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1、2023年外贸跟单资料 外贸跟单员定义: 外贸跟单员是指在进出口业务中,在贸易合同签订后,依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作,协助履行贸易合同的外贸业务人员。 外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类: 前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止; 中程跟单是指“跟”到装船清关为止; 全程跟单是指“跟”到货款到账,合同履行完毕为止。跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单(生产跟单)。 一 跟单员职责: 1跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户,收回应收回的款项。 2同新、旧客户保持联系增加沟通,了解客户所
2、需。 3接收客户的投诉信息,并将相关的信息传递到公司的相关部门。 4掌握、了解市场信息,开发新的客源。 5做好售后服务。 二跟单员在收到订单后要做的工作: 首先谈接单的方法 1客户到厂下单有:电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样,每张订单的下法不同,我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。 下单时,我们要注意在各方面存在的问题。举例如:颜色、数量等。 2订单的审查 每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺,甚至设备也不一样。首先,要看我们目前的水平能否达到客户的要求,这是关键。 要分清此单是加工单还是OP单。 3开生产单、流程卡 每张单开时,一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生
3、产之前,应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。 4生产过程中,如有意外情况不能满足客户的要求时,一定要及时将情况反映到公司最高层,找到解决的办法。 5小样 打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求,同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续,小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。 6修改定单 一般情况是要求跟客户重新下单,跟单员重新开单交生产部生产。 当客户提出取消定单时,跟单员一定要收回旧的资料(生产单、流程卡)。 7大货生产出来后,还要按排出货。 三售后服务 客户投诉或是退货时: 对客户的投诉,我们要了解问题出现的原因,并要采取措施,找到对策,避免下次出现。客户要求退
4、货,首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修,则再对成品进行返修好后再出货。 很严重的就重新生产,补单生产再送货。 还有采用相互让步的折扣法。 有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。 四 如何沟通好使跟单工作做得更好 同本厂内的各部门沟通: 面对生产部门我们就是客户,所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通,让他们能更明确的了解到在生产各单时,客户的意图,使生产更顺利,能更好的满足客户的要求。 同客户的沟通: 这只能代表我本人的体会,先要了解客户的心态,他们是希望你在最快的时间里,给他最好的货,面价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点
5、的话,同客户的沟通也就不难了。同时,我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好,客户那当然也就不难交差的。其实,只要我们能对客户真诚的付出,他们也会在有些问题上会理解你的,不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点,当客户有钱赚时,结果就会是:客户赚钱、老板有钱赚,你自己也能有升职加薪的机会。我们何乐而不为了? 外贸业务跟单工作流程 跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单结汇等。 出口货物跟单的基本程序 出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。我们将这些程序概括
6、为: (1) 筹备货物:按订单及信用证的要求,按时,按质,按量地备好货物。 (2) 催审单证:大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障,因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。 催证:货物快完成时,要催证。 审证:审证是银行和公司的共同职责,但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审,如开证的国家有无贸易往来,开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确,L/C的货物和金额与合同是否相同,装期,特别条款等。 改证:审证后发现问题是常事。常会有包装上的错误,总金额,有效期,拼写错误等等。一份L/C,可能
7、有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。 (3) 订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。首先: 出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事宜。这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。 A 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜。 B 制作装箱单:装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。 C 跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放
8、。如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。 (4) 制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节。 A 制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据,并在L/C的有效期内将单据送交银行。 出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等。 B 结汇:如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了。 单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁。 外贸跟单员必须具备的5种素质 一是良好的沟通能力,做好内、外部沟通; 二是英语口语较好,实现语言无障碍交流,掌握外贸英语函电及翻译基本知识;三是很强的应变能力,处理紧急、突发事件的方式方法及用语得当; 四是专业知识扎实,了解行业专业知识才能及时发现问题,要求工厂进行改善,掌握足够量的专业术语,能镇得住外行客户和工厂供应商; 五是要细心,具有很强的服务意识。 外贸跟单资料 外贸跟单 外贸跟单 外贸跟单 外贸跟单流程 外贸跟单英语 外贸跟单流程 外贸跟单习题 外贸跟单流程 外贸跟单学习