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1、惑拐粹沮戴臼锌钉窒裳玫陌警鱼衙扑刃严驶崖资考论傣痊莫唤肠鲸符羞乡XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网关于会议组织工作昆山开发区党政办公室2011.5.贴童伯雾敢帮睫伙獭剃束败原祟碉艰翻椰厕贫仪恋母隧仪肋诣篱垣棍蛮嗣XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网昆山开发区办公室系统业务培训资料会议组织的会议组织的三大工作三大工作会前准备会前准备会间工作会间工作会后工作会后工作会议的作用会议的作用分工功能分工功能 协调功能协调功能 决策功能决策功能 组织领导功能组织领导功能 资讯功能资讯功能 亲和
2、功能亲和功能 阜沙席惜料愿渺脆买咒肋尤酮跟淋西通盎俏便陕该询猾霸沦做衷蕉箩诸身XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网提高会议效率的几个因素提高会议效率的几个因素 会议前会议前目标明确、议程确定目标明确、议程确定与会者选择恰当（不图多不求少，必须参加者参加）与会者选择恰当（不图多不求少，必须参加者参加）会议时间选择恰当（通知不能太早或太晚）会议时间选择恰当（通知不能太早或太晚）通知内容要周详，使与会者有准备而来通知内容要周详，使与会者有准备而来地点选择恰当、音响等设备良好地点选择恰当、音响等设备良好准时开始不拖拉，议程中每一议题的时间分配恰当
3、准时开始不拖拉，议程中每一议题的时间分配恰当 会议中会议中排除外界干扰，保持设备正常使用排除外界干扰，保持设备正常使用发言紧扣主题，会议讨论要会而议、议而决发言紧扣主题，会议讨论要会而议、议而决威那项滁迅肠烈侵些煮栋臻刺漳傲晚糖神审疾挛五阴挫甚因予芍叉焕毅治XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议中会议中资料准备充足，保障决策科学资料准备充足，保障决策科学发扬民主，会议讨论充分，无少数人垄断会议现象发扬民主，会议讨论充分，无少数人垄断会议现象适时制止与会者相互扯皮，并调动会议讨论热情适时制止与会者相互扯皮，并调动会议讨论热情视听器材发生良
4、好视听器材发生良好无特殊情况不超出预定时间无特殊情况不超出预定时间主持人适时总结会议成果主持人适时总结会议成果会议后会议后与会者及时传达、贯彻会议精神与会者及时传达、贯彻会议精神整理出完整的会议记录，及时追踪决议事项贯彻执行整理出完整的会议记录，及时追踪决议事项贯彻执行适时汇总通报会议精神贯彻情况适时汇总通报会议精神贯彻情况暮饯渝曾伍类来缘井瞳皿怔围霄驱艰暮官脓憎柱椽禁娥薛皱醉败狡猴闸疥XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议中几个角色会议中几个角色正式人员（包括主持人）正式人员（包括主持人）正式人员（包括主持人）正式人员（包括主持人）特
5、邀人员特邀人员特邀人员特邀人员列席人员列席人员列席人员列席人员旁听人员旁听人员旁听人员旁听人员秘书的作用秘书的作用参加会议，自始至终为会议服务，对支持和参加会议，自始至终为会议服务，对支持和参加会议，自始至终为会议服务，对支持和参加会议，自始至终为会议服务，对支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要保证会议取得预期效果起着不可替代的重要保证会议取得预期效果起着不可替代的重要保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用。作用。作用。作用。姑棚蹿罚难市讲揩仆弟辨忿歼坊望车佐动瘸衬碧涣眷荤颜郑西涡鄂乃丽荚XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网一
6、般会议的六个要素一般会议的六个要素与会者与会者主持人主持人议题议题名称名称时间时间地点地点 大型会议有主办方、协办方等大型会议有主办方、协办方等大型会议有主办方、协办方等大型会议有主办方、协办方等诀呀倪踞驶泞讯嚏炳淬宜督灵簇大评溯沼享励皖痢夕巩旧皂屁遇我义抨情XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议的与会者会议的与会者与会者的要求与会者的要求与会者的要求与会者的要求 必要性必要性必要性必要性 重要性（有利于会议的进展和效果）重要性（有利于会议的进展和效果）重要性（有利于会议的进展和效果）重要性（有利于会议的进展和效果）合法性（有合法的身份
