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1、 总账总账 UFO报表报表成都杰创普信信息技术有限公司 李军学 2012-08-01课程大纲一、系统基本信息设置二、初始数据的作业日常会计核算作业三、UFO报表系系统统主主画画面面总帐系统业务基本流程图系统基本信息设置1.系统启用2.设置部门档案3.设置客户分类、档案4.设置供应商分类、档案1. 系统启用注意： 只有账套主管才有权在企业应用平台中进行系统启用 ；各系统的启用时间必须大于或等于账套的启用时间 启用系统有两种方法，一种是系统管理员在建立账套时直接启用，另一种是账套主管在企业应用平台的基本信息中进行系统启用 。2.部门档案在“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“机构人员”|“部门档案
2、”命令，进入“部门档案”窗口 3.客户分类、档案客户分类： 在“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“客商信息”|“客户分类”，进入“客户分类”窗口 客户档案： 在“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“客商信息”|“客户档案”命令，打开“客户档案”窗口，执行操作4. 供应商分类、档案供应商分类： 在“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“客商信息”|“供应商分类”，进入“供应商分类”窗口 供应商档案： 在“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“客商信息”|“供应商档案”命令，打开“供应商档案”窗口，执行操作业务工作1.数据准备：会计科目设置、增加或修改会计科目、设置凭证类别、设置结算方式2.日常业务
3、处理3.账表查询4.期末处理数据准备-指定会计科目注意：（1）被指定的“现金总账科目”及“银行总账科目”必须是一级会计科目（2）只有指定现金及银行总账科目才能查询现金日记账和银行存款日记账 （1）在企业应用平台的“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“财务”|“会计科目”命令，进入“会计科目”窗口。（2） 执行“编辑”|“指定科目”命令，打开“指定科目”对话框。（3） 单击“”按钮将“1001库存现金”从“待选科目”窗口选入“已选科目” 窗口。（4） 用同样的方法指定“银行存款”科目（5） 单击“确定”按钮 数据准备-增加或修改会计科目注意：（1）如果预置的科目如“1002”已经被设置为“日记账
4、”及“银行账”，那么当新增科目时如“100201”则自动被识别为“日记账”及“银行账”。（2）会计科目编码应符合编码规则。（3）如果科目已经使用，则不能被修改或删除。（4）设置会计科目时应注意会计科目的“账页格式”，一般情况下应为“金额式”，也有可能是“数量金额式”等，如果是数量金额式还应继续设置计量单位，否则仍不能同时进行数量金额的核算。（5）如果新增科目与原有某一科目相同或类似则可采用复制的方法在“会计科目”窗口中，单击“增加”或“删除”按钮，可以打开“新增会计科目”或“修改会计科目”对话框 ，执行相应操作数据准备-设置结算方式（1）在企业应用平台的“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“收
5、付结算”|“结算方式”命令，进入“结算方式”窗口 （2）录入结算方式初始数据的作业日常会计核算作业1.设置常用摘要2.填制凭证3.审核凭证4.修改凭证5.删除凭证6.记账7.冲销记账凭证业务介绍设置常用摘要注意:常用摘要中的“相关科目”是指使用该摘要时通常使用的相关科目。如果设置相关科目，则在调用该常用摘要时系统会将相关科目一并列出，可以修改 (1)设置常用摘要后可以在填制凭证时调用 (2)在企业应用平台“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“其他”|“常用摘要”命令，打开“常用摘要”对话框 填制凭证（1）在凭证填制完成后，直接单击“保存”保存凭证（2）凭证填制完成后，在未审核前可以直接修改（3
