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1、房地产公司档案管理制度档案管理制度档案管理制度第一章第一章 总总 则则第一条第一条 为了加强公司档案的系统管理为了加强公司档案的系统管理, ,实现档案管理的规范化、制度化实现档案管理的规范化、制度化, ,更好地为公司更好地为公司 各项工作服务各项工作服务, ,根据档案法和公司有关规定根据档案法和公司有关规定, ,结合公司实际情结合公司实际情况况, ,特制订本办法。特制订本办法。第二条第二条 凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的, ,具有查考利用价值具有查考利用价值的文件材料的文件材料, ,必必 须按规定定期向总公司机要档案室移交须按规定定期向总公司机要档
2、案室移交, ,集中管理集中管理, ,任何部门、任何部门、单位和个人不得据为已有。单位和个人不得据为已有。第二章第二章 档案管理体制档案管理体制第三条第三条 公司档案工作实行统一领导公司档案工作实行统一领导, ,分级保管分级保管, ,分级查阅的原则。其中分级查阅的原则。其中: :一级管理是指一级管理是指 公司综合部的统筹管理公司综合部的统筹管理, ,由综合部指定专职人员负责由综合部指定专职人员负责; ;二级管二级管理是指各部门的档案资料管理工理是指各部门的档案资料管理工 作作, ,由各部门指定人员专由各部门指定人员专( (兼兼) )职本部门的档职本部门的档案管理工作案管理工作, ,或由综合部派驻
3、专职人员协助管理。或由综合部派驻专职人员协助管理。 第四条第四条 公司档案管理的公司档案管理的分散与集中。分散与集中。1 1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可, ,综合部可视情综合部可视情况保存财务管理况保存财务管理 方面的文件资料复印件。方面的文件资料复印件。2 2、有关人事方面的资料、有关人事方面的资料, ,由综合部人事专员保管。由综合部人事专员保管。3 3、属工程项目方面的资料、属工程项目方面的资料, ,由工程部保管由工程部保管, ,并于每季度末将档案清单交到并于每季度末将档案清单交到综合部档案管综合部档案管 理员备案留底理员
4、备案留底; ;其中其中, ,属于政府或专业主管部门审批的图纸、属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档批文或批件一律交由综合部归档 保管保管, ,本部门可视情况保留复印件。在工程本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内项目竣工档案备案后半个月内, ,把所有档案移交到把所有档案移交到 综合部档案室统一保管。综合部档案室统一保管。4 4、设计部负责工程图纸资料的临时保管、设计部负责工程图纸资料的临时保管, ,并在每月初第一个工作日向综并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交合部档案室移交 上个月已办结的资料上个月已办结的资料, ,但属机密级以上的资料应当在办
5、结后但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份立即移交。设计图纸的原稿制作份 数根据合同约定及实际需要报请分管领数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。导批准。5 5、营销中心对外签定的广告、策划合同、营销中心对外签定的广告、策划合同, ,应当在签署完毕时应当在签署完毕时, ,即向综合部即向综合部档案管理员移档案管理员移 交交, ,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调移交已办结的有关上个月市场调 查报告查报告, ,项目策划与广告项目策划与广告, ,和销售策划方案和销售策划方案方面的
6、资料。方面的资料。6 6、销售合同的档案管理、销售合同的档案管理: :销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员合部档案管理员 移交一份售楼合同移交一份售楼合同, ,编号永久保存。并在房管局办完手续编号永久保存。并在房管局办完手续, ,合同上加盖备案章合同上加盖备案章( (按揭贷款需再按揭贷款需再 加盖预抵押章加盖预抵押章) )后后, ,当日即移交另一份售楼当日即移交另一份售楼合同合同, ,和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管, ,其中网上备案其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号
7、永久保存。待公司向客户交付房产单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产 后后, ,综合综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证, ,并并最终最终 将此合同移交给房管局。将此合同移交给房管局。7 7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管理员保管, ,本部本部 门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后, ,将相关将相关的签证单移交到财务部保存。的