7、和法定的资格）合法性（有合法的身份和法定的资格）合法性（有合法的身份和法定的资格）合法性（有合法的身份和法定的资格）与会者成员组成与会者成员组成与会者成员组成与会者成员组成 正式人员。有表决权、选举权和发言权。正式人员。有表决权、选举权和发言权。正式人员。有表决权、选举权和发言权。正式人员。有表决权、选举权和发言权。列席人员。有一定的发言权，但无表决权和选举权。列席人员。有一定的发言权，但无表决权和选举权。列席人员。有一定的发言权，但无表决权和选举权。列席人员。有一定的发言权，但无表决权和选举权。特邀人员。根据会议需要专门邀请的人员，如上级特邀人员。根据会议需要专门邀请的人员，如上级特邀人员。
8、根据会议需要专门邀请的人员，如上级特邀人员。根据会议需要专门邀请的人员，如上级机关的领导人、友好单位、地区、国家的来宾，报机关的领导人、友好单位、地区、国家的来宾，报机关的领导人、友好单位、地区、国家的来宾，报机关的领导人、友好单位、地区、国家的来宾，报社、电视台的记者等。社、电视台的记者等。社、电视台的记者等。社、电视台的记者等。旁听人员。不具有正式资格，既无表决权，也无发旁听人员。不具有正式资格，既无表决权，也无发旁听人员。不具有正式资格，既无表决权，也无发旁听人员。不具有正式资格，既无表决权，也无发言权。言权。言权。言权。统讲急侄前郑鞍拍琵惯宙钨微瞎者葵灌鹤庭巡免古瘩迂淄氛器旋铃粱库击X
9、XXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议的主持人会议的主持人当然主持人当然主持人当然主持人当然主持人 由其职务和地位，即由组织的章程或法规决定。由其职务和地位，即由组织的章程或法规决定。由其职务和地位，即由组织的章程或法规决定。由其职务和地位，即由组织的章程或法规决定。临时主持人临时主持人临时主持人临时主持人 各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，选举或协商产生临时主持人。重大会议，需产生相应选举
10、或协商产生临时主持人。重大会议，需产生相应选举或协商产生临时主持人。重大会议，需产生相应选举或协商产生临时主持人。重大会议，需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。主持人的职责：主持人的职责：主持人的职责：主持人的职责：宣布开会和闭会、介绍会议情况、控制和调节会议进宣布开会和闭会、介绍会议情况、控制和调节会议进宣布开会和闭会、介绍会议情况、控制和调节会议进宣布开会和闭会、介绍会议情况、控制和调节会议进程、允许与会者发言和制止超时及违反规范的发
11、言、程、允许与会者发言和制止超时及违反规范的发言、程、允许与会者发言和制止超时及违反规范的发言、程、允许与会者发言和制止超时及违反规范的发言、维护会场纪律、选定会议记录人及验证会议记录的准维护会场纪律、选定会议记录人及验证会议记录的准维护会场纪律、选定会议记录人及验证会议记录的准维护会场纪律、选定会议记录人及验证会议记录的准确性、督促会议决议和决定的执行。确性、督促会议决议和决定的执行。确性、督促会议决议和决定的执行。确性、督促会议决议和决定的执行。豹肢宦振锈主契入峙境遗常猩置峪跺赎酒桨幻便观厢恕橙鉴揍暂镑或空煮XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）
12、精品资料网会议的主办者会议的主办者 由有领导或管理职权的机关主办由有领导或管理职权的机关主办在需要做出决策、宣布决定、传达指示、通报情况、布置工作、在需要做出决策、宣布决定、传达指示、通报情况、布置工作、听取意见等情形下，由领导或管理机关承担主办责任。听取意见等情形下，由领导或管理机关承担主办责任。由会议的发起者主办由会议的发起者主办协作性、学术性、交流性的会议，主办者通常是会议的发起者。协作性、学术性、交流性的会议，主办者通常是会议的发起者。可以是一个组织发起，也可以是多个组织共同发起主办。可以是一个组织发起，也可以是多个组织共同发起主办。由一个组织的成员轮流主办由一个组织的成员轮流主办经常
13、性会议（如年会），每一个成员（包括国家、地区或非政经常性会议（如年会），每一个成员（包括国家、地区或非政府组织）都有主办会议的权利和义务。如亚太经济合作组织领府组织）都有主办会议的权利和义务。如亚太经济合作组织领导人非正式会议。导人非正式会议。通过一定申办程序确定由谁主办通过一定申办程序确定由谁主办一些跨国家、跨地区的会议，政治、经济影响比较大，涉及面一些跨国家、跨地区的会议，政治、经济影响比较大，涉及面广，为保证会议质量和显示公平竞争，采取申办竞争程序来确广，为保证会议质量和显示公平竞争，采取申办竞争程序来确定主办者，申办的程序和条件在会议规则中明确规定。如奥运定主办者，申办的程序和条件在会
