某某公司档案管理办法.docx

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1、某某公司档案管理办法- 1 - 某某公司档案管理方法第一章总则 第一条为加强公司档案管理工作，有效地爱护和利用公司档案，更好地为公司发展服务，依据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施方法、企业档案管理规定及企业文件材料归档范围和档案保管期限规定等法律、法规的有关规定，并结合公司实际，制定本方法。其次条公司档案是指公司在从事各项职能活动中形成的、与公司活动有关的、且具有保存价值的各种文字材料、电子档案、图表、声像等不同载体和形式的历史记录。第三条 公司档案工作的基本任务是贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、法规和各项方针、政策，严格遵守国家保密规定，坚持集中统一管理的原则，加强对公司档

2、案各个环节的管理，确保公司档案的真实、完整、可用、平安。第四条公司全体员工都有收集、整理、爱护、归档、对公司档案保密的义务。第 五 条 本方法适用于公司档案工作。其次章管理体制及工作职责 第 六 条公司档案管理部为公司的档案管理部门，档案管理部指派专人或兼职人员负责收集、整理、立卷、归档、保管和供应利用档案等工作，并设立特地的档案室。第七条除行政材料、文书等档案交由档案管理部统一管理外，其他档案包括公司财务、平安、工程等档案由相应部室指定专人根据档案管理要求代为管理。- 2 - 第八条 公司档案管理人员应保持相对稳定。第九条 公司档案管理人员应履行以下主要职责：（一）贯彻执行党和国家有关档案工

3、作的方针、政策、法律、法规，建立健全公司档案工作的各项管理制度，并对执行状况进行监督、检查； （二）负责对公司各职能部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导； （三）负责管理公司的档案，确保公司档案的保管平安，并主动供应档案为公司各项业务工作服务； （四）对公司各部门的档案工作进行监督、检查和业务指导； （五）其他应履行的职责。第三章档案的管理 第一节 档案的现代化管理 第十条公司档案室要应用电子计算机等现代化管理手段和方法，逐步实现档案管理现代化。档案现代化管理以应用电子计算机管理为主。第十一条 公司档案管理现代化应纳入办公自动化系统同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。第十二条 公司档

4、案室要编制两种以上的检索工具，采纳现代化管理手段为档案利用供应询问服务，刚好、精确供应档案信息。其次节 档案的形成和积累 第十三条公司各职能部门在工作中形成的文件材料、电子文档及声像资料，应由各职能部门按其职责范围，设专人负责- 3 - 积累、整理、移交。第十四条公司档案必需根据归档要求，在规定的期限内，移交给公司档案管理部门。第十五条 公司各部门应建立电子文件归档库，在年度归档时统一转入公司档案管理库；同时，公司各部门应随时做好电子文件的备份工作。第三节 档案的归档 第十六条凡是干脆记述和反映公司的生产、经营和管理等，具有现实的和长远查考价值的文件材料、电子文档、声像资料，均须归档保存。第十

5、七条下列文件资料、电子文档、声像资料等属于公司档案的归档范围：（一）公司执行、办理等外来文件材料，主要包括：1.其他单位颁发的贯彻执行的法规性文件； 2.其他单位召开的须要贯彻执行的会议主要文件材料； 3.有关机关和上级主管单位对公司请示、报告的批复、批示； 4.有关机关和上级主管单位领导视察、检查公司工作时的重要文件、重要指示、讲话、题词、照片和有特别保存价值的录音、录像、照片等； 5.其他单位与公司联系、协商工作的重要来往文件。（二）公司内部形成的文件材料，主要包括：1.公司设立、变更、改制、分立等其他变动中的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文字材料；2.公司党委、董事会、监事

6、会的构成、变更、召开会议、履行职责等形成的文件材料；3.公司资产和产权登记、评估与证明等形成的文件材料；- 4 - 4.财务、会计及其管理等方面的文件材料； 5.人力资源管理、法律事务等管理方面的文件材料； 6.经营决策、企业管理方面的文件材料； 7.生产技术管理方面的文件材料； 8.产品生产、能源消耗、平安生产等方面的文件材料； 9.仪器、设备方面的文件材料； 10.基本建设、工程设计、施工、竣工、修理等方面的文件材料； 11.科研、技术引进、转让方面的材料； 12.教化培训方面的文件材料； 13.信息、情报方面的文件材料； 14.党群（工会、共青团等）组织的文件材料； 15.声像资料：包括

