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1、XX县人社局档案信息化方案 X XX 县人社局档案信息化建设方案X XX 县 人社局9 2019 年 年 8 8 月 目 录 一、 前言 . 1 二、 档案信息化的的重要意义 . 3 1 数字化是传统档案走向数字档案的必经之路 . 3 2 档案数字化是形势发展的须要 . 4 3 档案数字化能有效地爱护档案原件 . 5 4 档案数字化能改善档案的利用方式 . 5 三、 档案信息化建设效益 . 6 （一）档案数字化效益 . 6 1 提高档案局办公效率 . 6 2 开展馆藏档案数字化，开发民生档案信息资源 . 6 （二）档案管理系统建设效益 . 7 1 社会效益 . 7 2 经济效益 . 7 四、
2、纸质档案数字化建设的可行性 . 9 五、 档案信息化具体工作方案 . 10 （一）纸质档案数字化的具体工作方案 . 10 1 档案数字化含义和原理 . 10 2 需求分析 . 11 3 系统总体方案介绍 . 13 （1）系统总体架构 . 13 （2）系统主要功能 . 14 （3）系统工作流程 . 16 （4）流程操作规范 . 17 4 档案扫描服务实施方案 . 19 （1）数字化的加工设备及人员配备状况 . 19 （2）整体工作进度安排 . 20 （3）人力资源安排 . 20 （4）职场配置 . 22 （5）后勤保障安排 . 22 5 需用户方支持的内容 . 22 6 数字化加工项目质量和平安
3、保证体系 . 22 （二）档案管理系统建设方案 . 25 1 档案管理系统概述 . 25 2 档案管理系统特点 . 26 3 档案管理系统系统架构 . 27 4 档案管理系统功能简介 . 29 （1）接收归档子系统 . 29 （2）档案管理子系统 . 31 （3）档案利用子系统 . 36 （4）系统管理子系统 . 40 六、 项目预算 . 43 1 一、 前言 档案是企事业单位管理的重要内容之一，是重要历史凭证。人力资源和社会保障局（以下简称人社局）相关的档案管理工作对于我国人力资源统筹运用管理以及劳动力丢失后生活保障起到肯定协助作用，其管理水平的凹凸干脆关系到相关工作开展的便捷与有效性。近年
4、来，随着档案事业飞速发展，大数据热潮席卷全球，党的十八大报告把信息化摆在了更加突出的位置，并明确把信息化水平大幅提升纳入全面建设小康社会目标之一。为此，加快档案信息化建设与管理，是人社局发展的必定趋势，有助于提高档案管理效率，以适应日益发展的人力资源和社会保障事业的需求。随着 XX 县经济社会的全面发展，我局各类馆藏档案的数量也在不断增加，档案信息种类不断丰富，档案信息资源日趋浩大，人民群众对档案资源的利用需求也在不断上升，但目前的 XX 县人社局档案利用模式远远不能满意信息化时代档案资源利用的需求。依据人社局的统计分析，近些年档案利用者查档需求也发生了改变，民生类档案已渐渐成为查阅重点，其中
5、养老保险档案、离退休人员档案、企业档案的利用率最高，但由于缺乏纸质档案数字化处理环节，致使民生档案利用效率难以提高，只能实行传统的一对一服务方式进行纸质档案查询利用，无法满意广阔人民群众日益增长的档案信息利用需求。因此，开展纸质档案数字化工作，运用数字化产品通过档案管理软件统一向社会公众供应档案信息查询服务是目前急需解决的问题。 2 我县经济发展与经济发达地区相比相对滞后，由于缺乏资金支持，我县人社局信息建设水平与全国其他各类县区相比仍相对落后。在档案信息化基础设施投入上几乎为零，在全国乃至于全区 26 个市县级人社系统中处于落后，完全不能满意新时期档案信息化工作的要求。目前 XX 县人社局档
6、案管理照旧是传统的纸质管理模式，在查档、利用方面极其不便利，对于馆藏档案原件也不能起到应当的爱护作用。XX 县作为中国花儿之乡，XX 县人社局涉及到的相关宝贵档案不能高效利用将是我区档案信息资源建设的重要缺失。 3 二、 档案信息化的 的重要意义 2011 年 1 月，国家档案局印发的全国档案事业发展十二五规划，把加快档案信息化建设、加快现有档案的数字化进程列入其中。随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，档案的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。2016 年国家人社局印发的人力资源社会保障部办公厅关于加快推动流淌人员人事档案信息化建设的指
7、导看法中提到推动档案信息化工作。各级人力资源社会保障部门要加快流淌人员人事档案电子化、数字化工作，建立全国流淌人员人事档案基础信息数据库，推动数据向上集中，便利档案信息异地查询，加强信息平安管理。有条件的地方可开发流淌人员人事档案管理服务网上办事平台，推广网上预审、网上受理、网上办理，提高管理水平和服务效率。1 数字化是传统档案走向数字档案的必经之路 传统档案是以纸质文件为主要载体的一种档案保存方式。是目前档案保存的主要方式，这种档案的管理主要存在以下局限： 日常的档案整理、保存、查阅工作繁重，效率较低； 提档与归还的工作量巨大，既耗时又费劲； 常见的调卷、复印原始档案，由于灰尘、湿度等影响，
8、 会对档案造成自然的损害； 人为的污损、撕页、篡改等，更会造成档案严峻磨损和丢失； 4 由于逐年递增的档案实体，占用大量的库房空间，难以对档案的实行统一的管理； 无法满意多用户同时共享档案信息资源的需求。目前，XX 县人社局保存的纸质档案信息形态也主要以纸质载体为主的传统档案存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代信息化的形势。 只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放