14、议规则中明确规定。如奥运会、世界博览会。会、世界博览会。哦弘诺蚂待蛋端弓晰和榷往忆咳尤治吐痴留麦中瑶氰米石词晃航镁疹绚锗XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议的议题讨论的题目，研究的课题，需要解决的问题。讨论的题目，研究的课题，需要解决的问题。议题应尽可能集中、单一。议题应尽可能集中、单一。两种产生情况：两种产生情况：领导指定，秘书调查研究后提出。领导指定，秘书调查研究后提出。议题的形式可以有书面形式和口头形式。议题的形式可以有书面形式和口头形式。书面形式包括议案、建议、提案、最后文件草案或讨书面形式包括议案、建议、提案、最后文件草案或
15、讨论稿、会议议程、提纲等。论稿、会议议程、提纲等。小型事务性会议可将议题口头传达给与会者。小型事务性会议可将议题口头传达给与会者。晓侠愈氏丹饭哪悯闯菏蔑谰一二日详谰拳仓衰厌姥驼楼挂恫琉六峭沦修迂XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网议案、建议、提案的含义议案、建议、提案的含义议案：人大代表提出，经审议，列入大会议程议案：人大代表提出，经审议，列入大会议程建议：人大代表对本级人代会及其常委会提出的建议、建议：人大代表对本级人代会及其常委会提出的建议、批评和意见批评和意见人代会常委会办事机构交有关机关研究处理并负责答复；人代会常委会办事机构交有
16、关机关研究处理并负责答复；不列入大会的不列入大会的“议案议案”也如此处理也如此处理提案：政协委员向国家机关和有关组织提出的建议和提案：政协委员向国家机关和有关组织提出的建议和批评批评秘书工作包括两部分秘书工作包括两部分议案、建议、提案产生过程中的工作（人大、政协机关秘书）议案、建议、提案产生过程中的工作（人大、政协机关秘书）办理阶段的工作（政府、法院、检察院等机关的秘书）办理阶段的工作（政府、法院、检察院等机关的秘书）不剁骨箍捞药第淡子桅寻耍街救砒嘘交脚海爱铱糟祸试足老辙霄乾类鳖贤XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网议案、建议、提案产生过
17、程中的秘书工作议案、建议、提案产生过程中的秘书工作会前工作会前工作1.起草视察通知起草视察通知2.制发表格（议案草表、意见分类统计表）制发表格（议案草表、意见分类统计表）3.搞好视察组织安排工作，写出视察情况报告搞好视察组织安排工作，写出视察情况报告组织工作人员参与视察，记录情况，开会讨论分析，整理文组织工作人员参与视察，记录情况，开会讨论分析，整理文字材料字材料4.根据议案、提案原案的情况，与有关单位通气，以便预先根据议案、提案原案的情况，与有关单位通气，以便预先作好答复工作作好答复工作会中工作会中工作1.起草工作方案（范围、收集、立案、转办、审查会议的议起草工作方案（范围、收集、立案、转办
18、、审查会议的议程等）程等）2.将已收集的草案表送回，补充修改将已收集的草案表送回，补充修改3.审查委员会秘书机构开会讨论，初步意见，汇总报大会主审查委员会秘书机构开会讨论，初步意见，汇总报大会主席团席团谋诛找韩瞥冤吭沟系污囚烧面砖疗化充虾巾黍娃食豺锗挟虫宙绍排境虐拾XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网 议案、建议、提案的办理议案、建议、提案的办理交办交办承办承办分类、接办、登记、分发、协调、催办、拟文、签发、编号、分类、接办、登记、分发、协调、催办、拟文、签发、编号、印制、校对、统计、立卷、归档、总结印制、校对、统计、立卷、归档、总结催办
19、催办大会闭会后大会闭会后36个月予以答复，机关办公室催办个月予以答复，机关办公室催办答复答复以函的形式答复，抄送有关交办单位以函的形式答复，抄送有关交办单位审查审查复查复查总结和报告总结和报告立卷和归档立卷和归档凭珍挡我可渤开昧蛙变波僳束筒私燃颧庞镶咒醉沂嫁资犯于噪蓖染驳林药XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议的名称会议的名称会议的名称显示会议的内容、性质、参加对象、主办显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位等；单位等；用确切、规范的文字表达；用确切、规范的文字表达；制成横幅或制成横幅或“会标会标”。如：如：昆山开发区工作会议昆山开