6、）如果凭证的金额录错了方向，可以直接按空格键改变余额方向（4）凭证日期应满足总账选项中的设置，如果默认系统的选项，则不允许凭证日期逆序（5）在填制凭证时如果使用含有辅助核算内容的会计科目，则应选择相应的辅助核算内容，否则将不能查询到相关的辅助账（6）如果在设置凭证类别时已经设置了不同种类凭证的限制类型及限制科目，则在填制凭证时，如果凭证类别选择错误，在进入新的状态时系统则会提示凭证不能满足的条件，凭证不能保存 审核凭证（1）系统要求制单人和审核人不能是同一个人（2）凭证审核的操作权限应首先在“系统管理”的权限中进行赋权（3）在凭证审核的功能中除了可以分别对单张凭证进行审核外，还可以执行“成批审
7、核”的功能，对符合条件的待审核凭证进行成批审核 （4）已审核的凭证将不能直接修改，只能在取消审核后才能在填制凭证的功能中进行修改 修改凭证（1）未审核的凭证可以直接修改，但是，凭证类别不能修改。（2）如果在总账系统的选项中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”，则在填制凭证功能中可以由非原制单人修改或作废他人填制的凭证，被修改凭证的制单人将被修改为现在的修改凭证的（3）如果在总账系统的选项中没有选中“允许修改、作废他人填制的凭证”，则只能由原制单人在填制凭证的功能中修改或作废凭证。（4）已审核的凭证如果发现有错误，应由原审核人在“审核凭证”功能中取消审核签字后，再由原制单人在填制凭证功能中修改凭
8、证。（5）凭证的辅助项内容如果有错误，可以在单击含有错误辅助项的会计科目后，将鼠标移到错误的辅助项所在位置，当出现“笔头状光标”时双击此处，弹出辅助项录入窗口，直接修改辅助项的内容，或者按Ctrl+S键调出辅助项录入窗口后修改 人。删除凭证（1）未审核的凭证可以直接删除，已审核或已进行出纳签字的凭证不能直接删除，必须在取消审核及取消出纳签字后再删除 （2）若要删除凭证，必须先进行“作废”操作，而后再进行整理 （3）对于作废凭证，可以单击“作废/恢复”按钮，取消“作废”标志 （5）只能对未记账凭证进行凭证整理。（6）账簿查询时查不到作废凭证的数据 记账（1）如果期初余额试算不平衡不允许记账，如果
9、有未审核的凭证不允许记账，上月未结账本月不能记账。（2）如果不输入记账范围，系统默认为所有凭证。（3）记账后不能整理断号。（4）已记账的凭证不能在“填制凭证”功能中查询 查询日记账注意：（1）只有在“会计科目”功能中使用“指定科目”功能指定“现金总账科目”及“银行总账科目”，才能查询“现金日记账”及“银行存款日记账”。（2）既可以按日查询，也可以按月查询现金及银行存款日记账。（3）查询日记账时还可以查询包含未记账凭证的日记账。在已打开的日记账窗口中还可以通过单击“过滤”按钮，通过输入过滤条件快速查询日记账的具体内容。（4）在已打开的日记账窗口中还可以通过单击“凭证”按钮，查询该条记录所对应的记
10、账凭证执行“出纳”|“现金日记账”命令，打开“现金日记账查询条件”对话框。单击“确定”按钮，进入“现金日记账”窗口 定义转账分录（1）设置自定义结转凭证（2）设置对应结转转账凭证 对应结转不仅可以进行两个科目一对一结转，还可以 进行科目的一(一个转出科目)对多(多个转入科目)的结转。 对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目 结构必须一致(相同明细科目)，如果有辅助核算，则两个 科目的辅助账类也必须一一对应。 对应结转只能结转期末余额（3）设置期间损益结转转账凭证 损益科目结转表中的本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目 生成凭证（1）生成期末自定义结转及对应结转的转
11、账凭证 由于期末转账业务的数据来源为账簿，因此，为了保证数据准确应在所有业务都记账后再进行期末转账业务的操作 （2）生成期间损益结转凭证 转账凭证生成的工作应在月末进行。如果有多种转账凭证形式，特别是涉及到多项转账业务，一定要注意转账的先后次序。 通过转账生成功能生成的转账凭证必须保存，否则将视同放弃。 期末自动转账处理工作是针对已记账业务进行的，因此，在进行月末转账工作之前应将所有未记账的凭证记账 对账（1）执行“期末”|“对账”命令，打开“对账”对话框。（2）单击“试算”按钮，出现“试算平衡表”。（3）单击“确定”按钮，单击“选择”按钮，在是否对账栏出现“Y”标志，选中要对账的月份。再单击
