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1、 鑫科集团 会议管理制度 目 录 第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 总则.1 会议形式.1 会议组织.2 会议效率管理 .4 会 议 室 管理.6 附则.6 附录：会议记录簿.7 第 1 页 第一章 总则 第一条 为使鑫科集团公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。第二条 会议本着精减、有效、节俭原则运行。第二章 会议形式 第三条 总裁办公会 （一）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员。（二）周期：根据需要随时召开；（三）会议总裁质询会
2、（一）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员；（二）周期：每周一次；（三）会议全体员工会议 （一）出席人员：公司全体员工；（二）周期：每半年或一年、或不定期；（三）会议内容：公司经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议；（四）主持人：总裁。第六条 每周晨会 （一）工作汇报会 （一）专题会议 （一）各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第三章 会议组织 第十
3、条 会议程序 一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：（一）确立会议议题；（二）安排会议议程；（三）发出会议通知；（四）会务准备；（五）做会议记录和摄像、录音；（六）整理会议纪要、决议；（七）相关领导阅改、签批；（八）印发有关部门、人员，并归档。第十一条 确立会议议题 会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。第十二条 对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议程；6、会议主持人；7
4、、出席人员（名单）；8、会议财务（支出收入）预算；9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。该报告批准后方执行。第十三条 提前发出会议通知 （一）通知会务准备 会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投影仪、幻灯片和白板或黑板等。根据会议的各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。一个部门
5、召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。第十六条 各部门起草会议纪要的判断会议效率的高低有以下的标准：（一）会议是否按预期进行 （二）目的及议题是否清晰，是否彻底讨论 （三）会场准备是否完善 （四）资料是否齐全 （五）会议日程是否有计划性 （六）参加者是否预先了解主题 （七）讨论离题是否严重 （八）会议气氛是否热烈 （九）建设性发言数量 （十）是否得出结论或对策 第十八条 提高会议效率的要领 （一）要严格遵守会议的开始时间；（二）要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；（三）要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；（四）在会议进行中要注意如下事项：1.发言发言是否全体
6、人员都专心聆听发言?4.发言的会议禁忌事项 （一）发言时不可长篇大论，滔滔不绝；（二）不可取用不正确的资料；（三）不可打断他人的发言；（四）不要中途离席。第二十条 会议管理技巧 （一）控制出席人数，与会无关者不参加；（二）每次会议须明确主题；（三）对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议；（四）会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间；（五）对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。第五章 会议室管理 第二十一条 会议室使用登记手续 （一）凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手
7、续；（二）会议室预约登记手续由总裁办办理；（三）会议结束后将会议纪要送总裁办备案。第二十二条 会议室必备的物品、用品和环境 （一）会议室备有会议桌、椅；（二）会议室备有饮水机；（三）会务准备有特殊要求的，请与总裁办协商；（四）会议室保洁。第二十三条 会议室使用环境卫生的要求 （一）注意保持会议室的环境卫生；（二）严禁在会议室吃东西；（三）严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；（四）严禁在会议室处理与工作无关的事情。第二十四条 会议室维护费用由总裁办编制预算并执行。第六章 附则 第二十五条 第二十六条 本办法的拟定或者修改由总裁办负责，报总裁批准后执行。本办法由总裁办负责解释。附录：会议记录簿 （1）重要会议，有言必录，详细记录；（2）一般会议，可摘其要点记录；（3）日常事务性会议，简要记录；（4）对于重要会议记录，与会人员须确认签字；（5）本簿装订成册使用。