20、发区工作会议昆山开发区机关办公室主任年度工作会议昆山开发区机关办公室主任年度工作会议罗董准始轨涤晤褥扎惨柏线嘿函楔做瓤赦校乙苦帽掏已咸拯侦悟蚁优惨茂XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网 会议的时间会议的时间会议时间会议时间一指会议召开时间（要考虑需要、可能、适宜）一指会议召开时间（要考虑需要、可能、适宜）二指会议所需时间二指会议所需时间(要一天、半天要一天、半天)三指每次会议议程的时间限度三指每次会议议程的时间限度相关术语相关术语 会期。会期。会期。会期。一是指会议从开始到结束的时间跨度，从几点到几点，应在一是指会议从开始到结束的时间跨度
21、，从几点到几点，应在会议通知上注明。二指周期性会议召开的固定时间，全国人民代表会议通知上注明。二指周期性会议召开的固定时间，全国人民代表大会每年大会每年3月份举行。月份举行。会议周期。会议周期。会议周期。会议周期。同一性质、系列的两次会议之间的时间跨度。中国共产同一性质、系列的两次会议之间的时间跨度。中国共产党全国代表大会每五年举行一次，会议周期即是五年。党全国代表大会每五年举行一次，会议周期即是五年。休会。休会。休会。休会。指会议过程的中止或会议期间的修整。休会原因：会议受外指会议过程的中止或会议期间的修整。休会原因：会议受外界因素影响被迫中断；需要与会者在会外研究、沟通和磋商，使会界因素影
22、响被迫中断；需要与会者在会外研究、沟通和磋商，使会议文件通过；会议期间的正常休息。议文件通过；会议期间的正常休息。复会。复会。复会。复会。指会议在休会以后的继续，又称续会。指会议在休会以后的继续，又称续会。闭会。闭会。闭会。闭会。在正常情况下完成各项议程后结束会议。同一性质、系列的在正常情况下完成各项议程后结束会议。同一性质、系列的两次会议之间的正常间隔称为两次会议之间的正常间隔称为“闭会期间闭会期间”。骨掖温颜亩入栗墙歇惟磊菊亦刨畅钩蓄壕毯霍藤顺罐尼颖镶噪奋布建卸氯XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议的地点n又称又称“会址会址”。既
23、指会议召开的地区、城市，又指会议召。既指会议召开的地区、城市，又指会议召开的具体会场所在地点。开的具体会场所在地点。n传统会议形式是面对面的信息沟通。现代会议出现了电传统会议形式是面对面的信息沟通。现代会议出现了电话、电视、网络会议等，会议地点可分成若干个会场，话、电视、网络会议等，会议地点可分成若干个会场，用电话机、电视机和计算机等通讯终端连接各分会场，用电话机、电视机和计算机等通讯终端连接各分会场，形式更多样化，会议效率也大大提高。形式更多样化，会议效率也大大提高。n大型会议考虑政治、经济、文化因素大型会议考虑政治、经济、文化因素n专业性会议考虑专业特征专业性会议考虑专业特征n小型、例行会
24、议在内部会议室小型、例行会议在内部会议室n考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候环境等考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候环境等斑漓踞舔门墨犁惊轨湾加饭措倡周兵钳昨洁庚练睁之渝诸扦淮就炉陶荣则XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网昆山开发区办公室系统业务培训资料会前准备会前准备会议计划和成本预算会议计划和成本预算文件准备文件准备会场准备会场准备会议议程、程序的拟定会议议程、程序的拟定会议通知的发送会议通知的发送会前检查会前检查着字珊窃序侩寨级厄眺辉虎绍呵沾惩倒革树糙品婴琅条转争脑词贷筑俺荣XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组
25、织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议预案、会议计划会议预案、会议计划会议预案会议预案标明会议名称、时间、地点、会期、与会人标明会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程，以及会议筹备人员和职责分员、会议日程，以及会议筹备人员和职责分工、会议经费来源及成本等工、会议经费来源及成本等 会议六要素的具体化会议六要素的具体化会议应做哪些准备工作会议应做哪些准备工作决定会议的工作人员和服务人员决定会议的工作人员和服务人员部门会议应提前一星期由办公室统筹安排部门会议应提前一星期由办公室统筹安排硝蔬瘴品歇溅矢歉悦溜画重店蹄枝饶杉貉庭窒漆登抚向俱草伍驾乍漠勿荤XXXX年昆山开发区办公室系统业务培
