的对齐方式。4)视图类:改变显示比例。5)对象类:绘制图形;插入艺术字;插入剪贴画;创建图表;创建组织结构图。6)自定义类:工具栏的显示和隐藏;智能菜单的显示;工具栏按钮的添加和删除;自定义工具栏和菜单。