12、“对账”按钮，系统开始对账，并显示对账结果 结账（1）结账后除查询外，不得再对本月业务进行任何操作。（2）如果某种原因需要取消本月结账，需要账套主管在“结账”界面按Ctrl+Shift+F6键激活“取消结账”功能；输入口令，即可取消结账标记 （1）执行“期末”|“结账”命令，打开“结账”对话框（2）按照向导进行操作UFO报表UFO的主要功能的主要功能 UFO与其他电子表软件的最大区别在于它是真正的与其他电子表软件的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。完全实现了三维立体表的四维处理能力。
13、生成常用报表生成常用报表 根据用户账套初始设置的默认账套的账套行业性质根据用户账套初始设置的默认账套的账套行业性质自动生成资产负债表、损益表、利润分配表以及与自动生成资产负债表、损益表、利润分配表以及与该行业性质相关的其他报表。该行业性质相关的其他报表。UFO系统与其他系统接口基本操作流程报表窗口界面展示 菜单栏菜单栏标题栏标题栏 表体表体 工具栏工具栏 编辑栏编辑栏格式状态和数据状态 UFO 将含有数据的报表分为报表格式设计工作与报表数据处理工作。是在不同的状态下进行的。实现状态切换的点击格式/数据按钮（Ctrl+D）。 格式状态设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单
14、元、关键字、可变区等。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。不能进行数据的录入、计算等操作。您所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。 数据状态在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。不能修改报表的格式。您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。生成常用报表功能展示进入进入UFOUFO报表系统后，点新建报表后，才能出现其他菜单栏，点格式生成常用报表系统后，点新建报表后，才能出现其他菜单栏，点格式生成常用报表后系统会自动生成报表后系统会自动生成8 8张常用报表，可以在常用报表基础上修改成自己工作报表，张常用报表，可以在
15、常用报表基础上修改成自己工作报表，做为日后使用标准模板。做为日后使用标准模板。报表调用作业报表格式状态下公式导入格式状态下完成全部的报表设置过格式状态下完成全部的报表设置过程，但不能对数据进行操作程，但不能对数据进行操作报表格式状态下公式导入关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO 共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。表可以定义多个关键字。单位名称：单位名称：字
16、符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称单位编号：单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号年：年：数字型（19802099），该报表表页反映的年度季：季：数字型（14），该报表表页反映的季度月：月：数字型（112），该报表表页反映的月份日：日：数字型（131），该报表表页反映的日期报表格式状态关键字报表格式状态关键字报表格式状态关键字取消报表数据状态下数据提出数据状态下只能进行表页的操作和计算，数据错误要转换到格式状态修改，然数据状态下只能进行表页的操作和计算，数据错误要转换到格式状态修改，然后再重新计算数据。后再重新计算数据。报表数据状态下表页增加表页可以与报表
17、月份对应，表页可以与报表月份对应，并可将完成的报表锁定，方并可将完成的报表锁定，方便日后查询。便日后查询。报表保存只要是之前另存为报表，之后不需要新建表，直接点打开，系统就可以默认只要是之前另存为报表，之后不需要新建表，直接点打开，系统就可以默认上次保存报表文档路径和文件名，选择相应的报表后确定即可。上次保存报表文档路径和文件名，选择相应的报表后确定即可。自定义报表作业自定义报表作业快捷键快捷键新建报表 Ctrl+N打开报表 Ctrl+O关闭报表或图表 Ctrl+F4保存报表或图表 Ctrl+S打印 Ctrl+P退出 Alt+F4剪切 Ctrl+X复制 Ctrl+C粘贴 Ctrl+V编辑单元公式 显示风格 F5插入图表对象 Ctrl+F2向前翻页 Ctrl+PageUp向后翻页 Ctrl+PageDown计算器 F9 自定义报表作业尺寸设置自定义报表作业表格设置自定义报表作业单元格设置查看其他月份报表作业演讲完毕，谢谢观看！