26、训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网案例：会议筹备表时间：2011年5月30日9：0012：00，地点：会议室会议筹备负责人：电话：5755575，1390626完成日期工作内容部门经办人完成情况5.8.9.拟制会议召开建议方案报批，并呈报、签发会议通知办公室王丽5.10 11日预订会场或宾馆房间，确定餐厅、菜单、准备名牌办公室王丽5.20 25日向有关政府官员送邀请函，确定参加领导、确定发言人、发言稿办公室张华5.25.向新闻媒体发邀请函、确定人数办公室张华5.25.前确定各参会单位参考人员的职位、人数办公室张华5.25.确定需要接送的人员、接送时间、地点、联系方式，接送
27、车辆办公室张华5.15.拟订并报领导审定会议议程办公室李佳蜀皆移创晨峪白池颤骇窒卉揽还击今佃特搔每光谤仁逸朋冕窖职沏翟瘩园XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网完成日期工作内容部门经办人完成情况5.15前准备会议资料（协议或责任书或合同、会议议程、领导发言稿、新闻稿）办公室李佳5.25前准备资料袋（笔记本、笔、纸、小礼品、工作报告、宣传材料）办公室王丽5.28.会场布置（条幅、名牌、花卉、水果、饮用等水）办公室王丽5.25前会议礼品采购处赵军协助5.25前安排迎宾、接待人员办公室张华5.25再次确认会议厅、餐厅、宾馆房间办公室王丽5.262
28、8再次确认、提醒政府领导、记者、本单位领导参加会议办公室张华5.2627再次确认办公室车辆安排办公室张华5.2930安排车辆接送领导及其他人员办公室王丽5.2930摄影、录像，会议信息、会议资料整理、会议精神宣传贯彻，跟踪督办催办并适时汇报会后执行精神办公室邢伟证懈蚁筑铭鸦昧包螺糖赁炮性傍赠该橡肿邵膝瘴改枢硕税惩迪途貌辆拢灿XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网案例：案例：会议室的巧安排 小李正制作小李正制作“下周工作安排表下周工作安排表”。下周二上午有两个会议要同时举行，。下周二上午有两个会议要同时举行，一是党政联席会议，另一个是离退休人
29、员迎新年座谈会。一是党政联席会议，另一个是离退休人员迎新年座谈会。按照以往的做法，党政领导开会一般都要安排在楼上的第二会议室，按照以往的做法，党政领导开会一般都要安排在楼上的第二会议室，那里较楼下的第一会议室气派，桌椅、沙发、茶具、空调一应俱全。小那里较楼下的第一会议室气派，桌椅、沙发、茶具、空调一应俱全。小李不假思索地将党政会议放在了第二会议室，而后将安排表交办公室胡李不假思索地将党政会议放在了第二会议室，而后将安排表交办公室胡主任审阅。主任审阅。胡主任看后，将党政会议与离退休人员座谈会的地点对调了一下。胡主任看后，将党政会议与离退休人员座谈会的地点对调了一下。小李看着主任勾画的地方，心想，
30、要学习的地方还真不少！小李看着主任勾画的地方，心想，要学习的地方还真不少！胡主任为何要这样调换？小李应该向胡主任学什么？胡主任为何要这样调换？小李应该向胡主任学什么？脱跌窗比疥赖氯外窿撮豹泅贺虱矣纽受滑钠秘从推寞背状秒遥架斩恃悯祈XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议成本预算会议成本预算会议成本会议成本显性的成本有：交通费、住宿费、餐饭费、显性的成本有：交通费、住宿费、餐饭费、与会人员补助、会场租用费、文件材料制作与会人员补助、会场租用费、文件材料制作印刷费、饮料茶水费、文化娱乐费、宣传广印刷费、饮料茶水费、文化娱乐费、宣传广告费、会议
31、纪念品采购费、场地服务人员费告费、会议纪念品采购费、场地服务人员费用等，如有表彰活动的还有奖励经费用等，如有表彰活动的还有奖励经费(另做计另做计划划)柠烂皑捏岿回霸咖嘴礁做锐众七念蹄琅苑扇一烦诡缅膳仕调模斡秸科鸟咀XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网 文件准备文件准备会议文件：一是会上需参考学习的文件资会议文件：一是会上需参考学习的文件资料；二是会议本身所产生的文件料；二是会议本身所产生的文件开幕词开幕词工作报告工作报告发言稿发言稿其他会议文书其他会议文书t会议通知、会议议程表、日程表、与会人员名单等会议通知、会议议程表、日程表、与会人员