7、照片、影片、录音、录像等档案； 16.其他公司内部形成的文件材料。（三）公司参加的合作项目，合作单位向公司提交的文件材料，主要包括：合作单位基本状况、合作意向等； （四）其他具有利用和保存价值的文件材料。第十八条公司各职能部门应按下列时间归档：（一）管理性文件材料一般应在办理完毕后的下一年度 6月 30 日前归档； （二）会计档案由财务部门负责统一归档保存； （三）工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目检定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档，由工程技术部负责归档及保存；- 5 - （四）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即

8、时登记，安装调试后归档； (五)公司员工外出参与公务活动形成的文件材料应在活动结束后刚好归档； (六)电子文件归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一样； (七)声像资料等应在工作结束后刚好归档； (八)下列文件材料应随时归档：1.变更、修改、补充的文件材料； 2.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料； 3.公司产权变动过程中形成的文件材料； 4.其他临时活动中形成的文件材料。第十九条 公司各职能部门应按上述归档时间将文件材料、电子文档、声像资料进行归档，需移交公司档案室管理的移交公司档案室。因特别状况不能按时移交的，经部门负责人批准同意后，可延长移交期限。其次十

9、条 归档材料应符合下列要求：（一）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系，并做到合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清楚、数据精确、符合档案爱护的要求； （二）归档的文件材料必需为原件,特别缘由为复印件时，必需标明原件出处； （三）文件材料归档后不得擅自变更；归档后的文件材料确需变更、修改的，应由归档部门负责人同意，经档案管理部门负责人及分管经理批准后变更；- 6 - （四）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档； （五）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求； （六）归档的文件材料一般一式两份。重要的、利用常见的和有特地须要的可适当增加份数； （七）两个以上单位合作完成的项目

10、，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与担当任务相关的正本文件； （八）电子文档的归档实行双套制，即具有永久、长期保存价值的电子文档，必需形成一份纸质文件归档，同时做好电子文件归档的工作，即从电脑硬盘、移动硬盘上刻录到统一载体上,转入公司档案管理库,统一归档； （九）声像资料要与其文字说明共同归档，接收原版、原件，特别状况下可接收复制件；声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。其次十一条 公司各职能部门检查本部门归档文件材料的齐全、完整与精确状况，整理完毕后编制移交清单。档案管理部门与归档部门核对档案与移交清单无误后,履行签字手续，移交档案。移交清单由交接双方各留一份以备查考。

11、重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。其次十 二 条电子文档移交前,公司各职能部门负责电子文档管理的人员应对电子文档进行检查,如载体的质量、有无病毒、保证电子档案的完整性和有效性。 其次十 三 条档案管理人员接收档案时应根据国家档案管理的有关规定检查归档文件是否符合归档要求。凡不符合要求的，档案管理人员可退回来档部门更正，否则不予归档。 第四节档案的保管 其次十 四 条 公司档案保管期限分永久和定期两种，定期一- 7 - 般为 30 年和 10 年。依据企业文件材料归档范围和档案保管期限规定和归档文件整理规则(DA/T22-2015)等有关规定，公司档案室统一对公司档案分类、编号、装订、装盒

12、、排架等。其次十 五 条 公司档案室必需建立、健全档案检索工详细系，编制档案归档文件书目,并根据国家档案著录规则(DA/T1899)的要求,进行档案文件级、案卷级条目的计算机著录，建立档案数据库，实现档案的计算机检索。其次十 六 条 公司档案室接收档案必需仔细验收,并办理移交手续,移交入库后档案的遗失由档案室负责,存放档案必需有专用橱(柜)架。其次十 七 条 公司档案室禁止吸烟,严禁将易燃、易爆物品和私人物品带入档案库房,明显处要设立平安防火标示,设置平安防火设备。非档案管理人员,未经档案管理部门的批准不准进入档案室。其次十八条 档案室建设应具有八防(防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫

13、、防鼠)要求,以确保档案的完整、平安。其次十九条 档案室应做好电子档案、底片、录音录像带等特别载体档案的保管工作。第五节档案的保密平安及利用 第三十条公司档案是企业的核心机密和珍贵财宝,档案管理人员和借阅人员必需严格遵守国家保密法及公司各项保密制度,仔细做好保密工作。第三十 一条 保密档案的管理和利用,密级的变更、解密和调整,必需根据国家及公司有关保密的规定办理。第三十 二 条因工作须要,公司各部门均可到公司档案室查- 8 - 阅档案,查阅人员要照实说明查档的目的和内容,并严格遵守公司档案管理的有关规定。公司员工查阅档案,须经档案管理部门负责人及分管经理审批;原则上外单位人员不能查阅公司档案。

14、因特别状况,外单位确需查阅公司档案的,查阅人须持其单位介绍信和有关公函,经档案归档部门负责人及分管领导(经理)同意,由档案管理部门负责人及分管经理审核,总经理批准后才能查阅;必要时必需由董事长批准。第三十 三 条 查阅人员要自觉的爱惜档案,不准在档案上划圈、涂改、更不准拆卷,如需摘抄、拍照、复制所查档案内容,需经档案管理人员同意,其中涉密内容需抄录、复制,且只许在档案室内进行,利用者对其机密内容要负责保密。第三十 四 条原则上对孤本档案,为确保档案平安,只允许在档案室内阅览,不得借阅。 第三十 五 条 公司各机构(党委、董事会、监事会等)会议材料,未经相关机构主管领导批准,不得查阅和借阅。第三

15、十 六 条财务、统计档案,只准公司财务、统计人员查阅,其他人要查阅,需经财务部门负责人及分管经理批准;人力资源档案只准人力资源管理部门人员查阅,其他人员要查阅,需经人力资源管理部门负责人及分管经理批准。 第三十 七 条 查阅人需借出档案时,必需由档案管理部门负责人及分管经理审核,经总经理批准同意后,办理借阅登记手续，限期归还;必要时必需经董事长批准。资料借阅原则上每人一次限借 2 册,借阅期限一般不得超过 30 个工作日;若接着利用,应当办理续借手续。- 9 - 第三十 八 条 档案材料借出访用期间,不许转借他人,不许带入公共场所,也不许将档案内容泄露给无关人员。第 三 十 九 条 对已到借阅

16、期限的，档案管理人员应刚好督促档案借阅人员归还档案。第六节 档案的销毁 第四十条档案管理部门根据国家档案管理有关规定,并结合公司实际状况,对公司档案进行销毁。第四十 一 条经鉴定保管期满的档案材料可以根据以下程序销毁：（一）每年度 6 月份前,公司档案管理部门负责对档案进行全面的清查。对于符合销毁条件的档案材料,编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编算期、已保管期限、销毁时间等内容； （二）由档案管理部门提出销毁看法,送交档案归档部门对拟销毁案卷的清册进行初审； （三）经档案归档部门负责人及分管领导签字同意后,档案管理部门将销毁清册连同销毁看法送档案管理部门负责人确

17、认； （四）档案管理部门负责销毁档案。第四十 二 条 档案管理人员在销毁档案前,应当根据档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案材料。第四十 三 条 销毁档案时要有两人以上监销,销毁后在档案销毁清册上签名盖章,并将销毁状况告知档案归档部门。销毁清册永久保存,以备查档。 第四十 四 条 未履行以上程序,任何人不得以任何借口擅自销毁档案材料。- 10 - 第四章责任 第四十 五 条 公司员工有下列行为之一的,视情节轻重,赐予调岗、降薪直至解除劳动合同等惩罚;给公司造成损失的责令赔偿；涉嫌犯罪的，依法追究其刑事责任。(一)损毁、丢失档案的; (二)擅自供应、抄录、公布、销毁档案的; (三)涂改、伪造档案的; (四)擅自从档案中抽取、撤换、添加档案的； (五)擅自出卖、转让、赠送档案的; (六)将职务活动中形成的应归档的文件材料占为己有,不归档的或不按规定期限向档案部门移交的； (七)明知所保存的档案面临危急而不实行措施,造成档案损失的； (八)对档案造成损害的其他情形。第五章附则 第四十 六 条 本方法由公司档案管理部负责说明。第四十 七 条 本方法自公司总经理办公会议审议通过后执行。