8、签证单移交到财务部保存。 8 8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同归档保管。由公司对外签订的经济合同, ,原原 则上公司应保留两份原件则上公司应保留两份原件, ,财务财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时, ,由财务部由财务部 保存原件保存原件, ,综综合部保存复印件合部保存复印件( (售楼合同除外售楼合同除外) ) 。9 9、各部门向综合部档案室移交档案时、各部门向综合部档案室移交档案时, ,应同时移交相关文件的电子文档。应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的
9、归档范围外的 请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。自行保管。1010、各子公司及事业部负责本单位的档案管理、各子公司及事业部负责本单位的档案管理, ,属机密级以上档案应在事属机密级以上档案应在事件办理完毕后件办理完毕后 2 2 个工作日内移交到综合部档案室统一保管个工作日内移交到综合部档案室统一保管, ,本单位可视情况本单位可视情况保留复印件。保留复印件。第五条第五条 各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档, ,综合部档案管理综合部档案管理 人员有
10、责任对二级档案管理工作进行监督和指导人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导, , 并且每并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。年对二级档案管理进行一次检查验收。 第六条第六条 各部门向综合部档案室移交各部门向综合部档案室移交档案时档案时, ,要严格履行移交手续。资料管理员应保持相要严格履行移交手续。资料管理员应保持相 对稳定对稳定, ,人员变动应及人员变动应及时通知综合部档案室时通知综合部档案室, ,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向 接办接办人员交接清楚人员交接清楚, ,才能离职。才能离职。第三章第三章 档案档案 的归档范围的归档范围第
11、七条第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿技术资料、簿 册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。门类和各种载体档案均属归档范围。 1 1、部门、部门( (含部门含部门) )以上的各种计划、方以上的各种计划、方案、规划案、规划, ,各种重大决议、总结、报告各种重大决议、总结、报告, ,和各种和各种 重要通知、通报重要通知、通报, ,及各种公文、及各种公文、会议纪要、大事记。会议纪要、大事记。2 2、各种工
12、程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。3 3、各类工程检测、鉴定报告。、各类工程检测、鉴定报告。4 4、各种协议书、合同书、各种协议书、合同书, ,各种技术资料各种技术资料, ,和各种设备档案及说明书。和各种设备档案及说明书。5 5、公司年初财务预算报告及年终财务报告、公司年初财务预算报告及年终财务报告, ,各种财会报表及原始凭证、各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方帐册及其管理方 面的文件材料。面的文件材料。6 6、公司各种审计报告、资产评估报告。、公司各种审计报告、资产评估报告。7 7、公司各种管理规章制度和人事档案。
13、、公司各种管理规章制度和人事档案。8 8、公司各种注册、登记证件、政府批文、公司各种注册、登记证件、政府批文, ,各种法律证照、公证文件。各种法律证照、公证文件。9 9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。1010、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动活动, ,及用于营及用于营 销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。1111、公司发展大事记、公司发展大事记, ,和公司总经理亲自起草或
14、修改的重要文稿。和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。1212、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件; ;上级主管部门、单位上级主管部门、单位的来文等。的来文等。 1313、其他需要归档的重要文件。、其他需要归档的重要文件。第四章第四章 档案的归档与立卷档案的归档与立卷第八条第八条 档案在形成过程中档案在形成过程中, , 经办人员应及时对有关文字材料和图样进行经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理系统收集和整理, , 不遗漏、不丢失不遗漏、不丢失, ,确保全部资料能够真实、完整、齐全地确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档
15、。一项工作由几个向档案室移交归档。一项工作由几个 部门参与办理的部门参与办理的, ,在工作中形成的文件在工作中形成的文件材料材料, ,由主办部门或人员负责收集。由主办部门或人员负责收集。第九条第九条 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写书写, ,不得使用不得使用 圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。一般不得用复印件代替原件存档。 第十条第十条 凡属归档范围的文件凡属归档范围的文件, ,经办部门经办部门资料员应在规定