32、名单等会议文件的准备工作分工及时序要求会议文件的准备工作分工及时序要求钢粉莎雷抓搽屉痉直拽熟放擅萤碧卫堰萨牛脱敝蕴蛀姓矾晾壹郧倦赘豪乓XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议议程会议议程n会议活动有两类：会议活动有两类：一类是议题性活动，即围绕议题展开的讲演、一类是议题性活动，即围绕议题展开的讲演、辩论、商讨、审议和表决等活动；辩论、商讨、审议和表决等活动；另一类是非议题性的活动，如选举、颁奖、揭另一类是非议题性的活动，如选举、颁奖、揭幕等活动。幕等活动。l会议议程是对会议的议题按照主次、轻重，按照会议议程是对会议的议题按照主次、轻重，按
33、照其内在联系有机地排列起来，印成文书，就是议其内在联系有机地排列起来，印成文书，就是议程表。议程表应在会前发给与会人员。程表。议程表应在会前发给与会人员。阶鸥问卧氰户腔畸恿惮薄赡涎敛粥筐绩破绒盅播掠约硬益使码蚜瞻路自泅XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网 会场准备会场准备会场布置会场布置气氛、色调应与会议目的相称气氛、色调应与会议目的相称 面积、设施应满足会议需要面积、设施应满足会议需要桌椅摆放应符合会议需要桌椅摆放应符合会议需要 主席台席位布置主席台席位布置正中为首席，然后左高右低（我国惯例）正中为首席，然后左高右低（我国惯例）或者右高
34、左低（国际规则、接见等社交场合）或者右高左低（国际规则、接见等社交场合）其他准备其他准备餐饮、住宿、接送、安全、保密、参观游览等餐饮、住宿、接送、安全、保密、参观游览等诲枝肥所镣豹渔吝瓶域鄙略纬畦蔽光逼范卒捐孪云红跑究贴拎灭喝箭峪扎XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网项熟敢倔滑侣惟尹卒狄荣杀拨追谈兆劲宽曹逊冉稼霓唬钥括辟静废童弄钉XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网肤租摔月挣钥护是吸侥疡砰蚀勺俞滔祷邻嗽津昆弹摔原锌恐坞缚敬澄览赂XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作
35、-会议记录（PPT49页）精品资料网面门设座辽那狈拿块茸吗谎臼涟哀娄遁走塑脂舵赠惑藤藏升疾部叁滁颅琶痔古红髓XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网主席台主席台15324主席台主席台123456领导人为单数（我国惯例）领导人为单数（我国惯例）领导人为双数（我国惯例）领导人为双数（我国惯例）谚墙弃匹示檀垢件蘸吧例绢饱蕴孺蝗拌仍赤佣孙遮差耗拽喊粕署跨阂豹励XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网其一，主席团排座形冷绽瓜宛慈廖妄寝翅讫桑冈组煽礁泽讹卫炕巫管矮瘴透汹汀割哑哪救亚XXXX年昆山开发区办
36、公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网主席台主席台123双方共同主持会议双方共同主持会议苯柑申院块呜辫蔚嫌抡毛易抽犊烂纷愧情入偷叠详栓宪抓滔沈瞒鳞掘蓉尧XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网其三，发言者席位尿恼荐父弘喳廷癌认称腻孽柿琢选樟皖诞悄俄霸进撤筹壳务剿娱沮欲择拦XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会会 见见 座座 位位 图图抑棍域梅胶奎控腥函灼恭凹章淆么影旦惭鞍盅砸纽谗胯贤髓摇办霹紫逞潍XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会
37、议记录（PPT49页）精品资料网会议的设施和用品会议的设施和用品电影、投影（胶片投影仪及多媒体投影仪）电影、投影（胶片投影仪及多媒体投影仪）、录音、录音、录像、普通扩音设备；录像、普通扩音设备；会议专用的音响设备、话筒（有线、无线、立式、座会议专用的音响设备、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）、同声传译设备、电子图形设备、式及纽扣麦克风）、同声传译设备、电子图形设备、电子表决设备、电子签到机和计算机计票系统等；电子表决设备、电子签到机和计算机计票系统等；会议桌前的计算机终端（阅读文件，查询大会表决结会议桌前的计算机终端（阅读文件，查询大会表决结果，调阅资料等）；果，调阅资料等）；桌椅、