9、，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会供应高效、优质的服务。2 档案数字化是形势发展的须要 档案由原始的甲骨、竹笺、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，随着档案管理系统的的广泛运用，档案载体渐渐并快速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案管理提出了一个迫切须要解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、爱护和利用。目前，大多数档案的管理仍旧停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和供应利用，甚至绝大部分档案已经破损、丢失，这是 5 一个极其重大的损失。解
10、决这一问题的有效途径就是档案的数字化。3 档案数字化能有效地爱护档案原件 数字化电子档案能够代替原件运用，爱护档案原件，避开因常见的整理、调阅对原件造成的损坏，同时可以对原始档案进行永久性真空密封保存或其他形式的封存，更好的爱护档案原件。 数字化副本异地保存，输出缩微胶片或光盘供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的状况下避开遭到毁灭性的破坏。 复原档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。4 档案数字化能改善档案的利用方式 不再受孤本的限制，一份文件可以同时供应给全部须要它的人共享。 数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的
11、利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。 时间不再是限制。利用者可以随时运用自己须要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样全部利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。 6 三、 档案 信息化 建设效益 （一）档案数字化效益 1 提高档案局办公效率 项目的建成将大幅提升我局档案信息化建设的水平，彻底变更手工查档方式，充分利用档案数字化和档案基础数据库等多种信息化手段提高办公效率，实施信息化查档方式后，每份档案资料的精准查找时间将从原来的 45 分钟提高至 2 分钟以内，缩短了查档时间，提高了办公效率。2 开展馆藏档案数字化，开发民生档案信息资源 中心办公厅于 2004 年下发关
12、于加强信息资源开发利用工作的若干看法（中办发200434 号）对档案信息资源开发工作提出了详细要求，但由于缺少档案数字化全文影像库，目前 XX 县人社局仍采纳人工模式进行档案信息资源的开发工作，使档案信息开发速度严峻滞后，难以满意社会公众日益增长的档案信息利用需求，而本项目中档案基础数据库建设就是为满意这一需求而设计的，通过档案数字化手段，档案信息开发人员可充分利用档案数字化全文影像库和协助软件系统有步骤有重点的进行民生档案信息资源的开发工作，系统建成后，安排每年向社会公众开放民生档案全文信息，其内容涵盖人事档案、企业档案、传统文书档案等多个民生领域，为档案部门服务民生，服务大众供应档案数字资
13、源基础。 7 （二）档案管理系统建设效益 1 社会效益 对档案信息资源的统一规范管理，便利查询，高效利用，对公众了解目前政府部门正在贯彻执行的非涉密的政策性、公益性、法规性现行文件及行政许可法要求上网公布的政务信息具有特别重要的意义。档案资源作为重要的基础信息资源，对社会的旺盛和发展起着不行估量的作用。档案信息广泛应用于城市改造、工程建设、产品研发、技术转让、编史修志、领导决策等各个方面，取得了显著的社会效益。随着社会的不断发展和经济活动的日益繁忙，人们对档案的需求也越来越多。一方面是档案馆中存放着大量的纸质文件由于查找不便、检索困难，利用率极低；另一方面则是对档案信息有着极大需求的市民却苦于
14、无法刚好找到所需的档案文件。现今，数字档案室项目的实施，能够有效解决目前这对供需冲突。采纳信息技术管理手段能够整合众多的档案信息资源，便于档案的检索查询，有效开发档案信息资源，提高档案利用效率，为奉贤建设全面的小康社会供应有力的支撑。2 经济 效益 本次项目的建设不仅具有巨大的社会效益，而且经济效益也是不容忽视的，利用信息技术对档案信息资源进行整合、管理和利用，能更加有效地开发档案信息资源，同时又合理的安排资源，为政府单位 8 节约信息化建设的成本，使基础硬件资源能够物尽其用。同时，本项目着重从档案的管理及利用上狠下功夫，在很大程度上是从市民的利益角度动身，在丰富利用手段的同时降低了市民在查档过程中的人力、物力、财力，大大提高了查档效率。同时通过本次项目的投入使档案馆在档案收集、管理、利用的过程中提高工作效率，降低管理成本。 9 四、 纸质档案数字化建设的可行性 档案数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案作.