16、时间内将原件及时归档资料员应在规定时间内将原件及时归档, ,任何单任何单 位和个人不得私自留存位和个人不得私自留存; ;经经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要, ,原稿原稿 须由经办须由经办部门保管者部门保管者, ,应经综合部负责人同意后妥为保存应经综合部负责人同意后妥为保存, ,综合部以复印件归档综合部以复印件归档, ,经办经办部门在部门在 原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。第十一条第十一条 各种实物档案各种实物档案( (奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠奖品、奖杯、锦旗
17、、奖章、证书、牌匾、馈赠品等品等) )归档必须归档必须 有原件有原件, ,并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、时间、 地点、主要人物、背景、摄地点、主要人物、背景、摄 录者录者, ,归档声像资料必须是原版、原件、归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。清晰、完整。第十二条第十二条 为避免归档档案的遗漏和混乱为避免归档档案的遗漏和混乱, ,档案管理员要认真核对归档档档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、案的名称、份数、 原件或复印件等情况原件或复印件等情况, ,设立档案归档签收本设立档案归档签收本, ,列明档案的列明档案的名称、份数
18、及必要说明并办理签收手名称、份数及必要说明并办理签收手 续。移交清单一式二份续。移交清单一式二份, ,双方签字后各双方签字后各执一份。执一份。第十三条第十三条 立卷应以部门为主立卷应以部门为主, ,结合其他特征的方法组卷结合其他特征的方法组卷, ,把有密切联系的把有密切联系的文件组合在一文件组合在一 起起, ,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起, ,文文件上视情况加盖密级印鉴件上视情况加盖密级印鉴, ,按保按保 管期限和文件年限分开立卷。管期限和文件年限分开立卷。第十四条第十四条 立卷时应编制好案卷目录立卷时应编制好案卷目录, ,把文件
19、的标题、日期、单位、部门把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚等项目填写清楚, ,概括而简洁地拟好案卷标题概括而简洁地拟好案卷标题, ,把案卷内容表达出来把案卷内容表达出来, ,填写备填写备考表考表, ,注明保管期限。案卷装订整注明保管期限。案卷装订整 齐、牢固齐、牢固, ,无任何金属物。无任何金属物。第五章第五章 档案的分类与编号档案的分类与编号第十五条第十五条 档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、记、编号、备份、 归档和建立检索目录归档和建立检索目录, ,提高档案利用率提高档案利用率, ,保证档案
20、管理工保证档案管理工作的顺利进行。作的顺利进行。第十六条第十六条 档案分类与编号规则档案分类与编号规则, ,见附表。见附表。第六章第六章 档案的保管工作档案的保管工作第十七条第十七条 公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房, ,库房须具备防库房须具备防盗、防水渍、防盗、防水渍、防 潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件, ,门窗应结实牢固。各部门根据保存门窗应结实牢固。各部门根据保存 档案数量档案数量, ,设置存放档案的箱柜。设置存放档案的箱柜。第十八条第十八条 归档资料要进行登记归档资料要
21、进行登记, ,编制归档目录编制归档目录, ,完善检索工具完善检索工具, ,以便提供以便提供利用。根据公利用。根据公 司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号, ,分卷装订成册分卷装订成册, ,保保管要有条理管要有条理, ,主次分明主次分明, ,存存 放科学。库存档案必须图物相符放科学。库存档案必须图物相符, ,帐物相符。帐物相符。第十九条第十九条 档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容, ,发现问题应及时上发现问题应及时上报综合部负责人报综合部负责人, , 重要问题应及时上报总经理。要熟悉所负责的档案资料重要问题应及时上
22、报总经理。要熟悉所负责的档案资料, ,了解利用者的需求了解利用者的需求, ,掌握利用规律。掌握利用规律。 要经常清理档案柜卫生要经常清理档案柜卫生, ,做到不堆放、做到不堆放、不杂乱不杂乱, ,整洁有序整洁有序, ,醒目易找。醒目易找。第二十条第二十条 档案管理员要做好档案流失的防护工作档案管理员要做好档案流失的防护工作, ,妥善保管妥善保管, ,谨防丢失谨防丢失, ,不得随意转借不得随意转借, , 或替当事人涂改内容或替当事人涂改内容; ;档案柜及库房钥匙不得随身携带。严档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室禁无关人员进入档案室, ,非档案管非档案管 理人员无故不许在档案室逗留
23、。要严格遵理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度守档案安全保密制度, ,对档案的机密内容对档案的机密内容, ,要做到守要做到守 口如瓶口如瓶, ,严守职责严守职责, ,不得不得传播或泄露内容。传播或泄露内容。第二十一条第二十一条 档案发生泄密、损毁或丢失时档案发生泄密、损毁或丢失时, ,根据给公司所造成损失的大根据给公司所造成损失的大小小, ,按规定对有按规定对有 关责任人进行处罚。关责任人进行处罚。第七章第七章 档案的保管期限与密级档案的保管期限与密级第二十二条第二十二条 根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴
24、别档案的价值别档案的价值, , 确定其保管期限和密级。确定其保管期限和密级。第二十三条第二十三条 保管期限保管期限文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外, ,依下列规定办依下列规定办理理: :1 1、永久保存、永久保存:(1):(1)公司章程公司章程; ; (2)(2)股东名簿股东名簿; ; (3)(3)组织规程及办事细则组织规程及办事细则; ; (4)(4)董董事会及股东事会及股东 会纪录会纪录; ; (5)(5)财务报表财务报表; ; (6)(6)政府机关核准文件政府机关核准文件; ; (7)(7)不动产所有不动产所有权状及其他
25、债权凭证权状及其他债权凭证; ; (8)(8)工程工程 设计图设计图; ; (9)(9) 规章制度规章制度; ; (10)(10) 其他经核定其他经核定须永久保存的文书。须永久保存的文书。2 2、 1010 年保存年保存:(1):(1)预算、决算书类预算、决算书类; ; (2)(2)会计凭证会计凭证; ; (3)(3)事业计划资料事业计划资料; ; (4)(4)其他经核定须其他经核定须 保存保存 1010 年的文书。年的文书。3 3、 5 5 年保存年保存:(1):(1)期满或解除之合约期满或解除之合约; ; (2)(2)其他经核定保存其他经核定保存 5 5 年的文书。年的文书。4 4、 1
26、1 年保存年保存: :结案后无长期保存必要者。结案后无长期保存必要者。第二十四条第二十四条 档案密级档案密级公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级, ,按档案性质、内容不同按档案性质、内容不同划分不同密级划分不同密级, , 并据此界定档案调阅权限。并据此界定档案调阅权限。1 1、“绝密绝密”文书含文书含: :相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文相关财务往来文 件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。书。2 2、“机密机密
27、”文书含文书含: :公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决案及图纸、预决 算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要( (决议决议) )、不动、不动产所有权及其他债权凭证、重要工产所有权及其他债权凭证、重要工 作计划、重要会议纪要。作计划、重要会议纪要。3 3、“密密”文件含文件含: :公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。4 4、“普通普通”文件含文件含: :部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部
28、门在各项活各部门在各项活 动中形成的具有参考价值的文件、材料。动中形成的具有参考价值的文件、材料。第八章第八章 档案的借阅管理办法档案的借阅管理办法第二十五条第二十五条 凡需借阅公司档案者凡需借阅公司档案者, ,均须填写档案调阅单均须填写档案调阅单, ,依据调阅权限和依据调阅权限和档案密级档案密级, ,经经 各级领导签批后方能调阅。各级领导签批后方能调阅。第二十六条第二十六条 借阅的档案密级与领导签批借阅的档案密级与领导签批公司各部门因工作需要公司各部门因工作需要, ,借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准, ,机机密级以上档案必密级以上档案必 须经总经理
29、批准后须经总经理批准后, ,方可借阅。方可借阅。借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准, ,机密级以上档案必须经总经机密级以上档案必须经总经理批准许可理批准许可, ,方可借阅。方可借阅。借阅公司人事、财务档案须经总经理批准借阅公司人事、财务档案须经总经理批准, ,方可借阅。方可借阅。第二十七条第二十七条 借阅档案必须严格履行登记手续借阅档案必须严格履行登记手续, ,档案管理员依据档案管理员依据档案调档案调阅审批单阅审批单,为为 借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案护档案, ,确保档案
30、的完整性确保档案的完整性, ,不得不得 擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁毁, ,确因工作需要摘抄、复制确因工作需要摘抄、复制, ,须经综合部负责人批须经综合部负责人批 准。归还的档案要进行准。归还的档案要进行检查、清点检查、清点, ,经检查无误方可办理注销手续经检查无误方可办理注销手续 。 如发现遗失或损坏如发现遗失或损坏, ,应及应及 时时报告主管领导。逾期不还者报告主管领导。逾期不还者, ,档案管理员要及时催还。档案管理员要及时催还。第二十八条第二十八条 公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅, ,一般不得
31、借一般不得借出档案室出档案室, ,如有如有 特殊情况特殊情况, ,在综合部负责人批准后可以短期外借在综合部负责人批准后可以短期外借, ,普通档案借普通档案借阅期为七天阅期为七天, ,密级档案为三天密级档案为三天; ; 机密级以上档案不许外借机密级以上档案不许外借, , 并且必须在档案并且必须在档案管理人员监督下查阅。管理人员监督下查阅。 如特殊情形欲延长调阅期限如特殊情形欲延长调阅期限, , 应按调阅程序重新办应按调阅程序重新办理。因情况特殊理。因情况特殊, ,外部人员须出具其单位书面证明外部人员须出具其单位书面证明, ,并经总经理批准并经总经理批准, ,方方 可查可查阅无密级档案。阅无密级档
32、案。第二十九条第二十九条 借阅档案须妥善保管借阅档案须妥善保管, ,若有遗失若有遗失, ,将根据档案的价值和数量报将根据档案的价值和数量报公司领导批准公司领导批准 后后, ,责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密, ,绝不能将档绝不能将档案资料内容外泄案资料内容外泄; ;由于泄漏机密由于泄漏机密 而给公司造成损失者而给公司造成损失者, ,将按规定对其进行处将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时, , 需按档案室要求整理已形需按档案室要求整理已形成的文件材料成的文件材料, ,退还所借档案退还所借
33、档案, ,经档案室审查无误签字后经档案室审查无误签字后, ,才能调离。才能调离。第九章第九章 档案的销毁档案的销毁第三十条第三十条 综合部档案室每年对公司档案进行一次清理综合部档案室每年对公司档案进行一次清理, ,清除不必要保存清除不必要保存的资料的资料, ,对破损对破损 和褪色的资料进行修补和复制。和褪色的资料进行修补和复制。第三十一条第三十一条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料对已失去作用或已超过保管期限的档案资料, ,经综合部负责经综合部负责人和档案形成部人和档案形成部 门经理共同鉴定门经理共同鉴定, ,报分管领导审核报分管领导审核, ,总经理批准总经理批准, ,并进行登记并进行登
34、记造册后按规定予以销毁。造册后按规定予以销毁。第三十二条第三十二条 销毁时要有二人以上监销销毁时要有二人以上监销, ,并在清册上签字并在清册上签字, ,销毁清册永久保销毁清册永久保存。销毁档案存。销毁档案 须使用碎纸机或焚烧的方式须使用碎纸机或焚烧的方式, ,严禁将要销毁的文件作为它用严禁将要销毁的文件作为它用, ,或作废纸出售。或作废纸出售。第十章第十章 罚罚 则则第三十三条第三十三条 有下列行为之一有下列行为之一, ,视情节轻重视情节轻重, ,给予给予 100100 元元-5000-5000 元罚款处理元罚款处理, ,若若构成犯罪构成犯罪 依法追究刑事责任依法追究刑事责任: :1 1、毁损
35、、丢失或擅自销毁公司档案。、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。2 2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。、擅自向外界提供、抄摘公司档案。3 3、涂改、伪造档案。、涂改、伪造档案。4 4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。5 5、未按手续办理借阅、未按手续办理借阅, ,外带者或越级查阅者外带者或越级查阅者 ( (档案管理者同罚档案管理者同罚 ) ) 。6 6、泄露公司档案机密者。、泄露公司档案机密者。第十一章第十一章 附附 则则第三十四条第三十四条 本制度由综合部负责解释、补充本制度由综合部负责解释、补充, ,由公司总经理批准执行。由公司总经理批准执行。第三十
36、五条第三十五条 各子公司应根据本制度各子公司应根据本制度, ,结合本单位的实际情况结合本单位的实际情况, ,制订具体实制订具体实施细则。施细则。档案分类与编号规则表档案分类与编号规则表档案编号解释说明档案编号解释说明: :如如 GY01-GY01- J.J. JH-JH- 20082008 001-001- 0808 0808 0101 2626( (公司公司) ) ( (类别类别) ) ( (细目名称细目名称) ) ( (年份年份) ) ( (编号编号) ) ( (月月) ) ( (日日) ) ( (件号件号) ) ( (页数页数) )如如 GY01-GY01- X X F F XSXS -
37、2008001-08080126-2008001-08080126( (公司公司) ) ( (类别类别) ) ( (细目名称细目名称) ) ( (子目名称子目名称) )如如 GY01-GY01- G G T T JGJG -GYGC-GYGC 0808 001-08080126001-08080126( (公司公司) ) ( (类别类别) ) ( (细目名称细目名称) ) ( (子目名称子目名称) ) ( (项目名称项目名称 ) ) ( (年份年份) )如如 GY01-GY01- G G T T SGSG -GYGC-GYGC 0808 SDSD 001-08080126.05001-0808
38、0126.05 ( (公司公司) ) ( (类别类别) ) ( (细目细目名称名称) ) ( (子目名称子目名称) ) ( (项目名称项目名称 ) ) ( (年份年份) ) ( (子目细分子目细分) ) ( (楼号楼号) )年份后的编号在新的一年即从年份后的编号在新的一年即从 001001 号编起号编起, ,但但“销售合同销售合同”根据不同项根据不同项目分住宅和商业按序列目分住宅和商业按序列 编号下去编号下去; ;关于某一幢楼的具体资料视情况在编号最关于某一幢楼的具体资料视情况在编号最后加上楼号后加上楼号; ; “财务管理财务管理”档案编号的后两档案编号的后两 分段由财务部根据会计档案管分段由财务部根据会计档案管理办法自行编号。理办法自行编号。全宗号:GY01 地产, GY02 物业, GY03 商业运营部