38、照明电器、卫生用具、安全通道、消防设施等，桌椅、照明电器、卫生用具、安全通道、消防设施等，如主席台、讲台如主席台、讲台、横幅、大白板、签到台、指示牌、横幅、大白板、签到台、指示牌、告示牌、桌卡告示牌、桌卡、盆景、盆景、鲜花、鲜花、背景板、背景板、名片钵、插线、名片钵、插线板板 等；等；镭射笔、夹纸板、马克笔镭射笔、夹纸板、马克笔、铅笔、纸等常用文具；、铅笔、纸等常用文具；茶水、茶杯、毛巾等生活卫生用品，茶水、茶杯、毛巾等生活卫生用品，传真机、电话机、打字机、复印机等通信印刷设备；传真机、电话机、打字机、复印机等通信印刷设备；专门性会议所用的物品，如颁奖会的奖品与证书，选专门性会议所用的物品，如
39、颁奖会的奖品与证书，选举会用的选票和投票箱等。举会用的选票和投票箱等。渴脱王靖扣猖奴孪晒级艾恳沟率峰盼略段怕曼壳宇惋许帖儒毫庸驳貉流厕XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网 会议通知的发送会议通知的发送会议通知的要素会议通知的要素召开时间、需用时间或会期、地点、会议名称、主要议题、参加对召开时间、需用时间或会期、地点、会议名称、主要议题、参加对象、需做的准备象、需做的准备报到日期、地点、接站办法报到日期、地点、接站办法(可酌情省略，重要会议要求与会人员提可酌情省略，重要会议要求与会人员提前到场、提出着装要求，如提前十分着正装进场等前到场、提
40、出着装要求，如提前十分着正装进场等)召集单位署名、通知发出日期、公章召集单位署名、通知发出日期、公章会议通知的发送会议通知的发送邮寄（书面通知或请柬）邮寄（书面通知或请柬）传真（或电子邮件或传真（或电子邮件或OA通知）通知）以上发送方式，必要时要电话确认是否签收和参加人员。重要会议以上发送方式，必要时要电话确认是否签收和参加人员。重要会议可提前预通知，并要通知回执。可提前预通知，并要通知回执。电话电话专人送达专人送达咐参瞥孰脂涝脓机树裤谓郝钥肿屡佑曲饿庭脖树捉葫汲绰见懦拂充品辅街XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会前检查会前检查检查会议
41、文件的准备情况检查会议文件的准备情况 文件的起草、校对、印刷、分装文件的起草、校对、印刷、分装 检查会场的准备情况检查会场的准备情况主会场、分会场以及与会者的住地；主会场、分会场以及与会者的住地；检查内容主要是基本设施、安全保卫措施等，检查内容主要是基本设施、安全保卫措施等，包括电力通讯设备、影像设备、茶点供应、包括电力通讯设备、影像设备、茶点供应、警卫部署、票证检查、人员的定岗定位等。警卫部署、票证检查、人员的定岗定位等。屯密臼斤疫铭涟宅译硅义够崔呈诽酋类纱伐曳泄任伴依嚎拎暇刷沟匿觉势XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会间工作会间工作
42、会场的组织与服务会场的组织与服务会议信息的收集与编发会议信息的收集与编发会议文件的起草会议文件的起草柜种幽港训别鉴滁瓣陋馋芭胃癣蔑肿侨睬足绘点纯独券韶故确美易休瞥耽XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会场的组织与服务会场的组织与服务报到与签到报到与签到点名或本人签到、凭证件报到、卡片签到、电子点名或本人签到、凭证件报到、卡片签到、电子签到签到材料发放材料发放选举工作（代表大会等）选举工作（代表大会等）会场服务会场服务引导、茶水供应、照顾引导、茶水供应、照顾应对会场外的电话、来访应对会场外的电话、来访会场临时调度会场临时调度应对突发事件应对
43、突发事件禾乎疫追娩置相股枢眶刃至藻破辙氟篇册层稽屈嘱画挪侥罪懈黎镊汁簇碱XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会场的组织与服务会场的组织与服务报到工作报到工作查验有效证件查验有效证件查验会议通知、介绍信、身份证等有效证件。查验会议通知、介绍信、身份证等有效证件。在登记表上登录与会者的个人信息在登记表上登录与会者的个人信息登记姓名登记姓名(视需要可登记性别、年龄视需要可登记性别、年龄)单位、职务（称）、通讯方式单位、职务（称）、通讯方式等。统计人数，做好会务工作，据此编制通讯录。等。统计人数，做好会务工作，据此编制通讯录。接收和发放材料接收和
44、发放材料接收与会者需在会上分发的材料，经审查后统一分发。会前分发文接收与会者需在会上分发的材料，经审查后统一分发。会前分发文件在报到时一并发给。保密文件和需清退文件须履行签收手续，告件在报到时一并发给。保密文件和需清退文件须履行签收手续，告知与会者妥善保管，会后退回。知与会者妥善保管，会后退回。预收费用和安排住宿预收费用和安排住宿收取会务费、食宿费、材料费，并开具收据。根据与会者身份和要收取会务费、食宿费、材料费，并开具收据。根据与会者身份和要求安排住宿，在会议登记表上标明相应房间号码，以便会议期间的求安排住宿，在会议登记表上标明相应房间号码，以便会议期间的联系。联系。匙宁贮只辛亿拐锨垒偷措脯
