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1、来访接待管理规定 1 目的 规范公司来访接待管理工作。2 适用范围 本标准适用于 XX 物业管理有限责任公司的来访接待管理工作。本标准规定了公司接待来访的程序和要求。3 管理职责 3.1 接待来访的管理部门为行政人事部。3.2 对外接待需其他部门配合时，可由行政人事部进行协调，相关部门应服从安排，积极配合。4 程序和要求 4.1 原则 4.1.1 接待应遵循“平等、对口、主动、热情、大方、节约、周到、不卑不亢”的原则。4.1.2 一般情况下，级别与权限相当，同级别出面，特殊情况高规格接待。4.1.3 各职能部门对口接待，若是综合性接待，相关部门应予以配合。4.1.4 接待来宾从简，不铺张浪费，
2、不重复宴请，主方人数原则上不多于宾客人数。4.1.5 以礼相待，接待程序应衔接周密，接待方式应完善，使客人高兴而来，满意而去。4.1.6 重要接待要有记录。接待时应注意保守公司机密，接待外宾时应注意保守国家机密。4.2 程序 4.2.1 掌握来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命，抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。4.2.2 提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，报请总经理室批准。4.2.3 接待来宾身份、人数、性别预订住宿，安排好伙食标准、用餐方式、时间、地点，按抵达时间按时派人派车迎接。4.2.4 公司有关人员前往来宾，便是欢迎与问候。4.2.5 接待规格
3、和礼仪，安排有关领导前往住所看望，接待部门安排会见地点、时间、陪同人员。4.2.6 按要求组织来宾活动，参观、考察、交流、座谈会等。4.2.7 根据客人意见，预定车、船、机票，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。4.2.8 每次重要接待或较大规模接待完成后，应进行小结，以便总结经验，改进接待工作。4.3 礼仪 4.3.1 名片的接受和保管：a)名片应先递给上级或长辈；b)把自己的名片递出时，应把文字向着对方，双手拿出，一边递交，一边说出自己的姓名；c)接对方名片时，应双手去接，拿到手后，马上要看，正确记住对方姓名后，将名片收起，如遇对方姓名有难认的文字，马上询问；d)对收到的名片妥善保管，
4、以便检索。4.3.2 介绍与被介绍方式和方法如下：a)直接见面介绍场合下，应先把下级介绍给上级；先把年轻的介绍给年老的；先把本公司的人介绍给来宾；b)当一方有很多人需要同时介绍时，应先介绍其中职位最高或酌情而定；男女间的介绍，应先把男性介绍给女性；c)无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍的对象和内容负责。4.3.3 接待时要求如下：a)在规定接待时间内，不应迟到或缺席；b)来宾访问时，马上起身，并热情让座；c)接待来宾时应主动、热情、大方、微笑；d)来比多时应按序进行，不能先接待熟悉的，而冷落其他来宾。4.4 接待的其他规定 4.4.1 参观本物业的来访人员必须提前一天与公司联系
5、（特殊情况除外），并说明来访者单位、目的、人数、时间，公司行政人事部根据公司有关指示接待来访单位，非特殊情况，开据（接待来访）工作联系单。4.1.2 所有人员在未接到公司指示前，对来访、参观、学习人员应婉言回拒，并告之本公司的接待程序。4.1.3 政府部门领导、新闻媒介机构来物业临时进行检查或采访时，当值人员应及时通知行政人事经理（如来访者级别较高时，应请示总经理）陪同，安排好接待服务工作，并请领导签名、留影。4.1.4 重要的接待工作须做好来访记录和来宾签名、拍照工作，有关资料交资料室妥善保管，并在年度公司大事纪要中予以反映；有关接待的信息，由资料员汇总上报公司，根据公司需要提供相关资料和照片，供公司留存、宣传之用。4.1.5 所有接待场所、名牌、签名簿、水果、礼品、就餐等工作，由行政人事部或管理处客户服务部根据领导指示，按来访者级别统一进行安排。4.5 来访接待的流程图（略）5 记录表格 工作联系单（来访接待）