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1、档案数字化意义档案数字化的意义 档案信息资源就是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下,档案的文化性质与社会性质逐步强化,利用的范围与对象将逐步扩大。在这个信息时代,只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时,档案与档案工作的意义与价值才能充分地全面地呈现出来。因此,我们要根据有关规定想方设法将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。作为管理与拥有档案信息资源的档案局,要更好地适应形势发展的要求,要着眼将来,运用数字化、信息化技术,对档案进行数字化建设,更好地为四个现代化服务。一、档案数字化的意义1、档案数字化的含义 档案数字化就是指利用计算
2、机技术、扫描技术、OCR 技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式相互联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,刚好供应利用,实现资源共享,就是档案信息化建设的重要组成内容。目前,大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片与底片等载体形式存在,只适应于传统的管理与传播方式,即实施手工管理与点到点的传播,即便就是经过编研等初步加工,编辑印发档案资料,实现点到面的传播,其覆盖面也还就是太小,很难跟上社会化的进程。同时,该档案信息资源的经济价值与社会价值也难以充
3、分实现,更难适应当代数字化生存的形势。档案原件数字化,对档案信息的现代化管理、运用与传播等都具有非常重要的作用。2、档案数字化的主要内容 档案书目信息的数字化,建立档案书目数据库; 载体档案的数字化,如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化,建立档案影像数据库或多媒体数据库; 档案专题信息的采集与建库。3、档案数字化的主要作用 档案数字化就是档案信息化建设重要内容,而档案信息化建设的核心就是资源建设。资源建设包括两大任务:一就是现有馆藏档案的书目数据库建设与馆藏重要档案与照片、录音、录像档案的数字化;二就是电子文件归档与电子档案管理。档案数字化能有效地爱护档案原件。 代替原件运
4、用,爱护档案原件; 数字化副本异地保存,输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的状况下不致于遭到毁灭性的破坏; 复原档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。档案数字化能改善档案的利用方式。不再受孤本的限制,一份文件可以同时供应给全部须要它的人共享;数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案;时间不再就是限制,利用者可以随时运用自己须要的文件。档案数字化以后,将已开放的档案上网,这样全部利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。档案数字化能充溢各档案馆网站的内容。对我国大多
5、数已上网的档案馆网站来说,普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病,信息加工深度不够,指引性信息多,实质性信息少。要变更这种尴尬的局面,只有尽快将丰富的馆藏信息化与数字化。档案数字化就是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑就是 21 世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的详细组成结构、组织管理模式还处于探究之中,可其馆藏的数字化特征就是确定的,传统档案的数字化将就是其馆藏的重要组成部分。二、对档案数字化的思索将大量的档案数字化,这就是一个浩大的系统工程。首先要做好馆藏状况的调查,包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本状况。依据馆藏状况制订档案数字化的科学规划
6、,其包括扫描仪等硬件的购置安排与数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程,硬件的购置不行能一步到位,也不须要一步到位,应从实际与长远准备,保证扫描仪等硬件设施的成龙配套,使其具有较强的支撑实力与扩展实力。档案数字化实施处理规划应贯彻突出重点,分步进行的原则,对馆藏重点与利用率高的档案先行数字化,早日满意大多数利用者的需求。档案数字化必需有所选择。针对馆藏浩瀚的档案资源,不加选择地全部数字化就是不行能的、也就是没必要的。我们应当依据精炼、存史与利用优先原则对馆藏档案进行分类,确定哪些馆藏档案原件应当数字化、哪些不须要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中,我们采纳宝贵档案、重点档案、特色
7、档案、利用率高的档案优先数字化,力争使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择与确定对扫描数字影像质量有着较大影响,其中扫描辨别率干脆关系到扫描文件的清楚度与还原效果。扫描辨别率越高得到的扫描文件就越清楚,其相应的扫描时间与存储空间就要增加;而辨别率参数越低,扫描文件的质量就要降低。我们在选择辨别率时应依据实际须要综合考虑,包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。做好档案数字化的全程限制。在档案数字化过程中,要注意全面的质量检查,加强数据的质量限制。质量检查应包括以下几方面:A、数字化前的档案整理检查。
8、要进行数字化的档案原件必需完整、排序正确,对折损严峻影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌,字迹清晰不失真,幅面摆放正确,亮度适当,既没丢失信息,又无增加信息,无错扫、漏扫,对文件图像质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、精确。C、数据联接检查。通过机读书目数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接,形成一一对应。三、开展档案数字化问题的探讨, ,。刚好解决数字化进程中的疑难问题。档案数字化就是档案工作中的一项新内容,不行避开地会遇到一些新状况、新问题。比如,数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题;数字化档案信息平安、保密技术问题;数字化档案信息的访问形式与平安限制问题;数字化档案信息学问产权问题;数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新状况、新问题,应在抓档案原件数字化工作的同时,组织力气开展档案数字化问题的探讨,刚好解决工作中的一些技术性问题,同时澄清与统一思想相识,确保档案数字化工作的顺当开展。另外,必需加强档案数字化与数字化档案信息管理人才的培育。档案数字化及数字化档案信息管理,涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术与档案管理的基础学问,绝不就是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理学问的人所能胜任的,所以应加强这方面技术人员的培育。