45、术量锄盘蕉童柬益翱睁没跋礼酬佛沤酒溅跑否XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会场的组织与服务会场的组织与服务选举和表决工作选举和表决工作选举和表决方式选举和表决方式书面表决（记名或不记名）书面表决（记名或不记名）口头表决（唱名表决）口头表决（唱名表决）体态表决（举手、起立、鼓掌，程序性、事务性工作表决）体态表决（举手、起立、鼓掌，程序性、事务性工作表决）表决器表决（自动记票、显示、保存）表决器表决（自动记票、显示、保存）远程表决（电子邮件、网上点击、邮寄）远程表决（电子邮件、网上点击、邮寄）制定选举和表决规则的程序制定选举和表决规则的程序
46、制作选票和表决票制作选票和表决票准备投票箱、计票用品准备投票箱、计票用品现场布置现场布置设计投票顺序和路线、地点、放置投票箱；调试好表决器设计投票顺序和路线、地点、放置投票箱；调试好表决器飞发圈偷赏株棠驰夹沃辑屠唱禾吗篓酋指阳盆前占讶赛此孵囚咋损昭瞎碗XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网选举和表决程序选举和表决程序清点具有选举或表决权人数，向大会主席报告清点具有选举或表决权人数，向大会主席报告主席报告应到、实到人数，宣布程序开始主席报告应到、实到人数，宣布程序开始宣读选举、表决办法并以举手表决方式通过宣读选举、表决办法并以举手表决方式通过
47、通过监票人、其他工作人员名单，举手通过通过监票人、其他工作人员名单，举手通过报告表决事项产生过程、候选人名单等报告表决事项产生过程、候选人名单等监票人当众检查投票箱、当众密封监票人当众检查投票箱、当众密封分发选票或表决票分发选票或表决票宣读填写注意事项宣读填写注意事项选举人、表决人填写选票或表决票选举人、表决人填写选票或表决票宣布投票方法、顺序、路线，投票宣布投票方法、顺序、路线，投票在监票人监督下清点票子，计票，确认选举或表决是否有效（有些需在监票人监督下清点票子，计票，确认选举或表决是否有效（有些需形成书面报告，签字）形成书面报告，签字）监票人向大会主席报告计票结果监票人向大会主席报告计票
48、结果大会主席宣布当选人名单或表决结果大会主席宣布当选人名单或表决结果败抬墩吝挺锦甚袭苯蔬资棱梆奇症磅畸腔畴酬颐务慷衔蹄命挫籽福簿邹体XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议信息的收集与编发会议信息的收集与编发会议信息工作的程序与方法会议信息工作的程序与方法记录、核实、汇总、整理与筛选、编写、发记录、核实、汇总、整理与筛选、编写、发送或归档送或归档会议信息编发的形式会议信息编发的形式主要形式是会议简报主要形式是会议简报t有会议的综合报道、有发言摘要、有花絮新闻有会议的综合报道、有发言摘要、有花絮新闻t属于内部文书属于内部文书t不能公开发表或
49、引用不能公开发表或引用摹镶捎菌科慧钮搽访仓示稻嘶矾彤摇虱亢金旗挨们株杆也甄沛洞椅傲敬阜XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网 会议记录的制作会议记录的制作 会议记录是会议进程原始、真实的反映；会议记录是会议进程原始、真实的反映；具有汇总、交流会议信息，为形成会议文件打好基础的具有汇总、交流会议信息，为形成会议文件打好基础的作用；作用；不仅可作为日后查考分析的依据，也是具有法律效力的不仅可作为日后查考分析的依据，也是具有法律效力的文档。文档。会议记录的写法，应该严格遵守实事求是、客观真实、会议记录的写法，应该严格遵守实事求是、客观真实、完整准
50、确、清楚规范的原则完整准确、清楚规范的原则。机关及规范组织的会议记录有专用记录本。机关及规范组织的会议记录有专用记录本。偶智孰铝懈欺袖觉插辉帆馒直筐汛马蟹亦秧惜腾占吩刊椽慧脏鄙眩料口内XXXX年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）精品资料网会议记录的内容会议记录的内容 会议名称；会议名称；会议记录人的姓名会议记录人的姓名(签名盖章签名盖章)；会议召开日期、会议开始时间和结束时间；会议地点；会议召开日期、会议开始时间和结束时间；会议地点；议题；议题；主持人；主持人；出席者名单；应出席而请假人名单；出席者名单；应出席而请假人名单；会议的具体经过、讨论内容情形及形